Nhận Định Hồ Sơ Và Thủ Tục Pháp Lý Thuê Văn Phòng Chi Tiết Từ A - Z
Kiểm duyệt bài viết và thẩm định chuyên môn Dương Tuấn Cường
Hồ sơ thuê văn phòng và thủ tục pháp lý là yếu tố then chốt đảm bảo an toàn kinh doanh. Bài viết này, do Arental Vietnam biên soạn, sẽ cung cấp cho bạn bản tóm tắt chi tiết, chính xác toàn bộ hồ sơ thuê văn phòng để bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng.

Hồ Sơ Và Thủ Tục Pháp Lý Cần Chuẩn Bị Khi Thuê Văn Phòng
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuê văn phòng là yếu tố tiên quyết để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của hợp đồng thuê. Dưới đây là các loại giấy tờ và thủ tục doanh nghiệp cần chuẩn bị chi tiết.
Đối Với Khách Hàng (Bên Đi Thuê)
Để hoàn tất các thủ tục thuê văn phòng một cách nhanh chóng và hợp pháp, bên đi thuê cần chuẩn bị đầy đủ 5 loại giấy tờ cơ bản sau.
-
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD): Đây là căn cứ pháp lý xác định tư cách doanh nghiệp, chứng minh năng lực tài chính và phạm vi hoạt động của bên thuê.
-
CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật: Dùng để xác minh danh tính và quyền hạn của người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý của doanh nghiệp.
-
Giấy ủy quyền ký hợp đồng (nếu người ký không phải đại diện pháp luật): Văn bản này xác nhận người được ủy quyền có đủ thẩm quyền đại diện doanh nghiệp ký kết các giao dịch, đảm bảo hợp đồng có hiệu lực.
-
Giấy đề nghị ký hợp đồng thuê văn phòng (nếu là công ty lớn có quy trình nội bộ): Thể hiện sự phê duyệt nội bộ về việc thuê văn phòng, thường được yêu cầu để hợp thức hóa quy trình quản lý của công ty.
-
Mẫu con dấu (nếu hợp đồng có yêu cầu đóng dấu doanh nghiệp): Cung cấp mẫu con dấu chính thức để đối chiếu và xác nhận tính xác thực của các văn bản, giao dịch được ký kết.
Việc sử dụng giấy phép kinh doanh trong hồ sơ thuê văn phòng luôn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, đặc biệt trong trường hợp thay đổi trụ sở hoặc thành lập mới.

Đối Với Ban Quản Lý Tòa Nhà (Bên Cho Thuê)
Để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro khi ký hợp đồng, doanh nghiệp thuê cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ các hồ sơ thuê văn phòng chứng minh quyền sở hữu hợp pháp và năng lực kinh doanh. Bên cho thuê cần chứng minh tư cách pháp lý và quyền cho thuê bằng việc xuất trình 6 loại giấy tờ quan trọng sau:
-
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ hồng/sổ đỏ): Đây là bằng chứng pháp lý cao nhất xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của chủ đầu tư đối với tòa nhà, đảm bảo tài sản không thuộc diện tranh chấp.
-
Giấy phép xây dựng: Xác nhận tòa nhà được xây dựng hợp pháp, đúng quy hoạch và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết cấu và kiến trúc.
-
Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC): Chứng minh hệ thống PCCC của tòa nhà đã được kiểm định và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
-
Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu bên cho thuê là công ty): Xác nhận tư cách pháp nhân và phạm vi hoạt động kinh doanh của bên cho thuê có bao gồm dịch vụ cho thuê bất động sản.
-
Hợp đồng ủy quyền (nếu người ký không phải chủ sở hữu): Văn bản này xác định rõ ràng thẩm quyền của người đại diện đứng ra ký kết hợp đồng thuê, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của giao dịch.
-
Hồ sơ môi giới ủy quyền (đối với đơn vị tư vấn môi giới): Cần thiết để kiểm tra tính hợp pháp của đơn vị trung gian và phạm vi được phép thay mặt chủ đầu tư thực hiện các giao dịch.
