Thủ Tục Đăng Ký Thành Lập Văn Phòng Đại Diện 2025

Thành lập văn phòng đại diện là giải pháp hiệu quả trong việc mở rộng thị trường và tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục thực hiện không đơn giản, dễ gây lúng túng nếu chưa nắm rõ quy trình. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện thành lập, hồ sơ và các bước cần thiết, giúp việc thành lập diễn ra nhanh chóng, đúng luật.

Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Theo Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được hiểu là: "Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

5 đặc điểm pháp lý cơ bản của văn phòng đại diện:

• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp (không có tư cách pháp nhân riêng).

• Có mã số thuế riêng 13 chữ số.

• Không bắt buộc phải có con dấu công ty.

• Không được phép phát sinh hoạt động kinh doanh tạo lợi nhuận.

• Chức năng chính là liên lạc, nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới.

Để có thể thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể những điều kiện thành lập văn phòng đại diện để đảm bảo quá trình chuẩn bị hồ sơ diễn ra thuận lợi.

Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng được 5 điều kiện trong Luật Doanh nghiệp 2020:

• Văn phòng đại diện chỉ được phép thành lập sau khi công ty mẹ đã hoàn tất thủ tục thành lập. Không được phép thực hiện đồng thời thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện.

• Tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải bao gồm tên của công ty mẹ, kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

• Trưởng văn phòng đại diện không có quyền ký kết các hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.

• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư, tương tự như quy định về trụ sở chính của công ty.

• Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi thay đổi địa chỉ khác quận, huyện, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ. Do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn địa chỉ để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận trong tương lai.

Trong trường hợp là thương nhân nước ngoài thì cần thỏa mãn thêm 2 điều kiện:

• Công ty nước ngoài phải hoạt động không dưới một năm kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh ở nước của thương nhân đó.

• Là thương nhân được pháp luật của nước nơi thương nhân đó thành lập công ty, đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.

Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Để hoàn tất thủ tục thành lập một cách nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. 

Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Việt Nam

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể gồm những tài liệu sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

• Nghị quyết, quyết định thành lập văn phòng đại diện (bản sao).

• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.

• Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (bản sao).

• Bản sao công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

• Bản sao công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ cần có:

• Thực hiện quy trình thành lập theo quy định của quốc gia sở tại.

• Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần thực hiện các bước để nhận Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.

• Thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài phục vụ hoạt động của văn phòng.

• Sau khi nhận được giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, nộp bản sao giấy phép đó cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính của doanh nghiệp để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định là bước quan trọng để thủ tục mở văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Trong trường hợp thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao công chứng hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài đã được xác nhận tại nơi thành lập công ty. Trong trường hợp giấy tờ có xác định thời hạn, thời hạn đó phải còn hiệu lực ít nhất 1 năm.

• Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

• Báo cáo tài chính để chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong những năm gần đây.

• Bản sao điều lệ hoạt động của công ty.

• Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.

Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam.

Hướng Dẫn Thủ Tục Đăng Ký Thành Lập Văn Phòng Đại Diện    

Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm nhiều bước khác nhau và yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Arental Vietnam xin hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện một cách suôn sẻ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ Arental Vietnam đã nêu ở phần trên

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Có 3 cách nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

• Nộp qua đường bưu điện.

• Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 3: Chờ xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nộp lệ phí công bố thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

• Nếu hồ sơ không hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Đối với trường hợp thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì thủ tục phức tạp hơn và mất thời gian nhiều hơn. Do đó, bạn nên tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

Hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập, văn phòng đại diện có thể tiến hành khắc dấu để thuận tiện cho các hoạt động giao dịch.

Ngoài ra, để tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động hiệu quả, đặc biệt đối với các văn phòng đại diện mới thành lập, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tphcm như một giải pháp linh hoạt và tiết kiệm.

Vậy, trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những vấn đề gì để tránh sai sót và đảm bảo hoạt động hiệu quả? Cùng tìm hiểu trong phần thông tin tiếp theo nhé!

Lưu Ý Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Để quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp luật, cần lưu ý 4 điểm then chốt.

Đặt Tên Văn Phòng Đại Diện

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên văn phòng đại diện phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Tên văn phòng đại diện phải chứa tên doanh nghiệp và kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”.

• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng các cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp”.

• Tên văn phòng đại diện cần được viết bằng chữ cái tiếng Việt, bao gồm chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số.

• Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

Ví dụ:  Tên đúng: Văn phòng đại diện Công ty TNHH Tư Vấn Đầu Tư Lâm Hải An

Địa Chỉ Đăng Ký Văn Phòng Đại Diện

Địa chỉ thành lập văn phòng đại diện, cần đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác, bao gồm: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố. Đồng thời, địa chỉ đăng ký văn phòng đại diện không được đặt tại nhà chung cư hoặc nhà tập thể. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ phù hợp, hãy cân nhắc dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Treo Biển Hiệu Đúng Quy Định

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, việc treo biển hiệu theo quy định là một yêu cầu bắt buộc nằm trong thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.

Bảng hiệu văn phòng đại diện phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định (tham khảo Căn cứ tại khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo 2012), bao gồm: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên cơ quan chủ quản. 

Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Đầy Đủ

Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận, nhưng việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế vẫn là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động.

• Thuế môn bài: Nếu văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh và không phát sinh thu nhập, thì không cần đăng ký mã số thuế và không phải nộp thuế môn bài trong thời gian công ty mẹ được miễn (nếu có). Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, thì vẫn phải đóng thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài.

• Thuế thu nhập cá nhân: Trong trường hợp văn phòng đại diện có phát sinh thu nhập và tiến hành hoạt động sản xuất, sẽ phát sinh mã thuế thu nhập cá nhân.

Nếu văn phòng đại diện cần hạch toán thuế, việc hạch toán phải được thực hiện theo công ty mẹ.

Câu Hỏi Liên Quan Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm gì?

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

• Quyết định/nghị quyết thành lập (bản sao).

• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng.

• Giấy giới thiệu/ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Đối với công ty nước ngoài, cần thêm bản sao công chứng hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty (đã dịch công chứng).

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu bước?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thường bao gồm 3 bước chính: chuẩn bị hồ sơ đăng ký, nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ xử lý hồ sơ và nhận kết quả. Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần khắc dấu và treo biển hiệu theo quy định.

3. Thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác có cần thông báo sở KHĐT nơi đặt trụ sở chính không? 

Có, khi thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác, bạn cần thực hiện thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. 

Tìm hiểu chi tiết quy trình này trong bài viết Thủ tục mở văn phòng đại diện khác tỉnh.

4. Thời gian thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu?

Thông thường, thời gian thành lập văn phòng đại diện là khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

5. Lệ phí khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện?

Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, khi thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, lệ phí phải nộp là 50.000 đồng/lần.

• Nếu đăng ký qua mạng điện tử, lệ phí đăng ký được miễn hoàn toàn.

• Dù đăng ký theo hình thức nào, doanh nghiệp vẫn phải đóng phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng.

Tham khảo thêm cách thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nếu có nhu cầu thay đổi địa điểm hoạt động.

Kết Luận

Hy vọng với những thông tin chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ có thể chuẩn bị và thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách thuận lợi và hiệu quả.

Và để đáp ứng nhu cầu thành lập và vận hành văn phòng đại diện một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện của Arental Vietnam. Liên hệ ngay Arental Vietnam hotline: 0987260333 để được tư vấn miễn phí và tìm giải pháp văn phòng tối ưu nhất!