Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Đúng Quy Định Mới Nhất

Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không chỉ đơn giản là thủ tục hành chính, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí và quyền lợi thuế của cả hai bên. Tham khảo ngay bài viết bên dưới để biết chi tiết về các loại hóa đơn, thời điểm, nội dung và các nguyên tắc khi xuất hóa đơn trong lĩnh vực cho thuê văn phòng nhé! 

Các Loại Hóa Đơn Sử Dụng Khi Cho Thuê Văn Phòng

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. 

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên nắm rõ hai loại hóa đơn cơ bản hiện hành như sau:

Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT (thường gọi là “hóa đơn đỏ”) là chứng từ chứng nhận giao dịch của hoạt động cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng và các tiện ích thuê văn phòng đi kèm, do bên cho thuê xuất hóa đơn, thể hiện rõ số tiền thanh toán và số tiền thuế VAT phải nộp cho cơ quan thuế.

Đây là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.

Đặc điểm:

• Trên hóa đơn có dòng thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT (10%).

• Được bên thuê sử dụng để khấu trừ thuế đầu vào khi kê khai thuế.

• Có giá trị pháp lý trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ.

Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp cho thuê văn phòng đã đăng ký thuế và kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Ví dụ: công ty bất động sản, đơn vị quản lý tòa nhà, doanh nghiệp có văn phòng dư thừa đem cho thuê.

Ví dụ: Công ty A cho Công ty B thuê văn phòng, xuất hóa đơn GTGT 20 triệu đồng + 10% thuế GTGT (2 triệu). Tổng cộng 22 triệu đồng. Công ty B có thể khấu trừ 2 triệu đồng khi kê khai thuế đầu vào.

Tìm hiểu thêm về thuế suất chi phí thuê văn phòng để tránh sai sót khi xuất hóa đơn.

Hóa Đơn Bán Hàng

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn áp dụng cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thường là các hộ kinh doanh cá thể, hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ chưa đủ điều kiện kê khai khấu trừ.

Đặc điểm:

• Không có dòng thuế suất hay tiền thuế GTGT.

• Thường sử dụng để ghi nhận doanh thu chứ không phục vụ mục đích khấu trừ thuế.

• Vẫn có giá trị pháp lý để bên thuê ghi nhận chi phí thuê hợp lệ, nếu hóa đơn được lập đúng quy định và phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuê.

Trong nhiều trường hợp, sau khi bên thuê đã thanh toán, hóa đơn bán hàng còn đóng vai trò như một biên lai thu tiền chính thức, nhất là khi giao dịch không kèm theo phiếu thu riêng.

Ví dụ: Một cá nhân cho thuê mặt bằng văn phòng và nộp thuế khoán. Người này sẽ xuất hóa đơn bán hàng do chi cục thuế cấp, không có phần thuế GTGT, nhưng vẫn có thể được bên thuê sử dụng để hạch toán chi phí.

Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có phải nộp thuế?

Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng

Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ thuê văn phòng là:

“Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (tùy điều kiện nào đến trước).”

Tức là:

• Nếu thu tiền trước (đặt cọc, trả trước), phải xuất hóa đơn ngay khi thu tiền.

• Nếu thu tiền sau, xuất hóa đơn khi kết thúc kỳ thuê (tháng/quý/năm), hoặc khi hoàn tất dịch vụ theo hợp đồng.

Các trường hợp cụ thể:

• Thu tiền thuê trước (trả trước 3 tháng): Xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền.

• Thu tiền theo kỳ (hàng tháng/quý): Xuất hóa đơn vào cuối mỗi kỳ.

• Thu tiền sau khi kết thúc hợp đồng: Xuất hóa đơn sau khi bàn giao, nghiệm thu.

• Thu từng đợt theo tiến độ: Mỗi lần thu tiền phải lập hóa đơn tương ứng.

Lưu ý quy định xử phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm:

Việc xuất hóa đơn thuê văn phòng không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt theo 3 mức quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Phạt cảnh cáo nếu hành vi không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

• Phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không chậm nghĩa vụ thuế.

• Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế.

Bạn cũng nên nắm rõ cách hạch toán chi phí thuê văn phòng để tránh bị loại khi quyết toán.

13 Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cho thuê văn phòng đều phải ghi đầy đủ 13 nội dung theo quy định tại điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Tên hóa đơn

Ghi đúng tên loại hóa đơn đang sử dụng:

• “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG” (nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ)

• “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG” (nếu kê khai trực tiếp)

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động sinh theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn

Là số thứ tự duy nhất, tối đa 8 chữ số, tăng dần theo thứ tự từ ngày 01/01 hằng năm hoặc thời điểm bắt đầu sử dụng.

