Tìm Hiểu Phí Quản Lý (Phí Dịch Vụ) Văn Phòng Cho Thuê: Gồm Gì, Mức Phí?

Phí quản lý dịch vụ văn phòng là một trong những khoản chi thường gây hiểu nhầm khi doanh nghiệp đi thuê mặt bằng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ phí dịch vụ bao gồm những gì, cách tính ra sao và tại sao đây là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Cùng khám phá chi tiết để lựa chọn văn phòng phù hợp và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Phí Dịch Vụ (Phí Quản Lý) Văn Phòng Cho Thuê Là Gì?

Phí dịch vụ văn phòng cho thuê (commercial service charge) là khoản chi bắt buộc mà doanh nghiệp thuê văn phòng cần thanh toán cho chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà. Mục đích của khoản phí này là để đảm bảo việc vận hành và duy trì các tiện ích chung trong tòa nhà như hệ thống thang máy, hành lang, máy lạnh trung tâm, bảo vệ, vệ sinh và các hạng mục hạ tầng kỹ thuật khác.

Không giống như tiền thuê vốn là chi phí trả cho diện tích sử dụng thực tế, thì phí dịch vụ là phần bổ sung nhằm duy trì sự ổn định, chuyên nghiệp trong vận hành. Do đó, việc hiểu rõ khái niệm giá thuê net và giá thuê gross là điều cần thiết để tránh phát sinh những khoản phí ngoài dự tính.

Có thể hình dung, nếu tiền thuê là chi phí cho phần “mặt bằng” thì phí dịch vụ chính là khoản chi cho phần “hậu cần”, bảo đảm mọi hoạt động trong văn phòng diễn ra suôn sẻ hằng ngày. Nhờ khoản phí này, doanh nghiệp được làm việc trong môi trường sạch sẽ, an toàn và tiện nghi, với đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ như kỹ thuật, an ninh, lễ tân... Tất cả góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên, đồng thời gây ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Xem thêm: Văn phòng là gì? Vai trò và chức năng với doanh nghiệp

Phí Dịch Vụ Văn Phòng Cho Thuê Gồm Những Gì?

Phí dịch vụ khi đi thuê văn phòng được cấu thành từ 8 hạng mục chính, bao gồm:

1. Phí tu sửa, nâng cấp tòa nhà: bao gồm chi phí sửa chữa cơ sở hạ tầng, nâng cấp thang máy, sơn sửa hoặc cải tạo không gian chung.

2. Phí vệ sinh tòa nhà: chi trả cho đội ngũ vệ sinh phụ trách dọn dẹp hành lang, thang bộ, sảnh chờ, nhà vệ sinh.

3. Phí an ninh & bảo vệ: gồm lương và vận hành hệ thống giám sát an ninh, đội ngũ bảo vệ trực 24/7, camera CCTV, kiểm soát ra vào để đảm bảo sự an toàn.

4. Phí bảo trì, vận hành kỹ thuật: bảo trì hệ thống điện, nước, điều hòa, thang máy, PCCC... 

5. Phí lễ tân & quản lý tòa nhà: gồm lương nhân sự lễ tân tiếp đón khách và đội ngũ quản lý chịu trách nhiệm điều phối hoạt động chung trong tòa nhà.

6. Chi phí điện, nước & tiện ích chung: bao gồm điện chiếu sáng hành lang, máy lạnh khu vực công cộng, bơm nước, vận hành thang máy và các thiết bị dùng chung khác trong tòa nhà.

7. Bảo hiểm tòa nhà (nếu có): một số tòa nhà sẽ trích phí dịch vụ để mua bảo hiểm cháy nổ hoặc rủi ro tài sản chung, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả chủ đầu tư và bên thuê trong trường hợp có sự cố phát sinh.

8. Phí dịch vụ ngoài giờ (nếu phát sinh): nếu doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ hành chính có thể phát sinh thêm phí cho điều hòa, thang máy, bảo vệ…

Xem chi tiết: Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Mức Phí Dịch Vụ Văn Phòng Hiện Nay

Cách tính phí:

Công thức phổ biến: Phí dịch vụ/tháng = Diện tích thuê (m²) × Đơn giá dịch vụ (VND hoặc USD/m²/tháng)

Quy định biểu phí dịch vụ thuê văn phòng này được nêu rõ trong hợp đồng thuê văn phòng, đi kèm mức điều chỉnh (nếu có), thời điểm thanh toán và các điều khoản liên quan.

Mức phí phổ biến tại TPHCM:

• Văn phòng hạng A: từ 5 – 7 USD/m²/tháng (áp dụng cho các tòa nhà cao cấp, tiêu chuẩn quốc tế, trung tâm quận 1).

• Văn phòng hạng B: từ 3 – 5 USD/m²/tháng (áp dụng cho các tòa nhà trung cao cấp tại các quận trung tâm mở rộng như quận 3, Bình Thạnh).

• Văn phòng hạng C: Phí dịch vụ thường được gộp vào giá thuê, nếu tính riêng thì không vượt quá 10% mức giá thuê văn phòng.

Ghi chú: Mức phí dịch vụ thông thường sẽ chiếm khoảng 10% tổng chi phí thuê mặt bằng mỗi tháng.

Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp của bạn thuê văn phòng hạng B có diện tích 100m² và đơn giá dịch vụ là 4 USD/m²/tháng, thì phí dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi trả hàng tháng = 100 * 4 = 400 USD/tháng.

Lưu ý: với mô hình văn phòng trọn gói, phí quản lý thường đã được bao gồm trong giá thuê háng tháng. 

