Tổng Hợp 3 Cách Tính Phí Thuê Văn Phòng Ngoài Giờ Và 4 Yếu Tố Ảnh Hưởng

Tổng hợp các thông tin về cách tính và yếu tố ảnh hưởng đến mức phí ngoài giờ khi sử dụng dịch vụ văn phòng cho thuê.

Cách tính phí ngoài giờ thuê văn phòng là phương pháp giúp chủ doanh nghiệp tính toán, tối ưu khoản chi phí phát sinh khi thuê văn phòng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có xu hướng tăng ca, làm thêm ngoài giờ. Đọc ngay bài viết để chủ doanh nghiệp nắm được 3 cách tính chi phí thuê văn phòng ngoài giờ từ phòng riêng tới thiết bị, kèm theo 4 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhằm tối ưu thời gian làm việc của văn phòng cho thuê.

Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Là Gì? Có Ảnh Hưởng Nhiều Đến Ngân Sách Thuê Văn Phòng Không?

Đây là một khoản chi phí phát sinh khi sử dụng văn phòng ngoài khung giờ làm việc tiêu chuẩn. Thông thường, phí này bắt đầu được tính sau 18h hoặc 19h, tùy theo quy định của tòa nhà. Đây cũng là loại chi phí phát sinh tác động nhiều đến ngân sách/chi phí thuê hàng tháng của công ty.

Chi phí làm việc ngoài giờ thường bao gồm: tiền vệ sinh, tiền điện, gửi xe, tiền lương cho các nhân viên tòa nhà làm việc ngoài giờ,... dựa trên cơ sở các loại chi phí khi thuê văn phòng đó mà chủ tòa/đơn vị cho thuê đưa ra đơn giá thuê văn phòng ngoài giờ.

Việc phát sinh loại phí này làm ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách thuê không gian làm việc, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thường xuyên làm việc muộn, bởi vì nó tác động đến tổng chi phí thuê văn phòng mỗi tháng. Vì thế, quý doanh nghiệp có thể áp dụng 3 cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng mà Arental Vietnam chia sẻ để lập kế hoạch tài chính giúp đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách dự tính.

3 Cách Tính Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Phổ Biến

Mỗi tòa nhà văn phòng sẽ có quy định khác nhau dẫn đến cách tính phí (giá) ngoài giờ khi thuê văn phòng khác nhau sẽ có sự khác nhau. Nhưng nhìn chung, có 3 cách tính phí làm việc ngoài giờ phổ biến mà doanh nghiệp nên lưu ý là tính phí theo phòng riêng, theo diện tích và theo thiết bị sử dụng.

Cách Tính Theo Phòng Riêng

Đây là cách tính đơn giản, được sử dụng phổ biến ở nhiều đơn vị cho thuê hiện nay. Cách tính sẽ tùy vào loại văn phòng thuê, được sử dụng ngoài giờ hành chính, có công thức như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = mức phí đã quy định cho 1 giờ làm việc x số giờ làm việc.

Cụ thể, mỗi phòng sẽ được bên cho thuê setup về số lượng thiết bị, máy móc khác nhau, tùy thuộc vào diện tích cũng như nhu cầu của chủ thuê (truyền thống, trọn gói), điều này sẽ ảnh hưởng đến mức phí ngoài giờ, phí này sẽ quy định cố định theo thỏa thuận, hợp đồng ban đầu.

Ví dụ, chi phí phí sử dụng văn phòng ngoài giờ tại Arental Vietnam được tính theo từng loại phòng, sẽ có mức giá khác nhau vào 2 khung giờ sau, tùy vào sự thương lượng khi ký kết giữa hai bên.

• Ngoài giờ hành chính T2 -T7.

• Làm ngoài giờ vào ngày chủ nhật.

Cách Tính Theo Diện Tích

Đây là cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng dựa vào tổng diện tích văn phòng mà doanh nghiệp thuê, có công thức như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = diện tích sử dụng văn phòng thuê (m2) x đơn giá thuê (VND/m2/giờ) x số giờ làm việc.

Ví dụ, giả sử phí làm việc ngoài giờ là 3.300 VND/m2/giờ, diện tích sử dụng là 300m2, và số giờ làm thêm là 2 tiếng. Chi phí thuê văn phòng ngoài giờ sẽ được tính như sau:

3.300 x 300 x 2 = 1.980.000 VND.

Với cách tính phí làm việc ngoài giờ dựa vào diện tích, thường áp dụng trong trường hợp các văn phòng có sự bố trí đồng đều giữa các không gian với nhau về số lượng đèn chiếu sáng, thiết bị văn phòng,...để đảm bảo tối ưu được ngân sách phải chi trả theo diện tích.

Chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mức giá ngoài giờ phụ thuộc vào diện tích sử dụng (diện tích càng lớn thì chi phí bỏ ra càng cao), vì thế có thể thương lượng với bên cho thuê để tối ưu mức giá so với diện tích.

Ví dụ: doanh nghiệp thuê diện tích dưới 300m2, đơn giá 2.500 VND/m2/giờ, ngược lại thuê diện tích trên 300m2, đơn giá lên tới 4.000 VND/m2/giờ.

Cách Tính Theo Thiết Bị

Đối với cách tính này, chỉ dựa trên số lượng và loại thiết bị sử dụng trong thời gian làm thêm, có công thức như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = đơn giá thuê theo thiết bị x số lượng thiết bị x số giờ làm việc.

Ví dụ, chủ doanh nghiệp thuê văn phòng với diện tích 150m2 và sử dụng 3 họng điều hòa (FCU) thêm 2 tiếng mỗi ngày trong suốt một tháng, phí ngoài giờ trong hợp đồng là 400.000 VND/FCU/giờ, thì cách tính phí làm việc ngoài giờ khi thuê văn phòng cho 1 tháng được tính như sau:

(400.000 x 3 x 2) x 30 = 72.000.000 VND.

Tuy nhiên, cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ theo thiết bị thường được áp dụng cho các bên cho thuê sàn diện tích lớn từ 250m2 trở lên, thường ở các tòa nhà hạng A, B bởi vì đặc thù của tòa nhà phải đáp ứng những tiêu chí: hệ thống ống điều hòa, thông gió, chiếu sáng sử dụng theo từng tầng, phòng, không bật riêng lẻ theo khu vực.

1. Riêng đối với các tòa nhà hạng C, có quy mô nhỏ, chủ tòa nhà thường có xu hướng lắp máy điều hòa cục bộ (máy lạnh treo tường) và có đồng hồ điện mỗi phòng, khi làm việc ngoài giờ, điện năng được đo theo đồng hồ điện, chủ thuê sẽ thanh toán chi phí đó.
2. Mặc dù vậy, cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng theo thiết bị có điểm trội ở việc nếu doanh nghiệp ít có nhu cầu phải tăng ca, làm việc ngoài giờ hoặc có thể làm việc ngoài giờ không sử dụng máy điều hòa, thì chi phí này tòa nhà sẽ không tính. Ngược lại nếu doanh nghiệp liên tục tăng ca, thì chi phí này bắt buộc phải phụ thu.

4 Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Phí Làm Việc Ngoài Giờ Văn Phòng

Để tối ưu được mức chi phí đầu tư, chủ doanh nghiệp tham khảo thêm 4 yếu tố ảnh hưởng đến phí làm việc ngoài giờ văn phòng sau đây:

• 1. Khả năng thương thảo: Phụ thuộc vào kinh nghiệm thương lượng về phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng với chủ tòa nhà, điều này giúp giảm bớt chi phí ngoài giờ. Doanh nghiệp có thể thương lượng các điều khoản ưu đãi, từ đó tiết kiệm được một phần chi phí phát sinh.

• 2. Lĩnh vực kinh doanh: Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bắt buộc làm việc theo giờ hành chính của quốc gia khác, chẳng hạn công ty phát triển phần mềm công nghệ, làm việc theo múi giờ đối tác nước ngoài, thì bắt buộc phải thường xuyên làm ngoài giờ hành chính và chịu phí làm làm việc ngoài giờ ở mức cao.

