Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Cần Công Chứng Không? Hướng Dẫn Chi Tiết

Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn quan tâm đến câu hỏi “hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không” vì muốn đảm bảo an toàn pháp lý, thuận lợi cho thủ tục hành chính và hạn chế rủi ro tranh chấp. Vậy căn cứ pháp luật cụ thể như thế nào và khi nào nên công chứng? Cùng Arental Vietnam phân tích chi tiết để bạn đưa ra lựa chọn phù hợp. 1 2

Có Bắt Buộc Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Công Ty Hay Không?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định bắt buộc công chứng đối với hợp đồng thuê văn phòng, kể cả khi bên thuê là công ty.

Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc ký kết và triển khai hợp đồng, đặc biệt khi giao dịch với các công ty bất động sản hoặc bên cho thuê chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, việc “không bắt buộc” không đồng nghĩa là bỏ qua hoàn toàn. Doanh nghiệp vẫn cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan để tránh rủi ro khi hợp đồng phát sinh tranh chấp hoặc cần thực hiện thủ tục hành chính. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích chi tiết các căn cứ pháp lý hiện hành để bạn biết rõ khi nào nên công chứng, khi nào có thể không cần.

Pháp Luật Hiện Hành Quy Định Ra Sao Về Việc Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng?

Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng được xác định dựa trên nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự 2015 và sự điều chỉnh trực tiếp từ Luật Nhà ở 2023 hoặc Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

Luật Dân Sự 2015

Theo Điều 472 Luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản (bao gồm văn phòng) được xác lập dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên và không bắt buộc công chứng, trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Điều này có nghĩa, để biết hợp đồng thuê văn phòng của mình có phải công chứng hay không, doanh nghiệp cần xác định loại tài sản thuê thuộc phạm vi điều chỉnh của luật nào:

• Nếu văn phòng nằm trong nhà ở: áp dụng Luật Nhà ở 2014.

• Nếu văn phòng nằm trong tòa nhà hoặc công trình thương mại: áp dụng Luật Kinh doanh Bất động sản 2014.

Chính sự phân loại này sẽ quyết định hợp đồng chịu quy định công chứng bắt buộc hay chỉ do các bên tự nguyện.

Luật Nhà Ở 2023

Khi văn phòng được thuê nằm trong nhà ở (ví dụ: thuê nguyên căn hộ, nhà phố để làm trụ sở công ty), hợp đồng sẽ chịu sự điều chỉnh của Luật Nhà ở 2023.

• Điều 121 quy định: hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản và có đầy đủ nội dung theo quy định.

• Khoản 2 Điều 122 nêu rõ: các giao dịch cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu.

• Điều 164 xác định: nếu thực hiện công chứng thì phải tại tổ chức hành nghề công chứng; nếu chứng thực thì tại UBND cấp xã nơi có nhà ở.

Về nguyên tắc, việc thuê nhà ở làm văn phòng không bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, công chứng có thể cần thiết trong một số tình huống, như: dùng địa chỉ thuê để đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng hoặc khi muốn đảm bảo giá trị pháp lý cao nhất để hạn chế rủi ro tranh chấp.

Luật Kinh Doanh Bất Động Sản 2023

Trường hợp văn phòng không phải là nhà ở mà nằm trong tòa nhà hoặc công trình thương mại, hợp đồng sẽ áp dụng theo Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

• Điều 17 quy định: hợp đồng cho thuê nhà, công trình xây dựng phải được lập thành văn bản. Việc công chứng hoặc chứng thực không bắt buộc, trừ một số giao dịch đặc biệt như mua bán, thuê mua giữa hộ gia đình hoặc cá nhân theo khoản 2 Điều 10.

• Doanh nghiệp và bên cho thuê có thể tự thỏa thuận về việc công chứng để tăng tính pháp lý, nhưng không phải nghĩa vụ bắt buộc.

Theo đó, việc thiết lập nên Hợp đồng cho thuê văn phòng là bắt buộc, còn việc công chứng hay chứng thực hợp đồng thuê thì không bắt buộc trừ khi do các bên thỏa thuận.