Trong số các giấy tờ trên, Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn tài sản và con người. Để hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn kỹ thuật và các vấn đề cần lưu ý, vui lòng tham khảo: >>> Xem thêm bài viết: Quy định PCCC thuê văn phòng.

Vì Sao Khách Hàng Phải Nắm Rõ Hồ Sơ Và Thủ Tục Pháp Lý Khi Thuê Văn Phòng?
Việc nắm vững hồ sơ thuê văn phòng và toàn bộ thủ tục pháp lý là tấm lá chắn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro và tranh chấp không đáng có, đồng thời đảm bảo tính ổn định trong hoạt động kinh doanh. Có 3 lợi ích cốt lõi khi doanh nghiệp thực hiện kiểm tra đầy đủ và chuyên nghiệp.
-
Tránh rủi ro về tính hợp pháp của tài sản: Nếu không kiểm tra Giấy chứng nhận quyền sở hữu (sổ hồng/sổ đỏ) của tòa nhà, doanh nghiệp có nguy cơ thuê phải văn phòng đang bị tranh chấp, bị thế chấp hoặc thuộc diện quy hoạch bị thu hồi. Điều này dẫn đến nguy cơ buộc phải di dời đột ngột, gây thiệt hại nghiêm trọng về chi phí, thời gian và gián đoạn kinh doanh.
-
Bảo vệ an toàn về PCCC và xây dựng: Bỏ qua việc kiểm tra Giấy phép xây dựng và Giấy chứng nhận PCCC sẽ khiến doanh nghiệp hoạt động trong môi trường có nguy cơ cao về cháy nổ hoặc bị đình chỉ hoạt động. Nếu xảy ra sự cố, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm liên đới hoặc không được bảo hiểm chi trả do thiếu điều kiện pháp lý.
-
Tối ưu hóa chi phí và điều khoản hợp đồng: Việc nắm rõ các thủ tục pháp lý giúp doanh nghiệp dễ dàng đàm phán các điều khoản về đặt cọc, thanh toán và gia hạn hợp đồng có lợi hơn. Nếu hồ sơ thuê văn phòng không rõ ràng, doanh nghiệp có thể bị áp đặt các chi phí phát sinh bất hợp lý hoặc mất tiền cọc mà không có căn cứ pháp lý để khiếu nại.
Như vậy, nắm vững hồ sơ thuê văn phòng chỉ là một phần nhỏ trong quy trình thuê văn phòng hoàn chỉnh. Để hiểu rõ toàn bộ các bước từ tìm kiếm, thẩm định đến ký kết và chuyển vào, doanh nghiệp cần có một quy trình chuẩn hóa, bạn có thể xem thêm bài viết: Quy trình thuê văn phòng của Arental Vietnam.

Quy Trình Pháp Lý Thuê Văn Phòng Hợp Pháp Như Thế Nào?
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuê văn phòng, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình pháp lý chuẩn hóa để đảm bảo hợp đồng có giá trị và bảo vệ tối đa quyền lợi.
Kiểm Tra Giấy Tờ Pháp Lý Của Bên Cho Thuê
-
Việc kiểm tra cần đi thẳng vào 3 nhóm giấy tờ cốt lõi sau:
-
Xác minh quyền sở hữu: Yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ hồng/Sổ đỏ). Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin chủ sở hữu trên giấy tờ này với người đại diện ký hợp đồng, đồng thời đặt câu hỏi về tình trạng pháp lý (có đang bị thế chấp hoặc tranh chấp không).
-
Kiểm tra tính hợp pháp của tòa nhà: Xem xét Giấy phép xây dựng và đặc biệt là Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC). Đây là căn cứ bảo vệ sự an toàn và tính liên tục trong hoạt động. Nếu tòa nhà không có PCCC hợp lệ, rủi ro bị đình chỉ hoặc chịu phạt rất cao.
