Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng| Cách Tính, Quy Định Và Hạch Toán

Chi phí thuê văn phòng là yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần nắm vững để quản lý ngân sách hiệu quả. Vậy thuê văn phòng gồm những phí gì? Theo nghiên cứu từ CBRE, chi phí để thuê một văn phòng không chỉ  bao gồm tiền thuê cơ bản mà còn nhiều khoản phí khác như quản lý (5-10% tổng chi phí), bảo trì và tiện ích. Cùng Arental Vietnam tìm hiểu đầy đủ 17 loại chi phí thuê văn phòng và cách tính tổng chi phí để tránh vượt ngân sách dự kiến.

Tìm Hiểu Chi Phí Thuê Văn Phòng Là Gì?

Chi phí thuê văn phòng là tổng hợp tất cả các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần thanh toán để sử dụng một không gian làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Chi phí này không chỉ đơn thuần là tiền thuê mặt bằng mà còn bao gồm rất nhiều khoản chi khác liên quan đến vận hành, tiện ích, dịch vụ và pháp lý đi kèm.

Hiểu rõ và tính toán đầy đủ các loại chi phí thuê văn phòng là điều kiện tiên quyết để:

• Giúp dự trù ngân sách chính xác: tránh tình trạng giá thuê rẻ nhưng tổng chi đắt vì chi phí phụ quá nhiều.

• Tăng khả năng đàm phán với bên cho thuê: Khi bạn biết rõ cấu trúc chi phí thì sẽ thương lượng điều khoản có lợi hơn (ví dụ: miễn phí gửi xe, miễn tiền thuê thời gian thi công,...)

• Đảm bảo hợp lệ khi hạch toán thuế: những khoản chi không có chứng từ, hóa đơn hợp pháp có thể bị loại khi quyết toán thuế.

• Chủ động trong kế hoạch tài chính dài hạn: Tính được chi phí 12 tháng, 24 tháng hay cả vòng đời hợp đồng sẽ giúp bạn lên kế hoạch mở rộng, thu hẹp hoặc chuyển văn phòng dễ dàng hơn.

Để hiểu đúng bản chất của chi phí thuê, bạn nên bắt đầu từ việc tìm hiểu văn phòng là gì và các hình thức cho thuê phổ biến hiện nay.

Chi phí thuê văn phòng thường gồm 4 nhóm chính:

• Chi phí cố định hàng tháng: bao gồm tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ tòa nhà, thuế VAT.

• Chi phí biến đổi theo mức sử dụng: gồm điện, nước, điều hòa, internet, gửi xe, phí làm ngoài giờ,...

• Chi phí thanh toán một lần: như tiền đặt cọc, thi công nội thất, hoàn trả mặt bằng.

• Chi phí từ điều khoản hợp đồng: ví dụ thuế VAT, điều khoản tăng giá thuê theo năm, hoặc biến động tỷ giá nếu hợp đồng tính bằng USD.

Vậy cụ thể những chi phí thuê văn phòng này là gì? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu ở phần tiếp theo.

17 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Doanh Nghiệp Cần Biết

Arental Vietnam xin chia sẻ 17 loại chi phí phổ biến nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần biết bao gồm cả chi phí cố định, biến động theo sử dụng và những khoản phát sinh ít ai để ý nhưng dễ ngốn tiền.

Chi Phí Thuê Văn Phòng Cố Định Hàng Tháng

Đây là chi phí lớn nhất trong tổng ngân sách, được tính theo diện tích thuê (m2) và đơn giá thuê theo USD hoặc VND. Mức giá sẽ thay đổi tùy vào hạng tòa nhà (A, B, C), vị trí địa lý (trung tâm hay ngoại thành) và thời hạn hợp đồng thuê. Thông thường, chi phí này sẽ được thanh toán trả hàng tháng, hoặc theo quý/năm tùy theo thỏa thuận của hai bên. 

