Chi Phí Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu/Năm Có Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý Của Doanh Nghiệp?

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup. Liệu khoản chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN? và có cần phải nộp thuế gì hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những câu hỏi đó, đồng thời chia sẻ lợi ích, kinh nghiệm tối ưu ngân sách thuê văn phòng với mức phí dưới 100 triệu/năm.

Chi Phí Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu/Năm Có Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý Của Doanh Nghiệp?

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp miễn là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được tính là chi phí được trừ (hợp lý) nếu đáp ứng các điều kiện:

• Chi phí phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh (theo khoản 1 Điều 4).

• Cần có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán đầy đủ và hóa đơn hợp pháp. Nếu tổng hóa đơn thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân: để được tính chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần có đủ 3 loại giấy tờ: hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán tiền thuê và chứng từ đã nộp thuế thay cho cá nhân. Nếu hợp đồng ghi giá chưa bao gồm thuế, doanh nghiệp nộp thuế thay và trả tiền thuê thì toàn bộ tiền thuê cộng tiền thuế nộp thay được được tính vào chi phí được trừ. 

• Trường hợp chi phí thuê cá nhân không có hóa đơn: Cá nhân cho thuê sẽ không xuất hóa đơn GTGT, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn được ghi nhận chi phí hợp lệ nếu có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và lập bảng kê thanh toán kèm theo.

Để đảm bảo chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu này được ghi nhận và không bị xuất toán, ngoài thỏa mãn các điều kiện trên bạn còn cần nắm rõ cách hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định.

Thuê Văn Phòng Dưới 100 triệu/năm Có Phải Nộp Thuế Gì Không?

Về nghĩa vụ thuế, khi thuê văn phòng từ cá nhân, pháp luật hiện hành có quy định miễn thuế GTGT và thuế TNCN cho cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống.

Theo Điều 9 thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì được miễn thuế GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh thu vượt mốc 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ quy định trên toàn bộ doanh thu cho thuê. Trong trường hợp này, hợp đồng cần ghi rõ ai sẽ thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp số thuế này. Thông thường có hai cách: 

• (1) Cá nhân tự kê khai, nộp thuế, doanh nghiệp trả tiền thuê chưa gồm thuế, bên cho thuê lo phần thuế.

• (2) Doanh nghiệp nộp thuế thay, tiền thuê có thể thỏa thuận chưa bao gồm thuế, công ty sẽ khấu trừ/đóng thêm rồi nộp thuế hộ. Khi doanh nghiệp nộp thuế thay, cần làm tờ khai thuế cho thuê tài sản và nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi có tài sản cho thuê theo đúng quy định.

Lưu ý: Mặc dù được miễn thuế khi doanh thu ≤100 triệu/năm, cá nhân cho thuê có nghĩa vụ tự khai và nộp thuế một cách trung thực, chính xác và đúng thời hạn. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu hồ sơ khai thuế không đầy đủ hoặc sai lệch so với thực tế.

Bên cạnh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng để đảm bảo chi phí thuê được ghi nhận hợp lệ, phục vụ cho việc hạch toán kế toán và quyết toán thuế một cách minh bạch, đúng quy định.

Chi Phí Thuê Văn Phòng Gồm Những Chi Phí Gì

Khi doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng, đặc biệt là với ngân sách hạn chế, việc hiểu rõ từng khoản chi là yếu tố then chốt để tối ưu chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm. Với kinh nghiệm nghiên cứu từ đội ngũ chuyên gia của Arental Vietnam, có 6 yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

• Tiền thuê mặt bằng: Đây là chi phí cốt lõi, thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí thuê. Giá thuê phụ thuộc vào vị trí, diện tích, hạng của toà nhà và cần được thanh toán định kỳ (tháng hoặc quý).

• Chi phí quản lý văn phòng: Gồm các dịch vụ vận hành chung như: lễ tân, bảo trì hệ thống điện – nước – điều hòa, chiếu sáng khu vực công cộng, dọn dẹp hành lang, vận hành thang máy… Mức phí thường tính theo m2 hoặc được cộng thêm vào tiền thuê.

• Điện, nước, internet, điện thoại: Là các chi phí tiện ích hàng tháng phục vụ cho hoạt động thường nhật của văn phòng. Doanh nghiệp sẽ tự trả theo mức tiêu thụ thực tế hoặc gói dịch vụ đã bao gồm thì không cần trả riêng lẻ.

