Thông Tin Về Phí Ngoài Giờ Văn Phòng, Khi Nào Áp Dụng, Tính Thế Nào?

Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là phương pháp giúp chủ doanh nghiệp tính toán, tối ưu khoản chi phí phát sinh khi thuê văn phòng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có xu hướng tăng ca, làm thêm ngoài giờ. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giúp bạn hiểu rõ phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì, khi nào áp dụng, được tính như thế nào để kiểm soát chi phí hiệu quả ngay từ hợp đồng thuê.

Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Là Gì?

Phí ngoài giờ là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng vượt ngoài khung thời gian làm việc tiêu chuẩn mà tòa nhà quy định. Nói cách khác, nếu bạn cần làm việc sau giờ hành chính, vào buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lễ, tòa nhà có thể tính thêm một khoản phụ phí cho thời gian sử dụng đó.

Mỗi tòa nhà sẽ có quy định riêng về thời gian làm việc chính thức, nhưng thường dao động trong khoảng từ 8h đến 18h các ngày trong tuần, và có thể làm nửa buổi sáng Thứ Bảy. Bất kỳ hoạt động nào diễn ra ngoài các khung giờ này như: tăng ca, tổ chức cuộc họp muộn, vận hành dịch vụ 24/7 đều có khả năng bị tính thêm phí.

Khoản phí ngoài giờ khi thuê văn phòng nhằm bù đắp cho các chi phí vận hành tăng thêm mà tòa nhà phải gánh như điện, điều hòa, thang máy, an ninh hay nhân sự hỗ trợ. Do đó, đây là một chi phí hợp lý, nhưng cũng dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ từ đầu. Với những công ty có tần suất làm việc ngoài giờ cao, khoản phí này có thể ảnh hưởng không nhỏ đến ngân sách vận hành dài hạn.

Khi Nào Doanh Nghiệp Phải Trả Phí Ngoài Giờ?

Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà khoản phí ngoài giờ khi thuê văn phòng thường được áp dụng:

Làm việc sau giờ hành chính

Đây là tình huống gặp nhiều nhất. Hầu hết các tòa nhà văn phòng hiện nay đều giới hạn thời gian làm việc trong khoảng từ 8h đến 18h (có nơi tới 19h), từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Khi doanh nghiệp tổ chức tăng ca vào buổi tối, dù là một nhóm nhân viên nhỏ hay toàn bộ công ty thì tòa nhà có thể tính thêm phí cho thuê văn phòng ngoài giờ, nhằm trang trải các chi phí vận hành tăng thêm như điện chiếu sáng, điều hòa và nhân sự hỗ trợ.

Gợi ý: Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên tăng ca nhưng diện tích sử dụng nhỏ, hãy cân nhắc mô hình cho thuê văn phòng theo giờ để tiết kiệm chi phí.

Làm việc vào cuối tuần hoặc ngày lễ

Một số ngành đặc thù cần hoạt động cả Thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày lễ. Trong trường hợp đó, nếu thời gian làm việc của văn phòng thuê không bao gồm cuối tuần, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí thuê văn phòng làm việc ngoài giờ để sử dụng không gian này đúng theo quy định. Mức phí có thể khác nhau tùy vào thời gian sử dụng (ngày thường với lễ Tết) và từng chính sách cụ thể của tòa nhà.

Tổ chức họp, sự kiện hoặc đào tạo ngoài giờ

Không ít doanh nghiệp tận dụng thời gian ngoài giờ hành chính để tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, họp chiến lược hoặc các sự kiện nội bộ vào buổi tối hoặc cuối tuần. Dù không phục vụ cho công việc thường nhật, nhưng các hoạt động này vẫn được xem là sử dụng văn phòng ngoài giờ và có thể bị tính phí nếu tòa nhà áp dụng chính sách cụ thể.

Doanh nghiệp hoạt động theo mô hình 24/7

Với các công ty quốc tế, trung tâm chăm sóc khách hàng, đơn vị công nghệ phục vụ thị trường đa múi giờ,… việc làm việc liên tục 24/7 là nhu cầu thiết yếu. Trong trường hợp đó, nếu tòa nhà không hỗ trợ miễn phí toàn thời gian, doanh nghiệp sẽ cần thỏa thuận riêng mức phí ngoài giờ khi thuê văn phòng cố định hàng tháng hoặc đăng ký lịch sử dụng cụ thể.

Sử dụng điều hòa, hệ thống kỹ thuật ngoài khung giờ chuẩn

Ngay cả khi chỉ một vài nhân sự làm thêm sau giờ nhưng vẫn bật điều hòa trung tâm, hệ thống chiếu sáng hoặc vận hành thang máy, doanh nghiệp vẫn có thể bị tính thêm phí. Đặc biệt tại các tòa nhà dùng hệ thống điều hòa trung tâm (không tách riêng công tơ điện), phí ngoài giờ thường sẽ tự động phát sinh khi hệ thống được kích hoạt.