Ví dụ, nếu giá thuê văn phòng hạng C quận 2 là 350.000 VND/m2/tháng và bạn thuê 100 m2 thì chi phí thuê cố định hàng tháng sẽ là 35.000.000 VND.

Lưu ý: cách tính diện tích sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền bạn phải trả mỗi tháng. Vì vậy bạn nên tham ngay 2 cách tính diện tích văn phòng đang được áp dụng hiện nay để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Phí Quản Lý Văn Phòng (Dịch Vụ Tòa Nhà)

Phí quản lý hay phí dịch vụ văn phòng cho thuê là một khoản chi phí thuê văn phòng bắt buộc nhằm duy trì vận hành và tiện ích chung của tòa nhà như lễ tân, an ninh, bảo trì, vệ sinh, điện hành lang, thang máy, … 

Mức phí quản lý phổ biến hiện nay dao động 3 - 7 USD/m2/tháng và được tính như sau:

• Công thức tính phí quản lý hàng tháng:

Phí quản lý hàng tháng = Đơn giá phí quản lý/m2 x Diện tích thuê (m2)

• Công thức tính phí quản lý hàng năm:

Phí quản lý hàng năm = Phí quản lý hàng tháng x 12 (tháng)

Thuế Giá Trị Gia Tăng 10% Trên Giá Thuê Văn Phòng

Thuế VAT 10% áp dụng trên tổng tiền thuê và phí dịch vụ nếu thuê từ doanh nghiệp có xuất hóa đơn VAT. 

Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng sẽ được tính theo công thức:

Thuế VAT = (Giá thuê văn phòng + Phí quản lý/dịch vụ) x Thuế suất VAT (10%)

Ví dụ, khi thuê văn phòng trọn gói 25m2 tại Arental Vietnam quận 2 với giá thuê đã bao gồm phí quản lý và phí dịch vụ là 16.000.000 VND/tháng, thì thuế VAT 10% sẽ được tính như sau:

Thuế VAT = 16.000.000 x 10% = 1.600.000 VND

Xem chi tiết quy định và lưu ý về thuế VAT khi thuê văn phòng.

Tiền Điện Sử Dụng Điều Hòa

Một số tòa nhà sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm và tính riêng khoản điện năng này. Cách tính phổ biến là theo diện tích (USD/m2) hoặc theo giờ sử dụng. Mức phí thường dao động từ 1 - 1.5 USD/m2/tháng.

Nếu bạn thường xuyên OT thì nên thương lượng dùng máy lạnh riêng để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng.

Tiền Điện Tiêu Thụ Nội Bộ

Chi phí điện cho thiết bị văn phòng sẽ bao gồm: đèn chiếu sáng, máy tính, máy in, điều hòa riêng,.. và được tính dựa theo mức sử dụng thực tế theo công tơ điện riêng. Mức đơn giá điện tại các tòa nhà trung bình thường từ 2.500 - 4.937 VND/kwh.

Ví dụ: Nếu bạn thuê văn phòng khoảng 25m2 thì tiền điện hàng tháng sẽ khoảng 300.000 VND (đây là ước tính mức phí trung bình từ thực tế các đơn vị thuê văn phòng ở Arental Vietnam trong hơn 6 năm qua).

Để biết thêm thông tin chi tiết bạn có thể tham khảo cách tính giá điện cho thuê văn phòng để lập kế hoạch ngân sách chính xác.

Tiền Nước Sinh Hoạt

Chi phí này áp dụng khi văn phòng có pantry, toilet riêng hoặc sử dụng nước tách biệt với tòa nhà. Cách tính sẽ theo đồng hồ nước riêng hoặc bình quân đầu người. Hiện nay, hầu hết các tòa nhà hạng A, B, C đều đã gộp phí nước chung trong phí dịch vụ.

Phí Viễn Thông, Internet

Gồm cước thuê bao internet, điện thoại, thi công mạng nội bộ (nếu có). Khi thuê sàn trống, chi phí này doanh nghiệp tự chi trả cho nhà cung cấp, không liên quan đến tòa nhà. 

