Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Tiếng Anh - Việt| Mẫu Chuẩn 2025

Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ (Office Lease Contract) không chỉ giúp hai bên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ khi có yếu tố nước ngoài, mà còn đảm bảo tính pháp lý trong quá trình hợp tác. Cùng Arental Vietnam tham khảo mẫu hợp đồng hợp đồng thuê văn phòng tiếng Việt - Anh được biên soạn chi tiết theo quy định pháp luật hiện hành, dễ dàng tải xuống, chỉnh sửa và áp dụng cho từng tình huống thực tế. Ngoài ra, đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài.

Mẫu Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Anh - Việt

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng song ngữ Anh - Việt dưới đây được đội ngũ Arental Vietnam biên soạn dựa trên quy định của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 cùng với kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình ký kết và vận hành hợp đồng với khách thuê thực tế, đối tác nước ngoài.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–***——–

HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ

(OFFICE LEASE CONTRACT)

Số: ..............................

- Căn cứ Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 24/11/2015.

- Căn cứ Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005.

- Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.

- Pursuant to Civil Law No. 91/2015/QH13 of The Socialist Republic of Vietnam approved by Vietnam National Congress on November 24, 2015.

- Pursuant to the Commercial Law No. 36/2005/QH11 of The Socialist Republic of Vietnam approved by Vietnam National Congress on June 14, 2005.

- Due to the demand and capability of two parties.

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ……………………………………….., chúng tôi gồm có:
(Today, …[date]…, at …[location]…, the parties below mutually agree to enter into this contract:)

I. BÊN A – BÊN CHO THUÊ (PARTY A – THE LESSOR):

Tên doanh nghiệp / Company name :…………………………………………………….…………

Mã số thuế / Tax code :………………………………………………………………………………..

Địa chỉ / Address :……………………………………………………………………………...………

Đại diện / Representative by :….…………………………………………………………………….

Chức vụ / Position :….…………………………………………………………………………...……

CCCD / Citizen identification :….………………………………………………………………….…

Ngày cấp / Issued date :….………………………………………………………………...………...

Nơi cấp/ Issued at :….………………………………………………………………...……….……..

Điện thoại/Phone :….………………………………………………………………...……….………

Email :….………………………………………………………………...……….…………………....

II. BÊN B – BÊN THUÊ (PARTY B – THE LESSEE):

Tên doanh nghiệp / Company name :…………………………………………………….…………

Mã số thuế / Tax code :………………………………………………………………………………..

Địa chỉ / Address :……………………………………………………………………………...………

Đại diện / Representative by :….…………………………………………………………………….

Chức vụ / Position :….…………………………………………………………………………...……

CCCD / Citizen identification :….………………………………………………………………….…

Ngày cấp / Issued date :….………………………………………………………………...………...

Nơi cấp/ Issued at :….………………………………………………………………...……….……..

Điện thoại/Phone :….………………………………………………………………...……….………

Email :….………………………………………………………………...……….…………………....

Bên A và Bên B (sau đây gọi chung là “Các Bên”) thống nhất ký kết Hợp đồng thuê văn phòng với các điều khoản sau đây:

(Party A and Party B (hereinafter collectively referred to as “the Parties”) agree to enter into this Office Lease Contract under the following terms:)

ĐIỀU 1: ĐỊA ĐIỂM, DIỆN TÍCH VÀ MỤC ĐÍCH THUÊ (ARTICLE 1: LEASED PREMISES AND PURPOSE)

1. Địa điểm thuê (Leased Premises): Bên A đồng ý cho Bên B thuê văn phòng tại địa chỉ: ……………………………………………. Diện tích thuê: ……… m2.

(Party A agrees to lease to Party B an office located at: ………………………………………, with a leased area of ……… square meters.)

2. Mục đích sử dụng (Purpose of Use): Bên B thuê diện tích trên làm văn phòng làm việc/đại diện, phù hợp với chức năng kinh doanh đã đăng ký.

(Party B shall use the leased premises solely for the purpose of an office for business/representative purposes as legally registered.)

3. Tình trạng bàn giao (Handover Condition): Văn phòng, trang thiết bị điện, nước và các tiện ích gắn liền với diện tích thuê sẽ được Bên A bàn giao cho Bên B trong tình trạng hoạt động tốt. Bên B đã khảo sát hiện trạng và chấp nhận tình trạng văn phòng tại thời điểm bàn giao.

(The office space, along with electrical, water systems and attached facilities, shall be handed over by Party A to Party B in good working condition. Party B has inspected and accepts the current condition of the premises at the time of handover.)

ĐIỀU 2: THỜI HẠN THUÊ (ARTICLE 2: LEASE TERM)

1. Thời hạn thuê (Lease Term): Thời hạn thuê văn phòng là …………, bắt đầu từ ngày …/…/…… và kết thúc vào ngày …/…/……….

(The term of the lease is ………… , commencing on …/…/…… and ending on …/…/……….)

2. Gia hạn hợp đồng (Extension): Khi hết thời hạn thuê, Bên B có quyền ưu tiên gia hạn thuê hoặc ký hợp đồng mới. Nếu Bên B muốn gia hạn, phải thông báo bằng văn bản cho Bên A ít nhất … tháng trước khi Hợp đồng hết hạn. Giá thuê cho thời gian gia hạn sẽ do hai Bên thỏa thuận, có xem xét đến giá thị trường tại thời điểm gia hạn.