-
Xác định quyền hạn ký kết: Nếu người ký hợp đồng không phải là chủ sở hữu, yêu cầu xem hợp đồng ủy quyền chi tiết, kiểm tra phạm vi ủy quyền có bao gồm việc ký hợp đồng thuê và thu tiền cọc không. Điều này đảm bảo hợp đồng không bị vô hiệu do người ký không đủ thẩm quyền.

Thảo Luận Và Thành Lập Hợp Đồng Thuê Văn Phòng
Để soạn thảo một hợp đồng thuê văn phòng hoàn chỉnh và an toàn, doanh nghiệp cần tập trung vào ba vấn đề cốt lõi sau:
-
Minh bạch hóa chi phí: Phải yêu cầu liệt kê chi tiết mọi khoản chi phí, bao gồm giá thuê cơ bản, phí dịch vụ, điện, nước, internet, và phí ngoài giờ (OT). Quan trọng nhất là cần làm rõ cơ chế tăng giá (mức tăng, tần suất) để tránh bị động về tài chính trong các năm tiếp theo của hợp đồng.
-
Xác định điều khoản bàn giao và vận hành: Cần quy định rõ ràng về tình trạng bàn giao văn phòng (có/không nội thất, thời gian miễn phí setup), trách nhiệm bảo trì, sửa chữa, và các quy định về việc lắp đặt trang thiết bị riêng của bên thuê. Điều này ngăn ngừa tranh chấp về chi phí cải tạo hoặc khấu hao khi hết hạn hợp đồng.
-
Quy định về chấm dứt hợp đồng và gia hạn: Đặt ra các điều kiện cụ thể cho phép một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn (ví dụ: do vi phạm nghiêm trọng về PCCC, chậm trễ thanh toán). Đồng thời, xác định rõ thời gian thông báo gia hạn và quy trình tái ký để đảm bảo tính ổn định lâu dài.
Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng
Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý quan trọng để tăng cường tính ràng buộc và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Dưới đây là các điểm cần lưu ý và quy trình thực hiện:
-
Thời điểm bắt buộc công chứng: Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê bất động sản (bao gồm văn phòng) có thời hạn từ 1 năm trở lên phải được lập thành văn bản và cần được công chứng, chứng thực.
-
Địa điểm thực hiện: Việc công chứng được thực hiện tại các Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng tại địa phương nơi có văn phòng cho thuê (nơi có tài sản).
-
Hồ sơ công chứng: Hai bên (bên cho thuê và bên thuê) cần mang theo bản gốc hợp đồng đã ký, hồ sơ thuê văn phòng pháp lý của cả hai bên (GPKD, Sổ đỏ/Sổ hồng, CCCD/Hộ chiếu của người đại diện). Công chứng viên sẽ đối chiếu và xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ này.
-
Lợi ích pháp lý: Sau khi được công chứng, hợp đồng thuê trở thành bằng chứng có giá trị pháp lý cao nhất trước Tòa án nếu xảy ra tranh chấp.

>>> Xem thêm bài viết:
Bàn Giao Mặt Bằng Và Lặp Biên Bản Nghiệm Thu
Sau khi hợp đồng được công chứng và các điều khoản pháp lý được đảm bảo, bước cuối cùng là nhận bàn giao mặt bằng và lập biên bản nghiệm thu. Bước này là căn cứ để xác định trách nhiệm bảo trì, sửa chữa trong suốt thời gian thuê.
Việc bàn giao và nghiệm thu cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau:
-
Đối chiếu hiện trạng với hợp đồng: Bên thuê phải kiểm tra chi tiết tình trạng thực tế của văn phòng so với mô tả trong hợp đồng hoặc phụ lục đính kèm (nếu có). Đặc biệt lưu ý các hệ thống kỹ thuật như điều hòa, điện, nước, internet, và hệ thống PCCC.
-
Lập biên bản nghiệm thu chi tiết: Biên bản này phải ghi lại rõ ràng, cụ thể các hạng mục bàn giao, bao gồm số lượng thiết bị (đèn, ổ cắm, cửa ra vào), chỉ số đồng hồ điện/nước tại thời điểm bàn giao, và tình trạng hư hỏng nếu có. Biên bản cần có chữ ký xác nhận của đại diện cả hai bên.