Còn với các dịch vụ văn phòng hiện đại như: trọn gói, chia sẻ thì doanh nghiệp không cần bận tâm vì phí internet đã bao gồm trong giá thuê.

Phí Gửi Xe Máy Và Ô Tô

Đây là khoản chi phí thuê chỗ đậu xe cho nhân viên hoặc khách hàng trong khuôn viên tòa nhà, được tính theo số lượng đăng ký. Mức phí thông thường:

• Xe máy: 100.000 - 200.000 VND/xe/tháng.

• Ô tô: 2.000.000 - 5.000.000 VND/xe/tháng.

Hãy hỏi rõ sức chứa, hạn mức xe tối đa cho văn phòng làm việc được thuê trước khi ký kết hợp đồng.

Phí Làm Việc Ngoài Giờ (OT)

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng (OT Fee) là khoản phí tính thêm nếu sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính quy định thường là sau 18h hoặc vào cuối tuần, ngày lễ.

Có 3 cách tính phí làm việc ngoài giờ:

• Tính theo phòng riêng: phí OT = mức phí đã quy định cho 1 giờ làm việc x số giờ làm việc.

• Tính theo diện tích: phí OT = diện tích sử dụng văn phòng thuê (m2) x đơn giá thuê (VND/m2/giờ) x số giờ làm việc.

• Tính theo thiết bị: phí OT = đơn giá thuê theo thiết bị x số lượng thiết bị x số giờ làm việc.

Hãy thương lượng và chọn cách tính phí tối ưu nhất nếu công ty hay làm việc ngoài giờ.

Chi Phí Sử Dụng Tiện Ích Của Doanh Nghiệp

Chi phí này phát sinh trong danh mục chi phí thuê văn phòng khi doanh nghiệp sử dụng các tiện ích tại tòa nhà như: 

• Dịch vụ chuyển tiếp bưu phẩm

• Sử dụng phòng họp/sảnh chung theo giờ

• Lắp đặt bảng tên trước cửa tòa nhà

• Dịch vụ vệ sinh văn phòng

Xem chi tiết các tiện ích văn phòng thường gặp.

Các chi phí này thường được tính theo giờ hoặc tính gói thuê theo tháng. Doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu để cân đối chi phí.

Khoản Tiền Để Đặt Cọc Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Tiền cọc thuê văn phòng là khoản chi khá lớn để đảm bảo điều khoản hợp đồng của bên thuê với bên cho thuê, thường phổ biến là 3 tháng. Số tiền đặt cọc sẽ được hoàn lại khi kết thúc hợp đồng đúng quy định.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp A thuê một sàn văn phòng truyền thống 45m2 tại tòa nhà A Space Quận 7 với giá 18.000.000 VND/tháng và yêu cầu đặt cọc là 3 tháng tiền thuê, thì số tiền cọc cần chuẩn bị sẽ là:

• Số tiền cọc = Giá thuê/tháng x Số tháng cọc

• Số tiền cọc = 18.000.000 x 3 = 54.000.000 VND

Chi Phí Thi Công, Setup Nội Thất

Là khoản chi phí đầu tư ban đầu để cải tạo không gian làm việc theo nhu cầu doanh nghiệp. Bao gồm các khoản như: sàn, trần, vách ngăn, hệ thống điện, mạng, đèn và nội thất.

Với kinh nghiệm thực tế của Arental Vietnam thì tổng chi phí thi công, trang bị nội thất cho văn phòng 100m2 có thể mất 200 - 500 triệu VND.

Phí Dịch Vụ Trong Thời Gian Thi Công Nội Thất

Dù được miễn tiền thuê trong thời gian thi công, nhiều tòa nhà vẫn thu phí dịch vụ vận hành, mức phí có thể rẻ hơn mức thông thường là 3 - 7 USD/m2/tháng. Quý doanh nghiệp nên xác định rõ thời gian setup để có thỏa thuận và dự trù chi phí hợp lý.