• Phí vệ sinh, bảo vệ: Phí này thường nằm trong chi phí quản lý, nhưng ở một số tòa nhà hoặc nhà riêng, doanh nghiệp cần thuê ngoài và tự chi trả.

• Phí gửi xe: Gồm phí gửi xe máy, ô tô cho nhân viên và khách hàng. Doanh nghiệp cần hỏi rõ mức phí này khi ký hợp đồng để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

• Chi phí phát sinh khác: gồm phí ngoài giờ, phí sử dụng phòng họp hoặc phí gắn bảng tên,...

Ngoài ra còn các loại chi phí thuê văn phòng khác mà doanh nghiệp nên tham khảo để phần nào hiểu rõ và phân bổ hợp lý từng khoản chi. Việc này sẽ giúp chủ động kiểm soát chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu mà vẫn đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi cho nhân sự.

Lợi Ích Khi Thuê Văn Phòng Có Chi Phí Dưới 100 Triệu Đồng/năm

Việc lựa chọn thuê văn phòng có chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đang trở thành xu hướng phổ biến đối với các doanh nghiệp SME, startup. Với ngân sách thấp, doanh nghiệp vẫn có thể sở hữu không gian làm việc chuyên nghiệp kèm theo lợi ích nổi bật như sau:

• Tiết kiệm chi phí, giảm áp lực tài chính: Giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, tập trung nguồn lực cho các hoạt động cốt lõi như marketing, sản phẩm hay tuyển dụng.

• Tăng tính linh hoạt trong vận hành: So với việc mua hoặc thuê dài hạn với chi phí cao, lựa chọn văn phòng có mức thuê thấp và thời hạn linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô khi cần.

• Phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại: Mô hình làm việc hybrid hoặc remote đang ngày càng phổ biến, nên nhu cầu sử dụng văn phòng toàn thời gian giảm. Thuê văn phòng chi phí thấp giúp tiết kiệm mà vẫn có được địa chỉ kinh doanh uy tín.

Nếu bạn quan tâm đến các loại hình văn phòng linh hoạt, có thể tham khảo dịch vụ cho thuê văn phòng cho startup tại Arental Vietnam.

Cách Tìm Và Tối Ưu Ngân Sách Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu

Với chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu (tức khoảng 8 triệu đồng/tháng), nhiều người nghĩ rằng rất khó để tìm được văn phòng phù hợp tại TP.HCM. Nhưng thực tế, nếu biết cách tìm kiếm đúng kênh và áp dụng các mẹo tối ưu chi phí hiệu quả, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê được không gian làm việc vừa vặn, đầy đủ tiện ích mà vẫn hợp ngân sách.

Doanh nghiệp có thể tìm văn phòng phù hợp với chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu qua 3 kênh phổ biến như sau:

• Các nền tảng bất động sản phổ biến: Những website như Batdongsan.com.vn, Chotot.com, Rever, Propzy... cho phép lọc kết quả theo khu vực, mức giá, diện tích và loại mô hình có chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu. Tuy nhiên, đây thường là kênh của môi giới hoặc đại lý trung gian, nên người thuê cần kiểm tra kỹ thông tin, hợp đồng và mức phí dịch vụ trước khi quyết định.

• Các nhóm cộng đồng tìm văn phòng giá rẻ: Trên Facebook có nhiều nhóm cộng đồng chia sẻ thông tin thuê văn phòng như: Thuê văn phòng giá rẻ TP.HCM, Tìm mặt bằng thuê văn phòng HN/SG,... Đây là nguồn tham khảo nhanh, cập nhật liên tục, nhưng do tin đăng không được kiểm duyệt nghiêm ngặt, doanh nghiệp cần chọn lọc kỹ, kiểm tra thực tế để tránh rủi ro.

• Thuê trực tiếp từ chủ toà nhà: Đây là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất, vì tránh được các khoản phí trung gian. Doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị quản lý tòa nhà và cho thuê trực tiếp như Arental Vietnam chuyên cung cấp văn phòng chất lượng và giá rẻ dành riêng cho startup và doanh nghiệp SME, liên hệ 0987260333 để được tư vấn chi tiết.

Ngay cả khi đã chọn được văn phòng phù hợp, hoặc trường hợp vượt nhẹ mức chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu, doanh nghiệp vẫn có thể giảm thêm chi phí nếu biết cách tận dụng các mẹo sau:

• Chủ động đàm phán giá thuê và các điều khoản hợp đồng: Đừng ngại thương lượng hợp đồng thuê văn phòng! Nhiều chủ tòa nhà sẵn sàng giảm giá, gia hạn thời gian thanh toán hoặc miễn phí một số chi phí như phí ngoài giờ, phí quản lý, nếu đề xuất hợp lý.

• Chọn diện tích phù hợp với nhu cầu thực tế: Thuê quá rộng sẽ làm tăng chi phí mà không sử dụng hết. Hãy tính toán kỹ số lượng nhân sự, lịch làm việc để chỉ thuê đúng và đủ.

• Chọn mô hình văn phòng phù hợp: Nếu không cần làm việc tại văn phòng thường xuyên, chủ doanh nghiệp có thể chọn văn phòng ảo hoặc văn phòng linh hoạt, chỉ sử dụng chỗ ngồi vài ngày trong tháng. Cách này vẫn đảm bảo địa chỉ pháp lý nhưng tiết kiệm được phần lớn chi phí.

• Tận dụng các chương trình ưu đãi từ chủ tòa nhà: Rất nhiều tòa nhà có chính sách hỗ trợ như miễn phí tháng thuê đầu, tặng phí gửi xe, hỗ trợ thi công nội thất, hoặc ưu đãi đặc biệt khi thuê vào cuối năm. Hãy hỏi thật kỹ trước khi ký hợp đồng để không bỏ lỡ quyền lợi.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình thuê văn phòng để nắm rõ các bước chuẩn bị cũng như cách thương lượng hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả, giúp tiết kiệm tối đa chi phí và tránh rủi ro.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu

Thuê văn phòng giá rẻ giúp tiết kiệm chi phí, nhưng doanh nghiệp cũng nên thận trọng đánh giá nhiều khía cạnh để đảm bảo chọn được nơi phù hợp và hạn chế rủi ro:

• Kiểm tra pháp lý và giấy tờ của mặt bằng: Đảm bảo chủ cho thuê có đầy đủ quyền sử dụng (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, đăng ký kinh doanh). Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ điều khoản quan trọng như: thời gian thuê và gia hạn; quyền và nghĩa vụ; trách nhiệm khi vi phạm để tránh những tranh chấp hoặc phát sinh về sau.

• Đánh giá tiện ích và dịch vụ kèm theo: Văn phòng dù giá rẻ vẫn cần đáp ứng các nhu cầu cơ bản như điện, nước, internet ổn định, an ninh (bảo vệ, camera), vệ sinh, thang máy (nếu ở tầng cao). Kiểm tra xem phí thuê đã bao gồm những dịch vụ nào, dịch vụ nào tính riêng.

• Môi trường xung quanh và giao thông: Hãy xem xét giao thông kết nối, khoảng cách đến trung tâm hoặc các tiện ích (ngân hàng, quán ăn, photocopy...). Khu vực xung quanh có an toàn, ít ngập nước, ít kẹt xe? Đôi khi thuê rẻ nhưng nằm ở khu hay ngập úng hoặc quá xa trung tâm sẽ gây bất tiện dài lâu.

• Các điều khoản bảo trì, sửa chữa: Cần rõ ràng về trách nhiệm và chi phí bảo trì, sửa chữa trong hợp đồng để tránh phát sinh sau này. Ngoài ra, nếu bạn cần sửa chữa cải tạo lại phòng thuê (sơn lại tường, ngăn phòng...), hãy thỏa thuận trước về chi phí và việc hoàn trả hiện trạng khi kết thúc hợp đồng.

Để việc thuê văn phòng thực sự hiệu quả và lâu dài, không chỉ nhìn vào giá thuê, mà bạn còn phải cân nhắc đến những yếu tố pháp lý, tiện ích, môi trường và ràng buộc hợp đồng. Một vài kinh nghiệm thuê văn phòng thực tiễn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong từng bước lựa chọn và đàm phán.

Arental Vietnam Cung Cấp Giải Pháp Thuê Văn Phòng Dưới 100 Triệu Chất Lượng

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng TP.HCM, Arental Vietnam tự hào là đơn vị cho thuê trực tiếp, không qua trung gian, mang đến giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp SME, startup và nhóm làm việc nhỏ có ngân sách giới hạn nhưng vẫn cần không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi.

Chúng tôi giúp bạn giải quyết 3 vấn đề lớn nhất khi thuê văn phòng tại TP.HCM:

• Ngân sách giới hạn: Với chi phí hợp lý, Arental Vietnam cung cấp văn phòng tại nhiều quận trung tâm như Quận 1, 2, 3, 7, Tân Bình, Phú Nhuận, đáp ứng đầy đủ tiện ích và vị trí thuận tiện.

• Minh bạch chi phí rõ ràng: Giá thuê văn phòng của chúng tôi thường đã bao gồm phí quản lý. Các chi phí khác đều được báo rõ từ đầu để bạn dễ dàng lên kế hoạch tài chính.

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Thay vì mất nhiều công sức lùng sục hàng chục nền tảng hoặc qua môi giới, chỉ cần chia sẻ nhu cầu với Arental Vietnam, bạn sẽ được tư vấn nhanh chóng và lựa chọn phù hợp ngay.

Với mức chi phí dưới 100 triệu đồng/năm (khoảng 8 triệu đồng/tháng), khách hàng có thể lựa chọn 3 giải pháp văn phòng tại Arental Vietnam:

• Văn phòng ảo giá rẻ: Phục vụ tại các quận 1, 2, 3, 7, Phú Nhuận, Tân Bình với mức giá chỉ từ 290.000 đồng/tháng, kèm theo các gói nâng cấp có chỗ ngồi linh hoạt chỉ từ 1,5 triệu đồng/tháng.

• Văn phòng chia sẻ / coworking space: Ở quận trọng điểm như quận 1, 2, 3, 7, Thủ Đức kèm mức giá chỉ từ 2 triệu đồng/chỗ ngồi/tháng, phù hợp với nhóm làm việc nhỏ hoặc freelancer.

• Ngoài ra, văn phòng trọn gói diện tích nhỏ (6-8m²): sẽ là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp cần không gian riêng biệt, với giá từ 5 triệu đến 8 triệu đồng/tháng.

Nếu chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp vừa tiết kiệm chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu, vừa đáp ứng đầy đủ tiện ích và pháp lý, thì Arental Vietnam chính là lựa chọn đáng tin cậy. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ Arental Vietnam qua hotline 0987260333 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế không?

Có. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm vẫn được tính là chi phí được trừ nếu doanh nghiệp có đầy đủ hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và hóa đơn hợp pháp (nếu có).

Khi thuê văn phòng từ cá nhân, khoản chi phí dưới 100 triệu có cần hóa đơn không?

Không bắt buộc có hóa đơn GTGT nếu bên cho thuê là cá nhân không kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có: hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và bảng kê thanh toán kèm theo để được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu có đủ để thuê văn phòng tại quận trung tâm TP.HCM?

Có thể. Với ngân sách này, bạn vẫn có thể thuê được văn phòng nhỏ, văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng ảo tại các quận như Quận 2, Quận 3, Tân Bình, Phú Nhuận – nơi có giao thông thuận tiện và hạ tầng văn phòng tốt.

Văn phòng dưới 100 triệu có được sử dụng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh không?

Hoàn toàn được. Các loại hình như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, hay văn phòng nhỏ trọn gói tại Arental Vietnam đều cung cấp địa chỉ hợp pháp để doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng và giao dịch với khách hàng.

Cá nhân cho thuê tài sản dưới 100 triệu/năm có phải nộp thuế GTGT và TNCN không?

Không. Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu dưới hoặc bằng 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN.

Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu gồm những khoản nào?

Các khoản phổ biến gồm:

• Tiền thuê mặt bằng

• Phí quản lý

• Tiền điện, nước, internet

• Phí gửi xe

• Phí vệ sinh, bảo vệ (nếu tách riêng)

• Phí phát sinh khác như phí ngoài giờ, sử dụng phòng họp,…

Việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm tại TP.HCM là hoàn toàn khả thi cho các doanh nghiệp SME và startup. Tuy ngân sách hạn chế, nhưng nếu hiểu rõ quy định pháp lý – thuế, xác định đúng nhu cầu sử dụng và biết cách thương lượng hợp đồng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sở hữu không gian làm việc hiệu quả, hợp pháp và phù hợp với mô hình hiện đại. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp: đừng chỉ nhìn vào mức giá, mà hãy đánh giá toàn diện yếu tố tiện ích, pháp lý và tiềm năng phát triển lâu dài. Một văn phòng tốt là nền tảng cho sự chuyên nghiệp, hiệu suất và hình ảnh thương hiệu.