-
Xác định thời điểm bắt đầu tính phí: Cần ghi rõ ngày, giờ chính thức bên thuê tiếp quản mặt bằng. Đây là mốc pháp lý quan trọng để bắt đầu tính thời hạn thuê chính thức và các nghĩa vụ thanh toán liên quan đến chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ hay phí ngoài giờ. Nếu không có biên bản này, rủi ro tranh chấp về chi phí phát sinh là rất cao.

Thanh Lý Hợp Đồng (Nếu Cần)
Thủ tục thanh lý hợp đồng là bước pháp lý bắt buộc khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt trước thời hạn. Việc thực hiện thanh lý đúng quy trình giúp giải phóng trách nhiệm và đảm bảo doanh nghiệp nhận lại được khoản tiền cọc ban đầu.
Doanh nghiệp cần tập trung vào ba vấn đề pháp lý khi thanh lý:
-
Xác định điều khoản chấm dứt hợp đồng: Đối chiếu với hợp đồng gốc để xác định bên nào có quyền chấm dứt và có cần bồi thường thiệt hại (tiền cọc, chi phí cải tạo) hay không. Ví dụ, nếu hợp đồng bị chấm dứt do bên cho thuê vi phạm PCCC, bên thuê có quyền yêu cầu bồi thường theo thỏa thuận.
-
Kiểm tra và bàn giao mặt bằng: Cần lập biên bản thanh lý hợp đồng xác nhận tình trạng văn phòng tại thời điểm trả lại. So sánh với biên bản nghiệm thu lúc ban đầu để xác định trách nhiệm sửa chữa, phục hồi (nếu có) và làm căn cứ giải quyết tiền cọc.
-
Hoàn trả tiền cọc: Thời gian hoàn trả tiền cọc phải được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng sau khi trừ đi các khoản phí phạt (nếu có vi phạm) hoặc chi phí sửa chữa thiệt hại do bên thuê gây ra, số tiền còn lại phải được hoàn trả đúng hạn.
Việc ký kết và thanh lý hợp đồng thuê lại văn phòng ẩn chứa nhiều rủi ro về pháp lý hơn so với hợp đồng trực tiếp. Để phòng tránh việc mất tiền cọc và bị chấm dứt hợp đồng bất ngờ, bạn cần nắm rõ quy trình thuê lại.

Hồ Sơ và Thủ Tục Pháp Lý Đăng Ký Kinh Doanh Tại Địa Chỉ Mới
Sau khi hoàn tất hồ sơ thuê văn phòng hợp pháp, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ trụ sở mới lên cơ quan quản lý nhà nước. Quy trình bắt buộc này nhằm đảm bảo tính pháp lý liên tục của hoạt động kinh doanh.
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Đăng Ký Kinh Doanh
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới là nền tảng để Cơ quan Đăng ký kinh doanh chấp thuận thay đổi, tránh việc hồ sơ bị trả về hoặc chậm trễ xử lý.
Các giấy tờ pháp lý mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Văn bản chính thức này phải ghi rõ địa chỉ trụ sở chính mới (bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) theo đúng thông tin trên hợp đồng thuê văn phòng.
-
Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông: Văn bản nội bộ này xác nhận việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, là căn cứ để người đại diện pháp luật thực hiện thủ tục.
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ: Dùng để đối chiếu các thông tin pháp lý hiện tại của doanh nghiệp trước khi thay đổi.
-
Hợp đồng thuê văn phòng hoặc Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới (bản sao công chứng): Đây là chứng cứ pháp lý bắt buộc chứng minh doanh nghiệp có quyền đặt trụ sở tại địa chỉ văn phòng mới.
-
Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, cần có giấy ủy quyền nộp hồ sơ để xác nhận thẩm quyền.
Địa Điểm Nộp Hồ Sơ Và Kiểm Tra Thủ Tục Pháp Lý
-
Việc xác định đúng địa điểm nộp hồ sơ và tuân thủ thủ tục giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành việc thay đổi địa chỉ trụ sở, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
-
Địa điểm nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở mới (hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp).
-
Thời gian xử lý: Thời gian xử lý hồ sơ thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp.
-
Kiểm tra tính hợp lệ: Trong vòng 03 ngày, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ thuê văn phòng và hồ sơ thay đổi. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thông báo để bổ sung hoặc sửa đổi kịp thời nếu hồ sơ bị trả về.

Lưu Ý Khi Đăng Ký Kinh Doanh Tại Địa Chỉ Mới
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở cần được thực hiện cẩn trọng để tránh các rủi ro pháp lý và hành chính không đáng có. Doanh nghiệp cần lưu ý ba điểm then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
-
Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có Quyết định thay đổi. Nếu chậm trễ, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 15 triệu đồng (tùy theo thời gian vi phạm).
-
Địa chỉ không hợp lệ: Phải đảm bảo địa chỉ trên hợp đồng thuê văn phòng không phải là địa chỉ nhà riêng không đủ điều kiện kinh doanh hoặc là địa chỉ nhà tập thể, chung cư không có chức năng thương mại. Nếu sử dụng địa chỉ không hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
-
Thủ tục thuế: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý (từ Chi cục Thuế cũ sang Chi cục Thuế mới, nếu có thay đổi). Bắt buộc phải hoàn tất các nghĩa vụ thuế, quyết toán và chốt sổ tại cơ quan thuế cũ trước khi chuyển đi.
Lưu Ý Rủi Ro Pháp Lý Khi Thuê Văn Phòng Và Cách Xử Lý
Ngay cả khi đã hoàn thiện hồ sơ thuê văn phòng, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với các rủi ro về thuế và kế toán nếu không tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc nắm rõ các điểm mấu chốt này giúp tối ưu chi phí và đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.

Đưa Chi Phí Thuê Văn Phòng Vào Chi Phí Hợp Lý Sai Cách
Sai sót trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng có thể dẫn đến việc cơ quan thuế loại chi phí, khiến doanh nghiệp phải truy thu thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) và bị phạt. Cách xử lý rủi ro này phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng thuê mỗi năm.
Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê văn phòng >100 triệu VNĐ/năm
-
Rủi ro: Nếu hợp đồng không có hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn không hợp lệ, toàn bộ chi phí thuê sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
-
Cách xử lý: Bắt buộc phải có hóa đơn VAT do bên cho thuê (chủ nhà hoặc công ty quản lý) xuất. Nếu chủ nhà là cá nhân và không xuất được hóa đơn, doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận và đứng ra kê khai nộp Thuế thuê nhà (gồm Thuế Giá trị gia tăng 5% và Thuế Thu nhập Cá nhân 5%) thay cho chủ nhà.
-
Hồ sơ & thủ tục cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ thanh toán, hóa đơn VAT, GPKD của bên cho thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản cho thuê.
Trường hợp 2: Tổng chi phí thuê văn phòng ≤100 triệu VNĐ/năm
-
Rủi ro: Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng chỉ cần hợp đồng là đủ. Tuy nhiên, nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chi phí vẫn có thể bị loại trừ.
-
Cách xử lý: Ngoài hợp đồng thuê văn phòng và hồ sơ thuê văn phòng pháp lý cơ bản, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (chứng từ không dùng tiền mặt) nếu giá trị thanh toán trên 20 triệu VNĐ. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, phải có phiếu chi rõ ràng và đủ chữ ký xác nhận.
Việc tối ưu hóa chi phí thuê nhà và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ là cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Để hiểu rõ hơn lưu ý pháp lý đối với các hợp đồng thuê nhà có giá trị thấp, hãy tham khảo ngay bài viết: Chi phí thuê văn phòng dưới 100tr/năm của Arental Vietnam.
Không Đủ Khả Năng Kiểm Soát Các Nguồn Chi Phí Ẩn
Các yếu tố chi phí ẩn thường xuất hiện bao gồm:
-
Phí dịch vụ và phí quản lý: Rủi ro xảy ra khi Ban quản lý tòa nhà tính thêm phụ phí cho các dịch vụ cơ bản như vệ sinh, bảo trì thang máy mà không có căn cứ rõ ràng.
-
Phí ngoài giờ (OT): Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra kỹ cách tính phí ngoài giờ. Nếu công ty thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính, chi phí điều hòa, chiếu sáng có thể bị tính theo mức lũy tiến hoặc mức phí cao gấp đôi/gấp ba so với giờ làm việc thông thường.
-
Cách tính tiền điện nước: Nếu tòa nhà áp dụng biểu giá kinh doanh hoặc có công tơ tổng, doanh nghiệp cần yêu cầu Ban quản lý cung cấp phương pháp tính toán minh bạch. Sai lầm ở đây là chấp nhận mức giá cao hơn quy định của Nhà nước mà không hề biết.
→ Cách xử lý: Ngay từ bước soạn thảo hợp đồng, nếu kiểm tra thấy bên Ban quản lý không rõ ràng về bất kỳ loại phí nào, doanh nghiệp phải yêu cầu bổ sung một phụ lục chi tiết, ghi rõ từng loại phí (đơn vị tính, mức giá/m2/giờ) để có căn cứ pháp lý kiểm soát chi tiêu và tránh bị áp đặt tăng giá bất hợp lý.

Tòa Nhà Cho Thuê Không Đầy Đủ Hồ Sơ Pháp Lý
Đây là rủi ro nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Nó thường xuất phát từ sự lơ là, chủ quan trong việc yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và điều kiện vận hành.
Rủi ro pháp lý sẽ phát sinh nếu doanh nghiệp bỏ qua các bước kiểm tra sau:
-
Thiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu (sổ hồng/sổ đỏ): Hậu quả là nếu ngân hàng phát mại tài sản hoặc tòa án ra phán quyết, doanh nghiệp có thể bị buộc phải di dời ngay lập tức, dẫn đến gián đoạn kinh doanh và mất trắng chi phí đầu tư ban đầu.
-
Thiếu Giấy chứng nhận PCCC: Nếu tòa nhà không có Giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy hợp lệ, cơ quan chức năng có quyền ra quyết định đình chỉ hoạt động của toàn bộ tòa nhà bất cứ lúc nào, gây thiệt hại không thể phục hồi.
-
Hợp đồng thuê không có công chứng (đối với thuê trên 6 tháng): Việc không công chứng khiến hợp đồng thuê văn phòng dễ bị vô hiệu hóa khi có tranh chấp.
→ Cách xử lý: Luôn yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản sao công chứng các giấy tờ cốt lõi như sổ hồng/sổ đỏ, Giấy phép xây dựng,và Giấy chứng nhận PCCC trước khi ký hợp đồng đặt cọc. Nếu bên cho thuê từ chối cung cấp hoặc cung cấp hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp nên ngừng giao dịch ngay lập tức.
Hợp Đồng Thuê Không Rõ Ràng Và Minh Bạch
Sai lầm phổ biến là doanh nghiệp quá tin tưởng vào lời hứa bằng miệng hoặc chủ quan không đọc kỹ hợp đồng. Một bản hợp đồng thiếu chi tiết sẽ dẫn đến rủi ro pháp lý và tranh chấp lớn về sau.
Dưới đây là các lỗi thường gặp trong hợp đồng:
Không rõ ràng về quyền và trách nhiệm sửa chữa:
-
Sai lầm: Hợp đồng chỉ ghi chung chung về trách nhiệm bảo trì. Doanh nghiệp thường lơ là không yêu cầu làm rõ ngay từ đầu.
-
Rủi ro: Khi thiết bị hỏng (như điều hòa, thang máy, hệ thống điện), bên cho thuê và bên thuê dễ đùn đẩy trách nhiệm. Việc này dẫn đến chi phí phát sinh bất ngờ và làm gián đoạn công việc.
-
Cách xử lý: Phải ghi rõ: Bên cho thuê chịu trách nhiệm bảo trì kết cấu và hệ thống chung; Bên thuê chịu trách nhiệm sửa chữa hư hỏng do lỗi sử dụng.
Điều khoản về đặt cọc và bồi thường thiếu minh bạch:
-
Sai lầm: Doanh nghiệp không quy định cụ thể trường hợp bị mất cọc hoặc được bồi thường. Đây là sự chủ quan lớn nhất khi ký kết.
-
Rủi ro: Khi chấm dứt hợp đồng trước hạn, nếu nguyên nhân không rõ ràng, bên cho thuê dễ dàng lấy lý do để giữ lại tiền đặt cọc (thường là 3 tháng tiền thuê). Doanh nghiệp mất quyền lợi chính đáng.
-
Cách xử lý: Quy định rõ các trường hợp được hoàn trả cọc 100% (ví dụ: Chủ đầu tư vi phạm pháp lý, bị đình chỉ PCCC) và các trường hợp bị mất cọc (ví dụ: Chấm dứt hợp đồng vô lý).
Quy định tăng giá thuê thiếu cơ sở:
-
Sai lầm: Hợp đồng chỉ ghi "Giá thuê sẽ được điều chỉnh sau 2 năm" mà không ghi rõ mức tăng tối đa. Doanh nghiệp không đàm phán chi tiết mức trần.
-
Rủi ro: Bên cho thuê có thể áp dụng mức tăng giá quá cao (ví dụ: 15-20%), buộc doanh nghiệp phải chấp nhận hoặc rời đi dù chưa hết thời hạn ổn định.
-
Cách xử lý: Yêu cầu giới hạn mức tăng giá tối đa, ví dụ: không vượt quá 10% giá thuê hiện hành sau mỗi lần điều chỉnh, hoặc dựa trên chỉ số lạm phát (CPI) do Nhà nước công bố.

Câu Hỏi Thường Gặp
Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Cần Công Chứng Không?
Có. Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê bất động sản (bao gồm văn phòng) có thời hạn từ 6 tháng trở lên bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Việc này giúp tăng tính pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê trước pháp luật.
Nếu Hợp Đồng Thiếu Hóa Đơn VAT Thì Có Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý không?
Không. Nếu tổng giá trị thuê trên 100 triệu VNĐ/năm, chi phí thuê sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) nếu thiếu hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hợp lệ. Nếu chủ nhà là cá nhân và không thể xuất hóa đơn VAT, doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận và đứng ra kê khai nộp thuế thay cho chủ nhà để chi phí thuê được hợp lý hóa.
Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Có Khác So Với Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Truyền Thống Không?
Không. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc nhưng không có chức năng kinh doanh trực tiếp. Do đó, doanh nghiệp không được phép đăng ký "địa điểm kinh doanh" tại địa chỉ của văn phòng đại diện. Địa điểm kinh doanh phải được đăng ký tại một địa chỉ khác (nếu có).
Nắm vững hồ sơ thuê văn phòng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp sở hữu không gian làm việc an toàn, ổn định. Điều này còn giúp tránh được các rủi ro tài chính, pháp lý không đáng có. Từ việc kiểm tra quyền sở hữu của bên cho thuê đến việc công chứng hợp đồng, mọi bước đều cần sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp.
Arental Vietnam cam kết cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp với hồ sơ thuê văn phòng minh bạch, rõ ràng, giúp khách hàng an tâm tập trung vào phát triển kinh doanh. Liên hệ ngay với chúng tôi 0987260333 để nhận tư vấn chi tiết và báo giá ưu đãi nhất cho văn phòng của bạn.
LIÊN HỆ ARENTAL VIETNAM
Arental Vietnam | Cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại TP.HCM
-
MST: 0315601646
-
Địa chỉ: Toà nhà A Space Office, Số 1B, Đường 30, Khu phố 1, phường An Khánh (Quận 2 cũ), TP. HCM
-
Hotline: 098 7260 333
-
Website: https://www.arental.vn
-
Email: arentalvn@gmail.com