7 Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2026 đầy đủ điều khoản

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý xác lập thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê, giúp làm rõ chi phí thực trả, phạm vi sử dụng mặt bằng, trách nhiệm vận hành, điều kiện hoàn cọc, cũng như các trường hợp chấm dứt trước hạn. Trong bài viết này, bạn có thể tải nhanh mẫu hợp đồng theo từng loại hình thuê, đồng thời nắm vững khái niệm, mục đích, các điều khoản cần chốt rõ và lưu ý pháp lý quan trọng để hạn chế rủi ro tranh chấp khi ký kết.

Các mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến

Dưới đây là các mẫu hợp đồng được phân loại theo từng nhu cầu thuê thực tế. Bạn chỉ cần chọn đúng loại hình, tải mẫu miễn phí, điền thông tin cơ bản, sau đó rà soát lại các phần quan trọng như chi phí, điều khoản chấm dứt.

Mẫu hợp đồng thuê sàn văn phòng tại tòa nhà

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp thuê nguyên sàn hoặc diện tích lớn trong tòa nhà văn phòng, tự thiết kế thi công nội thất, tự vận hành. Khi dùng mẫu, bạn nên ưu tiên làm rõ 4 nhóm nội dung: diện tích và cách đo, cơ cấu chi phí ngoài tiền thuê, thời gian fit out và ngày bắt đầu tính tiền, quy định vận hành tòa nhà.

Tải xuống miễn phí tại đây. Tham khảo ngay mẫu bên dưới nhé:

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng trọn gói

Mẫu này phù hợp khi bạn cần “vào làm nhanh” với phòng có sẵn nội thất, internet, lễ tân, phòng họp và dịch vụ vận hành. Điểm quan trọng là hợp đồng phải thể hiện rõ “giá đã bao gồm gì”, giới hạn tiện ích trong gói, phụ phí phát sinh và chính sách hoàn cọc khi kết thúc hoặc chấm dứt sớm.

>>> Tải ngay tại đây. Tham khảo ngay mẫu bên dưới:

Mẫu hợp đồng thuê chỗ ngồi coworking

Mẫu này phù hợp cho freelancer, nhóm dự án hoặc startup cần linh hoạt theo tháng, theo ngày. Khi áp dụng, cần mô tả rõ loại chỗ ngồi, quyền sử dụng không gian chung, chính sách phòng họp, quy định khách đến làm việc, điều khoản bảo mật, cùng các quy tắc về tài sản cá nhân và an ninh.

Download miễn phí tại đây . Tham khảo ngay mẫu bên dưới:

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng đại diện

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp cần thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, tiếp khách, giao dịch, nhưng quy mô nhân sự nhỏ. Bạn nên làm rõ mục đích sử dụng, quyền treo biển hiệu, các dịch vụ đi kèm như lễ tân, phòng họp, sảnh tiếp khách và điều kiện gia hạn để tránh bị giới hạn quyền sử dụng sau khi ký.

Xem các phân tích rõ và chi tiết hơn về hợp đồng thuê văn phòng ảo.

Tải xuống tại đây để sử dụng. Tham khảo ngay:

Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Mẫu này phù hợp khi thuê nhà phố hoặc nhà nguyên căn để làm văn phòng công ty. Ngoài các điều khoản cơ bản, phần cần bổ sung kỹ là biên bản hiện trạng, danh mục tài sản bàn giao, quyền cải tạo và hoàn trả hiện trạng, trách nhiệm sửa chữa hạ tầng và nghĩa vụ thuế liên quan đến việc cho thuê.

Tải ngay tại đây để chỉnh sửa theo nhu cầu.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh - Việt

Mẫu này phù hợp khi bên thuê hoặc bên cho thuê có yếu tố nước ngoài, cần hồ sơ song ngữ để thống nhất nội bộ. Lưu ý quan trọng nhất là điều khoản quy định bản ngôn ngữ ưu tiên khi diễn giải, đồng thời cần chuẩn hóa thuật ngữ diện tích, phí dịch vụ, đặt cọc, chấm dứt để tránh hiểu khác nhau giữa hai bản.

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cách soạn hợp đồng song ngữ chuẩn pháp lý và dễ áp dụng, bạn có thể tham khảo thêm chi tiết qua bài viết hợp đồng thuê văn phòng song ngữ.

Tải ngay mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Anh tại đây

Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng

Mẫu này dùng khi bên thuê chính cho đơn vị khác thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích. Trước khi dùng mẫu, cần kiểm tra hợp đồng gốc có cho phép cho thuê lại không, có cần văn bản chấp thuận của chủ nhà không. Trong mẫu cho thuê lại, phải chốt rõ trách nhiệm tuân thủ nội quy tòa nhà, nghĩa vụ chi phí, xử lý đặt cọc và cơ chế chấm dứt dây chuyền khi hợp đồng gốc bị chấm dứt.