Phí Hoàn Trả/Bàn Giao Hiện Trạng

Đây là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng thuê và phải khôi phục mặt bằng về hiện trạng ban đầu. Các hạng mục thường bao gồm: sơn lại tường, tháo dỡ vách ngăn, thiết bị lắp thêm, nội thất tự lắp đặt,…

Dù tự thực hiện hay thuê bên thứ ba, khoản phí này vẫn là điều không thể tránh khỏi. Do đó, trước khi thay đổi kết cấu hay cải tạo không gian, doanh nghiệp nên xem xét kỹ các điều khoản hợp đồng và chi phí hoàn trả, để tránh phát sinh không mong muốn về sau.

Mức Phí Tăng Giá Thuê Định Kỳ Theo Năm

Với các hợp đồng thuê dài hạn (trên 1 năm), nhiều tòa nhà sẽ áp dụng mức điều chỉnh giá thuê định kỳ theo thỏa thuận. Tỷ lệ tăng phổ biến dao động từ 3% – 10% mỗi 1–3 năm (hoặc tăng dựa vào chỉ số CPI), tùy chính sách từng chủ đầu tư.

Ví dụ: Tăng 5% sau mỗi 2 năm thuê.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ điều khoản điều chỉnh giá và tính vào ngân sách dài hạn ngay từ đầu để tránh phát sinh bất ngờ trong quá trình thuê.

Sự Chênh Lệch Về Tỷ Giá Hối Đoái

Nhiều hợp đồng thuê văn phòng tại TP.HCM được báo giá bằng USD, nhưng thanh toán bằng VND theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm trả tiền. Nếu tỷ giá tăng, chi phí thuê thực tế cũng tăng theo.

Giải pháp: Doanh nghiệp có thể thương lượng “khóa tỷ giá” hoặc thanh toán cố định bằng VND để kiểm soát ngân sách dài hạn.

Chi Phí Bảo Hiểm Văn Phòng

Đây là khoản chi để bảo vệ tài sản, thiết bị và hoạt động kinh doanh khỏi rủi ro như cháy nổ, trộm cắp, thiên tai, gián đoạn vận hành…

Một số loại bảo hiểm phổ biến:

• Bảo hiểm tài sản văn phòng

• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

• Bảo hiểm tiền

• Bảo hiểm trách nhiệm cộng đồng

• Bảo hiểm trách nhiệm người thuê

Lưu ý: Nên cân nhắc mua bảo hiểm nếu văn phòng có đầu tư nội thất, máy móc, thiết bị giá trị cao, đặc biệt với các mô hình startup, văn phòng agency hoặc công ty công nghệ.

Cách Tính Tổng Chi Phí Thuê Văn Phòng

Dù đơn giá thuê theo m2 có vẻ hấp dẫn, nhưng đó chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh tổng thể chi phí. Để đưa ra quyết định thuê chính xác, doanh nghiệp cần tính toán tổng chi phí thực tế mỗi tháng/năm, bao gồm toàn bộ các khoản phát sinh kèm theo. 

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, kèm ví dụ minh họa thực tế, giúp bạn dễ dàng ước lượng ngân sách thuê văn phòng một cách đầy đủ và sát nhất với thực tế.

Xác Định Diện Tích Cần Thuê

Trước tiên, doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp:

• Doanh nghiệp nhỏ (5–10 người): 30 – 60m2.

• Doanh nghiệp 15–20 người: 80 – 120m2.

• Diện tích nên bao gồm: khu làm việc, phòng họp, pantry, lối đi, WC (nếu riêng).

• Dự phòng 10–20% diện tích cho tăng trưởng nhân sự trong 1–2 năm.

