Mẫu Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Form Chuẩn & Chi Tiết - Mới Nhất 2025

Trong xu thế phát triển của các doanh nghiệp hiện đại, hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản pháp lý quan trọng đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm giữa bên cho thuê và bên thuê. Bài viết dưới đây sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ bản chất, giá trị pháp lý của hợp đồng. Đặc biệt, bạn có thể tải ngay mẫu hợp đồng mới nhất năm 2024, cùng những lưu ý thiết thực để áp dụng hiệu quả.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Là Gì?

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản xác định quyền và nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê trong việc sử dụng các dịch vụ của văn phòng ảo bao gồm: địa chỉ đăng ký kinh doanh, nhận thư, bưu phẩm và các dịch vụ hỗ trợ hành chính khác.

Dù hình thức văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp hoạt động không cần không gian làm việc thực tế, nhưng vẫn cần ký hợp đồng để để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho các bên. Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo thường gồm các điều khoản: dịch vụ cung cấp, thời hạn thuê, giá thuê và hình thức thanh toán.

Vậy loại hợp đồng thuê văn phòng ảo này có hợp pháp không? Câu trả lời sẽ có ngay phần tiếp theo.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không?

Tính pháp lý của hợp đồng văn phòng ảo được đánh giá dựa trên 2 yếu tố chính: pháp lý của hợp đồng và pháp lý của mô hình văn phòng ảo.

Về hợp đồng: Hầu hết các đơn vị hiện nay sử dụng mẫu hợp đồng thuê văn phòng truyền thống, nhưng có điều chỉnh một số điều khoản để phù hợp với đặc thù dịch vụ văn phòng ảo. Một hợp đồng được xem là hợp pháp khi nội dung minh bạch, nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, được ký kết tự nguyện và tuân thủ luật hiện hành.

Về mô hình văn phòng ảo: Hiện tại đây là hình thức không trái quy định pháp luật Việt Nam. Được căn cứ cụ thể trong Điều 42, khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính và văn phòng đại diện. Để tìm hiểu chi tiết hơn, bạn có thể tham khảo bài viết: Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Do đó, nếu đảm bảo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm ký kết và sử dụng hợp đồng thuê văn phòng ảo.

Mẫu Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Ảo Mới Nhất

Bạn đang cần một mẫu hợp đồng văn phòng ảo rõ ràng, đầy đủ và đúng pháp lý? Arental Vietnam cung cấp mẫu hợp đồng gồm 8 điều khoản quan trọng, giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.

Hãy tải về ngay để tham khảo đầy đủ các điều khoản và nội dung liên quan: Tải mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–***——–

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

Số: ..............................

- Căn cứ Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 24/11/2015.

- Căn cứ Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ

nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005.

- Căn cứ thỏa thuận giữa các bên

Hôm nay, ngày … tháng … năm ….. tại trụ sở công ty …………………….., các bên gồm có:

1. BÊN A:  (BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG)

Đại diện      : Ông/bà ................................................................................................................

Tên công ty  : .....................................................................................................................................

Chức vụ       : .....................................................................................................................................

Trụ sở chính  : .....................................................................................................................................

CCCD         : .....................................................................................................................................

Điện thoại    : ................................................................Fax: .........................................................

Mã số thuế   : ....................................................................................................................................

Email          : ......................................................................................................................................

2. BÊN B:   (BÊN THUÊ VĂN PHÒNG)

Đại diện      : Ông/bà ................................................................................................................

Tên công ty  : .....................................................................................................................................

Chức vụ       : .....................................................................................................................................

Trụ sở chính  : .....................................................................................................................................

CCCD         : .....................................................................................................................................

Điện thoại    : ................................................................Fax: .........................................................

Mã số thuế   : ....................................................................................................................................

Email          : ......................................................................................................................................

Sau khi bàn bạc, bên A và bên B đồng ý việc cho thuê và thuê tài sản; thống nhất ký kết hợp đồng với các nội dung, điều khoản như sau:

ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ CUNG CẤP

1.1 Tài sản thuê:

Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh và thành lập văn phòng đại diện tại địa chỉ: …………….. …………………………………………………………………………………………………..............