Gợi ý thêm: Cho thuê văn phòng ngắn hạn cũng là lựa chọn linh hoạt cho dự án theo mùa, cần làm ngoài giờ, không ràng buộc dài hạn.

3 Cách Tính Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng Phổ Biến

Mỗi tòa nhà văn phòng sẽ có chính sách riêng về phí thuê ngoài giờ, nhưng nhìn chung, thị trường hiện nay đang áp dụng ba hình thức tính phí phổ biến mà doanh nghiệp nên lưu ý là tính phí theo phòng riêng, theo diện tích và theo thiết bị sử dụng.

Cách Tính Theo Phòng Riêng

Một số tòa nhà áp dụng mức phí ngoài giờ khi thuê văn phòngcố định cho mỗi văn phòng, không phụ thuộc vào diện tích cụ thể. Đây là hình thức tính đơn giản, phù hợp với các tòa nhà văn phòng hạng B hoặc C có số lượng văn phòng vừa và nhỏ. Công thức tính như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = mức phí đã quy định cho 1 giờ làm việc x số giờ làm việc.

Phí ngoài giờ sẽ quy định cố định theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê văn phòng ban đầu.

Ví dụ:

Tòa nhà quy định phí ngoài giờ là 300.000 VND/giờ/văn phòng, nếu công ty sử dụng 4 giờ thì:

Tổng phí = 300.000 × 4 = 1.200.000 VND

Ví dụ, chi phí phí sử dụng văn phòng ngoài giờ tại Arental Vietnam được tính theo từng loại phòng, sẽ có mức giá khác nhau vào 2 khung giờ sau, tùy vào sự thương lượng khi ký kết giữa hai bên.

• Ngoài giờ hành chính T2 -T7.

• Làm ngoài giờ vào ngày chủ nhật.

Cách Tính Theo Diện Tích

Đây là cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng được áp dụng phổ biến nhất tại các tòa nhà hạng A và B. Mức phí được tính dựa trên diện tích mà doanh nghiệp đang thuê và số giờ sử dụng ngoài khung giờ hành chính, công thức tính như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = diện tích sử dụng văn phòng thuê (m2) x đơn giá thuê (VND/m2/giờ) x số giờ làm việc.

Ví dụ, phí làm việc ngoài giờ là 3.300 VND/m2/giờ, diện tích sử dụng là 300m2, và số giờ làm thêm của doanh nghiệp là 2 tiếng. Chi phí thuê văn phòng ngoài giờ sẽ được tính như sau:

3.300 x 300 x 2 = 1.980.000 VND.

Phương pháp này thường được các tòa nhà áp dụng vì dễ quản lý, rõ ràng và minh bạch với người thuê.

Chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mức giá ngoài giờ phụ thuộc vào diện tích sử dụng (diện tích càng lớn thì chi phí bỏ ra càng cao), vì thế có thể thương lượng với bên cho thuê để tối ưu mức giá so với diện tích và tính toán chi phí thuê văn phòng chính xác từ đầu là rất quan trọng.

Ví dụ: doanh nghiệp thuê diện tích dưới 300m2, đơn giá 2.500 VND/m2/giờ, ngược lại thuê diện tích trên 300m2, đơn giá lên tới 4.000 VND/m2/giờ.

Cách Tính Theo Thiết Bị

Một số tòa nhà cao cấp sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm hoặc thiết bị làm mát riêng lẻ (FCU – Fan Coil Unit), nên áp dụng cách tính phí ngoài giờ dựa trên số lượng thiết bị được bật ngoài giờ. Hình thức này thường thấy tại các cao ốc có tiêu chuẩn kỹ thuật cao. Công thức như sau:

Chi phí thuê ngoài giờ = đơn giá thuê theo thiết bị x số lượng thiết bị x số giờ làm việc.

Ví dụ, chủ doanh nghiệp thuê văn phòng với diện tích 150m2 và sử dụng 3 họng điều hòa (FCU) thêm 2 tiếng mỗi ngày trong suốt một tháng, phí ngoài giờ trong hợp đồng là 400.000 VND/FCU/giờ, thì cách tính phí làm việc ngoài giờ khi thuê văn phòng cho 1 tháng được tính như sau:

(400.000 x 3 x 2) x 30 = 72.000.000 VND.

Hình thức này giúp tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần không gian làm việc ngoài giờ (ví dụ: chỉ bật điều hòa khu vực phòng họp), thay vì cả văn phòng.

