10+ Kinh Nghiệm Khi Thuê Văn Phòng Làm Việc Và 5 Lưu Ý Quan Trọng

Kinh nghiệm thuê văn phòng là một cẩm nang cần thiết cho các doanh nghiệp khi chọn thuê không gian làm việc phù hợp. Vì đây là quá trình vô cùng quan trọng (chiếm 10% - 30% ngân sách), ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Chính vì điều đó, Arental Vietnam xin chia sẻ chi tiết 10 kinh nghiệm cùng 5 lưu ý quan trọng khi chọn thuê văn phòng, nhằm giúp cho quý doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tối ưu tìm kiếm văn phòng thuê hơn.

Xác Định Rõ Nhu Cầu Và Mục Tiêu Sử Dụng Văn Phòng

Việc xác định rõ nhu cầu sử dụng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình thuê văn phòng. Một lựa chọn không phù hợp có thể dẫn đến lãng phí tài chính, gián đoạn vận hành và phải di dời trong thời gian ngắn.

5 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xác định:

• Quy mô nhân sự hiện tại và dự kiến trong 6 - 12 tháng tới.

• Mục tiêu sử dụng văn phòng: vận hành nội bộ, tiếp khách, xây dựng thương hiệu, mở rộng thị trường.

• Mức độ linh hoạt mong muốn: thuê ngắn hạn hay dài hạn? có cần mở rộng diện tích không? Nếu doanh nghiệp bạn cần linh hoạt hay thuê theo giờ, mô hình cho thuê văn phòng ngắn hạn sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc.

• Ngân sách phù hợp: tổng ngân sách thuê bao gồm chi phí cố định và phát sinh.

• Yêu cầu đặc thù: như bảo mật (công ty tài chính), sáng tạo (agency), yên tĩnh (nghiên cứu)...

Ví dụ: Một công ty tài chính với 50 nhân sự cần không gian làm việc chuyên nghiệp, uy tín để tiếp khách hàng lớn. Giải pháp phù hợp là thuê văn phòng truyền thống tại tòa nhà hạng A hoặc B, nhằm:

• Tăng giá trị hình ảnh thương hiệu nhờ vị trí và kiến trúc tòa nhà.

• Tạo niềm tin với khách hàng thông qua mức độ đầu tư nghiêm túc.

• Tự do thiết kế theo màu sắc và văn hóa công ty.

Hoạch Định Ngân Sách Toàn Diện, Rõ Ràng

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng không thể bỏ qua là việc lập ngân sách thuê rõ ràng và toàn diện. Doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá thuê/m2 mà cần tính đến tổng chi phí vận hành hàng tháng, bao gồm cả các khoản phát sinh tiềm ẩn.

Chi phí thuê văn phòng cần tính toán bao gồm:

• Chi phí cố định: giá thuê mặt bằng, phí dịch vụ quản lý tòa nhà, phí bảo vệ, vệ sinh chung.

• Chi phí biến đổi: điện, nước, internet, bãi giữ xe, phí bảo trì, sửa chữa định kỳ, phí ngoài giờ (nếu có).

• Chi phí phát sinh dự phòng: nâng cấp thiết bị, mở rộng diện tích, sửa chữa sự cố bất ngờ.

Arental Vietnam xin gợi ý cách lập ngân sách tính chi phí cho thuê văn phòng:

• Nghiên cứu giá thuê mới nhất trong khu vực bạn đang nhắm đến.

• So sánh nhiều văn phòng tương đương để có lựa chọn phù hợp.

• Lập bảng tính ngân sách thuê theo tháng - quý - năm, bao gồm cả chi phí ẩn.

• Dự phòng 10 - 15% ngân sách cho các trường hợp khẩn cấp.

Ví dụ minh họa:

Với diện tích văn phòng 100m2 tại Quận 2, ngoài giá thuê 44 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp cần tính thêm:

• Phí dịch vụ: 1 triệu

• Điện, nước, internet: 2 triệu

• Bảo vệ, vệ sinh, bảo trì: 1 triệu

Vậy tổng chi phí thực tế khoảng 48 triệu/tháng.

Việc hoạch định ngân sách rõ ràng giúp quý doanh nghiệp chủ động đàm phán hợp đồng thuê với bên cho thuê, tránh bị gián đoạn hoạt động vì phát sinh phí ngoài kiểm soát.