Tính Tổng Chi Phí Thuê Văn Phòng Hằng Tháng

Công thức tổng chi phí hằng tháng:

Tổng chi = ((Đơn giá thuê mặt bằng + Đơn giá Phí dịch vụ) × Diện tích) x (1 +10%) + Chi phí phụ (OT, điện, gửi xe…)

Ví dụ minh họa:

• Diện tích: 100m2

• Đơn giá thuê: 20 USD/m2

• Phí dịch vụ: 5 USD/m2

• Tiền điện: 2 triệu VNĐ

• Phí gửi xe: 5 nhân viên x 200.000đ = 1 triệu

• Phí làm ngoài giờ: trung bình 1 triệu/tháng

• VAT 10%: áp dụng trên tiền thuê + phí dịch vụ

Tính toán chi tiết:

• Tiền thuê: 100m2 x 20 USD = 2.000 USD

• Phí dịch vụ: 100m2 x 5 USD = 500 USD

• Tổng trước thuế: 2.500 USD (~62,5 triệu VNĐ nếu tỷ giá 25.000đ/USD)

• VAT 10%: 6,25 triệu

• Chi phí phụ: điện (2tr) + gửi xe (1tr) + OT (1tr) = 4 triệu

Tổng cộng hàng tháng:

62,5 triệu + 6,25 triệu (VAT) + 4 triệu = ~72,75 triệu VNĐ/tháng

Dự Trù Chi Phí Ban Đầu (Setup)

Các khoản cần chuẩn bị ngay khi ký hợp đồng:

Tổng chi ban đầu có thể lên tới: ~750 – 800 triệu VNĐ (tùy thiết kế và mức đầu tư).

Dự Toán Chi Phí Thuê Trong 1 Năm

Tổng chi phí = (Chi phí hàng tháng x 12) + Chi phí ban đầu (phân bổ)

Ví dụ:

• Chi phí hàng tháng: ~73 triệu VNĐ

• Chi phí ban đầu: ~750 triệu (phân bổ 50%) = 375 triệu

Tổng ngân sách 1 năm = 73 x 12 + 375 = 1,251 tỷ VNĐ

Hãy luôn dự phòng thêm 5 – 10% ngân sách (tương đương ~125 triệu trong ví dụ này) để xử lý các phát sinh như tăng giá điện, điều chỉnh phí dịch vụ, sửa chữa nội thất.

Bạn có thể tham khảo thêm: cách tính giá cho thuê văn phòng chính xác, đầy đủ.

Rất nhiều doanh nghiệp trả hàng trăm triệu cho chi phí thuê mỗi năm nhưng vẫn bị loại khi quyết toán thuế chỉ vì thiếu hóa đơn, thiếu hợp đồng, hoặc sai sót nhỏ trong thủ tục. Vậy điều kiện nào để chi phí thuê văn phòng được xem là hợp lệ? Phần tiếp theo sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định và tránh sai lầm tốn kém.

Quy Định Về Chi Phí Thuê Văn Phòng

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể các quy định quan trọng về tính hợp lệ, mức thuê dưới 100 triệu, thuế liên quan và cách xử lý khi không có hóa đơn.

Quy Định Chi Phí Thuê Văn Phòng Hợp Lệ

Để một khoản chi phí thuê văn phòng được xem là hợp lệ và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ 3 điều kiện sau theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC:

1. Có hợp đồng thuê hợp pháp

• Hợp đồng thuê văn phòng cần thể hiện rõ thông tin bên thuê – bên cho thuê, thời hạn, địa điểm, đơn giá, nghĩa vụ các bên.

• Nên có chữ ký, dấu (nếu có) và công chứng nếu thuê từ cá nhân.

2. Có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ

• Nếu thuê từ công ty: cần hóa đơn VAT cho từng kỳ thanh toán.

• Nếu thuê từ cá nhân: cần chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (GTGT, TNCN). Xem thêm: nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng.

• Khoản thanh toán > 20 triệu đồng/lần phải chuyển khoản qua ngân hàng.

3. Chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh

• Văn phòng thuê phải phục vụ hoạt động của doanh nghiệp (trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện…).

