Cho Thuê Văn Phòng Ảo - Arental Vietnam

Nội dung bài viết

1. Văn Phòng Ảo Là Gì?

2. Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Phòng Ảo Tại Việt Nam Có Hợp Pháp Không?

3. Cập Nhật Bảng Giá Cho Thuê Văn Phòng Ảo Mới Nhất Của Arental Vietnam [07/2024]

4. 18 Tiện Ích Đi Kèm Khi Sở Hữu Văn Phòng Ảo Tại Arental Vietnam

5. Văn Phòng Ảo Cho Thuê Tại Arental Vietnam Phù Hợp Với Những Đối Tượng Khách Hàng Nào?

6. 4 Ưu Điểm Vượt Trội Khi Thuê Văn Phòng Ảo TPHCM

7. Nhược Điểm Của Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Ảo

8. Top 6+ Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Quan Trọng Khách Hàng Cần Lưu Ý

9. Mô Hình Văn Phòng Ảo Khác Thuê Văn Phòng Truyền Thống Ra Sao?

10. Gợi ý TOP 5+ Văn Phòng Ảo TPHCM Hiện Đại, Chuyên Nghiệp

11. Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo (Văn Phòng Đại Diện), Địa Chỉ Đăng Ký Kinh Doanh TPHCM Chuyên Nghiệp

Tham quan A Space Office Building - tòa nhà cho thuê văn phòng ảo Quận 2.

Cho thuê văn phòng ảo (dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh) - một mô hình văn phòng cho thuê mới trên thị trường chưa được nhiều khách hàng biết đến. Vậy thuê văn phòng ảo tại Việt Nam có hợp pháp hay không? Mô hình văn phòng này mang lại những ưu - nhược điểm nổi bật gì? Cùng Arental Vietnam tham khảo ngay các sản phẩm của thương hiệu cũng như làm rõ về tính pháp lý của văn phòng này và tổng hợp bảng giá thuê văn phòng ảo, các tiện ích và dịch vụ qua nội dung sau đây nhé!

 1. Văn Phòng Ảo Là Gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) hoặc văn phòng đại diện (Representative Office) là một loại hình dịch vụ cung cấp địa chỉ của văn phòng, tòa nhà cho các công ty có thể đăng ký kinh doanh, thành lập chi nhánh hoặc trụ sở chính.

Chi phí sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM chỉ từ 290.000 - 2.500.000 VND/tháng, giúp các công ty tiết kiệm tối đa chi phí vận hành khi đi kèm các dịch vụ tiện ích hấp dẫn như:

• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp: hỗ trợ giao nhận thư, bưu phẩm, đón tiếp khách hàng,...

• Hỗ trợ tư vấn pháp lý đăng ký thành lập doanh nghiệp.

• Hệ thống camera, an ninh 24/7, dịch vụ vệ sinh, bảo trì,...

• Được trang bị khu vực tiếp khách, quầy cà phê, trà nước,...

Ví dụ:

• Văn phòng ảo Tân Bình - Arental Vietnam có mức giá thuê chỉ từ 290.000 VND/tháng.

• Văn phòng ảo Quận 2 - A Space Office Building có gói sản phẩm cho thuê 2.500.000 VND/tháng (kèm 1 chỗ ngồi làm việc 30 ngày/tháng.

Dù chỉ là văn phòng đại diện nhưng vị trí tọa lạc của các văn phòng này thường trực thuộc các tòa nhà sở hữu vị trí địa lý đắc địa nhất của TPHCM, mang tính chiến lược về kinh tế cũng như giao thông khu vực, cho các doanh nghiệp một địa điểm trụ sở, giao dịch vô cùng uy tín.

Văn phòng quận Tân Bình với vị trí đắc địa, là nơi phù hợp cho việc lựa chọn thành lập văn phòng ảo tại Tân Bình.

2. Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Phòng Ảo Tại Việt Nam Có Hợp Pháp Không?

Việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính) là hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam, căn cứ vào các cơ sở pháp lý sau:

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Pháp luật không đưa ra sự giới hạn về số lượng doanh nghiệp được đăng ký trụ sở chính tại cùng một địa chỉ. Vì vậy, thuê văn phòng ảo TPHCM hoàn toàn phù hợp với quy định hiện hành.

Tuy nhiên, khi địa điểm hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp khác với nơi đặt bảng tên, đăng ký kinh doanh, thì cần khai báo chính xác cho cơ quan chức năng để tránh vi phạm pháp luật (Theo Điều 54 - Nghị định 122/2021/NĐ-CP; khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).

Chính vì thế, quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn dịch vụ Virtual Office tại Arental Vietnam mà không cần lo lắng quá nhiều về vấn đề pháp lý vì chúng tôi luôn hết mình giúp đỡ những khách hàng trong nước hay nước ngoài trong việc đăng ký kinh doanh với địa chỉ của văn phòng ảo.