>>> Download ngay tại đây 

Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc bàn giao và sử dụng một phần hoặc toàn bộ diện tích làm việc tại một địa điểm xác định. Nội dung hợp đồng quy định rõ giá thuê, thời hạn, đặt cọc, quyền và nghĩa vụ của các bên, cùng nguyên tắc xử lý khi vi phạm, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.

Về bản chất, hợp đồng giúp hai bên thống nhất các điều kiện thuê ngay từ đầu để hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến và tránh tranh chấp liên quan đến hiện trạng bàn giao hoặc phạm vi dịch vụ đi kèm.

Trong thực tế, hợp đồng thuê văn phòng có thể khác nhau tùy mô hình thuê:

• Thuê sàn tại tòa nhà: tập trung vào diện tích tính tiền, phí dịch vụ, quy định tòa nhà, điều kiện thi công fit out.

• Văn phòng trọn gói, coworking: nhấn mạnh gói dịch vụ, giới hạn tiện ích, quy định sử dụng không gian chung.

• Thuê nhà làm văn phòng: cần kèm biên bản hiện trạng, quy định sửa chữa cải tạo, điều kiện hoàn trả mặt bằng.

Trước khi ký, bạn nên xem thêm bài thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

Mục tiêu của hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng giúp hai bên thống nhất rõ ràng các điều kiện thuê để quá trình sử dụng mặt bằng diễn ra ổn định, hạn chế tranh chấp. Tùy mô hình thuê, hợp đồng thường hướng đến 5 mục tiêu chính:

• Chốt chi phí và cách tính tiền minh bạch: xác định giá thuê, kỳ thanh toán, đặt cọc, các khoản phí đi kèm như phí quản lý, điện lạnh, ngoài giờ, gửi xe.

• Xác định phạm vi quyền sử dụng của bên thuê: diện tích được sử dụng, khu vực chung, quyền treo bảng hiệu, giờ ra vào, số lượng nhân sự, mục đích sử dụng.

• Phân định trách nhiệm vận hành và bảo trì: bên nào chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì hệ thống, xử lý hư hỏng, đảm bảo an toàn và tuân thủ nội quy tòa nhà.

• Thiết lập cơ chế xử lý khi phát sinh vấn đề: chậm thanh toán, vi phạm quy định sử dụng, tạm ngừng dịch vụ, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.

• Quy định rõ phương án kết thúc hợp đồng: gia hạn, chấm dứt trước hạn, thanh lý, bàn giao lại mặt bằng và điều kiện hoàn trả cọc.

Các điều khoản quan trọng cần rõ trong hợp đồng thuê văn phòng

Dù bạn thuê sàn, thuê văn phòng trọn gói hay thuê chỗ ngồi coworking, hợp đồng nên làm rõ các nhóm điều khoản dưới đây để tránh phát sinh chi phí và tranh chấp trong quá trình thuê.

Thông tin các bên và thẩm quyền ký

Ghi đúng tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ. Nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật, cần nêu căn cứ ủy quyền và đính kèm giấy ủy quyền để hợp đồng có giá trị thực thi.

Đối tượng thuê, diện tích, hiện trạng bàn giao

Cần mô tả rõ địa chỉ, tầng, số phòng, diện tích thuê và cách xác định diện tích tính tiền. Nếu có nội thất, thiết bị, nên kèm danh mục bàn giao. Trường hợp thuê sàn cần có sơ đồ mặt bằng hoặc phụ lục thể hiện phạm vi sử dụng.

Giá thuê, kỳ thanh toán, đặt cọc và điều kiện hoàn cọc

Hợp đồng cần nêu giá thuê, đơn vị tính, thời điểm thanh toán, hình thức thanh toán, số tiền đặt cọc và các điều kiện hoàn cọc. Đây là phần dễ tranh chấp nhất nếu không chốt rõ các khoản khấu trừ khi trả mặt bằng.

Xem thêm: nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng.

Các khoản phí đi kèm và chi phí phát sinh

Nên liệt kê rõ phí quản lý, điện nước, điện lạnh, phí ngoài giờ, phí gửi xe, internet, vệ sinh, chi phí thi công. Với văn phòng trọn gói và coworking, cần ghi rõ gói dịch vụ bao gồm gì và giới hạn tiện ích để tránh bị tính thêm ngoài dự kiến.

Thời hạn thuê, gia hạn, tăng giá

Cần chốt ngày bàn giao, ngày bắt đầu tính tiền thuê, thời gian miễn phí fit out nếu có. Nếu có tăng giá theo kỳ, phải nêu cách tính và thời điểm áp dụng. Điều khoản gia hạn nên quy định mốc thông báo trước và nguyên tắc điều chỉnh giá.

Quyền sử dụng, mục đích sử dụng và giới hạn vận hành

Quy định mục đích dùng làm văn phòng, số lượng nhân sự, giờ hoạt động, quyền treo bảng hiệu, tiếp khách. Nếu tòa nhà có nội quy, nên dẫn chiếu kèm phụ lục để tránh vi phạm dẫn đến bị nhắc nhở hoặc tạm ngừng dịch vụ.

Sửa chữa, cải tạo, hoàn trả mặt bằng

Cần ghi rõ bên thuê có được cải tạo không, điều kiện thi công, trách nhiệm xin phép, phương án hoàn trả hiện trạng khi kết thúc hợp đồng. Với thuê nhà làm văn phòng, phần này càng phải chi tiết.

Chấm dứt trước hạn, phạt vi phạm, bồi thường

Hợp đồng nên quy định các trường hợp chấm dứt, thời gian báo trước, mức phạt, cách tính bồi thường và xử lý tiền cọc. Đây là phần giúp hai bên xử lý tình huống phát sinh mà không kéo dài tranh chấp.

Thanh lý hợp đồng và bàn giao lại mặt bằng

Nên có quy trình bàn giao, đối chiếu công nợ, xác nhận tình trạng, thời hạn hoàn trả cọc sau khi bàn giao. Nếu có biên bản bàn giao, nên nêu rõ đây là tài liệu không tách rời hợp đồng.

Khi cần xin xác nhận hoặc đề nghị hỗ trợ từ bên cho thuê, nên dùng văn bản chuẩn để dễ lưu vết. Bạn có thể tham khảo mẫu công văn đề nghị tại đây.

Phụ lục nên kèm theo hợp đồng thuê văn phòng

Các phụ lục dưới đây giúp hợp đồng rõ ràng, dễ đối chiếu khi bàn giao, thanh toán, chấm dứt. Bạn có thể chọn kèm theo đúng loại hình thuê.

Phụ lục mô tả mặt bằng và diện tích tính tiền

• Sơ đồ mặt bằng, vị trí thuê, phạm vi sử dụng.
• Diện tích tính tiền và cách xác định diện tích, đơn vị tính, ghi chú nếu có khu vực dùng chung.

Phụ lục hiện trạng bàn giao và biên bản bàn giao

• Hiện trạng lúc nhận bàn giao, ảnh chụp nếu cần.
• Chỉ số điện nước, chìa khóa, thẻ ra vào, hạng mục được bàn giao.

Bạn có thể tham khảo biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng để dùng đúng cấu trúc.

Phụ lục danh mục tài sản, thiết bị bàn giao

• Danh sách nội thất, thiết bị, số lượng, tình trạng.
• Quy định trách nhiệm bảo quản, sửa chữa, bồi thường nếu mất hoặc hư hỏng.

Phụ lục bảng phí dịch vụ và biểu phí phát sinh

• Phí quản lý, phí điện lạnh, phí ngoài giờ, gửi xe, internet, vệ sinh, thi công.
• Nguyên tắc điều chỉnh phí và thời điểm áp dụng.

Phụ lục nội quy tòa nhà và quy định thi công fit out

• Giờ ra vào, quy định tiếp khách, an ninh, PCCC.
• Điều kiện thi công, hoàn trả hiện trạng, giới hạn tải trọng, vật liệu, thời gian thi công.

Phụ lục gia hạn hoặc điều chỉnh điều khoản

• Dùng khi kéo dài thời hạn thuê, thay đổi giá, thay đổi diện tích, thay đổi gói dịch vụ.

Bạn có thể tham khảo phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng để soạn nhanh.

Xem thêm:

• Mẫu thông báo tăng giá thuê văn phòng.
• Công văn xin giảm tiền thuê mặt bằng.

Phụ lục thanh lý và đối chiếu công nợ

• Xác nhận thời điểm kết thúc, công nợ còn lại, thời hạn hoàn trả cọc.
• Cơ chế xử lý khi chấm dứt trước hạn. Trường hợp cần thông báo, bạn có thể tham khảo công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.

Để tránh tranh chấp về mốc thời gian báo trước, bạn nên gửi văn bản có ngày hiệu lực rõ ràng. Xem mẫu công văn thông báo để dùng nhanh.

Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng không?

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng nếu pháp luật không có quy định riêng cho trường hợp cụ thể và hai bên không thỏa thuận yêu cầu công chứng. Xem giải thích chi tiết tại bài hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không.

Trong thực tế, nhiều hợp đồng thuê văn phòng tại tòa nhà, văn phòng trọn gói hoặc coworking vẫn được ký, đóng dấu theo quy trình nội bộ mà không cần công chứng.

Tuy vậy, bạn nên cân nhắc công chứng hoặc chứng thực chữ ký nếu rơi vào các tình huống dễ phát sinh rủi ro:

• Bên cho thuê là cá nhân, thời hạn thuê dài hoặc giá trị hợp đồng lớn.
• Thuê nhà làm văn phòng có kèm tài sản bàn giao, có cải tạo và hoàn trả hiện trạng.
• Hai bên thống nhất trong hợp đồng rằng văn bản phải công chứng.

Dù có công chứng hay không, hợp đồng vẫn cần chốt rõ các phần quan trọng như chi phí thực trả, điều kiện hoàn cọc, chấm dứt trước hạn và phụ lục bàn giao để hạn chế tranh chấp.

Arental Vietnam cung cấp giải pháp thuê văn phòng và mẫu hợp đồng rõ ràng

Arental Vietnam là đơn vị cho thuê văn phòng tại TP.HCM với nhiều loại hình: văn phòng trọn gói, văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc, sàn trống, văn phòng đại diện. Tùy mô hình thuê và nhu cầu vận hành, hợp đồng được soạn rõ điều khoản chi phí, thời hạn, đặt cọc, bàn giao, chấm dứt để hạn chế phát sinh.

Nếu bạn cần tư vấn chọn loại hình phù hợp, đối chiếu điều khoản trước khi ký hoặc cần mẫu hợp đồng đúng ngữ cảnh sử dụng, Arental Vietnam có thể hỗ trợ theo từng trường hợp cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng, đặt cọc bao nhiêu là hợp lý?

Mức đặt cọc phổ biến thường tính theo số tháng tiền thuê, tùy vị trí, thời hạn thuê, mức độ đầu tư fit out và chính sách của bên cho thuê. Quan trọng là hợp đồng phải ghi rõ điều kiện hoàn cọc, trường hợp bị khấu trừ và thời hạn hoàn trả sau khi bàn giao.

Hợp đồng cần ghi thế nào để tránh phát sinh phí ngoài dự kiến?

Bạn nên yêu cầu liệt kê rõ toàn bộ khoản phí có thể phát sinh: phí quản lý, điện lạnh, ngoài giờ, gửi xe, phí thi công, các giới hạn tiện ích nếu là văn phòng trọn gói hoặc coworking. Tránh các câu ghi chung chung như “các chi phí khác theo quy định tòa nhà” mà không có phụ lục đi kèm.

Hợp đồng thuê văn phòng gồm những nội dung gì?

Một hợp đồng thuê văn phòng đầy đủ thường bao gồm: thông tin các bên, đặc điểm và diện tích văn phòng, thời hạn thuê, giá thuê và phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều khoản chấm dứt hợp đồng, điều khoản bồi thường và giải quyết tranh chấp.

Nếu muốn chấm dứt trước hạn thì xử lý thế nào?

Bạn cần xem điều khoản báo trước, mức phạt, nguyên tắc xử lý tiền cọc và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng.

Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng làm thế nào cho chặt chẽ?

Gia hạn nên thực hiện bằng phụ lục gia hạn, ghi rõ thời hạn mới, mức giá mới, các điều khoản thay đổi và ngày hiệu lực.

Có thể dùng mẫu hợp đồng thuê văn phòng có sẵn để ký luôn không?

Có thể sử dụng mẫu hợp đồng có sẵn, nhưng nên chỉnh sửa, bổ sung điều khoản để phù hợp với tình huống thực tế và loại hình văn phòng. Tốt nhất, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc luật sư để đảm bảo tính pháp lý.

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý điều gì?

Trước khi ký, cần rà soát kỹ toàn bộ điều khoản, đặc biệt là quyền và nghĩa vụ của các bên; kiểm tra tính pháp lý của bên cho thuê và giấy tờ liên quan; thương thảo rõ ràng về tiện ích, dịch vụ và chi phí; và đối chiếu thông tin hợp đồng với hiện trạng văn phòng thực tế. Những bước này sẽ giúp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của bạn.

Hợp đồng thuê văn phòng được soạn thảo chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi mà còn tối ưu chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Với hơn 7 mẫu hợp đồng chuẩn cùng các lưu ý thực tiễn đã chia sẻ, Arental Vietnam hy vọng bạn có thể dễ dàng lựa chọn và áp dụng cho nhu cầu của mình. Nếu cần tư vấn thêm về các loại hình văn phòng cho thuê phù hợp, hãy liên hệ với chúng tôi 0987260333 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.