4. Ngày lập hóa đơn

Ghi theo ngày phát sinh nghĩa vụ thu tiền hoặc hoàn thành cung ứng dịch vụ, theo định dạng ngày/tháng/năm.

5. Thông tin bên bán (bên cho thuê)

• Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh/cá nhân

• Địa chỉ trụ sở hoặc nơi cư trú

• Mã số thuế theo giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế

6. Thông tin bên mua (bên thuê)

• Tên doanh nghiệp/cá nhân thuê văn phòng

• Địa chỉ trụ sở hoặc văn phòng thuê

• Mã số thuế (nếu có)

 Lưu ý: Nếu người thuê là cá nhân không có MST thì không cần ghi MST; nếu tên, địa chỉ dài, có thể viết tắt các cụm từ như “Phường” → “P.”, “Thành phố” → “TP.”,…

7. Tên hàng hóa/dịch vụ cung cấp

• Ghi rõ: “Tiền thuê văn phòng tháng ... tại địa chỉ ...”

• Nếu bao gồm điện, nước, phí quản lý → ghi riêng từng dòng hoặc đính kèm bảng kê chi tiết.

Bạn có thể tham khảo thêm cách tính tiền điện khi thuê văn phòng và phí quản lý dịch vụ để lập hóa đơn chính xác.

8. Đơn vị tính – Số lượng – Đơn giá – Thành tiền chưa thuế

• Đơn vị tính có thể là “tháng”, “m2”, “kỳ”…

• Số lượng: số tháng thuê, diện tích thuê,…

• Đơn giá: theo hợp đồng (VNĐ/tháng, VNĐ/m²/tháng,…)

• Thành tiền: chưa bao gồm thuế GTGT (nếu có)

9. Thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT

• Ghi đúng mức thuế áp dụng (thường là 10% hoặc 8% nếu thuộc chính sách giảm thuế)

• Nếu không chịu thuế hoặc miễn thuế, ghi rõ lý do.

10. Tổng cộng tiền thanh toán

• Ghi tổng số tiền đã bao gồm thuế GTGT (nếu có).

• Ghi bằng số và bằng chữ, theo đúng quy định.

11. Hình thức thanh toán

• “Chuyển khoản”, “Tiền mặt” hoặc “Chuyển khoản/tiền mặt”

• Nếu đã thanh toán, có thể ghi chú thêm: “Đã thu tiền”

12. Chữ ký và chữ ký số

• Hóa đơn giấy: phải có chữ ký người lập hóa đơn và dấu của đơn vị phát hành (nếu có)

• Hóa đơn điện tử: có chữ ký số hợp lệ của bên bán

• Trường hợp không bắt buộc ký người mua thì không cần chữ ký người thuê

13. Ngôn ngữ, chữ số, đơn vị tiền tệ

• Chữ viết: tiếng Việt. Nếu có chữ tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc hoặc viết nhỏ dưới dòng tiếng Việt.

• Chữ số: dùng số Ả-rập (0–9), phân cách hàng nghìn bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy.

• Đồng tiền: ghi bằng VND (ký hiệu “đ”). Nếu giao dịch bằng ngoại tệ, phải thể hiện tỷ giá và ghi đúng theo quy định ngoại hối.

Nội Dung Hóa Đơn Chi Tiết Theo Các Loại Hình Văn Phòng Cho Thuê

Đối với mỗi loại hình văn phòng cho thuê (sàn trống, truyền thống, chia sẻ, đại diện) và chính sách cung cấp dịch vụ của các bên cho thuê mà nội dung của hóa đơn thuê văn phòng khi xuất sẽ có những sự khác nhau nhất định. Quý doanh nghiệp có thể xem qua 3 trường hợp phổ biến cụ thể sau để dễ dàng so sánh hơn:

Văn Phòng Trọn Gói Và Chia Sẻ

Toàn bộ chi phí thuê (gồm phí không gian, điện nước, vệ sinh, internet, bảo trì…) thường được gộp chung trong một mức giá cố định.

• Cách xuất hóa đơn: Bên cho thuê chỉ cần phát hành 1 hóa đơn GTGT duy nhất, với nội dung thể hiện là “phí thuê văn phòng trọn gói” hoặc “phí thuê chỗ ngồi làm việc”.

• Thời điểm xuất hóa đơn: Dựa theo chu kỳ thanh toán quy định trong hợp đồng (hàng tháng, hàng quý hoặc 6 tháng).