• 3. Số lượng thiết bị và công suất hoạt động: Số lượng thiết bị và mức công suất sử dụng trong văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng, vì sử dụng nhiều thiết bị tiêu thụ năng lượng cao, như hệ thống điều hòa, bắt buộc chi trả nhiều hơn cho thời gian làm việc ngoài giờ.

• 4. Mô hình văn phòng chọn thuê: Văn phòng theo mô hình truyền thống hoặc có không gian rộng lớn thường đòi hỏi nhiều thiết bị và dịch vụ hơn, dẫn đến chi phí thuê ngoài giờ cao hơn. Ngược lại, các văn phòng riêng trọn gói, không gian nhỏ hơn hoặc mô hình Co-working space sẽ có mức thấp hơn.

Nắm rõ được 4 yếu tố ảnh hưởng này, song song với việc áp dụng cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng phù hợp, không chỉ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tốt ngân sách mà còn đưa ra những quyết định thuê văn phòng phù hợp, tối ưu hóa chi phí làm việc ngoài giờ.

Tổng Hợp Phí Làm Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Tại Các Phân Khúc Tòa Nhà A, B, C

Với mỗi phân khúc tòa nhà, sẽ có những tiện ích, dịch vụ khác nhau, đồng thời mức chi phí làm việc ngoài giờ văn phòng cũng tăng giảm khác nhau. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo bảng dưới đây về mức phí thuê văn phòng ngoài giờ từng phân khúc A, B, C, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng ước tính được chi phí bỏ ra theo phân khúc tòa nhà đang hoặc dự định thuê.

Lưu ý: Thông tin về mức phí thuê văn phòng ngoài giờ tại các phân khúc tòa nhà A, B, C chỉ mang tính chất tham khảo. Mức phí thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí, tiện ích của từng tòa nhà và thỏa thuận trong hợp đồng thuê, nên chủ doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với chủ tòa nhà để có thông tin chính xác hơn.

Dựa vào bảng phân khúc tòa nhà A, B, và C, cho thấy mức phí thuê ngoài giờ giữa các hạng văn phòng/tòa nhà có sự khác nhau đáng kể. Các tòa nhà hạng A, thường nằm ở vị trí trung tâm, thiết bị hiện đại, tiện ích và dịch vụ cao cấp, nên phí ngoài giờ sẽ cao hơn. Ngược lại, các tòa nhà hạng B và C, sẽ tập trung vào việc cung cấp tiện ích, dịch vụ giúp tối ưu chi phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Cách Tính Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Ngoài Giờ

Câu 1: Nếu văn phòng của chủ doanh nghiệp được lắp đặt đồng hồ điện riêng thì có cần phải đóng phí làm việc việc ngoài giờ nữa không?

Có, vì bên cạnh việc chi trả cho tiền điện thì phí này còn dùng để chi trả cho các dịch vụ khác như vệ sinh, bảo vệ, giữ xe,... để đảm bảo sự vận hành hiệu quả của tòa nhà trong thời gian hoạt động ngoài giờ.

Câu 2: Tôi có thể giảm thiểu phí sử dụng văn phòng ngoài giờ khi thuê không và bằng cách nào?

Chủ doanh nghiệp có thể thương lượng với chủ tòa nhà để giảm phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng hoặc tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị và không gian trong giờ làm việc chính thức để hạn chế nhu cầu làm việc ngoài giờ.

Câu 3: Doanh nghiệp có thể chọn chỉ sử dụng một phần văn phòng ngoài giờ không?

Có thể, một số tòa nhà cho phép doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần nhỏ của văn phòng như phòng họp hoặc một khu vực cụ thể, và tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng dựa trên không gian đó. Điều này có thể giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng một phần văn phòng.

Tóm lại, việc hiểu rõ 3 cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn giúp chủ doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt hơn cho các quyết định thuê văn phòng. Hy vọng rằng với những thông tin trên, chủ doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu thuê văn phòng.