• Không được thuê để cho cá nhân sử dụng riêng (vd: nhà ở giám đốc).

Với trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng không đăng ký trên GPKD để tiết kiệm chi phí thì cần xem kỹ quy định chi phí thuê văn phòng không đăng ký trên GPKD để được hạch toán hợp lệ.

Quy Định Về Chi Phí Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện như vừa đề cập ở phần trên. Theo quy định hiện hành (Thông tư 40/2021/TT - BTC), nếu tổng tiền thuê dưới 100 triệu đồng/năm thì không phải nộp thuế TNDN và GTGT.

Xem chi tiết hơn về mẹo tìm thuê văn phòng dưới 100 triệu cũng như các cách tối ưu chi phí qua bài: chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu.

Quy Định Về Thuế Phí Cho Chi Phí Thuê Văn Phòng

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại thuế liên quan để kê khai và khấu trừ đúng quy định:

a) Thuế giá trị gia tăng (VAT)

• Thuê từ công ty có pháp nhân: VAT 10% – được xuất hóa đơn và khấu trừ thuế đầu vào.

• Thuê từ cá nhân > 100 triệu/năm: VAT 5% – doanh nghiệp nộp thay và được khấu trừ nếu có đủ chứng từ.

b) Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Áp dụng 5% trên tổng tiền thuê khi thuê từ cá nhân > 100 triệu/năm.

• Doanh nghiệp đóng thay cho bên cho thuê, sau đó đưa vào chi phí hợp lệ.

c) Trường hợp miễn thuế

• Thuê từ cá nhân < 100 triệu/năm: Miễn cả VAT và TNCN.

• Tuy nhiên, vẫn nên khai báo để cơ quan thuế xác nhận miễn và lưu hồ sơ hợp lệ.

Xem chi tiết: Chi phí thuê văn phòng thuế suất bao nhiêu

Quy Định Chi Phí Thuê Văn Phòng Không Có Hóa Đơn

Một số doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân hoặc chủ nhà không xuất hóa đơn, dẫn đến rủi ro chi phí bị loại khi quyết toán thuế.

Cách xử lý hợp lý nhất:

• Lập hợp đồng thuê đầy đủ, ký tên cả hai bên.

• Doanh nghiệp kê khai và nộp thuế thay (VAT, TNCN) cho cá nhân nếu vượt ngưỡng 100 triệu/năm.

• Sau khi nộp, lấy chứng từ nộp thuế để làm căn cứ chi phí.

• Thanh toán qua tài khoản ngân hàng (không dùng tiền mặt nếu > 20 triệu/lần).

• Lưu trữ hồ sơ: hợp đồng + phiếu chi + chứng từ nộp thuế + chứng từ chuyển khoản.

Quý doanh nghiệp nên nhớ: Không có hóa đơn và không có chứng từ thuế thì chi phí thuê có thể bị xuất toán 100% khi kiểm tra thuế.

Hướng Dẫn Cách Hạch Toán Chi Phí Thuê Văn Phòng

Khi doanh nghiệp đã xác định rõ các khoản chi phí thuê văn phòng và đảm bảo chúng hợp lệ về mặt pháp lý, bước tiếp theo không thể bỏ qua là ghi nhận các chi phí này đúng cách trong sổ sách kế toán.

Việc hạch toán đúng không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí hoạt động, mà còn là cơ sở để khấu trừ thuế VAT và tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Các nguyên tắc hạch toán cơ bản cần nhớ:

• Hạch toán đúng tài khoản: Chi phí thuê văn phòng thường được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc phân bổ qua TK 242 nếu là chi phí trả trước cho nhiều kỳ.

• Ghi nhận đúng thời điểm: Với hợp đồng thuê dài hạn, nếu trả tiền trước 6 tháng hoặc 1 năm thì cần phân bổ theo từng tháng, không ghi nhận toàn bộ vào thời điểm thanh toán.

