Quy định phòng cháy chữa cháy văn phòng cập nhật mới nhất 2026

An toàn PCCC là yếu tố bắt buộc với mọi văn phòng tại Việt Nam, vừa bảo vệ tính mạng, tài sản của nhân viên, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết này tổng hợp quy định PCCC văn phòng mới nhất 2026. Thông tin được cập nhật từ Luật và nghị định mới nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng thực tế, đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp lý.

Quy định PCCC văn phòng là gì?

Phòng cháy chữa cháy (PCCC) đối với văn phòng là hệ thống pháp lý và kỹ thuật yêu cầu trang bị, bố trí phương tiện, biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tính mạng, tài sản và phòng ngừa cháy nổ tại không gian làm việc. Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm quản lý, vận hành và sử dụng văn phòng tại Việt Nam.

Việc tuân thủ quy định PCCC không chỉ để tránh bị xử phạt hành chính, mà còn đảm bảo an toàn cho người lao động và tài sản công ty, đồng thời giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý trong quá trình đăng ký hoạt động và kiểm tra cơ quan chức năng.

Nội quy an toàn PCCC văn phòng thường được xây dựng dựa trên quy định pháp luật kết hợp với nội quy tòa nhà, nhằm đảm bảo đồng bộ giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý vận hành.

Khung pháp lý về quy định PCCC văn phòng

Để đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật, mọi văn phòng tại Việt Nam phải dựa trên các văn bản pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

Luật và nghị định hiện hành:

• Luật Phòng cháy, chữa cháy (sửa đổi, bổ sung 2024): Quy định trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác PCCC.

• Nghị định 105/2025/NĐ‑CP: Hướng dẫn thi hành Luật PCCC, quy định chi tiết về hồ sơ, kiểm tra, huấn luyện và tổ chức lực lượng PCCC tại cơ sở.

• Nghị định 106/2025/NĐ‑CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực PCCC và cứu nạn cứu hộ, áp dụng đối với các hành vi không tuân thủ.

Quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn quốc gia:

• QCVN 10:2025/BCA – Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về trang bị và bố trí phương tiện PCCC cho nhà và công trình, bao gồm văn phòng làm việc.

• TCVN/PCCC liên quan – Xác định các yêu cầu kỹ thuật chi tiết về hệ thống báo cháy, chữa cháy, lối thoát hiểm, chiếu sáng sự cố và vật liệu chống cháy.

• Quy định cụ thể về hệ thống PCCC cho văn phòng

Đây là nền tảng pháp lý quan trọng, đặc biệt với các cá nhân, doanh nghiệp đang tham gia đầu tư văn phòng cho thuê, cần đảm bảo tuân thủ ngay từ giai đoạn thiết kế và triển khai.

Các quy định về hệ thống & thiết bị PCCC văn phòng mới nhất

Để đảm bảo an toàn cháy nổ và tuân thủ pháp luật, mọi văn phòng phải được trang bị đầy đủ hệ thống, thiết bị và phương tiện PCCC theo QCVN 10:2025/BCA. Các hạng mục bắt buộc bao gồm:

Hệ thống báo cháy tự động và thiết bị báo cháy độc lập

• Hệ thống báo cháy tự động: Phải được lắp đặt tại hành lang, sảnh, phòng làm việc, phòng họp, khu vực kỹ thuật và các kho lưu trữ tài liệu quan trọng.

• Thiết bị báo cháy độc lập: Lắp đặt tại các phòng nhỏ hoặc khu vực không kết nối trực tiếp với hệ thống tự động, đảm bảo phát hiện khói, nhiệt hoặc lửa sớm.

• Tiêu chuẩn thiết kế, lắp đặt: TCVN 7568-14 và TCVN 7568-25.

Hệ thống chiếu sáng sự cố và chỉ dẫn thoát nạn

• Mỗi văn phòng phải trang bị đèn chiếu sáng sự cố hoạt động ít nhất 1 giờ khi mất điện, đảm bảo độ rọi ≥ 0,5 lux tại hành lang, cầu thang, phòng máy phát điện, phòng bơm nước chữa cháy.