• Miễn phí tư vấn thủ tục đăng ký - thay đổi nội dung kinh doanh

• Doanh nghiệp trong nước: hỗ trợ khách hàng nắm rõ các điều khoản của văn phòng ảo, gửi hợp đồng tận nơi theo yêu cầu, giúp khách hàng hoàn thành thủ tục đăng ký nhanh nhất có thể.

• Doanh nghiệp nước ngoài: với các dịch vụ văn phòng ảo tại Quận 2 và Quận 7, chúng tôi có hỗ trợ cho các doanh nghiệp nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

3. Cập Nhật Bảng Giá Cho Thuê Văn Phòng Ảo Mới Nhất Của Arental Vietnam [07/2024]

Dịch vụ văn phòng ảo không chỉ hợp pháp mà còn mang đến nhiều tiện ích với mức giá giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí. Đội ngũ Arental Vietnam xin cập nhật bảng giá văn phòng ảo cho thuê của chúng tôi.

Ở mỗi khu vực, tòa nhà A Space Office sẽ có các gói dịch vụ và mức giá cho thuê khác nhau, giá dao động từ 290.000 VND/tháng đến 2.500.000 VND/tháng. Cụ thể như sau:

BẢNG GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG ẢO CHI TIẾT TẠI TPHCM
Khu vực	Địa chỉ tọa lạc của văn phòng	Mức giá cho các gói sản phẩm (VND/tháng)
Quận 2	A Space Office Building - Số 1B, Đường số 30, Phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, HCM.	399.000 - 886.000 - 2.500.000
Quận 3	Tầng 12B - Số 180, Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, HCM.	686.000 - 1.186.000
Quận 7	A Space Office Building - Số 36, Đường Hưng Gia 1, Phường Tân Phong, Quận 7, HCM (thuộc KĐT Phú Mỹ Hưng).	399.000 - 886.000 - 2.400.000
Tân Bình	Số 92A-94, Đường Bạch Đằng, Quận Tân Bình, HCM.	290.000 - 399.000 - 686.000
Phú Nhuận	3 Bees Tower - Số 281, Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 10, Quận Phú Nhuận, HCM.	399.000 - 886.000
Lưu ý: Giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) 10% và phí bảng tên 200.000 VND/bảng. Liên hệ hotline để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất: 098 7260 333.

Tùy vào từng chi nhánh mà hạn mức ưu đãi, tiện ích tặng kèm sẽ có sự thay đổi, quý khách hàng có thể tham khảo bảng giá ưu đãi cụ thể như sau:

MỨC GIÁ CHO THUÊ (NGHÌN VND/THÁNG)
Dịch vụ cung cấp	290	399	686	886	1.186	2.400 - 2.500
Địa chỉ đăng ký kinh doanh và văn phòng giao dịch.	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Đặt bảng tên công ty trước tòa nhà.	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Lễ tân Văn phòng.	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Giao nhận bưu phẩm.	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Hỗ trợ In ấn, photo, scan tài liệu.	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Miễn phí tư vấn thủ tục thành lập DN/ thay nội dung đăng ký kinh doanh,...	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Miễn phí quầy pantry: trà, cà phê, nước nóng lạnh,...	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Miễn phí sử dụng sảnh chung đón tiếp khách.	-	60 phút/ngày (áp dụng tại Tân Bình)	60 phút/ngày (áp dụng cho Tân Bình)	Miễn phí 60h/tháng (áp dụng tại Quận 2, Quận 7)	-	Miễn phí 120h/tháng
Phòng họp cho thuê theo giờ	-	Có tại Quận 2, 7, Phú Nhuận	2 giờ/tháng (áp dụng tại Quận 3)	Miễn phí 2h/tháng	Miễn phí 4h/tháng	Miễn phí 4h/tháng
Miễn phí DV pháp lý chuyển địa điểm cùng Quận	-	-	Áp dụng cho Tân Bình	-	-	-
Miễn phí Chỗ ngồi làm việc văn phòng Quận 2, Quận 7	-	-	2 Ngày/tháng (áp dụng cho Tân Bình)	2 Ngày/tháng	-	30 ngày/ tháng

Nếu quý khách hàng có sự thắc mắc nào về dịch vụ văn phòng ảo cho thuê tại Arental Vietnam, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline: 098 7260 333 để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi tư vấn giải đáp ngay nhé!

4. 18 Tiện Ích Đi Kèm Khi Sở Hữu Văn Phòng Ảo Tại Arental Vietnam

Khi lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại hệ thống của Arental, bên cạnh việc nhận được một địa chỉ kinh doanh đắc địa, quý khách hàng còn sở hữu cho mình 18 tiện ích đi kèm tuyệt vời như:

8 lợi ích thiết thực nhất dành cho khách hàng

• Địa chỉ văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện hay chi nhánh vô cùng uy tín.

• Lắp đặt bảng tên, bảng hiệu của công ty trước toà nhà.

• Đội ngũ lễ tân hỗ trợ giao nhận, chuyển tiếp bưu phẩm và đón tiếp khách hàng.

• Hỗ trợ In ấn, photo, scan tài liệu khi cần thiết.

