Mẫu công văn xin giảm tiền thuê văn phòng, mặt bằng (kèm mẫu tải về)

Mức giá thuê văn phòng, mặt bằng thường được các bên thống nhất ngay từ đầu và ghi nhận cụ thể trong hợp đồng thuê. Tuy nhiên, trước những giai đoạn kinh doanh khó khăn hoặc áp lực chi phí gia tăng, bên thuê có thể chủ động gửi công văn xin giảm giá tiền thuê văn phòng để thương lượng lại mức giá hợp lý hơn.

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là gì?

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là văn bản do bên thuê gửi cho bên cho thuê nhằm đề xuất điều chỉnh mức giá thuê đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nội dung công văn thường nêu rõ lý do đề nghị giảm giá, chẳng hạn như doanh thu sụt giảm, khó khăn tài chính, biến động thị trường hoặc nhu cầu sử dụng mặt bằng thay đổi, kèm theo mức giá mong muốn để hai bên xem xét, thương lượng.

Pháp luật hiện hành không quy định mẫu bắt buộc riêng đối với loại công văn này. Tuy nhiên, do hợp đồng dân sự được xác lập, sửa đổi trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên, công văn xin giảm giá thuê văn phòng vẫn là hình thức được sử dụng phổ biến trong thực tế như một căn cứ để thương lượng lại điều khoản giá thuê. Việc giảm giá chỉ phát sinh hiệu lực khi bên cho thuê chấp thuận và các bên ghi nhận lại bằng văn bản phù hợp.

Về bản chất, đây là một dạng công văn đề nghị được sử dụng khi bên thuê muốn gửi yêu cầu chính thức đến bên cho thuê để xem xét điều chỉnh giá.

[Download] Mẫu công văn/ đơn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng văn phòng

Để thuận tiện cho việc soạn thảo, dưới đây là 3 mẫu công văn/đơn đề nghị giảm giá thuê văn phòng mà bạn có thể tải về và sử dụng.

Đơn xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng

Mẫu đơn này được thiết kế dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ đang gặp khó khăn về tài chính, mong muốn trình bày hoàn cảnh một cách chân thành để xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng. Đây là giải pháp hữu ích khi người thuê cần đến sự cảm thông và hỗ trợ từ phía chủ tòa nhà hoặc bên cho thuê.

Bạn có thể tải mẫu đơn xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng tại đây: Tải mẫu đơn.

Đơn xin giảm tiền thuê văn phòng

Mẫu đơn thích hợp với doanh nghiệp đang thuê văn phòng nhưng gặp phải áp lực tài chính trong ngắn hạn. Mục đích của văn bản là đề xuất giảm chi phí thuê nhằm duy trì hoạt động, trong khi vẫn thể hiện thiện chí hợp tác lâu dài và tôn trọng cam kết với bên cho thuê.

Tải mẫu đơn xin giảm tiền thuê văn phòng, dễ dàng chỉnh sửa tại đây: Tải mẫu đơn.

Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng

Đây là mẫu công văn phù hợp cho doanh nghiệp gửi tới chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê nhằm đề xuất giảm giá thuê mặt bằng một cách chính thức, trang trọng.

Tải xuống ngay mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng chuẩn, đầy đủ tại đây: Tải mẫu công văn.

Nếu bạn đang tìm đầy đủ các mẫu công văn thông báo dành cho nhiều trường hợp khác nhau, mời bạn tiếp tục tham khảo các mẫu công văn thông báo phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể trong từng tình huống.

Khi nào nên dùng công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng thường được sử dụng khi bên thuê cần thương lượng lại chi phí thuê để phù hợp hơn với tình hình thực tế. Đây là giải pháp nên cân nhắc trong một số trường hợp phổ biến sau:

• Do khó khăn tài chính: Khi doanh thu sụt giảm, hoạt động kinh doanh thua lỗ hoặc doanh nghiệp không còn đủ khả năng duy trì mức thuê hiện tại, việc gửi công văn đề nghị giảm giá là cách phù hợp để mở đầu quá trình thương lượng.

• Do sự kiện bất khả kháng: Trong các trường hợp như dịch bệnh, thiên tai hoặc sự cố khách quan làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, bên thuê có thể đề nghị bên cho thuê xem xét hỗ trợ giảm giá thuê trong một thời gian nhất định. Ví dụ, nhiều công ty đã xin giảm tiền thuê trong đại dịch Covid-19.