1.2 Mục đích thuê:

Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ giao dịch, nhận thư và thành lập văn phòng đại diện.

1.3 Các dịch vụ đi kèm khác:

- Lễ tân

- Giao - nhận thư

- Trà nước,...

1.4 Các chi phí phát sinh (nếu có) tùy theo nhu cầu sử dụng của bên B 

+ Phí chuyển tiếp thư, chuyển phát nhanh bưu phẩm: …………………………………………

+ Phí sử dụng phòng họp: ……………………………………………………………………...

+ Phí in ấn: ……………………………………………………………………………………..

ĐIỀU 2. THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

Thời hạn thuê là ………...., từ ngày …. tháng …. năm …. đến ngày …. tháng …. năm………

Trong thời gian hợp đồng có hiệu lực, nếu một trong hai đơn phương hủy ngang thì bên hủy ngang sẽ có trách nhiệm bồi thường cho bên kia số tiền tương ứng với số tiền bên B đã đặt cọc cho bên A.

Bên B có thể gia hạn hợp đồng khi hợp đồng chuẩn bị hết hạn, nhưng phải báo trước cho Bên A ít nhất 01 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.

Sau khi hết hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo, nếu hai bên có nhu cầu thuê và cho thuê lại thì có thể xây dựng thêm phụ lục hợp đồng. Trường hợp không có nhu cầu thì hợp đồng hết hiệu lực.

ĐIỀU 3. GIÁ THUÊ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

3.1 Giá thuê

Giá thuê là: ……………………………………………………………………………...

Giá thuê đã bao gồm: ……………………………………………………………………………...

Tổng tiền: ……………………………………………………………………………….

Bằng chữ: 

………………………………………………………………………………..

3.2 Đặt cọc

Bên B phải đặt cọc cho Bên A số tiền ……………………….., tương đương với ……… tháng thuê nhà trong vòng …. ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

Tiền đặt cọc sẽ được Bên A giữ lại trong suốt thời gian thuê và hoàn trả cho Bên B sau khi hết thời gian thuê, để đảm bảo Bên B thực hiện theo điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng này.

Khoản tiền cọc sẽ được Bên A trả lại cho Bên B trong thời hạn …. ngày kể từ khi kết thúc hợp đồng, nếu Bên B không vi phạm hợp đồng và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ phát sinh (nếu có) khi hết thời hạn hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu Bên B vi phạm hợp đồng gây ra tình trạng thiệt hại cho Bên A thì Bên A có quyền trừ khoản tiền cọc để thanh toán thiệt hại gây ra.

3.3 Phương thức thanh toán:

Bên B sẽ thanh toán cho Bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng theo thông tin như sau:

• Tên tài khoản: …………………………………………………………………………...............................
• Số tài khoản: ……………………………………………………………………………..............................
• Ngân hàng: …………………………………………………………………………….................................
• Chi nhánh: ……………………………………………………………………………….................................

Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, bên B chịu phí thanh toán (nếu có). Sau khi thanh toán, Bên B giữ lại biên lai để thông báo cho Bên A bằng email.

3.4 Trường hợp thanh toán chậm:

Bên B phải thanh toán chi phí đúng thời hạn và đầy đủ cho Bên A. Thời hạn thanh toán chậm tối đa là …. ngày kể từ ngày phải thanh toán theo quy định trong hợp đồng.

Sau ngày thứ …. chậm thanh toán, sẽ …………………………………………………………………………………………………………… (tùy theo chính sách, thỏa thuận của hai bên).

ĐIỀU 4. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

4.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A - Bên cho thuê văn phòng:

• Quyền yêu cầu Bên B thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo Điều 3 của hợp đồng này;

• Bên A sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ hoạt động kinh doanh và các khách hàng của Bên B. Tất cả tranh chấp, khiếu nại từ những khách hàng liên quan đến các dịch vụ của Bên B đều sẽ do Bên B chịu trách nhiệm;

• Nghĩa vụ cung cấp cho Bên B các dịch vụ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng;

• Bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị cho thuê;

• Tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận tiện các dịch vụ cung cấp;

• Nộp các loại thuế, chi phí điện, nước, wifi;

• Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

4.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B - Bên thuê văn phòng:

• Sử dụng tài sản cho thuê theo đúng mục đích đã thỏa thuận ở Điều 1.2; 

• Được sử dụng cơ sở vật và các dịch vụ bên A cung cấp theo thỏa thuận;

• Nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho Bên A theo quy định hợp đồng;

• Phải đặt lịch trước ít nhất …. ngày khi muốn sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách;

• Tuân thủ các quy định của Bên A về thời gian làm việc, mục đích sử dụng phòng chức năng, cơ sở vật chất và trang thiết bị;

• Giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị và sử dụng tiết kiệm điện, nước;

• Không được chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho cá nhân, tổ chức khác thuê lại trừ trường hợp Bên A đồng ý;

• Chấp hành các quy định về an ninh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường tại khu vực;

• Tự chịu trách nhiệm về tài sản của Bên A khi sử dụng văn phòng;

• Bên B cam kết không sử dụng hợp đồng này với mục đích trái pháp luật nào, gây thiệt hại cho Bên A;

• Bên B không sử dụng tên của Bên A hoặc kết hợp dù chỉ một phần của bất kỳ hoạt động nào của Bên A. Tất cả hành vi vi phạm điều khoản này sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A và có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo.

ĐIỀU 5. PHẠT VI PHẠM VÀ BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI

Nếu một bên vi phạm bất cứ điều khoản nào trong hợp đồng thì phải chịu mức phạt…………

…………………………...…………………(theo hai bên thỏa thuận, hoặc chính sách bên A).

Nếu có thiệt hại xảy ra, bên vi phạm hợp đồng phải đồng thời bồi thường thiệt hại và xử lý hậu quả phát sinh để thực hiện được hợp đồng một cách tốt nhất.

ĐIỀU 6.  KẾT THÚC HỢP ĐỒNG

6.1  Tự động thanh lý, chấm dứt trong các trường hợp sau:

Khi hết hạn hợp đồng và các bên hoàn thành quyền và nghĩa vụ với nhau, không có thỏa thuận khác.

Trường hợp bất khả kháng: Động đất, chiến tranh, giông bão...

Một trong hai bên có hành vi vi phạm hợp đồng.

Hai Bên bị Chính Phủ Việt Nam hoặc một cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động.

6.2  Đơn phương chấm dứt hợp đồng

- Quy định theo pháp luật, thỏa thuận, đàm phán ban đầu của hai bên.

ĐIỀU 7. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải. Trường hợp thương lượng, hòa giải không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền.

ĐIỀU 8. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

8.1 Thời gian hoạt động của văn phòng

- Thứ hai – Thứ sáu    : …………………………………………………………………………

- Thứ bảy – Chủ Nhật : ………………………………………………………………………

Trường hợp Bên B có nhu cầu làm việc ngoài giờ, Bên B phải thông báo với Bên A trước tối thiểu …………….. và chịu chi phí làm việc ngoài giờ là ……………

8.2  Hợp Đồng Thuê này được lập thành hai (02) bản chính. Mỗi Bên giữ một (01) bản chính có giá trị pháp lý như nhau.

Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.

………………….., ngày … tháng … năm …..

Bên A                                                                           Bên B

(Ký tên và đóng dấu)                                           (Ký tên và đóng dấu)

Để hiểu rõ hơn về những điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng ảo, bạn hãy tiếp tục tham khảo phần tiếp theo.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Bao Gồm Bao Nhiêu Nội Dung Quan Trọng?

Là đơn vị đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp mỗi năm, Arental Vietnam hiểu rằng: một bản hợp đồng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi sử dụng văn phòng ảo. Dưới đây là nội dung chi tiết về 10 điều khoản cần có trong hợp đồng, kèm ví dụ thực tế để bạn tham khảo.

Thông Tin Hai Bên Đại Diện

Đây là yếu tố xác định chủ thể tham gia hợp đồng, bao gồm Bên A (cho thuê) và Bên B (thuê). Cần kiểm tra kỹ các thông tin như: 

- Thông tin pháp nhân: tên công ty, MST, địa chỉ, email liên hệ.

- Người đại diện: họ tên, chức vụ, CCCD, số điện thoại.

Thông tin chính xác là cơ sở pháp lý quan trọng để hợp đồng thuê văn phòng ảo có hiệu lực và bảo vệ quyền lợi hai bên khi xảy ra tranh chấp.

Tài Sản Cho Thuê Và Mục Đích Thuê

Hợp đồng thuê văn phòng ảo cần nêu rõ:

- Tài sản thuê: Địa chỉ văn phòng cụ thể mà bên B được sử dụng và phạm vi dịch vụ đi kèm như nhận thư, lưu trữ bưu phẩm (nếu có).

- Mục đích sử dụng: đặt địa chỉ kinh doanh và giao dịch.

Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải đảm bảo sự hiện diện tại địa điểm thuê để tránh các vi phạm bao gồm cả việc tuân thủ quy định treo bảng hiệu văn phòng đại diện. Điều khoản này giúp nâng cao tính minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế, cơ quan chức năng và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

Thời Hạn Hợp Đồng Có Hiệu Lực

Thời hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo thường tối thiểu là 1 năm, đảm bảo phù hợp với nhu cầu vận hành và phát triển của doanh nghiệp. 

Ví dụ, tại Arental Vietnam, các hợp đồng thuê văn phòng ảo hiện áp dụng thời hạn ký kết tối thiểu là 12 tháng.

Việc xác định rõ thời hạn giúp doanh nghiệp:

• Chủ động tính toán ngân sách và hoạch định tài chính. 

• Dễ dàng thực hiện thủ tục gia hạn, đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

• Có căn cứ pháp lý rõ ràng khi phát sinh tranh chấp liên quan đến thời gian thuê.

Chi Phí Thuê Văn Phòng Ảo Và Phương Thức Thanh Toán

Trong một mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo chuẩn, điều khoản chi phí cần được trình bày minh bạch về:

• Phí thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh 

• Phí thi công, lắp đặt bảng tên

• Phí nhận thư từ và hỗ trợ khách hàng 

• Chi phí phát sinh khác như: phòng họp, in ấn, chỗ ngồi linh hoạt

Ngoài ra, phương thức thanh toán cũng cần quy định rõ 3 vấn đề:

• Kỳ hạn thanh toán: 6 tháng/ 1 năm tùy theo thỏa thuận
• Quy định khi bên B thanh toán chậm trễ: cần nêu cách xử lý cụ thể: phạt phí trễ hạn hoặc bên A đơn phương chấm dứt hợp đồng.
• Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt hay các cổng thanh toán điện tử.

Việc thống nhất chi phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động tài chính, kiểm soát dòng tiền và duy trì hoạt động ổn định.

Ví dụ, mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo quận 2 của Arental Vietnam bao gồm các chi phí sau:

- Giá thuê tài sản (địa chỉ): 399.000 VND/tháng.

- Phí thi công và lắp đặt bảng tên: 200.000 đồng.

- Nếu Bên B có nhu cầu đặt lịch sử dụng phòng họp thì phí sử dụng phòng họp là 200.000 đồng/giờ.

- Phương thức thanh toán: 12 tháng một lần trước khi ký hợp đồng này.

- Giá trên chưa bao gồm VAT 10%.

Trách Nhiệm, Quyền Lợi Và Nghĩa Vụ Của Các Bên

Trong hợp đồng thuê văn phòng ảo, việc quy định rõ quyền và nghĩa vụ của hai bên là yếu tố cốt lõi nhằm đảm bảo sự hợp tác minh bạch.

Ví dụ, Bên A có nghĩa vụ cung cấp dịch vụ ổn định, đảm bảo an ninh và hỗ trợ Bên B đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê. Trong khi đó, Bên B cần sử dụng tài sản đúng mục đích, thanh toán đúng hạn và tôn trọng nội quy tòa nhà.

Arental Vietnam xin chia sẻ thêm 2 nghĩa vụ quan trọng cần lưu ý:

1. Nghĩa vụ của Bên A: Bảo đảm cho Bên B sử dụng ổn định tài sản thuê

Nếu Bên A không đảm bảo sự ổn định của tài sản thuê (ví dụ: tài sản gặp vấn đề pháp lý, tài chính công ty có vấn đề hoặc ngừng hoạt động), Bên B có thể bị gián đoạn công việc kinh doanh, gây thiệt hại tài chính. Dẫn đến bên A sẽ yêu cầu đền bù hoặc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng ảo trước thời hạn.

Vì vậy, Bên A cần thực hiện đúng cam kết về việc duy trì sự ổn định của tài sản thuê để tránh xung đột về việc không có cơ sở để hoạt động cho Bên B.

2. Nghĩa vụ của Bên B: Cung cấp thông tin đầy đủ về giấy phép kinh doanh và người đại diện

Thông tin như giấy phép kinh doanh, đại diện pháp luật cần được cung cấp chính xác và cập nhật liên tục. Nếu bên thuê (Bên B) không thực hiện điều này, bên cho thuê (Bên A) sẽ gặp khó khăn khi hỗ trợ pháp lý hoặc làm việc với cơ quan chức năng, thậm chí có thể dẫn đến đình chỉ hợp đồng hoặc phát sinh tranh chấp.

Điều Khoản Bồi Thường Vi Phạm

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo, nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản đã cam kết, sẽ phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo mức độ và bản chất của hành vi vi phạm.

3 hành vi vi phạm thường gặp:

• Chậm thanh toán: Không thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng.

• Sử dụng sai mục đích: Dùng địa chỉ văn phòng cho hoạt động không minh bạch hoặc ngành nghề trái pháp luật, ảnh hưởng đến uy tín của bên cho thuê.

• Cung cấp sai thông tin pháp lý: Không cung cấp hoặc không cập nhật kịp thời các thông tin quan trọng như giấy phép kinh doanh, người đại diện pháp luật,…

Tùy vào mức độ vi phạm, mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo thường quy định các mức xử phạt khác nhau:

• Phạt chậm thanh toán: Áp dụng mức lãi phạt theo tỷ lệ cố định hoặc theo lãi suất cơ bản. Nếu quá thời hạn (thường là 30 ngày), bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.

• Vi phạm mục đích sử dụng: Có thể dẫn tới chấm dứt hợp đồng ngay lập tức và yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh.

• Vi phạm nghĩa vụ thông tin: Bên B sẽ chịu phạt hành chính theo thỏa thuận (ví dụ: 1.000.000 - 5.000.000 VNĐ/lần vi phạm) và phải chịu mọi thiệt hại phát sinh do việc cung cấp thông tin sai lệch.

Nguyên tắc bồi thường:

• Bồi thường thiệt hại dựa trên mức độ thực tế của thiệt hại xảy ra và các bằng chứng hợp lệ do bên bị thiệt hại cung cấp.

• Việc bồi thường phải được thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên.

Miễn trừ trách nhiệm: Bên vi phạm sẽ được miễn trách nhiệm bồi thường nếu chứng minh được vi phạm xảy ra do sự kiện bất khả kháng (thiên tai, chiến tranh, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,...).

Các điều khoản vi phạm đều phải tuân theo các quy định của pháp luật về hợp đồng và các điều khoản xử phạt hành chính, cụ thể như Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 418 về thỏa thuận phạt vi phạm, Điều 419 về thiệt hại được bồi thường do vi phạm hợp đồng).

Các Trường Hợp Kết Thúc Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo

Arental Vietnam xin chia sẻ những trường hợp phổ biến mà một hợp đồng có thể chấm dứt:

- Hợp đồng hết hạn

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi hết thời hạn mà không gia hạn, hợp đồng thuê văn phòng ảo tự động chấm dứt hiệu lực.

- Các yếu tố khách quan (bất khả kháng)

Hợp đồng có thể chấm dứt do những yếu tố không thể kiểm soát như: thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh, động đất.

- Vi phạm hợp đồng

Nếu một bên không tuân thủ điều khoản đã ký, như:

• Chậm thanh toán quá thời hạn quy định.

• Sử dụng văn phòng sai mục đích hoặc vi phạm pháp luật.

Bên bị ảnh hưởng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng ảo.

- Đơn phương chấm dứt hợp đồng

Khách hàng có thể ngưng sử dụng dịch vụ trước hạn, nhưng cần thông báo trước và chịu trách nhiệm bồi thường theo thỏa thuận.

Tương tự, nhà cung cấp cũng có quyền chấm dứt nếu khách hàng vi phạm uy tín hoặc quy định chung.

- Trách nhiệm liên quan đến cơ quan nhà nước

Hợp đồng sẽ bị chấm dứt nếu khách hàng không thực hiện nghĩa vụ pháp lý như nộp thuế, đăng ký kinh doanh, gây ảnh hưởng đến bên cho thuê

Lưu ý:

• Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bên thuê cần gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo minh bạch và giải quyết chi phí, tiền cọc hợp lý.

• Điều khoản này phải căn cứ theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về Chấm dứt hợp đồng để tránh vi phạm dẫn đến điều khoản bị vô hiệu.

Phương Án Giải Quyết Tranh Chấp: 

Khi xảy ra tranh chấp trong hợp đồng thuê văn phòng ảo, thông thường thứ tự giải quyết như sau:

• Ưu tiên hàng đầu là giải quyết bằng thương lượng giữa hai bên để duy trì mối quan hệ hợp tác. 

• Nếu không đạt được thỏa thuận, có thể nhờ đến hòa giải từ bên thứ ba như luật sư hoặc tổ chức trung gian. 

• Trường hợp cuối cùng, tranh chấp sẽ được giải quyết thông qua tòa án hoặc trọng tài, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. 

Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bằng chứng là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Ví dụ: Khách hàng thuê văn phòng ảo tại Arental Vietnam nhưng chậm thanh toán phí dịch vụ quá 15 ngày. Theo hợp đồng, Arental Vietnam có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng sau 10 ngày chậm thanh toán.

Cách giải quyết: Arental đã liên lạc với khách hàng, được biết họ gặp khó khăn trong thanh toán do thay đổi nhân sự. Chúng tôi đã gia hạn thêm 7 ngày để khách hàng hoàn tất thanh toán và ký biên bản ghi nhớ cam kết thực hiện nghĩa vụ.

Kết quả: Khách hàng thanh toán đúng hạn và tiếp tục sử dụng dịch vụ lâu dài.

Tình huống trên cho thấy việc áp dụng linh hoạt các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng ảo kết hợp với thái độ hợp tác, thiện chí có thể giúp giải quyết tranh chấp hiệu quả, giữ được uy tín và mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.

Cam Kết Chung Giữa Hai Bên

Ở điều khoản này trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo, bên A và bên B cần cam kết chung với nhau 4 điều sau:

• Cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận. Mọi thay đổi hoặc bổ sung phải được lập thành văn bản và ký kết bởi cả hai bên.

• Hợp đồng phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Nếu có thay đổi từ cơ quan quản lý, các bên cần điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp.

• Thời gian hiệu lực hợp đồng cần được ghi rõ ràng để xác định quyền và nghĩa vụ của hai bên, tránh tranh chấp.

• Sự minh bạch, thiện chí hợp tác và trách nhiệm chung là nền tảng duy trì mối quan hệ lâu dài và hiệu quả.

Việc xây dựng các cam kết chung rõ ràng, thực tế sẽ giúp hợp đồng thuê văn phòng ảo không chỉ có giá trị pháp lý mà còn là cơ sở để hai bên duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.