(Upon expiration of the initial term, Party B shall have priority to extend the lease or sign a new contract. If Party B wishes to extend, it must notify Party A in writing at least … months before contract expiration. The rent for the extended term shall be agreed upon by both Parties, taking into account the market rate at the time of extension.)

3. Không đơn phương hủy bỏ (No Early Termination Unilaterally): Trong thời hạn Hợp đồng còn hiệu lực, không Bên nào được đơn phương chấm dứt Hợp đồng nếu không có thỏa thuận với Bên kia, trừ các trường hợp quy định tại Điều 8 của Hợp đồng này.

(During the effective term of this Contract, neither Party may unilaterally terminate the Contract without the other Party’s consent, except as provided in Article 8 of this Contract.)

ĐIỀU 3: GIÁ THUÊ VÀ CÁC CHI PHÍ KHÁC (ARTICLE 3: RENTAL FEE AND OTHER CHARGES)

1. Giá thuê tài sản nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này được hai bên thống nhất như sau:

• Giá thuê văn phòng là ……………….…đồng/tháng (Bằng chữ:.……..….…….……………….……..……), chưa bao gồm thuế VAT.

• (The office rent is ……………………….VND per month (In words:.………………….………........………), exclusive of 10% VAT).

• Giá thuê sẽ không thay đổi trong suốt thời gian thuê.

• (The rental price will not change during the rental period).

2. Giá thuê đã bao gồm (The rental price includes):

• ………………………………………………………………….…………………………….

• ………………………………………………………………….…………………………….

3. Giá thuê không bao gồm các chi phí sử dụng điện, nước, điện thoại, internet và các dịch vụ tiện ích khác riêng trong diện tích thuê. Bên B tự thanh toán những chi phí này theo hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ hoặc theo quy định của tòa nhà.

(The rent excludes charges for electricity, water, telephone, internet, and other utilities consumed within the leased premises. Party B shall directly pay for such expenses as per the service providers’ bills or the building’s regulations.)

4. Thuế và phí (Taxes and Fees): Mọi loại thuế (ví dụ: thuế VAT) hoặc phí liên quan đến việc cho thuê văn phòng theo quy định pháp luật hiện hành sẽ do Bên B chịu và thanh toán ngoài tiền thuê nêu trên, trừ khi pháp luật quy định khác. Bên A có trách nhiệm cung cấp hóa đơn tài chính hợp lệ cho các khoản tiền thuê mà Bên B đã thanh toán.

(All applicable taxes (e.g., VAT) or government fees related to the office lease under prevailing laws shall be borne and paid by Party B in addition to the rent, unless provided otherwise by law. Party A is responsible for issuing valid financial invoices for rent payments received from Party B.)

5. Điều chỉnh giá thuê (Rent Adjustment): Giá thuê trên sẽ cố định trong suốt thời hạn thuê nêu tại Điều 2. Trường hợp gia hạn thuê, giá thuê có thể được điều chỉnh theo thỏa thuận của hai Bên, nhưng không vượt quá …% so với giá thuê hiện tại, trừ khi các Bên có thỏa thuận khác.

(The above rent is fixed for the initial lease term stated in Article 2. In case of lease extension, the rent may be adjusted as agreed by both Parties, but shall not exceed …% of the current rent, unless otherwise agreed.)

ĐIỀU 4: ĐẶT CỌC VÀ THANH TOÁN (ARTICLE 4: DEPOSIT AND PAYMENT)

1. Tiền đặt cọc (Security Deposit): Để bảo đảm thực hiện Hợp đồng, ngay khi ký Hợp đồng (hoặc trong vòng … ngày kể từ ngày ký), Bên B sẽ đặt cọc cho Bên A một khoản tiền tương đương ……….……… tháng tiền thuê, tức là ……………… đồng (Bằng chữ: …………………………).

(To secure the performance of this Contract, upon signing the Contract (or within … days from the signing date), Party B shall pay Party A a security deposit equivalent to ……..…… months’ rent, i.e. …………… VND (In words: …………………………).)

2. Khoản đặt cọc này không được tính vào tiền thuê và không được tính lãi. Bên A sẽ giữ khoản đặt cọc này trong suốt thời hạn thuê để đảm bảo Bên B thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo Hợp đồng

(This deposit shall not be credited towards rent and shall not bear any interest. Party A will hold this deposit throughout the lease term as security for Party B’s full performance of its obligations under the Contract.)

3. Khoản tiền đặt cọc sẽ được Bên A hoàn trả cho Bên B trong vòng … ngày kể từ khi Hợp đồng chấm dứt hoặc hết hạn, với điều kiện Bên B đã hoàn thành mọi nghĩa vụ thanh toán, không vi phạm Hợp đồng và bàn giao lại mặt bằng, tài sản cho Bên A đúng hiện trạng (trừ hao mòn hợp lý).

(The deposit shall be refunded by Party A to Party B within … days after the Contract is terminated or expires, provided that Party B has fulfilled all payment obligations, not breached the Contract, and has returned the premises and assets to Party A in the original condition (normal wear and tear excepted).)

