Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện Là Ai? Có Quyền Và Nghĩa Vụ Gì?

Người đứng đầu văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành và đại diện pháp lý của doanh nghiệp tại địa phương. Vậy người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì, có quyền và nghĩa vụ như thế nào theo quy định pháp luật? Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giúp bạn hiểu rõ các vấn đề trên. Cùng theo dõi để hiểu rõ và tránh rủi ro pháp lý!

Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện Gọi Là Gì?

Người đứng đầu văn phòng đại diện được gọi là trưởng văn phòng đại diện, là người đại diện pháp lý và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động của văn phòng. 

Người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm tuân thủ mọi quy định pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng, bao gồm: khai báo thuế, thực hiện nghĩa vụ lao động và hoàn tất thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Trong thực tế, có một số cách gọi khác thường gặp như: giám đốc văn phòng đại diện, người đại diện văn phòng,… Tuy nhiên, đây chỉ là các cách gọi thông dụng trong giao tiếp, không mang tính pháp lý chính thức.

Quyền Và Nghĩa Vụ Của Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật, người đứng đầu văn phòng đại diện phải thực hiện một số quyền hạn và nghĩa vụ quan trọng theo quy định.

Quyền Của Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện có các quyền hạn sau:

• Thực hiện các nhiệm vụ theo uỷ quyền, trong phạm vi và thời hạn uỷ quyền của doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành. (Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020; Khoản 3, Khoản 5 Điều 84 Bộ Luật dân sự 2015)

• Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong việc giao dịch và ký kết các thỏa thuận liên quan đến hoạt động của văn phòng tại địa phương.

• Quyền giám sát mọi hoạt động của văn phòng đại diện, đảm bảo rằng tất cả hoạt động kinh doanh được thực hiện theo đúng chính sách của công ty mẹ.

• Thực hiện các quyền khác theo quyết định ủy quyền nội bộ doanh nghiệp. 

Nghĩa Vụ Của Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Nghĩa vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện:

• Nghĩa vụ báo cáo kết quả hoạt động: người đứng đầu văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo định kỳ kết quả hoạt động về cho công ty mẹ, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam, bao gồm khai báo thuế, luật lao động và các thủ tục hành chính liên quan.

• Trách nhiệm tài chính và pháp lý: chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề tài chính, duy trì giấy phép hoạt động và xử lý các vấn đề pháp lý như thuế liên quan đến văn phòng đại diện.

• Không vượt quá quyền hạn được giao (vì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh).

• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền. 

• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được công ty mẹ ủy quyền. 

Việc phân định rõ phạm vi quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa chi nhánh và văn phòng đại diện, hai loại hình dễ gây hiểu lầm về chức năng và phạm vi hoạt động.

Quy Định Ủy Quyền Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu văn phòng đại diện có thể ủy quyền lại cho người khác thực hiện nhiệm vụ thay thế. Tuy nhiên, việc ủy quyền này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể: 

• Ủy quyền lại bắt buộc phải được lập thành văn bản do chính người ủy quyền ban đầu thực hiện.

• Hình thức và nội dung của văn bản ủy quyền lại phải phù hợp với hợp đồng ủy quyền gốc, đồng thời không được vượt quá phạm vi quyền hạn đã được giao ban đầu.

• Khi trưởng văn phòng đại diện rời khỏi Việt Nam, người này cần lập văn bản ủy quyền cho người khác thay mặt thực hiện nhiệm vụ trong thời gian vắng mặt, và việc ủy quyền này phải được sự đồng thuận của công ty mẹ. Mặc dù đã ủy quyền, trưởng văn phòng đại diện vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các hành động trong phạm vi ủy quyền.

• Nếu sau khi hết thời hạn ủy quyền, người đứng đầu chưa quay lại Việt Nam và không có ủy quyền bổ sung, người được ủy quyền có thể tiếp tục thực hiện công việc đã được giao cho đến khi người đứng đầu quay về hoặc công ty mẹ chỉ định người mới.

• Trong trường hợp trưởng văn phòng đại diện vắng mặt trên 30 ngày mà không ủy quyền hợp pháp, hoặc gặp các sự kiện pháp lý như tử vong, mất tích, bị tạm giam, kết án, mất năng lực hành vi dân sự, công ty mẹ buộc phải nhanh chóng bổ nhiệm người mới thay thế.