Tuy nhiên, cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng theo thiết bị thường được áp dụng cho các bên cho thuê sàn diện tích lớn từ 250m2 trở lên tại các cao ốc cho thuê văn phòng chuẩn hạng A, B bởi vì đặc thù của tòa nhà phải đáp ứng những tiêu chí: hệ thống ống điều hòa, thông gió, chiếu sáng sử dụng theo từng tầng, phòng, không bật riêng lẻ theo khu vực.

Lưu ý thêm:

• Một số tòa nhà (đặc biệt là hạng C) cho phép doanh nghiệp lắp công tơ điện riêng. Trong trường hợp này, phí ngoài giờ khi thuê văn phòng có thể được thay thế bằng tiền điện thực tế tiêu thụ, nhưng vẫn có thể kèm theo một khoản phí dịch vụ nhỏ để đảm bảo an ninh, vệ sinh, thang máy hoạt động. Xem chi tiết cách tính tiền điện khi thuê văn phòng.

• Một vài tòa nhà áp dụng chính sách tính trọn gói theo tháng, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhu cầu làm việc ngoài giờ thường xuyên. Khi đó, mức phí cố định sẽ được thỏa thuận ngay từ đầu và đưa vào phụ lục hợp đồng thuê văn phòng.

Tổng Hợp Phí Làm Ngoài Giờ Tại Các Phân Khúc Tòa Nhà A, B, C

Sau khi hiểu rõ các cách tính, điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm tiếp theo là: mức phí ngoài giờ khi thuê văn phòng hiện nay dao động khoảng bao nhiêu? Tùy theo hạng tòa nhà, vị trí, hệ thống kỹ thuật và chính sách quản lý, phí thuê văn phòng làm việc ngoài giờ có thể dao động từ vài nghìn đến vài chục nghìn đồng mỗi mét vuông mỗi giờ. 

Dưới đây là mức phí tham khảo theo từng phân khúc A, B, C:

Lưu ý: Đây là mức phí ngoài giờ khi thuê văn phòng tham khảo. Mỗi tòa nhà sẽ có cách áp dụng riêng, có thể tính gói theo giờ, theo thiết bị, hoặc cho phép thương lượng mức trọn gói hàng tháng nếu sử dụng thường xuyên.

Ngoài ra, một số văn phòng dịch vụ (serviced office) hoặc không gian làm việc chung (coworking) đã bao gồm phí ngoài giờ trong giá thuê. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm startup thường xuyên cần làm việc linh hoạt.

5 Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Phí Làm Việc Ngoài Giờ Thuê Văn Phòng

Để hiểu vì sao phí ngoài giờ giữa các tòa nhà lại khác nhau đáng kể, doanh nghiệp cần cân nhắc 5 yếu tố sau:

Hạng tòa nhà & hệ thống kỹ thuật

Đặc điểm phí ngoài giờ thuê văn phòng là tòa nhà càng cao cấp, vận hành càng phức tạp thì chi phí duy trì hệ thống (điều hòa, thang máy, bảo vệ…) ngoài giờ càng lớn. Do đó, phí ngoài giờ tại các văn phòng hạng A thường cao hơn nhiều so với hạng B hoặc C.

Diện tích thuê & mức độ sử dụng

Doanh nghiệp thuê diện tích lớn, sử dụng nhiều khu vực (cả sàn) thường phải trả chi phí ngoài giờ khi thuê văn phòng cao hơn so với đơn vị chỉ dùng một phòng nhỏ. Ngoài ra, số lượng thiết bị tiêu thụ điện như đèn, máy lạnh, máy tính cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.

Cách tính của tòa nhà

Một số tòa nhà tính phí theo diện tích, số giờ cụ thể; số khác lại áp dụng mức gói cố định hoặc tính theo đầu thiết bị (FCU). Cách tính khác nhau sẽ dẫn đến mức phí ngoài giờ khác nhau, kể cả cùng một nhu cầu sử dụng.

Chính sách hỗ trợ & khả năng thương lượng

Nhiều chủ đầu tư linh hoạt hỗ trợ khách thuê, đặc biệt với hợp đồng dài hạn hoặc diện tích lớn. Doanh nghiệp có thể đàm phán để được miễn phí một số giờ ngoài giờ mỗi tháng, hoặc xin điều chỉnh cách tính phí phù hợp nhu cầu thực tế trong quy trình thuê văn phòng.

Ngành nghề & nhu cầu hoạt động

Một số ngành đặc thù như công nghệ, dịch vụ khách hàng toàn cầu hoặc startup có xu hướng làm việc linh hoạt, xuyên giờ hành chính. Nếu doanh nghiệp thuộc nhóm này, việc chọn mô hình văn phòng có chính sách ngoài giờ tối ưu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí về lâu dài. Xem thêm dịch vụ cho thuê văn phòng startup.