4. Trong trường hợp Bên B vi phạm nghĩa vụ Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên A (như không thanh toán, gây hư hỏng tài sản…), Bên A có quyền khấu trừ thiệt hại từ tiền đặt cọc. Việc khấu trừ này không loại trừ quyền của Bên A yêu cầu bồi thường thêm nếu thiệt hại vượt quá số tiền đặt cọc.

(In the event Party B breaches its contractual obligations causing damage to Party A (e.g., non-payment, property damage), Party A is entitled to deduct such damages from the deposit. Such deduction does not preclude Party A’s right to claim further compensation if the damage exceeds the deposit amount.)

5. Phương thức thanh toán (Payment Method): Tiền thuê được thanh toán bằng tiền …………… (ghi rõ loại tiền, ví dụ: Việt Nam Đồng), chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên A nêu trên [hoặc: tiền mặt].

(Rent shall be paid in …………… currency (specify, e.g., Vietnam Dong), via bank transfer to Party A’s bank account stated above [or: in cash].)

6. Kỳ hạn thanh toán (Payment Schedule): Tiền thuê được thanh toán theo ………… (ví dụ: hàng tháng/quý). Bên B sẽ thanh toán vào tuần đầu của mỗi kỳ thanh toán. Cụ thể, Bên B thanh toán lần đầu số tiền ………… đồng vào ngày ký Hợp đồng tương ứng … tháng tiền thuê; các kỳ tiếp theo thanh toán trước ngày … của tháng đầu mỗi kỳ.

(Rent shall be paid on a ………… basis (e.g., monthly/quarterly). Party B shall pay the rent in the first week of each payment period. Specifically, Party B will pay …………… VND upon signing the Contract, equivalent to … months’ rent; subsequent payments are due before the …th day of the first month of each period.)

7. Chậm thanh toán (Late Payment): Trường hợp Bên B thanh toán chậm so với kỳ hạn nêu trên quá … ngày, sẽ bị coi là vi phạm Hợp đồng. Bên B chịu phạt chậm thanh toán …% trên số tiền chậm trả mỗi ngày [tuỳ thoả thuận]. Nếu chậm thanh toán quá … ngày, Bên A có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng theo Điều 8 và thu giữ tiền đặt cọc.

(In case Party B is late in payment for more than … days beyond the due date, it shall be deemed a breach of contract. Party B shall pay a late fee of …% per day on the overdue amount [as agreed]. If payment is delayed more than … days, Party A has the right to unilaterally terminate the Contract under Article 8 and retain the security deposit.)

ĐIỀU 5: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A (ARTICLE 5: RIGHTS AND OBLIGATIONS OF PARTY A (LESSOR))

1. Quyền cho thuê hợp pháp (Right to Lease): Đảm bảo rằng Bên A là chủ sở hữu hợp pháp của diện tích văn phòng cho thuê và có đầy đủ quyền cho thuê diện tích đó. Bên A cam kết tài sản cho thuê không có tranh chấp, không bị ràng buộc bởi quyền của bên thứ ba tại thời điểm ký Hợp đồng.

(Ensure Party A has the legal ownership of the office space and full right to lease it. Party A warrants that the property is free of disputes or any third-party claims at the time of signing this Contract.)

2. Bàn giao tài sản (Handover of Premises): Bàn giao cho Bên B diện tích thuê và các trang thiết bị, tiện ích kèm theo (nếu có) đúng thời gian quy định, đảm bảo tình trạng hoạt động tốt như nêu tại Điều 1.

(Hand over to Party B the leased premises and any included equipment and facilities (if any) on the agreed date, in proper working condition as stipulated in Article 1.)

3. Quyền sử dụng riêng tư (Exclusive Use): Đảm bảo Bên B được quyền sử dụng hợp pháp, riêng biệt phần diện tích thuê trong suốt thời hạn thuê, không bị cản trở bởi Bên A hoặc bên thứ ba do Bên A kiểm soát.

(Ensure Party B’s lawful and exclusive use of the leased premises throughout the lease term, without disturbance by Party A or any third party under Party A’s control.)

4. Bảo trì, sửa chữa lớn (Maintenance and Major Repairs): Thực hiện kịp thời việc bảo trì, sửa chữa những hư hỏng lớn liên quan đến kết cấu tòa nhà, các hệ thống chung (điện, nước, thang máy, v.v.) không do lỗi của Bên B gây ra. Chi phí cho việc bảo trì, sửa chữa lớn này do Bên A chịu.

(Promptly carry out necessary maintenance and major repairs to the building structure and common systems (electricity, water, elevator, etc.) that are not caused by Party B’s fault. Party A shall bear the costs of such maintenance and major repairs.)

5. Bảo đảm an toàn, an ninh (Safety and Security): Đảm bảo an ninh trật tự tại khu vực cho thuê và tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận lợi diện tích thuê. Nếu tòa nhà có dịch vụ bảo vệ do Bên A cung cấp, Bên A chịu trách nhiệm về hành vi của nhân viên bảo vệ của mình.

(Ensure order and security in the leased area and facilitate Party B’s convenient use of the premises. If the building has security services provided by Party A, Party A is responsible for the actions of its security personnel.)