• Biển chỉ dẫn thoát nạn và đèn chiếu sáng sự cố phải được bố trí rõ ràng, dễ quan sát theo TCVN 13456.

• Hệ thống loa thông báo và hướng dẫn thoát nạn phải đảm bảo truyền tải tín hiệu đến toàn bộ nhân viên, khách ra vào.

Hệ thống cấp nước chữa cháy

• Trang bị hệ thống cấp nước chữa cháy ngoài nhà nếu không đảm bảo khoảng cách ≤ 400 m từ trụ cấp nước chữa cháy hoặc từ nguồn nước tự nhiên/nhân tạo đảm bảo lưu lượng, trữ lượng.

• Hệ thống họng nước chữa cháy trong nhà: bố trí tại hành lang, cầu thang, phòng kỹ thuật; có thể kết hợp với hệ thống chữa cháy tự động.

• Công trình cao ≥ 28 m hoặc đang thi công ≥ 10 tầng phải bố trí hệ thống đường ống khô, kết nối với xe chữa cháy ngoài công trình và có van khóa thường đóng.

Hệ thống chữa cháy tự động

• Phạm vi lắp đặt: Khu vực dễ cháy như bếp, phòng kỹ thuật, phòng máy tính, kho lưu trữ tài liệu.

• Loại hệ thống: Nước, khí, bột khô tự động.

• Tiêu chuẩn thiết kế, lắp đặt: TCVN 7336, TCVN 13926, TCVN 13657-1, TCVN 13333, TCVN 6101, TCVN 7161 (các phần), TCVN 13877-2, TCVN 14496, NFPA 15.

• Yêu cầu an toàn: Khu vực có nguy cơ ảnh hưởng tới con người phải tính toán thời gian thoát nạn trước khi xả chất chữa cháy.

• Bố trí: Bình khí, bình bột treo trần hoặc tường với diện tích bảo vệ ≤ 100 m²/khu vực, chia nhỏ bằng tường hoặc vách ngăn chống cháy nếu lớn hơn.

Bình chữa cháy xách tay

• Mọi khu vực văn phòng phải trang bị bình chữa cháy xách tay hoặc xe chữa cháy.

• Khoảng cách: Từ vị trí bình đến điểm xa nhất ≤ 25 m.

• Vị trí đặt: Dễ thấy, dễ lấy, gần hành lang, cầu thang, lối ra, tránh nơi che khuất hoặc gần thiết bị sinh nhiệt.

• Số lượng tối thiểu: Văn phòng đang thi công ≥ 500 m² sàn mỗi tầng: 01 bình bột ABC ≥ 4 kg.

• Bảo dưỡng: Kiểm tra định kỳ 6 tháng/lần, đảm bảo bình luôn sẵn sàng sử dụng.

Dụng cụ hỗ trợ cứu nạn, cứu hộ và bảo hộ

• Trang bị dụng cụ phá dỡ thô sơ và mặt nạ lọc độc, mặt nạ phòng độc cách ly.

• Bố trí tại tủ phương tiện, hành lang, phòng trực PCCC, dễ thấy, dễ lấy và tuân theo hướng dẫn nhà sản xuất.

Phương tiện chữa cháy cơ giới (nếu áp dụng)

• Áp dụng với văn phòng có tầng hầm hoặc khu vực lưu trữ lớn: xe chữa cháy nhỏ, phương tiện cơ giới phù hợp.

• Đảm bảo đặc tính kỹ thuật, chất chữa cháy và dụng cụ đi kèm theo TCVN 13316, TCVN 12110.

Việc tuân thủ quy định PCCC giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng theo quy định pháp luật hiện hành.

Hồ sơ PCCC văn phòng theo quy định pháp luật

Theo Luật Phòng cháy và chữa cháy và Nghị định 105/2025/NĐ-CP, văn phòng thuộc diện quản lý về PCCC phải lập và duy trì hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC. Hồ sơ này là căn cứ bắt buộc khi kiểm tra, thanh tra và trong suốt quá trình vận hành.

Hồ sơ PCCC tại văn phòng bao gồm các nhóm tài liệu cốt lõi sau:

• Tài liệu pháp lý của công trình (nếu thuộc diện): văn bản thẩm duyệt thiết kế về PCCC, văn bản nghiệm thu về PCCC, hồ sơ thiết kế và hoàn công hệ thống PCCC.

• Tài liệu quản lý PCCC tại cơ sở: nội quy, biển báo, sơ đồ thoát nạn; quyết định thành lập lực lượng PCCC cơ sở hoặc phân công người phụ trách; phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.

• Tài liệu huấn luyện và tổ chức lực lượng: hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC, danh sách lực lượng PCCC cơ sở, biên bản diễn tập phương án chữa cháy và thoát nạn.

• Tài liệu kiểm tra và bảo trì: sổ theo dõi kiểm tra an toàn PCCC định kỳ; hồ sơ kiểm định, bảo trì, bảo dưỡng phương tiện và hệ thống PCCC.

Theo quy định, toàn bộ hồ sơ phải được lưu trữ tại cơ sở, cập nhật thường xuyên và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nội dung hồ sơ phải phản ánh đúng tình trạng thực tế của hệ thống và hoạt động PCCC tại văn phòng.

Quy định thủ tục PCCC văn phòng

Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP, văn phòng thuộc diện quản lý về PCCC phải thực hiện các thủ tục theo từng giai đoạn: thiết kế → thi công → vận hành.

Thẩm duyệt thiết kế về PCCC

Áp dụng đối với văn phòng thuộc danh mục phải thẩm duyệt:

• Thực hiện trước khi thi công xây dựng hoặc cải tạo công trình

• Hồ sơ thiết kế PCCC phải được cơ quan Cảnh sát PCCC thẩm định, chấp thuận

• Nội dung thẩm duyệt bao gồm: giải pháp thoát nạn, hệ thống báo cháy, chữa cháy, cấp nước chữa cháy

Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo công trình đáp ứng yêu cầu an toàn ngay từ khâu thiết kế.

Nghiệm thu về PCCC

Sau khi hoàn thành thi công, văn phòng phải thực hiện nghiệm thu:

• Kiểm tra thực tế toàn bộ hệ thống PCCC đã lắp đặt

• Đối chiếu với hồ sơ thiết kế đã được thẩm duyệt

• Lập văn bản nghiệm thu và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận

Công trình chỉ được phép đưa vào sử dụng khi đã được nghiệm thu PCCC đạt yêu cầu.

Tổ chức điều kiện PCCC trước khi vận hành

Trước và trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp phải:

• Ban hành nội quy, quy định PCCC

• Thành lập lực lượng PCCC cơ sở hoặc phân công người phụ trách

• Xây dựng và phê duyệt phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ

Đây là điều kiện bắt buộc để duy trì hoạt động hợp pháp của văn phòng.

Huấn luyện nghiệp vụ và diễn tập PCCC

Theo quy định:

• Nhân sự phải được huấn luyện nghiệp vụ PCCC phù hợp vị trí công việc

• Doanh nghiệp phải tổ chức diễn tập phương án chữa cháy và thoát nạn định kỳ

Mục tiêu là đảm bảo khả năng xử lý tình huống cháy ngay từ giai đoạn đầu.

Kiểm tra an toàn PCCC trong quá trình hoạt động

Trong suốt quá trình vận hành, văn phòng phải:

• Thực hiện tự kiểm tra an toàn PCCC định kỳ

• Duy trì, bảo dưỡng hệ thống và thiết bị PCCC

• Chấp hành kiểm tra từ cơ quan chức năng khi có yêu cầu

Mọi kết quả kiểm tra phải được ghi nhận và lưu trữ trong hồ sơ PCCC.

Xem thêm: quy trình thuê văn phòng.

Nội quy an toàn PCCC văn phòng

Mọi cá nhân làm việc tại văn phòng phải chấp hành nghiêm các quy định sau:

1. Chấp hành đầy đủ quy định về PCCC; không thực hiện các hành vi có nguy cơ gây cháy, nổ trong khu vực văn phòng.

2. Không tự ý sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt (bếp, thiết bị gia nhiệt, hàn cắt…) khi chưa được phép; hạn chế tối đa việc sử dụng trong văn phòng.

3. Sử dụng thiết bị điện an toàn:

   • Không cắm quá tải ổ điện

   • Tắt các thiết bị điện khi không sử dụng hoặc trước khi rời khỏi văn phòng

   • Không tự ý sửa chữa hệ thống điện

4. Không hút thuốc tại khu vực cấm, không để vật dễ cháy gần nguồn nhiệt, thiết bị điện.

5. Giữ thông thoáng lối thoát nạn:

   • Không để vật cản tại hành lang, cầu thang, cửa thoát hiểm

   • Không khóa, chặn cửa thoát hiểm dưới mọi hình thức

6. Không tự ý di chuyển, che chắn hoặc làm hư hỏng thiết bị PCCC như bình chữa cháy, đầu báo cháy, đèn thoát hiểm.

7. Nắm rõ vị trí thiết bị PCCC và lối thoát nạn, sẵn sàng sử dụng khi có sự cố.

8. Khi phát hiện cháy, phải:

   • Báo động ngay cho mọi người xung quanh

   • Ngắt điện khu vực (nếu an toàn)

   • Sử dụng phương tiện chữa cháy tại chỗ

   • Gọi lực lượng Cảnh sát PCCC theo số 114

9. Tham gia đầy đủ các buổi huấn luyện và diễn tập PCCC do văn phòng hoặc tòa nhà tổ chức.

10. Người đứng đầu và bộ phận quản lý văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra và duy trì việc thực hiện nội quy này.

Quy định xử phạt vi phạm PCCC văn phòng

Theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về phòng cháy chữa cháy tại văn phòng có thể bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng. 

Dưới đây là các nhóm vi phạm điển hình cần đặc biệt lưu ý:

Vi phạm về nội quy, tuyên truyền và huấn luyện PCCC

• Không tổ chức tuyên truyền, phổ biến kiến thức PCCC: phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng.

• Không tổ chức huấn luyện nghiệp vụ PCCC định kỳ: phạt từ 4.000.000 đến 6.000.000 đồng.

• Sử dụng nhân sự chưa được huấn luyện PCCC: phạt từ 6.000.000 đến 8.000.000 đồng.

• Không ban hành hoặc không niêm yết nội quy, biển báo PCCC: phạt từ 6.000.000 đến 8.000.000 đồng.

Vi phạm về tổ chức lực lượng PCCC cơ sở

• Không thành lập đội PCCC cơ sở: phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

• Không phân công người phụ trách công tác PCCC: phạt từ 6.000.000 đến 8.000.000 đồng.

• Không duy trì lực lượng trực PCCC: phạt đến 10.000.000 đồng.

Vi phạm về hồ sơ và kiểm tra PCCC

• Không lập hồ sơ PCCC: phạt từ 5.000.000 đến 7.000.000 đồng.

• Hồ sơ PCCC không đầy đủ: phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng.

• Không thực hiện tự kiểm tra PCCC định kỳ: phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

• Không chấp hành quyết định đình chỉ hoạt động: phạt đến 30.000.000 đồng.

Vi phạm về hệ thống và thiết bị PCCC

• Không trang bị hệ thống báo cháy hoặc chữa cháy: phạt từ 40.000.000 đến 50.000.000 đồng.

• Trang bị thiết bị không đảm bảo tiêu chuẩn: phạt từ 30.000.000 đến 40.000.000 đồng.

• Không bảo trì, bảo dưỡng hệ thống PCCC: phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

• Không duy trì hoạt động của hệ thống PCCC: phạt đến 50.000.000 đồng.

Vi phạm về lối thoát nạn

• Để vật cản tại lối thoát hiểm: phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.

• Khóa cửa thoát hiểm hoặc không duy trì cửa thoát nạn: phạt từ 10.000.000 đến 30.000.000 đồng.

• Không đảm bảo đủ lối thoát nạn theo quy định: phạt đến 50.000.000 đồng, có thể bị đình chỉ hoạt động.

Vi phạm về hệ thống điện và nguồn nhiệt

• Lắp đặt, sử dụng thiết bị điện không đảm bảo an toàn PCCC: phạt từ 6.000.000 đến 8.000.000 đồng.

• Không có hệ thống điện phục vụ PCCC: phạt từ 40.000.000 đến 50.000.000 đồng.

• Sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt không đúng quy định: phạt từ 5.000.000 đến 25.000.000 đồng.

Vi phạm về thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC

• Đưa văn phòng vào hoạt động khi chưa nghiệm thu PCCC: phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng.

• Thi công, cải tạo khi chưa được thẩm duyệt PCCC: phạt từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng.

• Có thể bị đình chỉ hoạt động từ 3 đến 12 tháng tùy mức độ vi phạm.

Xem thêm: kinh nghiệm thuê văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng có bắt buộc phải thẩm duyệt PCCC không?

Có. Theo Nghị định 105/2025/NĐ‑CP, các công trình văn phòng thuộc danh mục có nguy hiểm cháy, nổ hoặc có quy mô nhất định phải thực hiện thẩm định thiết kế và nghiệm thu về PCCC trước khi đưa vào sử dụng.

Văn phòng nhỏ dưới 100m² có cần hệ thống báo cháy không?

Có thể không bắt buộc hệ thống báo cháy tự động, nhưng vẫn phải trang bị phương tiện PCCC cơ bản như bình chữa cháy, nội quy, biển báo, lối thoát nạn theo quy định tại QCVN 10:2025/BCA.

Bao lâu phải kiểm tra PCCC một lần?

Theo quy định tại Nghị định 105/2025/NĐ‑CP, cơ sở phải tự kiểm tra PCCC định kỳ và có thể bị kiểm tra đột xuất hoặc theo kế hoạch bởi cơ quan chức năng. Tần suất cụ thể phụ thuộc vào mức độ nguy hiểm cháy nổ của văn phòng.

Có bắt buộc mua bảo hiểm cháy nổ cho văn phòng không?

Có, nếu văn phòng thuộc danh mục cơ sở có nguy hiểm cháy, nổ theo quy định. Không mua bảo hiểm có thể bị xử phạt đến 50.000.000 đồng theo Nghị định 106/2025/NĐ‑CP.

Khi bị kiểm tra PCCC cần chuẩn bị gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hồ sơ PCCC đầy đủ

• Biên bản kiểm tra nội bộ

• Phương án chữa cháy

• Hồ sơ huấn luyện, phân công lực lượng

• Kiểm tra thực tế hệ thống, thiết bị đang hoạt động bình thường

PCCC trong văn phòng không đơn thuần là việc trang bị cho đủ mà là một hệ thống quản lý bắt buộc gồm 3 trụ cột: hạ tầng đạt chuẩn, hồ sơ pháp lý đầy đủ, quy trình vận hành – kiểm tra định kỳ. Chỉ cần thiếu một trong ba yếu tố này, doanh nghiệp không chỉ đối mặt rủi ro cháy nổ mà còn có thể bị đình chỉ hoạt động hoặc xử phạt theo quy định hiện hành.

Vì vậy, khi lựa chọn văn phòng, doanh nghiệp cần xem PCCC là tiêu chí đánh giá bắt buộc, tương đương với vị trí, giá thuê hay diện tích.

Tại Arental Vietnam, toàn bộ hệ thống văn phòng cho thuê đều được đầu tư và vận hành theo đúng tiêu chuẩn PCCC hiện hành, bao gồm hệ thống báo cháy, chữa cháy, lối thoát nạn, hồ sơ pháp lý và quy trình kiểm tra định kỳ. Doanh nghiệp khi thuê văn phòng không cần lo lắng về thủ tục pháp lý hay chi phí triển khai ban đầu, có thể tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp văn phòng cho thuê vừa đảm bảo pháp lý, vừa tối ưu chi phí và vận hành, Arental Vietnam là lựa chọn đáng cân nhắc.