Thời Gian Ký Kết, Con Dấu Và Chữ Ký: 

Hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng ký kết và phải có chữ ký của đại diện hợp pháp của cả hai bên.

Hiện nay, có 2 hình thức chữ ký và con dấu:

• Ký tên và đóng dấu theo quy định

• Chữ ký điện tử đáp ứng đủ yêu cầu theo điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 có giá trị pháp lý như chữ ký thông thường.

“Điều 24. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”

Ngoài ra, khi sử dụng hợp đồng thuê văn phòng ảo online hoặc chữ ký điện tử, các bên cần kiểm tra kỹ điều kiện pháp lý và quy định cụ thể để tránh tranh chấp hoặc rủi ro về sau. Hình thức này mang lại sự tiện lợi, linh hoạt, đặc biệt phù hợp trong các giao dịch từ xa hoặc không cần gặp mặt trực tiếp.

Top 3 Yếu Tố Cần Lưu Ý Khi Soạn Thảo & Đánh Giá Hợp Đồng Văn Phòng Ảo

Trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê văn phòng ảo, hãy đảm bảo bạn đã nắm rõ 3 điểm mấu chốt dưới đây để tránh sai sót và tối ưu quyền lợi.

Chi Phí Phát Sinh Trong Quá Trình Thuê

Ngoài khoản phí cố định, hợp đồng cần nêu rõ các chi phí có thể phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ như:

• Phí sử dụng phòng họp ngoài giờ

• Phí in ấn vượt giới hạn miễn phí

• Phí bảo trì, sửa chữa (nếu có)

• Thuế GTGT và các chi phí phụ trợ khác

Ví dụ: tại Arental Vietnam, phí thuê đã bao gồm lễ tân và nhận bưu phẩm. Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng phòng họp riêng, phí sẽ được tính rõ ràng theo giờ (ví dụ: 200.000 VNĐ/giờ) và ghi trong hợp đồng thuê văn phòng ảo.

Lưu ý: Việc liệt kê cụ thể chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp tránh hiểu nhầm, dễ dàng kiểm soát ngân sách ngay từ đầu.

Hạn Mức Các Dịch Vụ Được Hưởng

Quý doanh nghiệp cần lưu ý về hạn mức các dịch vụ được hưởng trong suốt quá trình thu để phục vụ cho việc hoạch định ngân sách và đảm bảo quyền lợi của mình như:

• Số lượng bản in ấn miễn phí mỗi tháng

• Số giờ sử dụng phòng họp, khu vực tiếp khách

• Quy định về thời gian sử dụng không gian chung

Ví dụ: Gói văn phòng ảo tại tòa nhà A Space của Arental Vietnam cung cấp 200 bản in miễn phí/tháng và 4 giờ sử dụng phòng họp, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí.

Lưu ý: Hãy yêu cầu thể hiện rõ các quyền lợi kèm theo trong hợp đồng để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Quyền Lợi Và Trách Nhiệm Hai Bên

Yếu tố này trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ những gì mình được hưởng và những gì mình cần phải thực hiện.

Một số quyền lợi và trách nhiệm của bên cho thuê mà bạn có thể tham khảo:

Quyền lợi bên cho thuê:

• Thu tiền thuê đúng hạn.

• Điều chỉnh giá thuê theo hợp đồng.

• Đảm bảo cung cấp dịch vụ theo cam kết.

Quyền lợi bên thuê:

• Sử dụng văn phòng đúng mục đích.

• Hưởng các tiện ích đi kèm như lễ tân, nhận bưu phẩm.

• Yêu cầu bên cho thuê thực hiện đúng trách nhiệm.

Trách nhiệm bên cho thuê:

• Đảm bảo an toàn và chất lượng văn phòng.

• Sửa chữa, bảo trì cơ sở vật chất.

Trách nhiệm bên thuê:

• Thanh toán đúng hạn và đầy đủ.

• Bảo vệ tài sản chung của tòa nhà.

Ví dụ:

Bên thuê có quyền sử dụng văn phòng trong giờ làm việc hành chính, nhưng nếu cần làm việc ngoài giờ thì cần thông báo trước cho bên cho thuê.

Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc các chuyên gia bất động sản trước khi ký kết hợp đồng. Ngoài ra, bạn cũng nên so sánh các hợp đồng của các tòa nhà khác nhau tích lũy khả năng đánh giá hợp đồng thuê văn phòng ảo hợp chuẩn nhất.

Sự Khác Nhau Cơ Bản Của Hợp Đồng Văn Phòng Ảo Với Các Loại Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Khác

Mỗi loại hợp đồng có những đặc thù riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Hãy cùng khám phá sự khác biệt của hợp đồng thuê văn phòng ảo với văn phòng trọn gói, truyền thống qua 5 yếu tố quan trọng trong từng loại hợp đồng.

Mỗi loại hợp đồng thuê văn phòng đều có những điểm khác biệt rõ ràng. Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức thuê phù hợp, tối ưu hóa lợi ích.

Với Arental Vietnam chúng tôi phân biệt rõ ràng các đặc điểm của từng loại hợp đồng, đảm bảo hợp tác minh bạch và hiệu quả cho cả hai bên.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo Uy Tín, Chuyên Nghiệp TPHCM

Arental Vietnam cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp trong giao dịch và quản lý. Dịch vụ này bao gồm địa chỉ giao dịch, số điện thoại và dịch vụ tiếp nhận thư từ, giúp doanh nghiệp dễ dàng duy trì hoạt động mà không cần đến một văn phòng thực tế.

Dưới đây là thông tin về 7 chi nhánh của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo TPHCM tại Arental Vietnam:

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là một công cụ pháp lý quan trọng để xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng không chỉ bảo vệ lợi ích của cả bên cho thuê và bên thuê mà còn đảm bảo sự hợp pháp của mô hình văn phòng ảo tại Việt Nam. 

Với những thông tin, quy định và mẫu hợp đồng đã được Arental Vietnam cung cấp, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, từ đó tiết kiệm chi phí và linh hoạt trong việc phát triển kinh doanh.

Giải Đáp Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo

Bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo cần có giấy tờ gì khi muốn soạn hợp đồng thuê văn phòng ảo?

Khi tiến hành soạn thảo hợp đồng, cả bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:

Đối với bên thuê:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh

• CCCD/Hộ chiếu

• Các giấy tờ liên quan (nếu có)

Đối với bên cho thuê:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty.

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ cho thuê.

• Các giấy tờ liên quan đến các dịch vụ đi kèm (nếu có).

Hợp đồng thuê văn phòng ảo có cần công chứng không?

Hợp đồng thuê văn phòng ảo không bắt buộc phải công chứng. Để đảm bảo quyền lợi, người thuê nên cân nhắc đi công chứng hợp đồng, điều này tạo sự minh bạch và an tâm trong quá trình hợp tác.

Tôi có thể thuê văn phòng ảo với hợp đồng 6 tháng được không? 

Không, hiện nay các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo thường yêu cầu ký hợp đồng thuê địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh ít nhất từ 1 năm trở lên. 

Những lưu ý khi thanh toán phí thuê văn phòng ảo?

4 Lưu ý khi thanh toán giúp bảo vệ quyền lợi của người thuê và đảm bảo an toàn tài chính:

• Trước khi thanh toán, hãy chắc chắn rằng phương thức thanh toán đã được thỏa thuận rõ ràng với đơn vị cho thuê.

• Yêu cầu hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ sau khi thanh toán để làm bằng chứng, đảm bảo quyền lợi khi có vấn đề phát sinh.

• Đảm bảo thanh toán đúng thời hạn theo hợp đồng để tránh bị phạt hoặc gián đoạn dịch vụ.

• Một số đơn vị có thể yêu cầu các khoản phí phụ thêm ngoài phí thuê chính như: phòng họp, chỗ ngồi làm việc, chuyển tiếp thư từ, ...vì vậy cần kiểm tra kỹ trong hợp đồng thuê văn phòng ảo để tránh phát sinh không mong muốn.