Tại Arental Vietnam, dù bạn lựa chọn văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ hay văn phòng theo diện tích thì phí quản lý luôn được gộp vào giá thuê. Điều này giúp bạn hoạch định ngân sách dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc với bên cho thuê, cũng như tối ưu trải nghiệm vận hành doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu.

Nếu bạn là một startup đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt, chi phí hợp lý, hãy tham khảo ngay dịch vụ cho thuê văn phòng startup tại Arental Vietnam.

Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Mức Phí Dịch Vụ

Theo nghiên cứu từ đội ngũ Arental Vietnam có 4 yếu tố chính quyết định sự chênh lệch trong đơn giá phí dịch vụ thuê văn phòng:

1. Hạng và chất lượng tòa nhà: Tòa nhà hạng A với tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống vận hành hiện đại và vật liệu cao cấp thường có mức phí quản lý văn phòng cho thuê cao hơn nhiều so với các tòa hạng B hoặc C.

2. Vị trí địa lý: Các tòa nhà tọa lạc tại trung tâm như quận 1, quận 3 (TP.HCM) thường có mức phí dịch vụ cao hơn do chi phí nhân công, vận hành và mặt bằng khu vực này cũng đắt đỏ hơn.

3. Quy mô và tiện ích tòa nhà: Tòa nhà càng lớn, càng nhiều tiện ích như phòng gym, pantry chung, khu vực thư giãn, bãi xe, thì mức phí quản lý thường cao hơn để duy trì hệ thống vận hành ổn định.

4. Chính sách chủ đầu tư: Một số chủ đầu tư có thể thu phí ở mức cao để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất; ngược lại, một số đơn vị lại chọn cách ưu đãi phí dịch vụ để thu hút khách thuê dài hạn.

Xem ngay danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê nổi bật với mức phí dịch vụ cụ thể.

Lưu Ý Cho Doanh Nghiệp Về Phí Dịch Vụ Khi Thuê Văn Phòng

Trước khi đặt bút ký kết hợp đồng, bạn cần nắm rõ 5 lưu ý quan trọng dưới đây về phí dịch vụ văn phòng cho thuê để tránh phát sinh ngoài ý muốn:

1. Phí dịch vụ là khoản bắt buộc: mức phí này luôn được quy định rõ trong hợp đồng và buộc doanh nghiệp phải thanh toán hàng tháng. 

2. Thời điểm thanh toán cụ thể: đầu tháng, cuối tháng hoặc theo quý. Thông tin này phải được ghi rõ trong hợp đồng.

3. Kiểm tra phạm vi dịch vụ bao gồm: trước khi ký, bạn cần rà soát kỹ “phí dịch vụ bao gồm những gì”, từ vệ sinh, an ninh, kỹ thuật đến chi phí tiện ích chung, để đảm bảo chủ đầu tư không thu thiếu hoặc phát sinh bổ sung sau này 

4. Thuế VAT áp dụng: Phí quản lý chịu thêm thuế VAT 10%, và doanh nghiệp có thể kê khai khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu hợp đồng hợp lệ.

5. So sánh kỹ giữa các tòa nhà: Đừng chỉ nhìn vào mức phí nhỏ, hãy so sánh toàn bộ gói kinh phí (phí dịch vụ, tiện ích đi kèm, vị trí, hạng tòa), để tìm ra lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp bạn.

Xem thêm chi tiết về các chi phí thuê văn phòng hợp lệ để xây dựng ngân sách thuê văn phòng phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Phí dịch vụ văn phòng cho thuê không phải là một chi phí vô hình hay khoản phụ phí mơ hồ, mà chính là một phần đầu tư trực tiếp vào chất lượng môi trường làm việc của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành ổn định, không gian chung sạch sẽ, dịch vụ an ninh và lễ tân chuyên nghiệp. Tất cả đều góp phần duy trì sự thuận tiện, an toàn và chuyên nghiệp trong mỗi ngày làm việc.

Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm văn phòng cho thuê tại TP.HCM với mức phí dịch vụ đã được tích hợp sẵn trong giá thuê hàng tháng, giúp dễ dàng kiểm soát chi phí, minh bạch ngân sách hãy liên hệ ngay Arental Vietnam qua hotline 0987260333. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực văn phòng cho thuê, am hiểu thị trường và sở hữu đội ngũ tư vấn tận tâm, Arental Vietnam cam kết đồng hành cùng bạn để tìm ra giải pháp văn phòng tối ưu nhất về chi phí, vị trí và dịch vụ.

Câu Hỏi Liên Quan

Phí dịch vụ văn phòng có thể thương lượng được không?

Không. Trong phần lớn các trường hợp, phí dịch vụ văn phòng cho thuê là khoản cố định do chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà quy định, nên khó có thể thương lượng giảm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuê diện tích lớn hoặc ký hợp đồng dài hạn, vẫn có thể đàm phán về một số điều khoản liên quan như miễn phí tháng đầu, điều chỉnh theo năm, hoặc miễn phí dịch vụ ngoài giờ.

Phí dịch vụ có được khấu trừ thuế không?

Có. Nếu doanh nghiệp có hóa đơn VAT hợp lệ cho phí dịch vụ và được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng, thì khoản chi này được xem là chi phí hợp lý và có thể khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành.

Làm sao để biết phí dịch vụ có phù hợp hay không?

Cách tốt nhất là so sánh phí quản lý văn phòng cho thuê giữa các tòa nhà cùng hạng và khu vực, đồng thời đánh giá phạm vi các tiện ích, dịch vụ mà mức phí đó mang lại. Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng chi tiết các hạng mục chi tiêu phí dịch vụ để hiểu rõ quyền lợi của mình. Ngoài ra, hãy ưu tiên những đơn vị cho thuê minh bạch chi phí và không phát sinh khoản thu ẩn.