Dù không bắt buộc, công chứng vẫn có thể là lựa chọn khôn ngoan khi giao dịch giá trị lớn hoặc hợp đồng dài hạn.

Có Nên Công Chứng Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Không?

Trong thực tế, pháp luật không bắt buộc công chứng hợp đồng thuê văn phòng, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn thực hiện để đảm bảo an toàn pháp lý và thuận lợi khi xử lý các thủ tục liên quan. Công chứng giúp:

• Xác nhận hợp đồng có hiệu lực pháp luật và đầy đủ giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

• Đảm bảo nội dung hợp đồng, hồ sơ và giấy tờ liên quan được kiểm tra chặt chẽ bởi công chứng viên.

• Tạo sự minh bạch và niềm tin giữa bên cho thuê và bên thuê, đặc biệt với hợp đồng giá trị lớn hoặc thời hạn dài.

Ngược lại, nếu bỏ qua bước công chứng, các bên cần lường trước rủi ro trong việc chứng minh quyền và nghĩa vụ của mình khi hợp đồng bị tranh chấp hoặc cần sử dụng cho các thủ tục hành chính.

Hướng Dẫn Chi Tiết Thủ Tục Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ và chi phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng tổng hợp từ trang thông tin dịch vụ công, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và thực hiện công chứng nhanh gọn, đúng quy định.

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ

• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của cả bên cho thuê và bên thuê.

• Giấy đăng ký kinh doanh (nếu là tổ chức).

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu văn phòng (sổ đỏ, sổ hồng).

• Hợp đồng thuê văn phòng (nếu đã soạn trước).

• Phiếu yêu cầu công chứng (lấy tại văn phòng công chứng).

Bước 2: Soạn Thảo Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Hợp đồng cần đảm bảo các nội dung chính: thông tin các bên, mô tả văn phòng, thời hạn thuê, giá thuê và phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, điều khoản chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp. Bạn có thể:

• Tự soạn nếu đã có sẵn mẫu.

• Trong trường hợp không có hợp đồng sẵn thì có thể nhờ công chứng viên soạn theo yêu cầu ngay tại văn phòng công chứng; lưu ý việc này thường phát sinh phí soạn thảo (dao động khoảng 50.000 – 200.000 đồng tùy đơn vị).

Bạn cũng có thể tham khảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng do đội ngũ Arental Vietnam soạn thảo, sau đó chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Bước 3: Tiến Hành Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

• Cả hai bên ký hợp đồng trực tiếp tại văn phòng công chứng.

• Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, xác nhận nội dung, đóng dấu và bàn giao hợp đồng đã công chứng cho các bên.

Bước 4: Nộp Phí Và Nhận Hợp Đồng Công Chứng

Sau khi hoàn tất công chứng, bạn sẽ nộp phí theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, dao động khoảng 40.000 đồng đến tối đa 8 triệu đồng/trường hợp tùy giá trị hợp đồng. Với hợp đồng thuê văn phòng thông dụng, mức phí thường chỉ khoảng vài trăm nghìn đồng.

Hướng dẫn quy trình công chứng hợp đồng thuê văn phòng.

Không Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Dẫn Đến Rủi Ro Gì Không?

Dù pháp luật không bắt buộc, việc bỏ qua bước công chứng trong hợp đồng thuê văn phòng vẫn có thể kéo theo những rủi ro pháp lý và vận hành. Dưới đây là bốn vấn đề thường gặp mà doanh nghiệp cần cân nhắc.

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Nguy Cơ Bị Vô Hiệu

Không có công chứng viên kiểm tra, hợp đồng dễ mắc lỗi:

• Bên ký không có thẩm quyền hoặc không được ủy quyền hợp pháp.

• Thiếu chữ ký của đồng sở hữu tài sản.

• Thông tin diện tích, vị trí, tình trạng văn phòng không chính xác.

Nếu bị phát hiện, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, buộc hai bên ký lại, gây tốn thời gian và chi phí.