6. Bồi thường thiệt hại (Compensation for Damage by Lessor): Bồi thường cho Bên B mọi thiệt hại thực tế nếu do lỗi của Bên A hoặc nhân viên, đại diện của Bên A gây ra (ví dụ: hư hỏng tài sản của Bên B do bảo trì tòa nhà chậm trễ hoặc do nhân viên Bên A gây ra).

(Compensate Party B for any actual damages incurred if caused by the fault of Party A or its employees/agents (e.g., damage to Party B’s property due to delayed maintenance of the building or due to Party A’s staff).)

7. Tuân thủ pháp luật (Legal Compliance by Lessor): Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về đăng ký kinh doanh, thuế, và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc cho thuê văn phòng. Hỗ trợ Bên B trong trường hợp Bên B cần các giấy tờ, thủ tục liên quan (như đăng ký địa điểm kinh doanh) theo quy định.

(Fulfill all obligations regarding business registration, taxes, and comply with current laws related to office leasing. Assist Party B with necessary documents or procedures (e.g., registering the business address) as required by law.)

ĐIỀU 6: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B (ARTICLE 6: RIGHTS AND OBLIGATIONS OF PARTY B (LESSEE))

1. Thanh toán đúng hạn (Timely Payment): Thanh toán đầy đủ tiền thuê, tiền đặt cọc và các chi phí khác đúng hạn theo thỏa thuận tại Hợp đồng này.

(Pay fully and on time the rent, deposit, and any other charges as agreed in this Contract.)

2. Sử dụng đúng mục đích (Proper Use): Sử dụng diện tích thuê đúng mục đích đã thỏa thuận tại Điều 1. Không được sử dụng văn phòng thuê vào mục đích bất hợp pháp hoặc không phù hợp với chức năng văn phòng.

(Use the leased premises strictly for the agreed purpose as stated in Article 1. The office shall not be used for any illegal purpose or any purpose other than a business/office function.)

3. Bảo quản tài sản, vệ sinh (Maintenance by Lessee): Giữ gìn diện tích thuê và các trang thiết bị, nội thất trong đó luôn trong tình trạng sạch sẽ, tốt; sử dụng và bảo quản cẩn thận, tránh hư hỏng. Thực hiện các sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng định kỳ đối với các tài sản bên trong diện tích thuê do Bên B lắp đặt hoặc sử dụng (trừ hao mòn thông thường).

(Keep the leased premises and all fixtures, furniture therein in clean and good condition; use and maintain them carefully to prevent damage. Perform minor repairs and routine maintenance for any assets or installations within the leased area that are installed or used by Party B (normal wear and tear excepted).)

4. Cải tạo, sửa chữa (Alterations): Nếu Bên B cần cải tạo, sửa chữa, lắp đặt thêm bên trong diện tích thuê cho phù hợp nhu cầu sử dụng, phải có sự chấp thuận trước bằng văn bản của Bên A và tuân thủ các quy định xây dựng, an toàn. Mọi chi phí liên quan đến việc cải tạo, sửa chữa do Bên B tự chi trả. Khi Hợp đồng chấm dứt, nếu Bên A yêu cầu, Bên B phải khôi phục lại hiện trạng ban đầu (trừ những cải thiện được Bên A đồng ý giữ lại) và không yêu cầu Bên A bồi hoàn chi phí cải tạo.

(If Party B needs to renovate, alter, or install additional fixtures inside the leased premises for its use, it must obtain prior written consent from Party A and comply with applicable construction and safety regulations. All costs of such renovation or repairs shall be borne by Party B. Upon termination of the Contract, if requested by Party A, Party B shall restore the premises to their original condition (except for improvements Party A agrees to retain) and shall not demand compensation from Party A for the improvements made.)

5. Không chuyển nhượng, cho thuê lại (No Sublease/Transfer): Không được cho thuê lại, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ diện tích thuê cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác nếu chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A. Trường hợp cần thay đổi bên sử dụng diện tích thuê (ví dụ: chuyển nhượng hợp đồng, cho bên khác thuê lại), phải có thỏa thuận bằng phụ lục hợp đồng được hai Bên ký kết.

(Not sublease, assign or transfer any part or the whole of the leased premises to any other individual or entity without prior written consent of Party A. In case a change of user (e.g., assignment of contract, sub-letting) is desired, a supplemental agreement (appendix) must be signed by both Parties.)

6. Thông báo sự cố (Damage Notification): Thông báo ngay cho Bên A về bất kỳ hư hỏng, sự cố nghiêm trọng nào đối với phần diện tích thuê hoặc hệ thống kỹ thuật chung mà Bên B phát hiện, đặc biệt những sự cố không do Bên B gây ra, để Bên A kịp thời sửa chữa.

(Promptly notify Party A of any significant damage or issues concerning the leased premises or common building systems that Party B becomes aware of, especially issues not caused by Party B, so that Party A can timely repair them.)

7. Chấp hành quy định (Compliance by Lessee): Tuân thủ nghiêm túc mọi quy định của pháp luật Việt Nam liên quan (đặc biệt về phòng cháy chữa cháy, an ninh, vệ sinh môi trường, trật tự công cộng) và nội quy, quy chế của tòa nhà (nếu có) trong quá trình sử dụng diện tích thuê.