• Do giá thuê thị trường biến động: Nếu mặt bằng đang thuê có mức giá cao hơn đáng kể so với mặt bằng cùng khu vực, cùng chất lượng hoặc cùng công năng, bên thuê nên chủ động trao đổi để điều chỉnh mức giá hợp lý hơn.

• Do nhu cầu sử dụng mặt bằng thay đổi: Nếu doanh nghiệp thu hẹp quy mô, không còn cần diện tích lớn như trước, có thể thương lượng lại với chủ nhà để giảm bớt chi phí thuê theo nhu cầu thực tế.

Trước khi gửi công văn, bên thuê nên rà soát kỹ điều khoản hợp đồng liên quan đến giá thuê, thời hạn thuê, điều kiện điều chỉnh giá. Đồng thời, cần chuẩn bị lý do rõ ràng, tài liệu chứng minh phù hợp và giữ cách trao đổi thiện chí để tăng khả năng được chấp thuận.

Nếu hợp đồng sắp hết hạn và doanh nghiệp muốn tiếp tục thuê với mức giá phù hợp hơn, hai bên có thể thống nhất bằng phụ lục gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng thay vì ký lại toàn bộ hợp đồng từ đầu.

Xem thêm: mẫu thông báo tăng giá thuê văn phòng.

Nội dung cần có trong công văn giảm giá thuê văn phòng

Một công văn giảm giá thuê văn phòng được trình bày rõ ràng, đầy đủ và đúng trọng tâm sẽ giúp đề xuất của bạn trở nên chuyên nghiệp, dễ tạo thiện chí hơn với bên cho thuê. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần có trong một công văn đầy đủ:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ: Theo thể thức văn bản hành chính Việt Nam (Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM…”, Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”).

• Địa điểm, thời gian: Ghi nơi làm đơn và ngày, tháng, năm gửi công văn.

• Tên công văn/đơn: Ví dụ: “CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIẢM GIÁ THUÊ MẶT BẰNG” hoặc “ĐƠN XIN GIẢM TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG”.

• Chủ thể nhận công văn: Thông tin bên nhận công văn – thường là chủ tòa nhà, công ty quản lý tòa nhà hoặc chủ cho thuê mặt bằng. Ghi rõ tên tổ chức/cá nhân và chức vụ (nếu gửi cho công ty, có thể ghi tên công ty và bộ phận liên quan).

• Số và ký hiệu của công văn.

• Thông tin bên gửi (bên thuê):

  • Tên cá nhân/người đại diện và tên công ty thuê văn phòng, mã số doanh nghiệp (nếu có).

  • Địa chỉ văn phòng đang thuê.

  • Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký, diện tích thuê, mức tiền thuê hiện tại và kỳ thanh toán (ví dụ: trả theo tháng/quý).

• Lý do đề nghị giảm giá thuê.

• Mức giảm giá đề nghị: Đưa ra con số hoặc tỉ lệ cụ thể mong muốn được giảm, ví dụ: “xin giảm 20% tiền thuê, từ 50 triệu/tháng xuống còn 40 triệu/tháng”.

• Cam kết hoặc điều kiện kèm theo (nếu có): Bên thuê có thể đưa ra đề xuất có qua có lại nhằm thuyết phục, chẳng hạn:

  • Cam kết sẽ gia hạn hợp đồng thuê lâu hơn nếu được giảm giá (đảm bảo bên cho thuê có lợi về ổn định khách thuê lâu dài).

  • Sẵn sàng chia sẻ một phần không gian hoặc dịch vụ (nếu thích hợp) để giảm chi phí cho chủ nhà, hoặc thanh toán trước một kỳ hạn dài hơn nếu được giảm giá.

• Lời kết: Bày tỏ mong muốn được xem xét, thể hiện thái độ lịch sự và biết ơn. Ví dụ: “Kính mong Quý công ty xem xét tạo điều kiện giảm chi phí thuê cho chúng tôi vượt qua giai đoạn khó khăn này. Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm và rất trân trọng sự hỗ trợ của Quý công ty. Xin chân thành cảm ơn!”

• Chữ ký, họ tên: Người làm đơn ký tên (đóng dấu nếu là công văn của doanh nghiệp gửi).