• Khu vực hầm để xe thoáng mát, rộng rãi với diện tích lên tới gần 200m2.

• Hệ thống làm mát, chiếu sáng, thông gió hiện đại đi kèm với mạng Internet tốc độ cao.

• Vệ sinh không gian thường xuyên, an ninh 24/7 với hệ thống camera giám sát.

• Ban quản lý luôn hỗ trợ trong suốt thời hạn thuê.

Khu lễ tân tại tòa nhà văn phòng cho thuê A Space Office Building Quận 2.

Miễn phí 6 dịch vụ nhằm nâng cao trải nghiệm của các doanh nghiệp

• Trà nước quầy pantry và thiết bị phòng ăn: tủ lạnh, lò vi sóng,...

• Tư vấn pháp lý DN, thuế, kế toán.

• Tư vấn thủ tục thành lập DN/ thay nội dung đăng ký kinh doanh.

• Miễn phí DV pháp lý chuyển địa điểm cùng Quận.

• Sử dụng sảnh chung đón tiếp khách hàng đầy chuyên nghiệp.

• Chỗ ngồi làm việc tại văn phòng Quận 2 và Quận 7.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiện ích tại tòa nhà A Space Office khi thuê văn phòng ảo.

Cung cấp 4 dịch vụ tại các văn phòng ảo cho thuê nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết của khách hàng

• Hệ thống phòng họp cho thuê theo giờ khi cần đón tiếp khách hàng bất chợt.

• Cho thuê chỗ ngồi làm việc theo tháng linh động nếu muốn điều thêm nhân viên đến.

• Văn phòng trọn gói linh hoạt với sức chứa từ 1 - 15 người nếu công ty muốn mở văn phòng sau một thời gian khảo sát.

• Dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống với mặt sàn từ 30m2 nếu công ty muốn đầu tư lâu dài.

Văn phòng ảo quận 7 - tòa nhà A Space Office nằm ngay phố Hưng Gia (Phú Mỹ Hưng).

5. Văn Phòng Ảo Cho Thuê Tại Arental Vietnam Phù Hợp Với Những Đối Tượng Khách Hàng Nào?

Theo nghiên cứu khách hàng được đội ngũ Arental thực hiện và đánh giá thì mô hình cho thuê văn phòng ảo phù hợp với 4 nhóm khách hàng mục tiêu sau:

Tập đoàn, doanh nghiệp quốc tế muốn khai thác thị trường mới

Đối với các công ty nước ngoài muốn khảo sát, đánh giá thực tế thị trường Việt Nam trước khi đầu tư dài hạn, thì việc lựa chọn thuê văn phòng ảo sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi linh hoạt về chi phí, thời gian thuê hơn so với các mô hình văn phòng khác (hợp đồng từ 1 năm, có thể thanh toán 6 tháng/lần).

Doanh nghiệp SME có nguồn vốn khiêm tốn

Dịch vụ thuê văn phòng ảo phù hợp với nhóm doanh nghiệp SME (Small and Medium Enterprise), là các doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 20 người, muốn mở rộng thêm văn phòng đại diện với ngân sách thấp, cần vị trí đẹp để quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình.

Công ty Startup, nhóm dự án

Nhóm đối tượng khách hàng này thường tìm kiếm 1 địa chỉ kinh doanh, địa điểm giao dịch song song với nơi làm việc hiện tại, để đón tiếp và tạo niềm tin với khách hàng, mà không phải tốn quá nhiều phí dịch vụ như: quản lý tòa nhà, thuê sàn, thuê văn phòng trọn gói,...

Công ty muốn mở rộng mạng lưới với ngân sách thấp

Mô hình văn phòng ảo cho thuê TPHCM sẽ đáp ứng cho các công ty muốn mở văn phòng đại diện, chi nhánh mới với ngân sách dưới 10.000.000 VND/năm, nhưng vẫn sở hữu địa chỉ kinh doanh đắc địa như: Phú Mỹ Hưng (Quận 7), Nguyễn Thị Minh Khai (Quận 3), Nguyễn Văn Trỗi (Phú Nhuận),...

6. 4 Ưu Điểm Vượt Trội Khi Thuê Văn Phòng Ảo TPHCM

Nhìn chung, dù là ở phân khúc giá thấp hay giá cao, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo TPHCM tại Arental Vietnam đều có những ưu điểm chung nhất định, có thể kể đến 4 điểm sau đây:

6.1. Nâng Tầm Hình Ảnh Doanh Nghiệp

Các văn phòng ảo cho thuê tại Arental Vietnam hầu hết sẽ tập trung tại các khu vực trung tâm như Quận 1, Quận 2, Quận 7, Quận 3, Quận Phú Nhuận,... vị trí đắc địa ngay các con đường lớn, giá trị hình ảnh thương mại của tòa nhà cao như:

• A Space Office Quận 2 - Trần Não, An Khánh, Quận 2.

• A Space Office Quận 7 - Phú Mỹ Hưng, Quận 7.

• Bees Tower - Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận.

• Cienco4 - Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3.

Thiết kế hiện đại, không gian sang trọng, hình ảnh mang tính biểu tượng tại TPHCM rất cao, mang đến cho các đối tác, các khách hàng sự uy tín khi đặt biển hiệu và đăng ký kinh doanh tại đây.

6.2. Tiết Kiệm Chi Phí Gấp 6 Lần

Việc sử dụng một văn phòng đại diện hay còn được gọi là “văn phòng thuê 0m2” cũng đã phần nào thể hiện được sự tối ưu chi phí của nó: không cần nhân sự túc trực, không cần trang bị nội thất hay thuê cả một văn phòng trọn gói, mặt sàn lớn,....

Việc vận hành một văn phòng ảo để mở một trụ sở, một chi nhánh mới giúp khách hàng tiết kiệm chi phí gấp 6 lần so với mô hình văn phòng thông thường.(*)

(*)Khi so sánh các văn phòng tại A Space Office Building Quận 7 - Arental Vietnam: truyền thống (Traditional Office), trọn gói (Serviced Office), chia sẻ (Dedicated Desk), ảo (Virtual Office) với mức tối thiểu nhất về nhân sự (từ 0 - 4 người) và diện tích (6m2 - 30m2) của mỗi loại hình qua bảng sau:

Mô hình văn phòng truyền thống (Traditional Office)	Mô hình văn phòng trọn gói (Serviced Office)	Mô hình văn phòng chia sẻ (Dedicated Desk)	Mô hình văn phòng ảo (Virtual Office)
Diện tích: 30m2  Sức chứa: Tùy nhu cầu KH Giá thuê: 10.000.000 (VND/tháng)	Diện tích: 6m2 Sức chứa: 1-2 người Giá thuê: 5.000.000 (VND/tháng)	Diện tích: ~4m2 Sức chứa: 1 người Giá thuê: 2.400.000 (người/chỗ/tháng)	Diện tích: 0m2 Sức chứa: Không Giá thuê: 399.000 (VND/tháng)

Nếu doanh nghiệp không cần nhân viên phải túc trực tại văn phòng ảo, có thể lựa chọn gói thuê cơ bản nhất từ 399.000 (VND/tháng) để tối ưu chi phí nhất có thể khi:

• Tiết kiệm chi phí thuê hơn gấp 6 lần so với văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói.

• Không cần phải tốn nhiều chi phí để thuê sàn trống (văn phòng truyền thống) để mở chi nhánh, trụ sở.

6.3. Linh Hoạt Địa Điểm Làm Việc

Theo nghiên cứu nhóm khách hàng Freelancers hoặc nhân viên làm việc Remote tại Arental Vietnam cho thấy nhóm khách hàng này yêu cầu một không gian linh hoạt để có thể làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu. 

Nhóm này có xu hướng làm việc độc lập, tự quản lý thời gian và dự án, do đó, họ cần một địa chỉ văn phòng uy tín để nhận thư từ, bưu kiện và gặp gỡ khách hàng khi cần thiết. Dù làm việc từ xa, họ vẫn cần một địa chỉ kinh doanh đáng tin cậy để ghi trên danh thiếp, hợp đồng và website, nhằm tạo sự tin tưởng và uy tín với đối tác và khách hàng.

Arental Vietnam cung cấp văn phòng ảo TPHCM đáp ứng hoàn hảo các nhu cầu của freelancers và remote workers. Văn phòng ảo tại các quận trung tâm như quận 2, quận 7, quận 1 là khu vực phát triển nhanh và hiện đại nhất của TP. HCM, giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp hoặc cá nhân. 

Arental còn cung cấp các dịch vụ lễ tân, tiếp nhận thư từ, và quản lý hành chính giúp freelancers và remote workers tập trung vào công việc mà không cần lo lắng về các vấn đề văn phòng. Khi cần gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác, họ có thể dễ dàng đặt phòng họp hoặc không gian làm việc chuyên nghiệp mà không phải đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng.

6.4. Tiện Ích Đầy Đủ

Khi nghe đến dịch vụ “văn phòng ảo” thì khách hàng có thể nghĩ đây chỉ là hình thức qua loa, tượng trưng. Tuy nhiên với Arental Vietnam, thì dù chỉ là một văn phòng “đại diện”, chúng tôi vẫn chú trọng vào trải nghiệm và sự phát triển của khách hàng.

Không chỉ sở hữu địa chỉ giao dịch uy tín tại Arental Vietnam còn cung cấp đầy đủ các tiện ích khác:

• Dịch vụ phòng họp (Meeting room).

• Văn phòng trang bị đầy đủ nội thất, máy lạnh.

• Có không gian sảnh, sofa đón tiếp khách hàng.

• Lễ tân hỗ trợ giao nhận, lưu trữ và chuyển tiếp thư từ.

• Chỗ ngồi làm việc chuyên nghiệp.

• Giữ xe, vệ sinh, an ninh,...