Nắm rõ được 5 yếu tố ảnh hưởng này, song song với việc áp dụng cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng phù hợp, không chỉ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tốt ngân sách mà còn đưa ra những quyết định thuê văn phòng phù hợp, tối ưu hóa chi phí làm việc ngoài giờ.

Mẹo Thương Lượng Và Tối Ưu Chi Phí Ngoài Giờ

Phí ngoài giờ không cố định và hoàn toàn có thể đàm phán hoặc tối ưu tùy vào nhu cầu sử dụng và cách làm việc với chủ tòa nhà. Dưới đây là 5 mẹo thực tiễn giúp doanh nghiệp kiểm soát khoản chi này hiệu quả hơn:

1. Thương lượng ngay từ đầu hợp đồng

Hãy hỏi rõ cách tính phí ngoài giờ, thời gian áp dụng và khả năng miễn phí một số giờ nhất định mỗi tháng. Việc thương lượng sớm giúp tránh chi phí phát sinh bất ngờ về sau.

2. Tận dụng ưu đãi theo diện tích và thời hạn thuê

Khách thuê diện tích lớn hoặc cam kết hợp đồng dài thường có vị thế đàm phán tốt hơn. Có thể đề xuất miễn phí ngoài giờ trong một số trường hợp hoặc giảm đơn giá theo thỏa thuận.

3. Xin phép sử dụng một phần diện tích ngoài giờ

Nếu chỉ cần sử dụng phòng họp, khu vực làm việc nhỏ hoặc bật điều hòa cục bộ sau giờ, hãy thương lượng để tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng theo thực tế thay vì toàn bộ diện tích.

4. Tối ưu nội bộ để giảm tần suất làm ngoài giờ

Sắp xếp lịch làm việc hợp lý, tăng hiệu suất trong giờ hành chính, hoặc áp dụng mô hình làm việc linh hoạt (WFH, làm từ xa) giúp giảm nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ.

5. Xem xét chọn tòa nhà hỗ trợ 24/7 hoặc văn phòng trọn gói

Một số tòa nhà hoặc văn phòng dịch vụ đã bao gồm phí ngoài giờ trong giá thuê. Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc muộn, đây có thể là lựa chọn kinh tế hơn về lâu dài.

Gợi ý: Hãy luôn yêu cầu thông tin phí ngoài giờ bằng văn bản hoặc đính kèm trong phụ lục hợp đồng. Sự minh bạch và chủ động sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, đồng thời tránh hiểu lầm về sau.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Phí Ngoài Giờ Khi Thuê Văn Phòng

Nếu văn phòng của chủ doanh nghiệp được lắp đặt đồng hồ điện riêng thì có cần phải đóng phí làm việc việc ngoài giờ nữa không?

Có, vì bên cạnh việc chi trả cho tiền điện thì phí này còn dùng để chi trả cho các dịch vụ khác như vệ sinh, bảo vệ, giữ xe,... để đảm bảo sự vận hành hiệu quả của tòa nhà trong thời gian hoạt động ngoài giờ.

Tôi có thể giảm thiểu phí sử dụng văn phòng ngoài giờ khi thuê không và bằng cách nào?

Chủ doanh nghiệp có thể thương lượng với chủ tòa nhà để giảm phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng hoặc tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị và không gian trong giờ làm việc chính thức để hạn chế nhu cầu làm việc ngoài giờ.

Doanh nghiệp có thể chọn chỉ sử dụng một phần văn phòng ngoài giờ không?

Có thể, một số tòa nhà cho phép doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần nhỏ của văn phòng như phòng họp hoặc một khu vực cụ thể, và tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng dựa trên không gian đó. Điều này có thể giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng một phần văn phòng.

Phí ngoài giờ có được xuất hóa đơn VAT không?

Thường có. Đây là khoản phí hợp lệ trong vận hành doanh nghiệp và thường được xuất hóa đơn kèm theo các chi phí dịch vụ hàng tháng.

Xem thêm: nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng.

Việc hiểu rõ cách tính, mức giá phổ biến của phí ngoài giờ khi thuê văn phòng và chính sách theo từng hạng tòa nhà sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp, tránh rủi ro tài chính không đáng có. Đồng thời, chủ động thương lượng và lựa chọn đúng đơn vị cho thuê cũng là chìa khóa giúp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu làm việc ngoài giờ thường xuyên hoặc cần không gian linh hoạt theo ca, Arental Vietnam là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với hệ thống văn phòng đa dạng, chính sách rõ ràng, Arental giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và công sức trong quá trình tìm thuê. Xem ngay các văn phòng cho thuê tại Arental hoặc liên hệ chuyên viên 0987260333 để được tư vấn phương án phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn