Mẫu công văn thông báo thông dụng, chuẩn doanh nghiệp 2026

Mẫu công văn thông báo là văn bản doanh nghiệp sử dụng để truyền đạt thông tin chính thức đến đối tác hoặc nội bộ trong quá trình hoạt động. Các nội dung như thay đổi địa điểm, điều chỉnh nhân sự hoặc thông báo liên quan hợp đồng thường được thể hiện thông qua công văn để đảm bảo rõ ràng và đúng quy trình. Dưới đây là 7+ mẫu công văn thông báo phổ biến kèm hướng dẫn soạn thảo, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong từng tình huống thực tế.

Công văn thông báo là gì?

Công văn thông báo là văn bản doanh nghiệp sử dụng để gửi thông tin chính thức đến đối tác hoặc bên liên quan, thường căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký, nhằm đưa ra phương hướng thực hiện công việc tiếp theo hiệu quả.

Trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, công văn được dùng để thông báo các vấn đề như: bảo trì tòa nhà, điều chỉnh phí dịch vụ, nhắc nợ, bàn giao hoặc chấm dứt hợp đồng. Đây là văn bản một chiều, không cần hai bên cùng ký, nhưng vẫn có giá trị đối chiếu nếu được soạn đúng mẫu và gửi đúng quy trình.

Về thể thức trình bày, nếu công văn được ban hành trong hệ thống cơ quan nhà nước hoặc gửi đến cơ quan hành chính, văn bản cần tuân thủ quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trong giao dịch giữa các doanh nghiệp, mẫu công văn có thể linh hoạt hơn, miễn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết, căn cứ hợp đồng và chữ ký của người có thẩm quyền.

Xem thêm: hợp đồng thuê văn phòng.

Mẫu công văn thông báo được sử dụng khi nào?

Công văn thông báo được lập khi doanh nghiệp cần truyền đạt thông tin chính thức đến đối tác, khách hàng hoặc nội bộ. Văn bản này thường được sử dụng trong hai trường hợp chính:

1. Trường hợp bắt buộc theo pháp luật hoặc hợp đồng

Ví dụ: thông báo chấm dứt hợp đồng, thay đổi địa điểm kinh doanh, điều chỉnh nội dung thỏa thuận hoặc các nghĩa vụ đã được quy định trong hợp đồng.

2. Trường hợp phục vụ hoạt động vận hành

Doanh nghiệp dùng công văn để thông báo các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc như thay đổi lịch bàn giao, chậm giao hàng, điều chỉnh thời gian thực hiện dịch vụ.

Nhờ có công văn thông báo, thông tin được truyền đạt rõ ràng, có căn cứ lưu trữ và dễ dàng đối chiếu khi cần thiết.

Nội dung công văn thông báo gồm những gì?

Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công văn thông báo cần có các thành phần cơ bản sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ

• Tên doanh nghiệp hoặc cơ quan ban hành văn bản (có thể kèm logo, thông tin liên hệ)

• Số, ký hiệu công văn

• Địa điểm và ngày tháng năm ban hành

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung (ví dụ: CÔNG VĂN THÔNG BÁO…)

• Kính gửi: tên tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn

• Căn cứ pháp lý hoặc căn cứ hợp đồng (nếu có)

• Nội dung thông báo: trình bày rõ sự việc, thời điểm áp dụng, yêu cầu liên quan

• Thông tin liên hệ hoặc hướng dẫn thực hiện (nếu cần)

• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

• Dấu hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức

• Nơi nhận

• Tài liệu đính kèm (nếu có)

Trong thực tế doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các phần như kính gửi, căn cứ hợp đồng hoặc thông tin liên hệ để nội dung rõ ràng và dễ thực hiện. Quan trọng nhất là văn bản phải đảm bảo thông tin đầy đủ, căn cứ rõ ràng và chữ ký hợp lệ.

Các mẫu công văn thông báo phổ biến năm 2026

Dưới đây là 7 mẫu công văn thông báo thường gặp nhất, bạn có thể tham khảo và tải về để sử dụng linh hoạt tùy theo từng tình huống cụ thể.

Tải và sử dụng ngay các mẫu văn bản thông báo, chỉ cần điền vào các trường thông tin cụ thể cho phù hợp.

Mẫu văn bản thông báo chung

Đây là mẫu công văn cơ bản nhất, thường dùng để truyền đạt thông tin nội bộ hoặc gửi đến khách thuê, đối tác trong các trường hợp phổ biến như: thông báo bảo trì, thay đổi lịch làm việc, gián đoạn dịch vụ. Tải miễn phí tại đây

Mẫu tham khảo:

Mẫu văn bản thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Công văn thông báo chuyển địa điểm văn phòng được sử dụng khi doanh nghiệp thay đổi nơi làm việc và cần thông báo chính thức đến các bên liên quan như: ban quản lý tòa nhà cũ, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc cơ quan hành chính. Tải miễn phí tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn thường nêu rõ địa chỉ văn phòng mới, thời điểm bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới và đề nghị các bên cập nhật thông tin giao dịch để thuận tiện trong quá trình liên hệ và hợp tác.

Xem thêm chi tiết bài viết: thông báo chuyển địa điểm văn phòng.

Công văn thông báo tăng giá thuê văn phòng

Công văn thông báo tăng giá thuê văn phòng được bên cho thuê sử dụng khi cần điều chỉnh đơn giá thuê theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Văn bản này nhằm thông tin chính thức đến bên thuê trước khi mức giá mới được áp dụng. Tải miễn phí tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn thường nêu rõ căn cứ điều khoản hợp đồng, mức giá hiện tại, mức giá điều chỉnh, thời điểm áp dụng và thời hạn phản hồi từ phía bên thuê. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các mẫu thông báo tăng giá thuê văn phòng được đội ngũ Arental Vietnam tổng hợp để sử dụng phù hợp với từng tình huống.

Công văn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng

Công văn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng được sử dụng khi một trong hai bên, thường là bên thuê, muốn tiếp tục sử dụng văn phòng khi hợp đồng sắp hết hạn. Văn bản này đóng vai trò đề nghị gia hạn trước khi hai bên ký phụ lục gia hạn chính thức.Tải miễn phí tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn cần nêu rõ thời gian gia hạn dự kiến, mong muốn giữ nguyên hoặc điều chỉnh các điều khoản thuê (nếu có) để hai bên xem xét và thống nhất trước khi hoàn tất thủ tục gia hạn hợp đồng.

Xem thêm: phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.

Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng được sử dụng khi một trong hai bên, bên thuê hoặc bên cho thuê, muốn kết thúc hợp đồng thuê theo thời hạn đã thỏa thuận hoặc trước thời hạn nếu hợp đồng cho phép. Tải miễn phí đầy đủ tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn cần nêu rõ thời điểm chấm dứt hợp đồng, căn cứ theo điều khoản hợp đồng và kế hoạch bàn giao mặt bằng để hai bên phối hợp thực hiện đúng quy trình.

Bạn cũng có thể tham khảo chi tiết các mẫu áp dụng cho từng trường hợp trong bài viết: công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.

Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Công văn đề nghị thanh toán được sử dụng để nhắc hoặc đề nghị bên thuê thanh toán các khoản còn tồn đọng như tiền thuê, phí dịch vụ, điện nước hoặc các chi phí phát sinh khác. Tải ngay tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn thường nêu rõ khoản phí cần thanh toán, số tiền, số hóa đơn liên quan, thời hạn thanh toán và thông tin chuyển khoản. Văn bản này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ rõ ràng và đảm bảo quy trình thu phí được thực hiện đúng hạn.

Với các trường hợp cần gửi yêu cầu chính thức thay vì chỉ thông báo đơn thuần, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm mẫu công văn đề nghị để lựa chọn đúng hình thức văn bản.

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng

Mẫu này dùng khi bên thuê muốn đề xuất điều chỉnh giảm đơn giá thuê (tạm thời hoặc dài hạn), thường trong các trường hợp khó khăn tài chính, ảnh hưởng từ dịch bệnh, hoặc sự kiện bất khả kháng. Tải đầy đủ tại đây

Mẫu tham khảo:

Nội dung công văn cần nêu rõ mức giảm đề xuất, thời gian áp dụng và lý do đề nghị điều chỉnh giá thuê để bên cho thuê xem xét. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm các mẫu công văn xin giảm giá tiền thuê văn phòng hoặc mặt bằng do Arental Vietnam tổng hợp để áp dụng phù hợp với từng tình huống.

Lưu ý khi soạn thảo công văn thông báo

Khi soạn thảo công văn thông báo, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau để đảm bảo văn bản rõ ràng và đúng quy trình:

• Chọn đúng loại công văn theo mục đích: Mỗi trường hợp như chuyển địa điểm, chấm dứt hợp đồng, đề nghị thanh toán hoặc điều chỉnh giá thuê sẽ có nội dung và cách trình bày khác nhau.

• Trình bày đúng thể thức văn bản: Công văn cần có đầy đủ các thành phần cơ bản như quốc hiệu, tiêu đề, ngày ban hành, nội dung và chữ ký người có thẩm quyền.

• Nội dung rõ ràng, đầy đủ thông tin cần thiết: Nêu cụ thể căn cứ liên quan, thời điểm áp dụng, nội dung thông báo và hướng xử lý nếu có.

• Sử dụng ngôn ngữ trung lập, chuyên nghiệp: Văn bản cần giữ giọng điệu khách quan, đặc biệt với các thông báo liên quan đến chấm dứt hợp đồng, tăng giá hoặc nhắc thanh toán.

• Kiểm tra thông tin trước khi gửi: Đảm bảo đúng tên doanh nghiệp, số hợp đồng, người nhận và các thông tin liên quan để tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.

Dù là văn bản hành chính đơn giản, công văn thông báo được soạn thảo đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp công việc.

Câu hỏi thường gặp

Khác nhau giữa công văn thông báo và phụ lục hợp đồng là gì?

• Công văn thông báo là văn bản hành chính đơn phương, dùng để truyền đạt thông tin từ một bên đến bên còn lại.

• Phụ lục hợp đồng là phần bổ sung, điều chỉnh nội dung hợp đồng gốc, thường cần có sự đồng thuận và ký xác nhận từ cả hai bên.

Trường hợp gia hạn hợp đồng, nếu chỉ một bên ra thông báo thì nên dùng công văn; còn có thỏa thuận cụ thể thì nên lập phụ lục.

Công văn thông báo có giá trị pháp lý không?

Có. Công văn thông báo là văn bản hành chính nội bộ hoặc gửi đối tác để thể hiện quan điểm, thông báo, yêu cầu… Nếu được soạn đúng mẫu, ký tên, đóng dấu hợp lệ và gửi đúng cách thì có giá trị làm căn cứ đối chiếu khi xảy ra tranh chấp.

Công văn thông báo có bắt buộc phải đóng dấu không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và giá trị pháp lý, công văn nên được ký tên người có thẩm quyền và đóng dấu (đối với tổ chức, doanh nghiệp). Với cá nhân, chỉ cần chữ ký là đủ.

Mẫu công văn thông báo cần những phần nào?

Một công văn thông báo được xem là đầy đủ và chuyên nghiệp khi đảm bảo hai nhóm thông tin sau:

• Thông tin bắt buộc: quốc hiệu - tiêu ngữ; logo - thông tin doanh nghiệp; số hiệu văn bản và ngày soạn thảo công văn thông báo; tiêu đề công văn; thông tin người nhận; nội dung thông báo, thời điểm hiệu lực, thông tin liên hệ, chữ ký - chức vụ.

• Thông tin tùy chỉnh: căn cứ pháp lý, tài liệu đính kèm, đóng dấu (nếu cần).

Từ kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Arental Vietnam đã tổng hợp các mẫu công văn thông báo thường gặp trong thực tế. Hy vọng những tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp soạn thảo văn bản nhanh chóng, đúng chuẩn và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc. Khi cần áp dụng, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh nội dung cho phù hợp với từng tình huống cụ thể.