Mẹo đàm phán với chủ cho thuê để được giảm tiền thuê

Đàm phán giảm tiền thuê không đơn giản, nhưng nếu chuẩn bị đúng cách và giữ thái độ chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể đạt được kết quả tích cực. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để nâng cao hiệu quả khi đàm phán với chủ cho thuê:

• Giữ thái độ chuyên nghiệp, hiện đại: Hãy thể hiện tinh thần hợp tác, tránh đàm phán theo kiểu gây áp lực hoặc quá cảm tính. Một phong thái tự tin, ngôn ngữ rõ ràng và thái độ thiện chí sẽ giúp cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ hơn.

• Nghiên cứu mặt bằng giá thị trường: Thu thập thông tin về giá thuê các văn phòng tương tự để có cơ sở đề xuất mức giá thực tế, thuyết phục hơn trong quá trình đàm phán.

• Hiểu tâm lý và lợi ích của bên cho thuê: Nhận diện các mối quan tâm của chủ nhà như mong muốn giữ khách ổn định, hạn chế trống phòng… để có cách trao đổi phù hợp, dễ đạt được sự đồng thuận.

• Đề xuất phương án cùng có lợi: Đưa ra giải pháp như cam kết thuê dài hạn, thanh toán trước hoặc giảm diện tích nhưng vẫn giữ hợp đồng… giúp hai bên cùng chia sẻ lợi ích và rủi ro.

• Chuẩn bị cho phương án B: Nếu không đạt được mức giảm mong muốn, bạn nên có sẵn phương án thay thế như chuyển văn phòng, thu hẹp diện tích hoặc đàm phán hình thức hỗ trợ khác (ví dụ: miễn phí 1 tháng, giãn tiến độ thanh toán).

• Hiểu quyền lợi pháp lý của mình: Đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng hiện tại để nắm rõ điều khoản điều chỉnh giá, thời gian thông báo, hoặc quyền đơn phương chấm dứt. Khi nắm rõ luật, bạn sẽ tự tin hơn và tránh thiệt hại về sau.

Trước khi gửi công văn, bên thuê cũng nên rà soát lại hồ sơ và thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng để bảo đảm thông tin hợp đồng, người ký và giấy tờ doanh nghiệp vẫn đầy đủ, hợp lệ.

Nếu sau quá trình thương lượng, doanh nghiệp quyết định không tiếp tục thuê, bạn có thể tham khảo mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để thực hiện đúng thủ tục pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Không trả đủ tiền thuê văn phòng 3 tháng liền, chủ nhà có quyền chấm dứt hợp đồng không? 

Theo quy định hiện hành, chủ nhà có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng nếu bên thuê không trả đủ tiền thuê nhà theo thỏa thuận trong hợp đồng từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng hoặc lý do đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Có quy định pháp luật nào buộc chủ nhà phải giảm tiền thuê khi xảy ra dịch bệnh không?

Hiện tại, không có quy định pháp luật nào bắt buộc chủ nhà/phía cho thuê phải giảm tiền thuê nhà, thuê văn phòng cho bên thuê khi xảy ra dịch bệnh như Covid-19. Việc giảm tiền thuê hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên (bên cho thuê và bên thuê).

Khi có tranh chấp về mức giá thuê, các bên nên giải quyết thế nào?

• Khi phát sinh tranh chấp về mức giá thuê văn phòng, các bên nên ưu tiên áp dụng các giải pháp theo trình tự từ hòa giải đến các biện pháp pháp lý chính thức nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà vẫn duy trì mối quan hệ hợp tác.

• Khi buộc phải kiện tụng, hãy chuẩn bị kỹ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự pháp lý để được bảo vệ hợp pháp.

Soạn công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là cách để doanh nghiệp thể hiện sự thiện chí, chuyên nghiệp trong quá trình làm việc với bên cho thuê, đồng thời tạo cơ sở rõ ràng để thương lượng lại chi phí trong giai đoạn cần tối ưu ngân sách. Khi nội dung được trình bày đầy đủ, lý do hợp lý, có căn cứ thuyết phục, khả năng đạt được thỏa thuận phù hợp sẽ cao hơn, qua đó giúp bên thuê chủ động bảo vệ quyền lợi của mình.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần tìm một giải pháp văn phòng linh hoạt hơn, tiết kiệm chi phí hơn và phù hợp hơn với nhu cầu thực tế, Arental Vietnam sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết. Liên hệ hotline 0987260333 để được hỗ trợ nhanh chóng. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các lựa chọn văn phòng cho thuê tại TPHCM để tìm phương án phù hợp cho giai đoạn vận hành tiếp theo.