• Ghi chú: Nếu hợp đồng là trọn gói dài hạn (ví dụ 10 năm), mỗi kỳ thanh toán định kỳ vẫn cần hóa đơn riêng ứng với phần doanh thu tương ứng.

Hóa Đơn Dịch Vụ Cho Thuê Sàn Trống

Với hợp đồng thuê văn phòng dạng sàn trống, chi phí thuê không gian và các dịch vụ tiện ích thường được tách riêng, do thời điểm phát sinh và thanh toán không đồng nhất.

Cách xuất hóa đơn: Bên cho thuê cần lập 2 hóa đơn riêng biệt:

• 01 hóa đơn cho tiền thuê mặt bằng văn phòng.

• 01 hóa đơn cho các dịch vụ phát sinh (vệ sinh, bảo trì, điện nước, thuê phòng họp…).

Trường hợp có sử dụng ngoài giờ, bạn cũng nên tham khảo phí ngoài giờ thuê văn phòng để tính đúng chi phí và VAT.

Ví dụ minh họa:

Doanh nghiệp D thuê văn phòng 50m² tại A Space Office với giá 20 triệu đồng/tháng (chưa gồm tiện ích). Ngày 1 hàng tháng, công ty thanh toán tiền thuê mặt bằng. Ngày 15, doanh nghiệp thuê thêm 2 giờ phòng họp (200.000đ/giờ). 

Lúc này chúng tôi sẽ cần xuất 2 hóa đơn VAT như sau:

• 01 hóa đơn vào ngày 1: 20.000.000đ + 2.000.000đ VAT (10%).

• 01 hóa đơn vào ngày 15: 400.000đ + 40.000đ VAT (10%) cho dịch vụ phòng họp.

Hóa Đơn Khi Cho Thuê Văn Phòng Đại Diện (Văn Phòng Ảo)

Với mô hình văn phòng ảo, doanh nghiệp thường chỉ thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh kèm bảng tên và có thể thêm một số tiện ích khác.

Cách xuất hóa đơn: Bên cho thuê phát hành 1 hóa đơn gộp, bao gồm:

• Phí thuê địa chỉ văn phòng.

• Phí lắp đặt bảng tên công ty.

Trường hợp phát sinh dịch vụ bổ sung (như thuê phòng họp, lễ tân, in ấn…): sẽ được xuất hóa đơn riêng tại thời điểm sử dụng dịch vụ.

Bạn có thể xem thêm kinh nghiệm thuê văn phòng để lựa chọn mô hình phù hợp.

3 Nguyên Tắc Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Hợp Lệ

Theo quy định hiện hành, hóa đơn chỉ được chấp nhận nếu đáp ứng đầy đủ ba nguyên tắc quan trọng: pháp lý– hợp lý – hợp lệ.

Tính Pháp Lý

Tính pháp lý thể hiện ở việc hóa đơn được tạo lập và phát hành đúng quy định pháp luật, cụ thể là theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế. Theo đó, hóa đơn phải được đăng ký, chứng nhận và công bố trên hệ thống cơ quan thuế để đảm bảo hợp pháp.

Nếu là cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng thì phải đăng ký thuế và xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không đăng ký, hoặc hóa đơn lập sai thẩm quyền thì sẽ không có giá trị pháp lý, và doanh nghiệp có thể bị xử phạt nặng theo quy định.

Tính Hợp Lý

Tính hợp lý liên quan đến bản chất thực tế của giao dịch và nội dung phản ánh trên hóa đơn. Một hóa đơn hợp lý là hóa đơn ghi nhận đúng các yếu tố thực tế như: địa chỉ văn phòng cho thuê, diện tích, giá thuê, kỳ hạn thanh toán... Các thông tin này cần phù hợp với nội dung hợp đồng và lĩnh vực hoạt động của cả bên bán lẫn bên mua.

Ngoài ra, hóa đơn phải đi kèm các chứng từ có liên quan như hợp đồng thuê văn phòng, biên bản bàn giao, phiếu thu chi hoặc chứng từ thanh toán để chứng minh tính xác thực.

Tính Hợp Lệ

Tính hợp lệ phản ánh yếu tố kỹ thuật, hình thức khi lập hóa đơn. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn cần ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc như:

• Tên hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập;

• Thông tin bên bán và bên mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);

• Nội dung dịch vụ (thuê văn phòng), đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất và số tiền thuế GTGT;

• Tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán;

• Chữ ký số của bên bán (với hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký tay và dấu đỏ (với hóa đơn giấy).

Tuyệt đối không được viết sai, bỏ trống các ô bắt buộc, dùng mực đỏ, bút chì, hay ký sai thời điểm. Mọi lỗi hình thức, dù nhỏ, cũng có thể khiến cơ quan thuế từ chối ghi nhận chi phí hoặc không cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Hướng Dẫn Cách Lập Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Kèm Mẫu Hóa Đơn

Viết hóa đơn cho thuê văn phòng đòi hỏi sự chính xác và đảm bảo các quy định của pháp luật. Dưới đây là 4 bước hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tự tin lập hóa đơn.

• Bước 1: Sử dụng mẫu hóa đơn phù hợp

• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin bắt buộc

• Bước 3: Đảm bảo xuất hóa đơn GTGT đúng quy định (*)

• Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu

(*) Dựa theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (Điều 16), Arental Vietnam xin tóm tắt như sau:

• Tổ chức, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và phát hành hóa đơn cho người mua theo hướng dẫn .

• Không lập hóa đơn cho hàng hóa luân chuyển nội bộ.

• Ghi đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa

• Phải dùng cùng loại mực không phai, không dùng mực đỏ, chữ số và chữ viết liên tục; không tẩy xóa; gạch chéo phần trống nếu có.

• Mỗi hóa đơn phải được lập một lần thành nhiều liên và nội dung trên các liên phải đồng nhất.

• Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn, không được bỏ sót số nào.

Sau khi tìm hiểu các loại hoá đơn, thời điểm xuất và nguyên tắc hợp lệ để đảm bảo đúng quy định, Arental Vietnam sẽ gợi ý đến bạn 2 mẫu hoá đơn thu tiền cho thuê văn phòng để tham khảo và chỉnh sửa nếu có nhu cầu sử dụng cho các giao dịch của mình.

Xem chi tiết mẫu hóa đơn cho thuê văn phòng: TẠI ĐÂY.

Lưu Ý Khi Viết Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng 

Muốn hóa đơn có giá trị pháp lý và không gặp rắc rối khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần tránh những lỗi thường gặp dưới đây:

1. Sai hoặc thiếu mã số thuế của doanh nghiệp: Tra cứu đúng mã số thuế trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi ghi.

2. Ngày lập hóa đơn sai hoặc bị bỏ sót: Ghi đúng ngày phát sinh giao dịch (thu tiền hoặc hoàn tất dịch vụ). Không để trống ô ngày tháng.

3. Sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua: Đối chiếu chính xác thông tin với giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc thông báo mã số thuế của bên thuê.

4. Ghi sai đơn giá, thành tiền: Kiểm tra lại hợp đồng thuê trước khi điền vào hóa đơn. Không tự ước lượng.

5. Tính sai tiền thuế VAT hoặc không khớp số tiền bằng số và bằng chữ: Dùng phần mềm lập hóa đơn có chức năng tính thuế tự động và sinh dòng số tiền bằng chữ.

6. Tên dịch vụ không rõ ràng, thiếu kỳ thuê hoặc địa chỉ: Ghi rõ: “Tiền thuê văn phòng tháng X/20XX tại [địa chỉ]”. Tránh mô tả chung chung như “dịch vụ”. Bạn nên nắm thêm cách tính giá cho thuê văn phòng để mô tả chính xác và đúng giá trị.

7. Không gạch chéo các ô trống: Sau khi hoàn tất, gạch chéo tất cả ô/dòng không sử dụng để tránh chỉnh sửa hoặc bổ sung sai quy định.

8. Xuất hóa đơn sai thời điểm: Phải xuất đúng thời điểm cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận thanh toán – tùy điều kiện nào đến trước.

9. Ghi sai số lượng dịch vụ, đơn giá hoặc bỏ trống các dòng cần điền: Đối chiếu lại hợp đồng, biên bản nghiệm thu, và bảng kê nếu có. Không bỏ sót trường nào.

10. Thiếu chữ ký và mộc (với hóa đơn giấy): Người lập hóa đơn phải ký tay, đơn vị cho thuê cần đóng dấu tròn trước khi giao hóa đơn.

11. Ghi sai ký hiệu hóa đơn hoặc không thống nhất giữa các liên: Lấy đúng mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế. Không được ghi tay ký hiệu hoặc điều chỉnh bằng tay.

12. Không ghi rõ hình thức thanh toán hoặc ghi sai: Ghi chính xác “Chuyển khoản” hoặc “Tiền mặt”. Trường hợp đã thanh toán cần thể hiện rõ.

13. Dùng mực không đúng quy định (mực đỏ, bút chì...): Chỉ dùng mực đen hoặc xanh không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ hoặc viết chì (đối với hóa đơn giấy).