• Đối với trường hợp ký kết, điều chỉnh hoặc bổ sung hợp đồng, trưởng văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện nếu có văn bản ủy quyền riêng biệt từ công ty mẹ cho từng giao dịch cụ thể.

Quy Trình Thay Đổi Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Việc thực hiện đúng quy trình thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động đại diện tại địa phương. Quy trình thay đổi gồm 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông báo thay đổi trưởng văn phòng đại diện có chữ ký đại diện pháp luật.

• Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người mới.

• Văn bản ủy quyền & CCCD của người nộp hồ sơ (nếu có).

• Bản chính Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp tới Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện bằng các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh

• Nộp qua dịch vụ bưu chính

• Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Sở KH&ĐT tiếp nhận và xác minh tính hợp lệ hồ sơ trong 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động mới cho văn phòng đại diện. Nếu thiếu hoặc sai sót, sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện qua:

• Nhận trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận kết quả của Sở KH&ĐT

• Nhận qua dịch vụ bưu chính

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện, có thể nhờ đơn vị cung cấp hỗ trợ trọn gói thủ tục thay đổi người đứng đầu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác và đúng quy định pháp luật.

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện nhằm đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động.

Lưu Ý Về Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện

Khi lựa chọn hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về điều kiện pháp lý cá nhân, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm, đặc biệt nếu người được bổ nhiệm là lao động nước ngoài thì phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam về lao động và cư trú.

Lưu Ý Về Điều Kiện Pháp Lý Cá Nhân

Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo pháp luật Việt Nam.

Người đứng đầu VPĐD của Công ty mẹ không được kiêm nhiệm các chức vụ sau: 

• Trưởng chi nhánh của cùng một Công ty mẹ.

• Trưởng chi nhánh của Công ty mẹ khác.

• Người đại diện theo pháp luật của Công ty mẹ đó hoặc Công ty mẹ khác.

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Đây cũng là lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh các trường hợp bị từ chối đăng ký do không đáp ứng điều kiện về người đứng đầu.

Lưu Ý Về Năng Lực Và Kinh Nghiệm

Người đứng đầu văn phòng đại diện cần có năng lực quản lý và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. 

Kinh nghiệm làm việc trong môi trường kinh doanh, đặc biệt là am hiểu về quy trình pháp lý, thủ tục hành chính và quan hệ đối ngoại tại địa phương sẽ giúp họ xử lý hiệu quả các công việc phát sinh. 

Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng để đại diện doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và uy tín.

Tuân Thủ Thủ Tục Người Lao Động Nước Ngoài Tại Việt Nam

Đối với người đứng đầu văn phòng đại diện là lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý sau:

• Visa

• Giấy phép lao động

• Thẻ tạm trú

• Thuế thu nhập cá nhân

• Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội

Câu Hỏi Thường Gặp

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và quy định liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện, dưới đây là 3 câu hỏi tổng hợp từ Arental Vietnam cùng câu trả chi tiết.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng không?

Trả lời: không. Người đứng đầu văn phòng đại diện không có quyền ký hợp đồng đại diện cho doanh nghiệp nếu không có ủy quyền cụ thể.

Nếu người đứng đầu văn phòng đại diện mất tích hoặc bị hạn chế năng lực, doanh nghiệp phải làm gì?

Trả lời: doanh nghiệp phải nhanh chóng bổ nhiệm người mới thay thế và làm thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định pháp luật.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có được đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty không?

Trả lời: không. Người đứng đầu văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm chức vụ người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc các tổ chức liên quan.

Kết Luận

Người đứng đầu văn phòng đại diện đóng vai trò cầu nối giữa văn phòng đại diện và trụ sở chính, đảm bảo hoạt động diễn ra minh bạch và đúng pháp luật. Arental Vietnam hy vọng rằng những thông tin và lưu ý quan trọng trong bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ trách nhiệm và quy định liên quan. Đừng ngần ngại liên hệ với Arental Vietnam qua hotline 098 7260 333 để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí thuê văn phòng đại diện!