• Chứng từ hợp lệ đi kèm: Mọi khoản chi phí cần có hợp đồng thuê, hóa đơn VAT (hoặc chứng từ nộp thuế nếu thuê từ cá nhân), và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu trị giá > 20 triệu đồng.

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng sẽ có nhiều tình huống chi tiết hơn tùy vào hình thức thuê, cách thanh toán và đối tượng cho thuê (công ty hay cá nhân). Xem hướng dẫn chi tiết, từng bước, từng bút toán cụ thể trong bài viết: cách hạch toán chi phí thuê văn phòng đầy đủ các trường hợp.    

Lưu Ý Về Chi Phí Thuê Văn Phòng

Chi phí thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng lại là khoản dễ phát sinh vượt ngân sách nếu doanh nghiệp không tính đủ – không quản đúng. Dưới đây là lưu ý những sai lầm phổ biến nhất bạn cần tránh:

• Chỉ nhìn vào giá thuê niêm yết mà quên chi phí đi kèm: dịch vụ, điện, nước, gửi xe, OT, hoàn trả... khiến tổng chi thực tế cao hơn 15–30% so với dự toán. Giải pháp: Luôn tính giá thuê gộp (gross) để phản ánh đúng tổng chi phí phải trả mỗi tháng. Bạn có thể tham khảo thêm giá net và gross là gì.

• Không dự trù chi phí ban đầu và hoàn trả: Đặt cọc, thi công, hoàn trả mặt bằng có thể lên tới hàng trăm triệu. Giải pháp: Tính đầy đủ các khoản chi “một lần” ngay từ giai đoạn khảo sát và thương lượng hợp đồng.

• Bỏ qua điều khoản tăng giá hoặc tỷ giá USD: Giá thuê có thể tăng 5–10%/năm hoặc theo tỷ giá. Giải pháp: Hỏi rõ điều khoản tăng giá và đề xuất cố định giá thuê hoặc quy đổi VND ổn định trong suốt thời hạn thuê.

• Thuê sai diện tích: Quá rộng thì lãng phí, quá chật thì sớm phải chuyển văn phòng. Giải pháp: Ước tính diện tích theo số nhân sự hiện tại và 1–2 năm tới, cộng thêm 10–20% diện tích dự phòng là vừa đủ.

• Không thương lượng ưu đãi: Bỏ lỡ cơ hội miễn phí gửi xe, làm ngoài giờ, tháng thuê đầu. Giải pháp: Chủ động đàm phán các ưu đãi này, đặc biệt khi thuê diện tích lớn hoặc thời hạn dài.

• Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Khi quyết toán thuế, việc thiếu hợp đồng, hóa đơn VAT hoặc chứng từ chuyển khoản sẽ khiến chi phí thuê bị loại. Giải pháp: Thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ thuê văn phòng, bao gồm cả biên lai nộp thuế nếu thuê từ cá nhân.

• Không dự phòng ngân sách cho phát sinh: OT đột xuất, điện điều hòa tăng, sửa chữa nhỏ, phí dịch vụ thay đổi... đều có thể đội chi phí lên nhanh chóng. Giải pháp: Luôn để ra 5 – 10% ngân sách thuê để dự phòng, đảm bảo tài chính không bị động.

Bạn nên xem thêm các kinh nghiệm thuê văn phòng để đảm bảo tối ưu quyền lợi cho mình.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Tối Ưu Chi Phí

Tại Arental Vietnam, chúng tôi hiểu rằng chi phí thuê văn phòng là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup và đội nhóm linh hoạt. Vì vậy, chúng tôi không chỉ cung cấp văn phòng mà còn đồng hành để tối ưu toàn bộ chi phí thuê cho khách hàng.

Không cần bỏ ra hàng trăm triệu mỗi tháng, doanh nghiệp vẫn có thể sở hữu văn phòng làm việc chuyên nghiệp tại TP.HCM với chi phí tối ưu – minh bạch – không phát sinh cùng Arental Vietnam.