(Strictly comply with all relevant Vietnamese laws (especially on fire prevention, security, environmental sanitation, public order) and the building’s rules and regulations (if any) during the use of the leased premises.)

8. Bồi thường thiệt hại (Compensation for Damage by Lessee): Chịu trách nhiệm bồi thường cho Bên A mọi thiệt hại đối với tài sản của tòa nhà hoặc tài sản của Bên A trong khu vực thuê, nếu thiệt hại đó do lỗi của Bên B, nhân viên, khách mời hoặc bên liên quan của Bên B gây ra. Đồng thời, chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại về người và tài sản của bên thứ ba phát sinh từ việc sử dụng diện tích thuê của Bên B.

(Be responsible for compensating Party A for any damage to the building’s property or Party A’s assets in the leased area if such damage is caused by Party B or its employees, guests, or related parties. Similarly, be liable for any injury or property damage to third parties arising from Party B’s use of the leased premises.)

9. Trả lại mặt bằng (Return of Premises): Khi Hợp đồng chấm dứt hoặc hết hạn, Bên B phải bàn giao lại diện tích thuê cho Bên A trong tình trạng như nhận bàn giao ban đầu, ngoại trừ hao mòn tự nhiên hợp lý. Bên B phải di dời toàn bộ tài sản thuộc sở hữu của mình ra khỏi diện tích thuê và thanh toán xong mọi chi phí liên quan trước khi bàn giao. Bất kỳ tài sản nào của Bên B để lại sẽ được xem như từ bỏ, và Bên A có quyền xử lý.

(Upon termination or expiration of the Contract, Party B shall return the leased premises to Party A in the condition as initially handed over, except for normal wear and tear. Party B must remove all of its belongings from the premises and settle all related expenses before returning the premises. Any property of Party B left behind shall be deemed abandoned and Party A has the right to dispose of it.)

ĐIỀU 7: BẢO TRÌ, SỬA CHỮA (ARTICLE 7: MAINTENANCE AND REPAIRS)

1. Bảo trì định kỳ (Routine Maintenance): Bên A chịu trách nhiệm bảo trì định kỳ các phần chung của tòa nhà và những cấu phần thuộc trách nhiệm của Bên A, đảm bảo không ảnh hưởng đến việc sử dụng của Bên B.

(Party A is responsible for routine maintenance of the common areas of the building and any components under its responsibility, ensuring Party B’s use of the premises is not adversely affected.)

2. Sửa chữa cần thiết (Necessary Repairs by Lessor): Khi cần thiết sửa chữa các hạng mục lớn của tòa nhà hoặc diện tích thuê (mà không do lỗi của Bên B), Bên A phải thông báo trước cho Bên B bằng văn bản ít nhất … ngày về phạm vi và thời gian sửa chữa. Bên B có trách nhiệm tạo điều kiện để Bên A tiến hành sửa chữa.

(When major repairs to the building or the leased premises (not due to Party B’s fault) are necessary, Party A shall give Party B at least … days’ prior written notice regarding the scope and timing of repairs. Party B shall facilitate Party A in carrying out such repairs.)

3. Hạn chế và trách nhiệm (Lessee’s Cooperation and Liability): Bên B không được cản trở vô lý việc Bên A bảo trì, sửa chữa. Nếu Bên B từ chối hoặc trì hoãn không hợp lý việc cho Bên A sửa chữa cần thiết, khiến tòa nhà hoặc diện tích thuê bị hư hại nặng hơn hoặc gây nguy hiểm, Bên B phải chịu mọi chi phí phát sinh để khắc phục hậu quả.

(Party B shall not unreasonably prevent Party A’s maintenance or repair works. If Party B unreasonably refuses or delays necessary repairs by Party A, resulting in further damage to the building or premises or causing danger, Party B must bear all costs incurred to remedy such consequences.)

4. Sửa chữa do Bên B gây ra (Repairs Due to Lessee’s Actions): Đối với những hư hỏng do Bên B hoặc bên liên quan của Bên B gây ra đối với diện tích thuê hoặc trang thiết bị của tòa nhà, Bên B phải tự chịu trách nhiệm sửa chữa kịp thời bằng chi phí của mình. Nếu Bên B không sửa chữa, Bên A có quyền thực hiện và Bên B phải hoàn trả chi phí.

(For any damage to the leased premises or building equipment caused by Party B or its related parties, Party B shall promptly repair such damage at its own expense. If Party B fails to make such repairs, Party A may carry them out and Party B shall reimburse the cost.)

ĐIỀU 8: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG (ARTICLE 8: TERMINATION OF CONTRACT)

1. Hết thời hạn (Expiry): Hợp đồng này chấm dứt hiệu lực khi hết thời hạn thuê được nêu tại Điều 2 (trừ trường hợp được gia hạn theo thỏa thuận mới bằng văn bản giữa hai Bên).

(This Contract shall terminate upon the expiration of the lease term specified in Article 2, unless extended by a new written agreement between the Parties.)

2. Thỏa thuận chấm dứt (Mutual Agreement): Hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn nếu hai Bên thỏa thuận bằng văn bản. Các điều kiện chấm dứt sớm (như hoàn trả tiền thuê chưa sử dụng, tiền đặt cọc…) sẽ do hai Bên thỏa thuận và lập thành phụ lục hoặc biên bản thanh lý Hợp đồng.