Khó Đáp Ứng Yêu Cầu Từ Bên Thứ Ba

Một số cơ quan/đơn vị có thể yêu cầu hợp đồng thuê đã công chứng trước khi chấp nhận hồ sơ, như:

• Ngân hàng (khi làm thủ tục vay vốn, thế chấp quyền thuê).

• Cơ quan đăng ký kinh doanh (khi kê khai địa điểm hoạt động).

Nếu không có, doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ hoặc làm lại giấy tờ, kéo dài tiến độ vận hành.

Giảm Khả Năng Bảo Vệ Quyền Lợi Khi Tranh Chấp

Thiếu xác nhận của bên thứ ba khiến việc chứng minh khó hơn khi phát sinh mâu thuẫn về giá thuê, phụ phí, điều kiện hoàn cọc và quyền chấm dứt hợp đồng.

Khi đó, doanh nghiệp phải dựa vào biên lai, email, tin nhắn hoặc giám định chữ ký khiến mất nhiều thời gian và công sức của các bên.

Ảnh Hưởng Uy Tín Và Quan Hệ Hợp Tác

Không công chứng hợp đồng đôi khi khiến đối tác cảm thấy thiếu sự đảm bảo, nhất là trong những trường hợp:

• Giá trị hợp đồng lớn cần ràng buộc chặt chẽ.

• Thời gian thuê dài hạn, liên quan đến nhiều điều khoản phức tạp.

• Có nhiều bên tham gia giao dịch, cần tính minh bạch cao.

Những yếu tố này nếu không được bảo chứng bằng công chứng dễ làm giảm niềm tin, ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp dù là trong môi trường B2B hay B2C.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Khi Nào Thì Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Bắt Buộc Phải Công Chứng?

Hợp đồng thuê văn phòng không có trường hợp nào bắt buộc phải công chứng theo luật hiện hành.

Chỉ hợp đồng mua bán hoặc thuê mua nhà ở/công trình xây dựng mới bắt buộc công chứng (theo Điều 17 Luật Kinh doanh bất động sản 2014), hoặc khi các bên tự thỏa thuận cần công chứng.

Hợp Đồng Thuê Nhà Ở Làm Văn Phòng Trên 6 Tháng Có Cần Phải Công Chứng Không?

Đáp án là không. Trước đây (theo Luật Nhà ở 2005), hợp đồng thuê nhà ở từ 6 tháng trở lên phải công chứng/chứng thực. Tuy nhiên, Luật Nhà ở 2014 đã bỏ quy định bắt buộc này.

Hiện nay, việc công chứng chỉ thực hiện nếu các bên muốn tăng tính pháp lý hoặc bên thứ ba yêu cầu (ví dụ: ngân hàng, cơ quan đăng ký kinh doanh).

Có Nên Công Chứng Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Hay Không?

Nên, nếu hợp đồng thuê văn phòng của bạn có:

• Giá trị hoặc thời hạn thuê lớn.

• Giao dịch liên quan nhiều bên.

• Muốn giảm rủi ro tranh chấp và tạo niềm tin với đối tác.

Công chứng không chỉ xác thực tính hợp pháp của hợp đồng mà còn giúp dễ dàng chứng minh khi xảy ra mâu thuẫn.

Thời Gian Công Chứng Mất Bao Lâu? Có Thể Công Chứng Ở Đâu?

• Thời gian: Thường từ 30-60 phút nếu hồ sơ đầy đủ; trường hợp cần bổ sung giấy tờ có thể kéo dài hơn.

• Địa điểm: Bất kỳ phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng hợp pháp nào trên toàn quốc.

• Hồ sơ cơ bản: Giấy tờ tùy thân, giấy tờ pháp lý của bên cho thuê và bên thuê, giấy tờ về tài sản cho thuê.

Qua phân tích các quy định pháp luật hiện hành, có thể khẳng định rằng hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, công chứng vẫn là lựa chọn thông minh trong những trường hợp hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài hoặc liên quan đến nhiều bên nhằm tăng tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

Từ kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, Arental Vietnam khuyến nghị khách hàng luôn rà soát kỹ hợp đồng và cân nhắc công chứng khi cần, để mỗi giao dịch thuê văn phòng diễn ra minh bạch và an toàn nhất.