Hướng Dẫn Soạn Công Văn Xin Giảm Tiền Thuê Văn Phòng (Kèm Mẫu Tải Về)

Chi phí thuê văn phòng đang là gánh nặng lớn cho nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn. Việc soạn thảo một công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng thuyết phục, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng đàm phán thành công với chủ đầu tư. Bài viết sau cung cấp mẫu công văn cùng những lưu ý quan trọng để bạn đạt được thỏa thuận tốt nhất.

Công Văn Đề Nghị Giảm Giá Thuê Văn Phòng Là Gì?

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là văn bản do bên thuê gửi đến bên cho thuê nhằm đề xuất điều chỉnh mức giá thuê. Nội dung thường trình bày rõ lý do như doanh thu giảm, khó khăn tài chính hoặc thay đổi nhu cầu sử dụng mặt bằng, kèm theo mức giảm cụ thể để hai bên có thể đạt được thỏa thuận mới.

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về loại văn bản này, nhưng trong thực tế, đây là hình thức phổ biến được sử dụng để thương lượng lại giá thuê. Công văn có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, ở mọi lĩnh vực kinh doanh.

Mẫu Công Văn/ Đơn Đề Nghị Giảm Giá Thuê Văn Phòng (DownLoad)

Để thuận tiện cho việc soạn thảo, dưới đây là 3 mẫu công văn/đơn đề nghị giảm giá thuê văn phòng mà bạn có thể tải về và sử dụng.

Đơn Xin Hỗ Trợ Tiền Thuê Văn Phòng    

Mẫu đơn này được thiết kế dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ đang gặp khó khăn về tài chính, mong muốn trình bày hoàn cảnh một cách chân thành để xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng. Đây là giải pháp văn bản hữu ích khi người thuê cần đến sự cảm thông và hỗ trợ từ phía chủ tòa nhà hoặc bên cho thuê.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———

ĐƠN XIN HỖ TRỢ TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG

Kính gửi: Ông/Bà……………………………………… (Chủ tòa nhà/Chủ nhà cho thuê …)

Tôi tên là: ……………………………………………………., sinh năm ……………

CMND/CCCD số: ………………………… do Công an …………….. cấp ngày ………………….

Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………………………………………..

Chỗ ở hiện tại: ………………………………………………………………………………………………………………….

Hiện tôi là người đại diện của Công ty/Tổ chức ……………………………….…………. (hoặc: hiện tôi đang thuê văn phòng tại địa chỉ ………………………………………………………………………………) theo Hợp đồng thuê số …….. ký ngày ……./……../20………

Nội dung sự việc: Do ảnh hưởng của ……………………….. (nêu sự kiện: ví dụ dịch Covid-19 ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh), công ty/chúng tôi đang gặp khó khăn tài chính. Cụ thể doanh thu đã giảm ……%, trong khi chi phí cố định (đặc biệt là tiền thuê văn phòng) quá cao so với khả năng hiện tại.

Do đó, kính đề nghị Quý Ông/Bà xem xét hỗ trợ giảm chi phí thuê văn phòng cho chúng tôi trong giai đoạn khó khăn này. Chúng tôi đề xuất mức giảm là ..…% so với giá thuê hiện tại (tương đương giảm ………………………………………. đồng/tháng).
Chúng tôi cam kết sẽ tiếp tục thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ theo hợp đồng và sẵn sàng hợp tác cùng Quý Ông/Bà để duy trì hợp đồng lâu dài, ổn định.

Rất mong nhận được sự hỗ trợ từ Quý Ông/Bà. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

………………, ngày …… tháng …… năm 20……

NGƯỜI LÀM ĐƠN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Bạn có thể tải mẫu đơn xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng tại đây: Tải mẫu đơn.

Đơn Xin Giảm Tiền Thuê Văn Phòng

Mẫu đơn thích hợp với doanh nghiệp đang thuê văn phòng nhưng gặp phải áp lực tài chính trong ngắn hạn. Mục đích của văn bản là đề xuất giảm chi phí thuê nhằm duy trì hoạt động, trong khi vẫn thể hiện thiện chí hợp tác lâu dài và tôn trọng cam kết với bên cho thuê.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————–

ĐƠN XIN GIẢM TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG

Kính gửi: Ông/Bà .......................................................................................................................................

Tôi tên là: ................................................................ Sinh năm: ..........................

Số CMND/CCCD: ............................... do Công an ............................ cấp ngày ....../....../..........

Hộ khẩu thường trú: .......................................................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: .......................................................................................................................................

Tôi hiện là đại diện theo pháp luật của Công ty ........................................, hiện đang thuê văn phòng tại địa chỉ: .......................................................................................... theo Hợp đồng thuê số ....../......, ký ngày ...... tháng ...... năm ..........