(The Contract may be terminated before its expiry if both Parties mutually agree in writing. The conditions for early termination (such as refund of unused rent, deposit, etc.) shall be agreed by the Parties and recorded in an addendum or a contract liquidation minutes.)

3. Trường hợp bất khả kháng (Force Majeure): Hợp đồng được chấm dứt trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng (như thiên tai, địch họa, chiến tranh, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền làm cho việc tiếp tục thực hiện Hợp đồng không thể thực hiện). Trong trường hợp này, hai Bên không bị coi là vi phạm Hợp đồng và sẽ tiến hành thanh lý Hợp đồng; Bên A hoàn trả tiền đặt cọc (sau khi trừ đi các khoản Bên B còn nợ, nếu có) và các khoản tiền thuê trả trước cho thời gian chưa sử dụng (nếu có) cho Bên B.

(The Contract shall terminate in the event of force majeure (such as natural disasters, enemy invasion, war, epidemics, or decisions of competent authorities that render the continuation of the Contract impossible). In this case, neither Party is deemed in breach and the Contract shall be liquidated; Party A shall refund the security deposit (after deducting any outstanding amounts owed by Party B, if any) and any prepaid rent for the unused period (if applicable) to Party B.)

4. Vi phạm của Bên B (Termination Due to Lessee’s Breach): Bên A có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng và thu toàn bộ tiền đặt cọc nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của Hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn: không trả tiền thuê sau … ngày so với hạn quy định; sử dụng diện tích thuê sai mục đích; cho thuê lại hoặc chuyển nhượng trái phép; hoặc các vi phạm khác không khắc phục trong vòng … ngày sau khi nhận được thông báo bằng văn bản từ Bên A. Bên A phải thông báo bằng văn bản cho Bên B về việc chấm dứt trước … ngày.

(Party A has the right to unilaterally terminate the Contract and retain the entire security deposit if Party B commits a serious breach of the Contract, including but not limited to: failing to pay rent more than … days past due; using the premises for wrong purposes; unauthorized subleasing or transfer; or other breaches that are not remedied within … days after receiving written notice from Party A. Party A shall give written notice to Party B at least … days prior to such termination.)

5. Vi phạm của Bên A (Termination Due to Lessor’s Breach): Bên B có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng nếu Bên A vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ, như không bàn giao hoặc thu hồi diện tích thuê trái pháp luật, gây cản trở việc sử dụng của Bên B. Trong trường hợp này, Bên A phải hoàn trả tiền đặt cọc cho Bên B và thanh toán thêm cho Bên B một khoản tiền phạt/bồi thường tương đương … tháng tiền thuê. Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A về việc chấm dứt trước … ngày.

(Party B has the right to unilaterally terminate the Contract if Party A commits a serious breach of its obligations, such as failing to hand over or unlawfully repossessing the premises, or otherwise impeding Party B’s use. In this case, Party A must refund the deposit to Party B and pay an additional penalty/compensation to Party B equivalent to … months’ rent. Party B shall give written notice to Party A at least … days prior to such termination.)

6. Hậu quả chấm dứt (Consequences of Termination): Khi Hợp đồng chấm dứt, các Bên tiến hành đối soát công nợ và lập biên bản thanh lý Hợp đồng. Bên B phải thanh toán mọi khoản tiền còn nợ (tiền thuê, phí dịch vụ, điện nước, v.v.) đến ngày chấm dứt. Bên A hoàn trả các khoản tiền thuộc về Bên B (như tiền đặt cọc sau khi khấu trừ nghĩa vụ, tiền thuê trả trước cho thời gian chưa sử dụng nếu có theo thỏa thuận). Hai Bên phối hợp bàn giao lại mặt bằng, tài sản và ký biên bản bàn giao tài sản (Phụ lục đính kèm).

(Upon termination, the Parties shall reconcile accounts and sign a contract liquidation minute. Party B must pay all outstanding amounts (rent, service charges, utilities, etc.) up to the termination date. Party A shall return any amounts due to Party B (such as the security deposit after deducting obligations, any prepaid rent for unused period as agreed). Both Parties shall coordinate to return the premises and assets and sign an Asset Handover Record (attached as Appendix).)

ĐIỀU 9: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP (ARTICLE 9: DISPUTE RESOLUTION)

1. Thương lượng (Negotiation): Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hòa giải trên tinh thần thiện chí và hợp tác giữa hai Bên.

(All disputes arising out of or relating to this Contract shall be resolved first through negotiation and amicable mediation in the spirit of goodwill and cooperation between the Parties.)

2. Tòa án (Court Resolution): Trường hợp thương lượng không thành trong vòng … ngày kể từ khi một Bên thông báo bằng văn bản về tranh chấp, tranh chấp sẽ được đưa ra tòa án có thẩm quyền của Việt Nam để giải quyết. Quyết định của tòa án là cuối cùng, có hiệu lực bắt buộc đối với các Bên.

(If the negotiation fails within … days from the date one Party gives written notice of the dispute, the dispute shall be submitted to a competent court of Vietnam for resolution. The court’s decision shall be final and binding on the Parties.)

3. Chi phí (Costs): Bên thua kiện phải chịu án phí và các chi phí pháp lý liên quan theo quyết định của tòa án, trừ khi có thỏa thuận khác giữa các Bên hoặc tòa án có phán quyết khác.