3 hình thức văn phòng dễ quản lý chi phí nhất cho quý khách hàng tại Arental:

Vì sao Arental giúp doanh nghiệp tiết kiệm thật?

• Không tốn chi phí thi công, setup nội thất ban đầu (tiết kiệm 50 – 200 triệu đồng).

• Không phát sinh chi phí vận hành hàng tháng (điện, nước, dịch vụ đã bao gồm).

• Không cần thuê nhân sự lễ tân, IT, bảo trì… giúp cắt giảm chi phí cố định.

• Không rủi ro vượt ngân sách, doanh nghiệp dễ dự trù dòng tiền dài hạn.

Liên hệ Arental Vietnam hotline 0987260333 để được tư vấn gói thuê văn phòng tại TPHCM tối ưu cho ngân sách của bạn.

Giải Đáp Câu Hỏi Thường Gặp Về Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng

Chi phí thuê văn phòng gồm những khoản nào?

Ngoài tiền thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn cần tính đến: phí dịch vụ quản lý, điện nước, OT (làm ngoài giờ), gửi xe, phí thi công, hoàn trả mặt bằng, chi phí phát sinh trong vận hành và thuế VAT.

Làm sao để tính tổng chi phí thuê văn phòng chính xác nhất?

Cần xác định diện tích thuê, đơn giá thuê và các chi phí đi kèm (điện, dịch vụ, OT, gửi xe...), cộng thêm VAT và chi phí một lần ban đầu (đặt cọc, thi công, lắp đặt…). Nên dự phòng thêm 5–10% ngân sách cho các khoản phát sinh.

Trường hợp nào chi phí thuê văn phòng bị loại khi quyết toán thuế?

Các trường hợp phổ biến bị loại:

• Không có hóa đơn hoặc chứng từ thuế nộp thay (khi thuê từ cá nhân).

• Thanh toán bằng tiền mặt > 20 triệu/lần.

• Văn phòng không phục vụ hoạt động kinh doanh (thuê cho mục đích cá nhân).

• Hợp đồng không hợp lệ hoặc không đúng thời gian.

Chi phí thuê văn phòng có được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế không?

Được, nếu đáp ứng đủ: có hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ nộp thuế (khi thuê từ cá nhân), thanh toán không dùng tiền mặt (>20 triệu), và phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Làm sao để kiểm soát tốt chi phí thuê văn phòng?

• Tính tổng chi theo giá thuê gộp, không chỉ nhìn đơn giá.

• So sánh mô hình văn phòng phù hợp ngân sách (ảo – chia sẻ – trọn gói – truyền thống).

• Kiểm tra kỹ hợp đồng: OT, tăng giá, hoàn trả…

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ.

• Dự phòng rủi ro phát sinh.

Kết Luận

Chi phí thuê văn phòng tưởng đơn giản, nhưng nếu không tính đủ - không kiểm soát tốt, doanh nghiệp rất dễ vượt ngân sách, thậm chí mất quyền khấu trừ thuế vì sai sót nhỏ trong hợp đồng hay chứng từ.

Điều quan trọng không chỉ là “thuê giá rẻ”, mà là:

• Biết rõ mình đang chi cho những gì

• Dự trù đúng ngay từ đầu

• Chọn mô hình thuê phù hợp với quy mô và dòng tiền doanh nghiệp

Nếu bạn đang chuẩn bị thuê văn phòng tại TP.HCM, hãy ưu tiên những lựa chọn giúp tối ưu tổng chi phí, minh bạch ngay từ đầu và không phát sinh ẩn. Đó mới là giải pháp thông minh cho một doanh nghiệp phát triển bền vững.

Nếu bạn cần hỗ trợ tính toán chi phí thực tế hoặc chọn mô hình thuê phù hợp? Arental Vietnam sẵn sàng tư vấn miễn phí và đề xuất giải pháp tối ưu ngân sách cho bạn. Đừng ngại liên hệ chúng tôi qua hotline 0987260333 nhé!