Lựa Chọn Mô Hình Văn Phòng Phù Hợp

Sau khi xác định rõ nhu cầu và ngân sách, doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp. Đây là một kinh nghiệm thuê văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu suất làm việc và hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là 7 loại mô hình phổ biến hiện nay:

Mẹo kinh nghiệm thuê văn phòng với mô hình phù hợp:

• Nếu ưu tiên chi phí và tốc độ triển khai hãy chọn văn phòng chia sẻ hoặc trọn gói.

• Nếu cần cá nhân hóa và xây dựng hình ảnh dài hạn thì chọn văn phòng trống truyền thống.

• Nếu chưa cần chỗ ngồi, chỉ cần địa chỉ đăng ký thì văn phòng ảo sẽ là giải pháp tiết kiệm trong dịch vụ cho thuê văn phòng startup.

Mỗi loại mô hình văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng, bạn có thể tham khảo thêm nhiều thông tin chi tiết hơn qua bài chia sẻ Các mô hình văn phòng cho thuê.

Lựa Chọn Địa Điểm Văn Phòng Phù Hợp

Lựa chọn vị trí văn phòng là một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và khả năng tiếp cận khách hàng. Các tiêu chí đánh giá địa điểm thuê văn phòng:

• Giao thông thuận tiện: xem xét văn phòng có nằm gần trục đường chính, trạm xe buýt, metro? Có dễ kẹt xe vào giờ cao điểm không?

• Tiện ích xung quanh: gần ngân hàng, quán ăn, trung tâm thương mại, cửa hàng tiện lợi không? Nhân sự có thuận tiện di chuyển ăn uống, giải trí, gửi xe?

• Hạ tầng khu vực: đường sá có ngập nước không? có đảm bảo về điện, nước, internet không?

• Mật độ dân cư và khả năng tiếp cận khách hàng: gần tệp khách hàng mục tiêu hoặc đối tác? có khả năng thu hút nhân sự mới không?

Tuy nhiên, quý doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa chi phí và tiện ích vị trí, ví dụ:

Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn cần vị trí thuận tiện, văn phòng hạng C hoặc hạng B ở khu cận trung tâm (Quận 2, Bình Thạnh) là lựa chọn lý tưởng. Những văn phòng này vẫn có đầy đủ tiện ích, giao thông tốt, nhưng giá thuê thấp hơn 20–30% so với trung tâm. Tham khảo thêm: dịch vụ cho thuê văn phòng Quận 2.

Arental Vietnam đã cập nhật giá thuê văn phòng tại TP.HCM mới nhất. Đừng để lỡ lựa chọn phù hợp nhất, gọi ngay 0987 260 333 để nhận tư vấn chi tiết và miễn phí.

Kiểm Tra Cơ Sở Hạ Tầng

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng cần được ưu tiên hàng đầu là kiểm tra cơ sở hạ tầng. Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc, sự an toàn và trải nghiệm tổng thể của doanh nghiệp

Dưới đây là các hạng mục cơ bản cần kiểm tra:

• Đảm bảo sự an toàn và ổn định của hệ thống điện nước, đặc biệt đối với các văn phòng sử dụng nhiều thiết bị điện tử.

• Hệ thống điều hòa không khí cần hoạt động tốt và phù hợp với không gian văn phòng.

• Kiểm tra trang thiết bị an ninh như camera, hệ thống bảo vệ và các thiết bị an ninh khác.

• Tốc độ và sự ổn định của kết nối Internet là yếu tố cần thiết cho các doanh nghiệp hiện đại.

Với mục đích nhằm tránh những rủi ro tiềm tàng và có được cái nhìn toàn diện nhất, trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp hãy tự mình kiểm tra hoặc thuê các bên dịch vụ chuyên nghiệp để đánh giá khách quan về mặt cơ sở hạ tầng.

Đọc Kỹ Hợp Đồng Thuê

Việc hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng là yếu tố quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính khi thuê văn phòng. Dưới đây là một số điều khoản chính mà bạn cần xem xét kỹ:

• Về thời hạn thuê: xác định rõ thời gian thuê, điều kiện gia hạn và các chi phí liên quan khi gia hạn.

• Lưu ý giá thuê và các chi phí khác: bao gồm giá thuê cố định, phí quản lý dịch vụ, điện nước, bảo trì, internet.

• Xem xét các điều kiện thanh toán: trả theo tháng, quý hay năm? Hình thức chuyển khoản, tiền mặt? Có chiết khấu nếu trả trước?

• Quy định sửa chữa, bảo trì: cần đặc biệt chú ý điều khoản này quy định rõ ai chịu trách nhiệm sửa chữa khi có xảy ra hỏng hóc.

• Quy định chấm dứt hợp đồng: điều kiện hủy hợp đồng và các khoản bồi thường nếu có (lý do bất khả kháng, lỗi vi phạm của bên cho thuê, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của bên thuê,...).

Dành thời gian đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng hoặc tốt nhất nên thuê luật sư tư vấn để đảm bảo không có điều khoản bất lợi nào cho doanh nghiệp.

Thương Lượng Các Điều Khoản Thuê Hiệu Quả

Khi kinh nghiệm thuê văn phòng được áp dụng một cách khéo léo, việc thương lượng các điều khoản thuê có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tiết kiệm chi phí cho đến tối ưu hóa quyền lợi. 

Dưới đây là 5 yếu tố cần thương lượng khi thuê văn phòng bạn nên lưu ý:

1. Về giá thuê

Trong quá trình đàm phán giá thuê, doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí thuê cơ bản và các chi phí liên quan như chi phí dịch vụ, phí quản lý (management costs) và các phí ẩn khác. Hãy tham khảo giá gross và net cho thuê văn phòng để hiểu cách tính chi tiết hơn.

2. Về ưu đãi phí ngoài giờ

Thực tế cho thấy những doanh nghiệp thuê với diện tích lớn hoặc hợp đồng dài hạn thường yêu cầu ưu đãi giảm giá phí ngoài giờ. Có ba phương thức tính phí ngoài giờ phổ biến hiện nay là:

• Tính theo văn phòng riêng

• Tính theo diện tích thuê

• Tính theo thiết bị sử dụng

Mẹo: Hãy ưu tiên thương lượng theo diện tích thuê – thường rẻ hơn và dễ kiểm soát chi phí hơn.

3. Về thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn

• Hợp đồng dài hạn: dễ xin miễn phí tháng đầu hoặc chiết khấu tổng thể

• Hợp đồng ngắn hạn: cần làm rõ điều kiện gia hạn, phí tăng sau thời gian ban đầu

Lưu ý thêm: Kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản thay đổi giá sau 12 tháng không? Có áp dụng trượt giá theo CPI?

4. Về phí sửa chữa và bảo trì

Nếu tòa nhà cũ và cần được nâng cấp, bạn có thể yêu cầu chủ tòa nhà chịu chi phí bảo trì, sửa chữa để tránh những chi phí phát sinh phải chịu trong tương lai.

5. Các ưu đãi đi kèm khác

Cân nhắc đàm phán thêm các quyền lợi:

• Miễn phí gửi xe, sử dụng phòng họp bao nhiêu giờ/tháng

• Hỗ trợ nội thất, biển tên công ty, phí thiết kế văn phòng

• Thời gian setup trước khi tính tiền thuê (miễn phí thi công từ 7–15 ngày)

Để tối ưu hóa chi phí và đạt được những quyền lợi tốt nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu quá trình thương lượng.

Xem Xét Các Tiện Ích Đi Kèm

Khi thuê văn phòng, việc đánh giá các tiện ích đi kèm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi.

• Tiện ích cơ bản: Bao gồm điện, nước, điều hòa, wifi là những yếu tố tối thiểu cần có để đảm bảo vận hành liên tục, không gián đoạn.

• Dịch vụ hỗ trợ: Như bảo vệ 24/7, lễ tân, vệ sinh, bảo trì... giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và đảm bảo an ninh, sạch sẽ cho văn phòng.

• Tiện ích cao cấp: Một số tòa nhà cung cấp thêm phòng gym, khu giải trí, phòng họp chung, hỗ trợ cho thuê văn phòng theo giờ, quán cà phê... giúp nâng cao trải nghiệm làm việc, tăng gắn kết đội ngũ.

Ví dụ: Hệ thống điều hòa và ánh sáng tốt giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn. Dịch vụ bảo vệ 24/7 giúp tăng cảm giác an toàn và giảm chi phí thuê bảo vệ riêng.

Nhìn chung, xem xét và lựa chọn các tiện ích phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa môi trường làm việc, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo tiết kiệm chi phí vận hành.

Kiểm Tra Tính Pháp Lý Trước Khi Thuê Văn Phòng

Cần kiểm tra kỹ lưỡng tính pháp lý trước khi ký hợp đồng, nhằm giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và đảm bảo rằng quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ, hợp pháp. Đây cũng là một kinh nghiệm khi thuê văn phòng cần đặc biệt lưu ý trước khi quyết định thuê văn phòng:

• Xác minh giấy tờ pháp lý:  cần các giấy tờ bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hồng, sổ đỏ,... Nếu văn phòng thuộc diện cho thuê lại, cần yêu cầu thêm giấy phép cho thuê lại để tránh rắc rối về mặt pháp lý sau này.

• Kiểm tra ràng buộc pháp lý: kiểm tra tòa nhà có tranh chấp, nằm trong khu quy hoạch hoặc vi phạm quy định xây dựng, PCCC. Hỏi rõ về các vấn đề pháp lý đang tồn đọng (nếu có).

• Đọc kỹ hợp đồng thuê: như đã đề cập ở những lưu ý khi thuê văn phòng, hợp đồng thuê phải được đọc kỹ và phân tích rõ ràng.

Kiểm tra tính pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, mà còn tạo thế chủ động khi thương lượng điều khoản hợp đồng. Đây là yếu tố sống còn để đảm bảo văn phòng bạn thuê là nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.

Tìm Hiểu Về Khu Vực Xung Quanh

Không chỉ không gian làm việc bên trong, môi trường xung quanh văn phòng cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Đây là một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng không thể bỏ qua.

Một số các tiêu chí cần tìm hiểu về khu vực xung quanh khi thuê văn phòng: 

• Dịch vụ công & hành chính: Gần trụ sở công an, chi cục thuế, UBND phường/xã thuận tiện cho thủ tục hành chính, pháp lý. Có bưu điện, điểm chuyển phát nhanh?

• Ăn uống & giải trí: Gần các quán ăn, nhà hàng, quán cà phê phù hợp cho giờ nghỉ trưa và tiếp khách.

• Mua sắm & dịch vụ tiện lợi: Siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc. Có trung tâm thương mại, ngân hàng, cây ATM, cửa hàng photo/in ấn, giặt ủi?

• Lưu trú & tiếp đón khách: Có khách sạn, homestay, officetel gần văn phòng để phục vụ khách hàng hoặc đối tác công tác?

Bằng cách tìm hiểu kỹ về khu vực xung quanh văn phòng, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa môi trường làm việc mà còn giúp tiết kiệm chi phí phát sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển lâu dài.

5 Lưu Ý Quan Trọng Khi Thuê Văn Phòng

Bên cạnh các kinh nghiệm như xác định nhu cầu, chọn vị trí hay đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 5 yếu tố sau, vì đây là những điểm dễ bị bỏ qua nhưng gây rủi ro cao nhất trong quá trình thuê:

1. Không Vội Vàng Trong Quá Trình Đặt Cọc

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng là không nên vội vàng đặt cọc khi chưa tìm hiểu kỹ. Thay vào đó hãy dành thời gian để kiểm tra hợp đồng, nội quy tòa nhà và so sánh văn phòng cho thuê tại các khu vực khác nhau. Việc hấp tấp có thể dẫn đến những rủi ro không đáng có, như điều khoản bất lợi hoặc chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

2. Lưu Ý Về Yếu Tố Phong Thủy

Trong quá trình lựa chọn văn phòng, mọi người cũng cần phải chú ý đến yếu tố phong thủy như: hướng tòa nhà, hướng văn phòng làm việc, sự ảnh hưởng từ thời tiết ra sao,...

Ví dụ: các hướng Đông Nam hoặc Nam thường được ưa chuộng do khả năng đón ánh sáng tốt và giảm thiểu sự oi bức từ nắng chiều. Nên tránh văn phòng bí, thiếu ánh sáng, không thông thoáng làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và năng lượng nhân sự.

3. Đánh Giá Dịch Vụ Thông Qua Khách Thuê

Để có cái nhìn khách quan nhất trước khi đưa ra quyết định thuê cuối cùng, bạn nên tham khảo đánh giá của các khách hàng hiện tại đang thuê hoặc đã thuê trước đó về dịch vụ tại tòa nhà. Thông tin từ người đã trải nghiệm sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng về chất lượng quản lý, dịch vụ bảo vệ, hay khả năng hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình thuê.

4. Trải Nghiệm Môi Trường Làm Việc

Trước khi chính thức ký hợp đồng, hãy yêu cầu dùng thử 1 - 2 buổi để kiểm tra trực tiếp môi trường làm việc, xem liệu văn phòng có phù hợp với nhân viên và phong cách làm việc của doanh nghiệp không. Thông qua trải nghiệm thực tế, bạn có thể đánh giá các yếu tố như không gian, tiếng ồn và sự tiện lợi mà hình ảnh quảng cáo không thể hiện được.

5. Xem Kỹ Điều Khoản Tỷ Giá Trong Hợp Đồng

Một số tòa nhà tính giá thuê bằng USD nhưng thanh toán bằng VND theo tỷ giá thời điểm tạo nên tiềm ẩn rủi ro biến động tỷ giá. Bạn cần làm rõ: tỷ giá cố định hay linh hoạt? Nếu có biến động mạnh, có giới hạn mức trần không? Nếu có thể bạn nên đàm phán chuyển sang VND cố định hoặc gắn tỷ giá tại thời điểm ký kết.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn soạn công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng sau một thời gian thuê nếu chất lượng không như cam kết.

Tại Sao Nên Thuê Văn Phòng Tại Arental Vietnam?

Khi đã xác định rõ nhu cầu, mô hình văn phòng, ngân sách và pháp lý, bạn cần chọn đơn vị cho thuê uy tín và đồng hành cùng sự phát triển dài lâu. Và Arental Vietnam là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, lẫn công ty đang mở rộng nhờ các ưu điểm sau:

• Vị trí đắc địa, đa dạng lựa chọn: sở hữu hệ thống văn phòng tại nhiều vị trí chiến lược tại TPHCM (Quận 1, Quận 2, Quận 7, Phú Nhuận), giúp doanh nghiệp dễ tiếp cận khách hàng và đối tác.

• Mô hình linh hoạt: từ văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói đến văn phòng truyền thống, văn phòng ảo, Arental có thể đáp ứng mọi nhu cầu với mức giá cạnh tranh.

• Hạ tầng hiện đại - dịch vụ chuyên nghiệp: trang thiết bị hiện đại, đầy đủ tiện ích (internet, điều hòa, máy in, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh,...) hỗ trợ doanh nghiệp vận hành suôn sẻ.

• Hợp đồng minh bạch: từ báo giá đến điều khoản thuê, hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình vận hành.

Liên hệ ngay với Arental Vietnam hotline: 0987260333 để được tư vấn miễn phí.

Thuê văn phòng là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Hy vọng rằng với 10 kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế và 5 lưu ý quan trọng trong bài viết này, bạn sẽ có được sự chuẩn bị toàn diện để tìm được một không gian làm việc lý tưởng, phù hợp ngân sách, mục tiêu và định hướng phát triển.

Câu Hỏi Liên Quan Về Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng

Làm sao để biết văn phòng nào phù hợp với mô hình doanh nghiệp của tôi?

Tùy vào quy mô, ngân sách và loại hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn giữa văn phòng chia sẻ, truyền thống, officetel hay trọn gói. Bài viết đã phân tích ưu – nhược điểm chi tiết của từng loại để giúp bạn dễ chọn.

Thuê văn phòng cần lưu ý điều gì trong hợp đồng để tránh rủi ro?

Bạn nên kiểm tra kỹ các điều khoản về giá thuê, thời hạn, phí phát sinh, chấm dứt hợp đồng và tỷ giá (nếu tính bằng USD). Tốt nhất là nhờ luật sư hoặc chuyên gia tư vấn xem qua trước khi ký.

Nên thuê văn phòng ở trung tâm thành phố hay ngoại thành?

Trung tâm thuận tiện tiếp khách, giao dịch, xây dựng hình ảnh nhưng chi phí cao. Ngoại thành rẻ hơn nhưng có thể bất tiện về hạ tầng. Doanh nghiệp nên cân đối mục tiêu thương hiệu và ngân sách để chọn vị trí hợp lý.

Văn phòng trọn gói và văn phòng truyền thống khác nhau như thế nào?

Văn phòng trọn gói có sẵn nội thất, lễ tân, điện nước, phù hợp doanh nghiệp muốn vận hành nhanh, ít nhân sự. Văn phòng truyền thống cần setup từ đầu, nhưng tự do thiết kế và phù hợp với doanh nghiệp lớn.