Thay vì phải thuê văn phòng trọn gói với chi phí cao, nhưng nhu cầu sử dụng không nhiều thì việc thuê văn phòng ảo tại Arental Vietnam giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo các nhu cầu về chỗ gặp mặt đối tác, hỗ trợ nhận thư từ, cung cấp phòng họp hoặc vị trí làm việc nếu cần.

Khi cần gặp gỡ đối tác, đón tiếp khách hàng trong một khoảng thời gian, các công ty có thể lựa chọn thuê phòng họp theo số giờ mình cần (thay vì phải mất một khoản phí cố định hàng tháng để thuê một không gian lớn, có phòng họp bao gồm).

Người đi thuê hoặc các doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ này (phí tùy thuộc vào lúc thảo luận và ký kết hợp đồng) khi có nhu cầu. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí cơ hội hơn so với các mô hình khác rất nhiều.

7. Nhược Điểm Của Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Ảo

Bên cạnh những lợi thế “cải tiến” đã đề cập đến, văn phòng ảo cho thuê vẫn có những nhược điểm tồn tại:

Thiếu không gian đón tiếp hoặc làm việc

Việc nhiều công ty cùng sử dụng chung 1 tòa nhà văn phòng làm trụ sở có thể dễ xảy ra trường hợp không có đủ không gian sử dụng. 

Tuy nhiên, tại Arental Vietnam khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm vì chúng tôi cung cấp dịch vụ phòng họp và không gian làm việc linh hoạt. Khi cần, khách hàng có thể đặt phòng họp theo giờ để gặp gỡ đối tác hoặc sử dụng không gian làm việc chuyên nghiệp.

Ảnh hưởng đến sự nhận diện của khách hàng

Thông thường các tòa nhà chuyên cho thuê văn phòng ảo sẽ lắp đặt hàng loạt biển hiệu của các công công ty chung một khu vực, theo quy mẫu chuẩn. Điều này đôi lúc sẽ gây sự bất tiện đối với khách hàng khi muốn nhận diện bảng tên công ty một cách nhanh chóng.

Dễ phát sinh các khoản chi phí thêm

Một số dịch vụ và tiện ích của văn phòng ảo có thể phát sinh các khoản chi phí thêm, gây khó khăn cho việc quản lý ngân sách.

Tại Arental Vietnam, chúng tôi luôn minh bạch trong việc báo giá và cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt. Khách hàng có thể chọn các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu thực tế của mình, giúp tối ưu hóa chi phí. 

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên có các nhu cầu về sảnh chung tiếp khách, phòng họp hoặc chỗ ngồi làm việc, Arental Vietnam đề xuất bạn nên cân nhắc các gói thuê giá chỉ từ 886k/tháng (Free phòng họp 2h/tháng, free sảnh tiếp khách 60h/tháng, miễn phí chỗ ngồi làm việc 2 ngày/tháng)

Hạn chế sự riêng tư, bảo mật

Việc thuê văn phòng ảo có thể gây khó khăn trong việc nhận và xử lý thư từ, bưu kiện nếu không có nhân viên túc trực.

Arental Vietnam hiểu vấn đề này và chúng tôi có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ giao nhận, lưu trữ và chuyển tiếp thư từ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi thông tin được xử lý kịp thời.

8. Top 6+ Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Quan Trọng Khách Hàng Cần Lưu Ý

Để có thể lựa chọn thuê văn phòng đại diện (văn phòng ảo) TPHCM phù hợp nhất với nhu cầu của riêng mỗi công ty, cần “bỏ túi” ngay 6 lưu ý sau:

8.1. Chọn Lựa Vị Trí Và Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo

Cần xác định rõ ràng khu vực cần thuê, hạn mức ngân sách để “khoanh vùng” nhanh chóng 2 mục tiêu:

• Các tòa nhà cho thuê văn phòng ảo.

• Các đơn vị cho thuê đang hoạt động tại khu vực.

Việc xác định 2 yếu tố này một cách nhanh chóng sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tham khảo thị trường và so sánh giá.

Một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo TPHCM nổi bật có thể kể đến như: Arental Vietnam, 5S Office, Dreamplex,... Tuy nhiên, khi quyết định chọn lựa đơn vị, khách thuê cũng cần lưu ý về sự uy tín qua những đánh giá của bạn bè, hội nhóm, khách hàng trước đó,... 2 tiêu chí để đánh giá có thể kể đến như:

• Sự minh bạch về giá cả: thể hiện qua bảng báo giá dịch vụ và các tiện ích đi kèm theo có đồng nhất với thông tin khi tư vấn, có rõ ràng và chi tiết hay không như: các chi phí dịch vụ thêm, thuế VAT,... Nếu quý khách hàng gặp trường hợp: khi báo giá không có những chi phí đó, nhưng trên hợp đồng lại có, thì cần cân nhắc lại về đơn vị trước khi ký kết lâu dài.

• Khảo sát thực tế so với hình ảnh truyền thông: khách hàng cần xem xét hiện trạng thực tế của văn phòng ảo xem có giống với những gì đơn vị đã truyền thông hay không, để tránh làm giảm hình ảnh doanh nghiệp khi khách hàng tìm đến hoặc nhìn thấy bảng tên của công ty. 

Ví dụ: hình ảnh đăng tải về không gian đón tiếp khách hàng tại tòa nhà văn phòng ảo rất thông thoáng, có nhiều bàn ghế nhưng khi khảo sát thực tế lại thấy hiện trạng khác như: chất nhiều đồ đạc tại vị trí tiếp khách, không gian không được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên,... điều này sẽ ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác khi tiếp đón rất nhiều.

8.2. Lựa Chọn Gói Sản Phẩm Phù Hợp Nhu Cầu Nhất Có Thể

Như đã đề cập trước đó, dịch vụ văn phòng ảo (văn phòng đại diện) là mô hình giản lược tối đa chi phí sử dụng dịch vụ văn phòng với các gói sản phẩm từ cơ bản đến cao cấp, các gói sản phẩm sẽ  gồm các tiện ích khác nhau tùy vào nhu cầu cá biệt của mỗi khách hàng, doanh nghiệp mà lựa chọn.

Khách thuê cần tìm hiểu và xem xét các tiện ích đi kèm có thật sự cần thiết và phù hợp với mình hay không để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất nhằm tối ưu mức chi phí nhất có thể.

Nói một cách dễ hiểu, ví dụ như công ty A cần mở một văn phòng ảo Quận 7 (thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh) nhưng không có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi, phòng họp hay sảnh tiếp đón khách, thì có thể lựa chọn gói thuê 399.000 VND/tháng để tiết kiệm chi phí thay vì lựa chọn gói 886.000 VND/tháng hay 2.400.000 VND/tháng.

Với giá thuê văn phòng ảo từ 399.000 VND/tháng, công ty có thể lắp đặt bảng tên trước tòa nhà A Space Office Building Quận 2.

8.3. Đánh Giá Cơ Sở Hạ Tầng & Tiện Ích Của Tòa Nhà

Khu vực đón tiếp khách hàng

• Khi khảo sát văn phòng thực tế, các doanh nghiệp nên xem xét về khu vực tiếp đón khách hàng nhiều hơn (nếu có nhu cầu đón tiếp khách thường xuyên).

• Lưu ý về diện tích và sức chứa của sảnh lễ tân, bàn ghế và khu vực đón tiếp, bãi để xe (đối với khách thuê có nhu cầu đỗ xe ô tô nên lưu ý),...có đáp ứng được yêu cầu mong muốn hay không.

Hệ thống thoát hiểm, bảo đảm an toàn

• Bình chữa cháy phải được phân bố hợp lý từng tầng/từng văn phòng (đối với trường hợp có nhiều văn phòng riêng trên cùng 1 tầng).

• Cần biết được tòa nhà có hệ thống báo cháy hay không, hoạt động ra sao để có thể phòng ngừa cháy nổ nếu chọn thuê.

• Hệ thống cầu thang bộ, thoát hiểm phải tương xứng với sức chứa cũng như quy mô tòa nhà. Ví dụ, tòa nhà 10 tầng, mà chỉ có 1 cầu thang bộ có chiều rộng 2m thì sẽ tương đối quá tải trong quá trình thoát hiểm.

8.4. Dịch Vụ Hỗ Trợ Pháp Lý Đi Kèm

Đây là mô hình văn phòng còn mới mẻ và chưa phổ biến đến nhiều khách hàng như các mô hình văn phòng cho thuê thông thường, nên nhiều khách hàng đôi khi sẽ gặp khó khăn trong các vấn đề nắm bắt và hiểu rõ sản phẩm hay các vấn đề về pháp lý như:

• Thủ tục thành lập doanh nghiệp.

• Thủ tục thay nội dung đăng ký kinh doanh.

• Vấn đề pháp lý khi chuyển địa điểm cùng Quận.

• Các pháp lý doanh nghiệp, thuế, kế toán,...

Vì thế doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn các đơn vị có bộ phận pháp lý hỗ trợ khi thuê văn phòng ảo, để có tạo sự thuận tiện khi hoạt động kinh doanh.

8. 5. Lựa Chọn Vị Trí Thuê Phù Hợp Với Định Hướng Của Công Ty

Tùy vào mục đích sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh mới này mà các công ty có thể linh hoạt lựa chọn vị trí của “văn phòng 0m2”:

• Muốn nâng cao hình ảnh, giá trị thương hiệu, thể hiện sức mạnh về tài chính của công ty, ngân sách khoảng 30.000.000 VND/năm: nên lựa chọn thuê văn phòng ảo tại các tòa nhà hạng A sang trọng: Bitexco, Landmark 81, Deutsches Haus,...

• Tìm một “địa chỉ đẹp” để đăng ký kinh doanh, không gian chuyên nghiệp và giao thông thuận tiện khi đón tiếp khách hàng với ngân sách dưới 6.000.000 (VND/năm): A Space Office Building, 3 Bees Tower,...

• Đối với các công ty tài chính, chứng khoán, bảo hiểm,... kinh doanh sản phẩm, dịch vụ có giá trị cao nên lựa chọn văn phòng ảo tại trung tâm các Quận 1, Quận 3, Quận 2 sẽ tạo được ấn tượng mạnh cũng như nâng cao được sự uy tín của thương hiệu, doanh nghiệp bởi chi phí thuê tại đây cao hơn các khu vực khác. Điển hình là Quận 1, gói thuê cơ bản có thể lên đến 1.690.000 VND/tháng.

8.6. Nắm Rõ Các Điều Luật Quy Định Đối Với Văn Phòng Cho Thuê

Cần tìm hiểu và nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên: bên thuê văn phòng ảo và bên cho thuê để tranh xảy ra những vấn đề tranh chấp hay mâu thuẫn không đáng có, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như sự vận hành chung của công ty. Theo Luật kinh doanh Bất động sản 2024 có thể khái quát như sau:

Bên cho thuê: Trích từ Điều 9

Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, có ngành nghề kinh doanh là Bất động sản.Trừ trường hợp các cá nhân kinh doanh BĐS quy mô nhỏ (quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này).

Bên thuê: Trích từ Điều 15

• Đối tượng được thuê: Tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, (quy định tại khoản 5 Điều 10).

• Quyền lợi: Yêu cầu bên bán, cho thuê mua bảo hành theo thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của pháp luật; Có quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng kể từ thời điểm đã thanh toán đủ tiền cho bên cho thuê mua.

Dự án cho thuê: Trích từ Điều 11 & Điều 20

• Dự án bất động sản phải phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, được phê duyệt theo quy định của pháp luật.

• Tuân thủ giấy phép xây dựng, được đầu tư xây dựng theo tiến độ, quy hoạch, thiết kế và trong thời hạn thực hiện dự án đầu tư được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận.

Để tìm hiểu một cách rõ ràng cụ thể và chính xác nhất về quyền lợi và nghĩa vụ 2 bên cũng như quy định về Bất động sản,, quý khách hàng có thể tham khảo thêm về Luật Kinh doanh bất động sản 2024.

9. Mô Hình Văn Phòng Ảo Khác Thuê Văn Phòng Truyền Thống Ra Sao?

Để giúp quý khách hàng, công ty hiểu rõ hơn về loại hình văn phòng mới mẻ này, cùng điểm qua 6 điểm khác nhau chính giữa văn phòng ảo (Virtual Office) và văn phòng cho thuê thông thường (Traditional Office).

Đặc điểm	Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo TPHCM	Dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống TPHCM
Mục đích sử dụng chủ yếu	Văn phòng đại diện, nhận thư từ, tiếp khách. Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, giao dịch. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và sự uy tín.	Làm địa điểm đăng ký giấy phép kinh doanh. Tạo nên một “không gian làm việc thực tế” chuyên nghiệp. Chú trọng về không gian làm việc và các tiện ích văn phòng đi kèm hơn.
Khách hàng mục tiêu	Nhóm Freelancer cùng nhau hợp tác là dự án, không có địa chỉ làm việc cố định. Doanh nghiệp nước ngoài cần đặt văn phòng đại diện quy mô nhỏ (thường có 1 - 2 nhân viên). Doanh nghiệp sản xuất muốn tìm một địa chỉ “đẹp” để tăng sự chuyên nghiệp. Các công ty muốn mở rộng mạng lưới kinh doanh với chi phí thấp (Startup, SMEs).	Các công ty có quy mô nhân sự trên 20 người. Các công ty quốc tế lớn muốn xây dựng trụ sở mang đậm dấu ấn của thương hiệu. Doanh nghiệp có nguồn vốn mạnh, muốn tìm kiếm không gian rộng rãi, có thể tập hợp tất cả phòng ban tại 1 địa điểm để thuận tiện trong việc vận hành.
Chi phí thuê	Tiết kiệm với chi phí chỉ từ 290.000 VNĐ/tháng/công ty cho gói sản phẩm cơ bản (văn phòng ảo Tân Bình). Với gói thuê kèm 1 chỗ ngồi làm việc cố định, giá chỉ 2.400.000/tháng (văn phòng ảo Quận 7 - A Space Office), mà không phải tốn thêm các phí đi kèm như: quản lý, điện nước, pantry, gửi xe,...	Chi phí thuê thấp nhất dao động ở mức 175.000 VND m2/tháng (*). Doanh nghiệp sẽ phải mất thêm chi phí cho các khoản như: dịch vụ văn phòng, điện nước, internet, gửi xe, điện lạnh,...
Không gian	Hầu hết các công ty sử dụng mô hình này sẽ không làm việc trực tiếp tại đây.  Vì thế, không gian của văn phòng ảo sẽ theo hướng tối giản bao gồm các thiết bị văn phòng cơ bản.	Tùy theo nhu cầu và ngân sách mà công ty tự lựa chọn diện tích thuê, thiết kế, nội thất trang bị,... Khách thuê cần lưu ý về diện tích đón nắng, hướng sáng, hệ thống điện lạnh,... để có không gian làm việc thoải mái
Thời gian làm việc	Thời gian đón tiếp khách hàng, làm việc của đội ngũ lễ tân và nhân viên tại văn phòng ảo sẽ giới hạn trong thời gian làm việc của tòa nhà. Thông thường sẽ vào khung giờ: 8h - 17h.	Thời gian làm việc sẽ linh hoạt theo thỏa thuận của công ty với bên cho thuê. Thế nên, công ty sẽ linh động hơn trong việc đón tiếp khách hàng, làm việc ngoài giờ của mình. Có thể trước 8h sáng hoặc sau 17h - 18h tối.
Vị trí phân bố văn phòng ảo TPHCM	Hầu như tập trung nhiều ở các khu vực trung tâm TPHCM như: Quận 1, 2, 3, Quận 7 (PMH), Bình Thạnh, Phú Nhuận,...	Phân bố rộng khắp, từ các địa điểm xa trung tâm (Quận 9 cũ, Tân Phú) cho đến trung tâm thành phố (Quận 1, 3, 5,...).