Nay tôi viết đơn này kính trình bày và đề nghị như sau:

Trong thời gian gần đây, tình hình kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của thị trường và các yếu tố khách quan khác. Doanh thu suy giảm đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chi trả các chi phí vận hành, trong đó có chi phí thuê văn phòng.

Theo Hợp đồng thuê đã ký kết, mức giá thuê văn phòng là 20.000.000 đồng/tháng, thanh toán theo chu kỳ 01 tháng/lần. Với mức chi phí này, hiện nay công ty chúng tôi đang gặp trở ngại trong việc đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Do đó, tôi kính đề nghị Ông/Bà xem xét tình hình thực tế của công ty và hỗ trợ giảm 20% tiền thuê văn phòng, tương ứng còn 16.000.000 đồng/tháng, nhằm giúp công ty ổn định trong giai đoạn khó khăn và tiếp tục duy trì hoạt động.

Kèm theo đơn này, tôi xin gửi số liệu về kết quả kinh doanh 03 tháng gần nhất để Quý tòa nhà tham khảo.

Rất mong nhận được sự thông cảm và hỗ trợ từ Ông/Bà. Tôi xin chân thành cảm ơn!

………, ngày …… tháng …… năm 20……

NGƯỜI LÀM ĐƠN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Tải mẫu đơn xin giảm tiền thuê văn phòng, dễ dàng chỉnh sửa tại đây: Tải mẫu đơn.

Mẫu Công Văn Đề Nghị Giảm Giá Thuê Mặt Bằng

Đây là mẫu công văn phù hợp cho doanh nghiệp gửi tới chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê nhằm đề xuất giảm giá thuê mặt bằng một cách chính thức, trang trọng.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ———

 CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIẢM GIÁ THUÊ MẶT BẰNG VĂN PHÒNG

Số: …/2025/CV-..... đề nghị giảm giá thuê mặt bằng

Kính gửi: Công ty …………………………………………………………. (Chủ đầu tư Tòa nhà …………………………………………………………….)

Công ty: ………………………………………………………………………… MST:....................................

Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………………………………….

Người đại diện: ………………………………………………..… Chức vụ: ………………………………..

Điện thoại liên hệ: ………………………………………….. Email: ……………………………………….

Chúng tôi hiện đang thuê mặt bằng văn phòng tại Tòa nhà …………………………………………, địa chỉ ……………………………………………………, theo Hợp đồng thuê số ……. ký ngày ……/……/20…….

Nội dung đề nghị:

 – Căn cứ tình hình hoạt động thực tế của Công ty chúng tôi trong thời gian vừa qua gặp nhiều khó khăn (do … [nêu nguyên nhân cụ thể, ví dụ: tình hình kinh tế suy thoái kéo dài] …), doanh thu sụt giảm mạnh.

 – Hiện chi phí thuê mặt bằng tại tòa nhà đang chiếm tỷ trọng lớn và trở thành gánh nặng tài chính. Mức giá thuê theo hợp đồng là ……………………………… đồng/tháng (chưa bao gồm phí dịch vụ), được thanh toán …… tháng một lần.

 – Để có cơ sở tiếp tục duy trì thuê dài hạn tại tòa nhà, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty xem xét giảm giá thuê xuống còn ……….… đồng/tháng (giảm ….…% so với hiện tại) trong giai đoạn từ ……. đến …..… .

 – Chúng tôi gửi kèm báo cáo tài chính quý gần nhất và các tài liệu chứng minh khó khăn để Quý Công ty tham khảo và đánh giá.

Kiến nghị thêm: Chúng tôi mong muốn tiếp tục gắn bó với Tòa nhà lâu dài. Nếu được hỗ trợ lần này, Công ty …………………………………… sẵn sàng gia hạn hợp đồng thêm …….. năm ngay từ bây giờ như một cam kết hợp tác.

Rất mong Quý Công ty cân nhắc và phản hồi sớm. Xin chân thành cảm ơn!

Tp. ……, ngày …… tháng …… năm 2025

ĐẠI DIỆN CÔNG TY …

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Tải xuống ngay mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng chuẩn, đầy đủ tại đây: Tải mẫu công văn.

Nếu bạn đang tìm đầy đủ các mẫu công văn thông báo dành cho nhiều trường hợp khác nhau, mời bạn tiếp tục tham khảo các mẫu công văn thông báo phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể trong từng tình huống.

Khi Nào Nên Dùng Công Văn Đề Nghị Giảm Giá Thuê Văn Phòng

Việc gửi công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là một biện pháp thiết thực giúp doanh nghiệp, cá nhân vượt qua khó khăn hoặc tối ưu chi phí thuê văn phòng trong các tình huống đặc biệt. Dưới đây là những trường hợp phổ biến khi bạn nên cân nhắc soạn và gửi loại công văn này:

• Do khả năng kinh tế gặp khó khăn: Khi doanh thu giảm, công ty thua lỗ hoặc ảnh hưởng bởi khủng hoảng tài chính, bạn nên xem xét đề nghị giảm chi phí thuê văn phòng để phù hợp với khả năng hiện tại.

• Do sự kiện bất khả kháng: Trong các tình huống ngoài tầm kiểm soát như dịch bệnh, thiên tai… doanh nghiệp buộc phải ngừng hoặc thu hẹp hoạt động. Khi đó, việc xin giảm tiền thuê là hoàn toàn hợp lý và được áp dụng rộng rãi. Ví dụ, nhiều công ty đã xin giảm tiền thuê trong đại dịch Covid-19.

• Giá thuê thị trường thay đổi hoặc mức giá hiện tại bất hợp lý: Khi thị trường đang có giá thuê văn phòng giảm hoặc mức giá bạn đang trả cao hơn nhiều so với các mặt bằng tương tự trong khu vực, thì bạn nên chủ động trao đổi lại để điều chỉnh giá cho hợp lý.

• Thay đổi nhu cầu sử dụng mặt bằng: Nếu doanh nghiệp thu hẹp quy mô, không còn cần diện tích lớn như trước, có thể thương lượng lại với chủ nhà để giảm bớt chi phí thuê theo nhu cầu thực tế.

Những lưu ý trước khi quyết định gửi công văn:

• Xem xét điều khoản hợp đồng thuê hiện tại về giá và điều kiện điều chỉnh giá.

• Chỉ nên gửi công văn khi có lý do chính đáng và bằng chứng thuyết phục. Tránh lạm dụng việc xin giảm giá khi chưa có cơ sở, vì có thể ảnh hưởng quan hệ thuê.

• Đánh giá mối quan hệ với bên cho thuê: Nếu hợp tác tốt, việc đề nghị sẽ dễ được xem xét hơn. Hãy đảm bảo cách trình bày thiện chí và tôn trọng.

Nếu doanh nghiệp bạn sắp hết hạn hợp đồng thuê, hoặc có nhu cầu kéo dài thời gian thuê với mức giá ưu đãi hơn, bạn cũng có thể tham khảo mẫu công văn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng để sử dụng khi cần.

Nội Dung Cần Có Trong Công Văn Giảm Giá Thuê Văn Phòng    

Việc trình bày công văn giảm giá thuê văn phòng một cách rõ ràng, đúng chuẩn sẽ giúp đề xuất của bạn trở nên thuyết phục và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần có trong một công văn đầy đủ:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ: Theo thể thức văn bản hành chính Việt Nam (Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM…”, Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”).

• Địa điểm, thời gian: Ghi nơi làm đơn và ngày, tháng, năm gửi công văn.

• Tên công văn/đơn: Ví dụ: “CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIẢM GIÁ THUÊ MẶT BẰNG” hoặc “ĐƠN XIN GIẢM TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG”.

• Chủ thể nhận công văn: Thông tin bên nhận công văn – thường là chủ tòa nhà, công ty quản lý tòa nhà hoặc chủ cho thuê mặt bằng. Ghi rõ tên tổ chức/cá nhân và chức vụ (nếu gửi cho công ty, có thể ghi tên công ty và bộ phận liên quan).

• Số và ký hiệu của công văn.

• Thông tin bên gửi (bên thuê):

  • Tên cá nhân/người đại diện và tên công ty thuê văn phòng, mã số doanh nghiệp (nếu có).

  • Địa chỉ văn phòng đang thuê.

  • Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký, diện tích thuê, mức tiền thuê hiện tại và kỳ thanh toán (ví dụ: trả theo tháng/quý).

• Lý do đề nghị giảm giá thuê.

• Mức giảm giá đề nghị: Đưa ra con số hoặc tỉ lệ cụ thể mong muốn được giảm, ví dụ: “xin giảm 20% tiền thuê, từ 50 triệu/tháng xuống còn 40 triệu/tháng”.

• Cam kết hoặc điều kiện kèm theo (nếu có): Bên thuê có thể đưa ra đề xuất có qua có lại nhằm thuyết phục, chẳng hạn:

  • Cam kết sẽ gia hạn hợp đồng thuê lâu hơn nếu được giảm giá (đảm bảo bên cho thuê có lợi về ổn định khách thuê lâu dài).

  • Sẵn sàng chia sẻ một phần không gian hoặc dịch vụ (nếu thích hợp) để giảm chi phí cho chủ nhà, hoặc thanh toán trước một kỳ hạn dài hơn nếu được giảm giá.

• Lời kết: Bày tỏ mong muốn được xem xét, thể hiện thái độ lịch sự và biết ơn. Ví dụ: “Kính mong Quý công ty xem xét tạo điều kiện giảm chi phí thuê cho chúng tôi vượt qua giai đoạn khó khăn này. Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm và rất trân trọng sự hỗ trợ của Quý công ty. Xin chân thành cảm ơn!”

• Chữ ký, họ tên: Người làm đơn ký tên (đóng dấu nếu là công văn của doanh nghiệp gửi).

Mẹo Đàm Phán Với Chủ Cho Thuê Để Được Giảm Tiền Thuê    

Đàm phán giảm tiền thuê không đơn giản, nhưng nếu chuẩn bị đúng cách và giữ thái độ chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể đạt được kết quả tích cực. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để nâng cao hiệu quả khi đàm phán với chủ cho thuê:

• Giữ thái độ chuyên nghiệp, hiện đại: Hãy thể hiện tinh thần hợp tác, tránh đàm phán theo kiểu gây áp lực hoặc quá cảm tính. Một phong thái tự tin, ngôn ngữ rõ ràng và thái độ thiện chí sẽ giúp cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ hơn.

• Nghiên cứu mặt bằng giá thị trường: Thu thập thông tin về giá thuê các văn phòng tương tự để có cơ sở đề xuất mức giá thực tế, thuyết phục hơn trong quá trình đàm phán.

• Hiểu tâm lý và lợi ích của bên cho thuê: Nhận diện các mối quan tâm của chủ nhà như mong muốn giữ khách ổn định, hạn chế trống phòng… để có cách trao đổi phù hợp, dễ đạt được sự đồng thuận.

• Đề xuất phương án cùng có lợi: Đưa ra giải pháp như cam kết thuê dài hạn, thanh toán trước hoặc giảm diện tích nhưng vẫn giữ hợp đồng… giúp hai bên cùng chia sẻ lợi ích và rủi ro.

• Chuẩn bị cho phương án B: Nếu không đạt được mức giảm mong muốn, bạn nên có sẵn phương án thay thế như chuyển văn phòng, thu hẹp diện tích hoặc đàm phán hình thức hỗ trợ khác (ví dụ: miễn phí 1 tháng, giãn tiến độ thanh toán).

• Hiểu quyền lợi pháp lý của mình: Đọc kỹ hợp đồng thuê hiện tại để nắm rõ điều khoản điều chỉnh giá, thời gian thông báo, hoặc quyền đơn phương chấm dứt. Khi nắm rõ luật, bạn sẽ tự tin hơn và tránh thiệt hại về sau.

Nếu sau quá trình thương lượng, doanh nghiệp quyết định không tiếp tục thuê, bạn có thể tham khảo mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để thực hiện đúng thủ tục pháp lý.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không trả đủ tiền thuê văn phòng 3 tháng liền, chủ nhà có quyền chấm dứt hợp đồng không? 

Theo quy định hiện hành, chủ nhà có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng nếu bên thuê không trả đủ tiền thuê nhà theo thỏa thuận trong hợp đồng từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng hoặc lý do đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Có quy định pháp luật nào buộc chủ nhà phải giảm tiền thuê khi xảy ra dịch bệnh không?

Hiện tại, không có quy định pháp luật nào bắt buộc chủ nhà/phía cho thuê phải giảm tiền thuê nhà, thuê văn phòng cho bên thuê khi xảy ra dịch bệnh như Covid-19. Việc giảm tiền thuê hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên (bên cho thuê và bên thuê).

Khi có tranh chấp về mức giá thuê, các bên nên giải quyết thế nào?

• Khi phát sinh tranh chấp về mức giá thuê văn phòng, các bên nên ưu tiên áp dụng các giải pháp theo trình tự từ hòa giải đến các biện pháp pháp lý chính thức nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà vẫn duy trì mối quan hệ hợp tác.

• Khi buộc phải kiện tụng, hãy chuẩn bị kỹ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự pháp lý để được bảo vệ hợp pháp.

Việc soạn công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện thiện chí và chuyên nghiệp trong giao tiếp, mà còn là bước đi cần thiết để tối ưu chi phí vận hành, đặc biệt trong giai đoạn khó khăn. Hãy mạnh dạn thương lượng khi thấy cần thiết. Nếu gặp vướng mắc pháp lý, nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo an toàn. 

Đừng ngần ngại liên hệ Arental Vietnam 0987260333 nếu bạn cần tư vấn thêm các giải pháp không gian làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Tham khảo: văn phòng cho thuê tại TPHCM