(The losing party shall bear the court fees and related legal expenses as decided by the court, unless otherwise agreed by the Parties or ruled by the court.)

ĐIỀU 10: ĐIỀU KHOẢN CHUNG (ARTICLE 10: GENERAL PROVISIONS)

1. Hiệu lực hợp đồng (Contract Effectiveness): Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký [hoặc: ngày …/…/……] và chấm dứt khi các Bên hoàn thành mọi nghĩa vụ theo Hợp đồng, trừ trường hợp chấm dứt sớm theo Điều 8.

(This Contract takes effect from the signing date [or: from …/…/……] and remains in effect until the Parties have fulfilled all obligations herein, unless terminated early under Article 8.)

2. Toàn bộ thỏa thuận (Entire Agreement): Hợp đồng này (bao gồm các phụ lục kèm theo, nếu có) thể hiện đầy đủ và toàn bộ thỏa thuận giữa hai Bên về nội dung được nêu. Mọi sửa đổi, bổ sung Hợp đồng phải được lập thành văn bản, có chữ ký của đại diện hợp pháp hai Bên và sẽ trở thành một phần không tách rời của Hợp đồng.

(This Contract (including any attached appendices, if any) constitutes the entire agreement between the Parties regarding the subject matter herein. Any amendments or additions to this Contract must be made in writing, signed by the authorized representatives of both Parties, and shall become an integral part of the Contract.)

3. Hiệu lực ngôn ngữ (Languages): Hợp đồng được lập thành hai (02) bản bằng tiếng Việt và tiếng Anh có giá trị pháp lý như nhau. Trong trường hợp có sự khác biệt về diễn đạt, các Bên sẽ cùng thảo luận thống nhất; nếu không thống nhất được, bản tiếng Việt sẽ được ưu tiên áp dụng.

(This Contract is made in two (02) copies in Vietnamese and English, both versions having equal legal validity. In case of any discrepancy in interpretation, the Parties shall discuss to reach a consensus; failing that, the Vietnamese version shall prevail.)

4. Số bản và lưu giữ (Counterparts): Hợp đồng được lập thành … bản gốc song ngữ, mỗi bản … trang, có giá trị như nhau. Bên A giữ … bản, Bên B giữ … bản.

(This Contract is made in … original bilingual copies, each copy consisting of … pages, all equally valid. Party A retains … copies and Party B retains … copies.)

5. Điều khoản khác (Miscellaneous): Các điều khoản khác không được đề cập trong Hợp đồng này sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Nếu bất kỳ điều khoản nào của Hợp đồng bị vô hiệu hoặc không thể thi hành theo quyết định của tòa án có thẩm quyền, các điều khoản còn lại của Hợp đồng vẫn có hiệu lực.

(For matters not provided in this Contract, the provisions of current Vietnamese law shall apply. If any term of this Contract is declared invalid or unenforceable by a competent court, the remaining terms of the Contract shall remain in full force and effect.)

Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ nội dung Hợp đồng, đồng ý với toàn bộ các điều khoản và ký tên dưới đây để làm bằng chứng.

(Party A and Party B have read and clearly understood the contents of this Contract, agree to all terms and sign below as evidence.)

………………, ngày…. tháng…. năm 20……

(………………, on the …. day of ……, 20……)

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                                                  ĐẠI DIỆN BÊN B

PARTY A'S REPRESENTATIVE                                                                       PARTY B'S REPRESENTATIVE

 (Ký tên và đóng dấu/ Sign and stamp)                                                         (Ký tên và đóng dấu/ Sign and stamp)

Nhìn chung, mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ này được biên soạn dựa trên cấu trúc hợp đồng cho thuê văn phòng tiêu chuẩn, với phần phụ lục song ngữ nhằm hỗ trợ các bên thuận tiện hơn trong trường hợp có yếu tố nước ngoài.

Để hiểu đầy đủ về các điều khoản nền tảng, vai trò pháp lý và lưu ý quan trọng khi lập hợp đồng thuê văn phòng, bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về Hợp đồng cho thuê văn phòng.

Tải Mẫu Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Song Ngữ

Bạn cũng có thể tải Mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh - Việt để điền thông tin phù hợp với trường hợp của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng.

>>> Tải mẫu Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ (tiếng việt - tiếng Anh) (.docx).

Tài liệu ở định dạng ".docx" giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa các nội dung như thời hạn thuê, giá thuê, điều khoản thanh toán... để phù hợp với nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

Mẫu hợp đồng đã được Arental Vietnam soạn thảo sẵn trên nền tảng pháp lý hiện hành (Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005), đồng thời phản ánh thực tế áp dụng trong quá trình giao dịch với khách hàng.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Có Hiệu Lực Pháp Lý Không?

Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ là một văn bản có tính pháp lý nếu được xây dựng đúng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Về bản chất, đây vẫn là hợp đồng dân sự - thương mại thể hiện sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, chỉ khác ở chỗ nội dung được trình bày bằng hai ngôn ngữ (thường là tiếng Việt và tiếng Anh) để tạo điều kiện thuận lợi cho các bên, đặc biệt khi có yếu tố nước ngoài tham gia.

Theo quy định tại Điều 407 và 472 của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản (bao gồm thuê văn phòng) có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật. Việc sử dụng song ngữ không làm thay đổi hiệu lực hợp đồng, miễn là:

• Nội dung không trái với quy định pháp luật;

• Hai bản ngôn ngữ tương đương hoặc có ghi rõ bản tiếng Việt là căn cứ pháp lý chính khi có tranh chấp;

• Hợp đồng được ký kết đầy đủ, rõ ràng và không vi phạm điều cấm của luật.

Ngoài ra, để tăng tính chắc chắn và tránh hiểu nhầm, các đơn vị cho thuê có thể ưu tiên quy định rõ ngôn ngữ điều chỉnh (governing language) trong điều khoản cuối của hợp đồng.

Lưu Ý Khi Ký Kết Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Với Đối Tác Nước Ngoài

Việc ký hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài thường có nhiều khác biệt về pháp lý, ngôn ngữ và cách xử lý tình huống. Từ kinh nghiệm thực tế trong quá trình làm việc với khách thuê là công ty FDI, đội ngũ tại Arental Vietnam rút ra một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp như sau:

1. Rõ ràng về ngôn ngữ áp dụng: Nên xác định rõ ràng đâu là ngôn ngữ pháp lý được ưu tiên trong trường hợp có sự khác biệt diễn giải giữa hai bản. Thông thường, hợp đồng nên ghi rõ “trường hợp phát sinh tranh chấp, bản tiếng Việt sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý”.

2. Tư cách pháp nhân và người đại diện: Đảm bảo đối tác nước ngoài có đủ tư cách pháp lý ký kết hợp đồng tại Việt Nam. Nếu họ không hiện diện trực tiếp, cần kiểm tra giấy ủy quyền hoặc hợp đồng thông qua công ty đại diện tại Việt Nam.

3. Điều khoản tài chính: Làm rõ phương thức thanh toán, tiền tệ sử dụng, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm xử lý nếu phát sinh vướng mắc từ phía ngân hàng hoặc cơ quan thuế.

4. Thống nhất về hướng giải quyết tranh chấp: Nên đề cập trước phương án xử lý nếu có tranh chấp xảy ra, ví dụ ưu tiên hòa giải, hoặc đưa ra cơ quan tài phán cụ thể tại Việt Nam. Điều này giúp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi cho bên cho thuê.

Nếu bạn đang làm việc với khách thuê là công ty nước ngoài, đừng bỏ qua bài viết chi tiết: Lưu ý khi cho công ty nước ngoài thuê văn phòng.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Song Ngữ

Để giúp bạn hiểu rõ hơn và giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thuê loại văn phòng này một cách hiệu quả, đội ngũ Arental Vietnam - đơn vị cho chuyên cho thuê văn phòng TPHCM đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp và các giải đáp chi tiết dưới đây:

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Là Gì?

Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ là văn bản thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê văn phòng, được trình bày bằng hai ngôn ngữ - thường là tiếng Việt và tiếng Anh – nhằm đảm bảo các bên đều hiểu rõ nội dung và trách nhiệm liên quan.

Loại hợp đồng này thường được sử dụng trong trường hợp một bên là tổ chức nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài tham gia, giúp tránh hiểu nhầm và thuận tiện cho quá trình ký kết, vận hành hợp đồng.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Có Bắt Buộc Phải Công Chứng, Chứng Thực Không?

Không bắt buộc. Theo quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng thuê văn phòng (bao gồm cả hợp đồng song ngữ) không cần công chứng hoặc chứng thực để có hiệu lực, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Đây là nguyên tắc tương tự như khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng thông thường.

Tuy vậy, nếu thời hạn thuê dài, giá trị thuê lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, các bên vẫn có thể tự nguyện công chứng hợp đồng hoặc chứng thực chữ ký để tăng tính chắc chắn và bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.

>>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Nên Ký Kết Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Song Ngữ Anh - Việt Hay Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Tiếng Anh?

Trong đa số trường hợp tại Việt Nam, hợp đồng song ngữ Anh - Việt là lựa chọn tối ưu vì đảm bảo tính minh bạch cho cả hai bên và có hiệu lực pháp lý rõ ràng nếu tranh chấp xảy ra.

Nếu chỉ ký hợp đồng bằng tiếng Anh, bạn cần chắc chắn rằng bên còn lại hoàn toàn hiểu nội dung và có thể phải dịch ra tiếng Việt khi làm việc với cơ quan quản lý hoặc công chứng. Do đó, hợp đồng song ngữ vừa thuận tiện khi giao dịch quốc tế, vừa phù hợp với quy định tại Việt Nam.

Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ (Office Lease Contract) được soạn thảo rõ ràng, đúng quy định pháp luật là yếu tố cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro khi làm việc với đối tác nước ngoài. Thay vì bắt đầu từ con số 0, bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh - tiếng Việt do Arental Vietnam biên soạn, dễ dàng tải về và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Cũng cần lưu ý rằng mỗi doanh nghiệp có thể có đặc thù riêng, vì vậy bạn nên tham khảo thêm ý kiến luật sư hoặc bộ phận pháp chế để đảm bảo mẫu hợp đồng được áp dụng đúng và đủ trong tình huống cụ thể.