(*) Mức giá thuê sàn theo đội ngũ Arental Vietnam tổng hợp được từ các trang đăng tin BĐS uy tín cho ra mức giá 7 USD/m2/tháng ~ 175.000 VND/m2/tháng)

Nhìn chung thì 2 loại hình văn phòng cho thuê TPHCM được phân tích qua bảng trên sẽ có những điểm khác nhau nhất định, tùy thuộc vào mục đích, nhu cầu của mỗi công ty. Vậy đâu là nhóm khách hàng chủ yếu của loại hình văn phòng ảo này? Cùng Arental trả lời câu hỏi này nhé!

10. Gợi Ý TOP 5+ Văn Phòng Ảo TPHCM Hiện Đại, Chuyên Nghiệp

Văn phòng ảo cho thuê khu vực TPHCM hiện nay rất phát triển với ngày càng nhiều đơn vị cung ứng, nổi bật có thể kể đến như: Arental Vietnam, Replus, 5S Office,... với mức giá cạnh tranh từ 290.000 VND/tháng đến 1.600.000 VND/tháng.

STT	Tên	Địa chỉ văn tòa nhà cho thuê văn phòng ảo	Mức giá thuê khởi điểm (VND/tháng)
1	Arental Vietnam - 3 Bees Tower	Số 281, Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 10, Quận Phú Nhuận, HCM.	399.000
2	Arental Vietnam - A Space Office Building	Số 1B, Đường số 30, Phường An Khánh, Quận 2, Tp. Thủ Đức, HCM.	399.000
3	Arental Vietnam - A Space Office Building	Số 36, Đường Hưng Gia 1, Phường Tân Phong, Quận 7, HCM (thuộc KĐT Phú Mỹ Hưng).	399.000
4	Arental Vietnam - Tân Bình	Số 92A-94, Đường Bạch Đằng, Quận Tân Bình, HCM.	290.000
5	Arental Vietnam - Nguyễn Thị Minh Khai	Tầng 12B - Số 180, Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, HCM.	686.000
6	Regus Mê Linh Point	Số 02, Đường Ngô Đức Kế, Phường Bến Nghé, Quận 1, HCM.	900.000

11. Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo (Văn Phòng Đại Diện), Địa Chỉ Đăng Ký Kinh Doanh TPHCM Chuyên Nghiệp

Đơn vị Arental Vietnam chúng tôi với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động, quản lý và vận hành tòa nhà cho thuê với đa dạng 4 loại hình văn phòng đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng: văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, thuê sàn truyền thống và đặc biệt là hệ thống 5 văn phòng ảo tại khu vực trung tâm:

• A Space Office Building Quận 2: Số 1B, Đường số 30, Phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, HCM.

• A Space Office Building Quận 7: Số 36, Đường Hưng Gia 1, Phường Tân Phong, Quận 7, HCM (thuộc KĐT Phú Mỹ Hưng).

• 3 Bees Tower - Số 281, Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 10, Quận Phú Nhuận, HCM.

• Tân Bình: Số 92A-94, Đường Bạch Đằng, Quận Tân Bình, HCM.

• Quận 3: Số 180, Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, HCM.

Nếu quý khách hàng đang quan tâm đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo TPHCM tại Arental Vietnam hoặc cần tư vấn thêm về dịch vụ, sản phẩm, hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên chúng tôi qua thông tin bên dưới để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!

Thông tin liên hệ tại trụ sở chính:

Arental Vietnam - Đơn vị quản lý và vận hành dịch vụ cho thuê văn phòng. 

• Địa chỉ: Số 1B, đường 30, Phường An Khánh, Quận 2, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Mính.

• Website: https://www.arental.vn

• Facebook: https://www.facebook.com/arentalvietnam

• Số điện thoại: 098 7260 333.