14. Nội dung hóa đơn thiếu, ghi sai hoặc không nhất quán với hợp đồng: Luôn căn cứ hợp đồng để ghi chính xác thời gian, địa điểm, giá trị thuê, kỳ thuê,...

15. Ghi sai hoặc bỏ trống đơn vị tính: Ví dụ: “tháng”, “m2”, “kỳ”… cần được ghi rõ, phù hợp nội dung dịch vụ.

16. Thêm thông tin không cần thiết hoặc không liên quan đến thuê văn phòng: Chỉ ghi những nội dung liên quan đến giao dịch thực tế. Không thêm chú thích tùy tiện.

Một số quy tắc cần tuân thủ:

• Gạch chéo tất cả các ô/dòng trống để tránh bị lợi dụng ghi bổ sung sau khi phát hành.

• Hóa đơn giấy phải có đầy đủ chữ ký tay và mộc đỏ của đơn vị phát hành.

• Tuyệt đối không dùng mực đỏ hoặc bút chì khi ghi hóa đơn.

• Thông tin người mua cần được kiểm tra cẩn thận trước khi điền.

• Toàn bộ nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh và đúng hợp đồng đã ký.

Arental Vietnam Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Xuất Hóa Đơn Chuẩn Pháp Lý

Arental Vietnam không chỉ cung cấp đa dạng loại hình văn phòng như văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, sàn trống truyền thống hay văn phòng ảo, mà còn hỗ trợ tư vấn và xuất hóa đơn đúng chuẩn quy định, giúp doanh nghiệp an tâm về pháp lý và hạch toán chi phí.

Tại Arental, tất cả giao dịch thuê văn phòng đều đi kèm:

• Hợp đồng rõ ràng, minh bạch, đáp ứng yêu cầu kiểm tra thuế.

• Hóa đơn GTGT đầy đủ với thông tin chi tiết về diện tích, loại hình, thời gian thuê.

• Hỗ trợ tư vấn khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong việc đăng ký mã số thuế và nhận hóa đơn điện tử có mã.

Vì thế, nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến dịch vụ cho thuê văn phòng tại TPHCM với đầy đủ giấy tờ, nội dung hóa đơn đầy đủ, thì hãy liên hệ ngay Arental Vietnam qua hotline 0987260333 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!

Câu Hỏi Thường Gặp

Nên sử dụng loại hóa đơn nào khi cho thuê văn phòng?

Phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế:

• Kê khai theo phương pháp khấu trừ: dùng hóa đơn GTGT

• Kê khai trực tiếp hoặc hộ cá nhân: dùng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử có mã

Khi nào cần xuất hóa đơn cho thuê văn phòng?

Phải xuất ngay khi cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận tiền thanh toán trước, tùy điều kiện nào xảy ra trước. Không được chậm quá 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ.

Có thể gộp nhiều tháng tiền thuê vào một hóa đơn không?

Có thể, nếu điều này được quy định trong hợp đồng thuê. Tuy nhiên, cần đảm bảo đúng thời điểm xuất hóa đơn và ghi rõ kỳ thanh toán trong nội dung hóa đơn.

Văn phòng cho thuê trọn gói có cần tách riêng hóa đơn dịch vụ?

Không cần. Với hợp đồng thuê trọn gói, bên cho thuê có thể gộp toàn bộ chi phí vào một hóa đơn, ghi rõ “phí thuê văn phòng trọn gói” kèm mức giá và thuế GTGT tương ứng.

Ai Là Người Ký Hoá Đơn Cho Thuê Văn Phòng?

Đại diện có thẩm quyền của bên cho thuê là người ký hoá đơn cho thuê văn phòng.

Có cần phải thông báo cho cơ quan thuế khi in hóa đơn tự in không?

Có! Doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế về việc in hóa đơn tự in và tuân thủ các quy định liên quan.

Việc nắm rõ thời điểm và nội dung xuất hóa đơn khi cho thuê văn phòng không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch, mà còn là cách bảo vệ quyền lợi cho cả bên cho thuê và bên thuê. Hóa đơn được lập đúng sẽ giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ, tránh rủi ro thuế và tạo nền tảng minh bạch trong hợp tác lâu dài. Để hạn chế sai sót, bạn nên luôn tuân thủ quy định hiện hành, lựa chọn đơn vị cho thuê uy tín, hỗ trợ hóa đơn hợp lệ ngay từ đầu. Liên hệ ngay hotline 0987260333 nếu bạn cần thuê văn phòng uy tín!