Cho Công Ty Nước Ngoài Thuê Văn Phòng: Điều Kiện, Thủ Tục & Lưu Ý Quan Trọng

Cho công ty nước ngoài thuê văn phòng không chỉ là ký hợp đồng và bàn giao mặt bằng mà còn phải đáp ứng điều kiện pháp lý để giao dịch được công nhận, bảo vệ quyền lợi hai bên. Từ kinh nghiệm đồng hành với nhiều đối tác quốc tế, Arental Vietnam sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều kiện và thủ tục triển khai để giao dịch diễn ra thuận lợi, đúng quy định và mang lại hiệu quả cao.

Có Được Cho Công Ty Nước Ngoài Thuê Văn Phòng Tại Việt Nam Không?

Pháp luật Việt Nam cho phép công ty nước ngoài thuê văn phòng để phục vụ hoạt động của mình, miễn là đáp ứng các điều kiện theo quy định. Căn cứ Điều 15 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023 (áp dụng từ 2025):

• Tổ chức nước ngoài phải đang trong thời hạn hoạt động hợp pháp tại Việt Nam mới đủ điều kiện ký hợp đồng thuê.

• Có thể thuê công trình xây dựng phù hợp công năng làm văn phòng để phục vụ hoạt động của mình.

Tóm lại, công ty nước ngoài hoàn toàn có thể thuê văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, nhưng cần bảo đảm đáp ứng các yêu cầu cụ thể về chủ thể, mục đích sử dụng và loại hình bất động sản. Các điều kiện này sẽ được trình bày chi tiết ở phần tiếp theo.

Điều Kiện Cho Công Ty Nước Ngoài Thuê Văn Phòng Hợp Pháp

Để giao dịch thuê văn phòng giữa công ty nước ngoài và đơn vị cho thuê diễn ra hợp pháp, cả ba yếu tố gồm bên thuê, văn phòng cho thuê và bên cho thuê đều phải đáp ứng các điều kiện sau:

Điều Kiện Đối Với Doanh Nghiệp Nước Ngoài (Bên Thuê)

Công ty nước ngoài muốn thuê văn phòng tại Việt Nam phải đang trong thời hạn hoạt động hợp pháp và có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp (Theo Điều 15 Luật Kinh doanh BĐS 2023).

Trường hợp chưa có pháp nhân tại Việt Nam nhưng muốn thuê văn phòng để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng dưới tư cách cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài.

Hợp đồng này sẽ được sử dụng trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, yêu cầu doanh nghiệp phải có địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký. Sau khi hoàn tất đăng ký và được cấp Giấy chứng nhận, có thể ký phụ lục hoặc hợp đồng mới cập nhật thông tin pháp nhân.

Điều Kiện Đối Với Văn Phòng Cho Thuê

Một văn phòng hợp pháp cho doanh nghiệp nước ngoài thuê cần đảm bảo:

• Là công trình xây dựng có công năng sử dụng làm văn phòng, đáp ứng đúng mục đích thuê và phù hợp với quy hoạch.

• Được phép cho thuê để phục vụ hoạt động hợp pháp của bên thuê.

• Không thuộc khu vực cấm hoặc hạn chế cho thuê vì lý do quốc phòng - an ninh (Điều 159 Luật Nhà ở 2014).

• Không thuộc loại hình bất động sản bị cấm đặt trụ sở công ty, ví dụ: căn hộ chung cư không có chức năng thương mại.

Điều Kiện Đối Với Bên Cho Thuê

Bên cho thuê cần phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với văn phòng (Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình hoặc quyền sử dụng đất kèm công trình).

• Nếu là doanh nghiệp: phải đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản và đáp ứng các điều kiện theo Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

• Nếu là cá nhân cho thuê: vẫn phải chứng minh quyền sở hữu hợp pháp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế từ khoản thu nhập cho thuê.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên sẽ là bước chuẩn bị quan trọng, giúp việc cho công ty nước ngoài thuê văn phòng tại Việt Nam diễn ra thuận lợi hơn.

Thủ Tục Cho Người Nước Ngoài Thuê Văn Phòng

Để việc thuê văn phòng cho công ty nước ngoài diễn ra thuận lợi, bạn có thể tham khảo quy trình 5 bước sau:

Bước 1: Xác Minh Tư Cách Pháp Lý Của Công Ty Nước Ngoài

Trước khi ký hợp đồng, cần đảm bảo bên thuê là doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và người ký có đủ thẩm quyền. Các giấy tờ cần kiểm tra gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy phép kinh doanh/văn phòng đại diện.

• Hộ chiếu của người đại diện ký hợp đồng

Bản sao các giấy tờ này nên được lưu kèm hợp đồng để làm bằng chứng pháp lý và phục vụ khai báo thuế, tạm trú sau này.

Bước 2: Đảm Bảo Văn Phòng Đáp Ứng Điều Kiện Cho Thuê

Bước này tập trung vào việc chuẩn bị giấy tờ pháp lý và hiện trạng văn phòng ở trạng thái tốt nhất trước khi cho thuê như:

• Hoàn thiện giấy tờ sở hữu (sổ đỏ/sổ hồng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình).

• Kiểm tra, sửa chữa hoặc cải tạo để đảm bảo không gian sạch sẽ, an toàn.

• Chuẩn bị bản vẽ mặt bằng, danh mục trang thiết bị, giấy tờ PCCC và các giấy phép liên quan.

Bước 3: Đàm Phán Và Soạn Hợp Đồng

Giai đoạn này tập trung vào việc thống nhất điều khoản và hình thức hợp đồng. Nội dung chính gồm:

• Giá thuê, thời hạn, đặt cọc, chu kỳ thanh toán.

• Quyền và nghĩa vụ mỗi bên, phí dịch vụ (nếu có), điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.

Hợp đồng cho công ty nước ngoài thuê văn phòng nên lập song ngữ Anh - Việt, quy định bản tiếng Việt là bản gốc để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Dù không bắt buộc, công chứng hợp đồng sẽ giúp tăng tính minh bạch. Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ để hình dung rõ hơn về cấu trúc và các điều khoản cần có.

Bước 4: Ký Kết Và Hỗ Trợ Thủ Tục Đăng Ký

Sau khi ký kết (và công chứng nếu thuộc diện bắt buộc), bên cho thuê có thể hỗ trợ bên thuê trong việc đăng ký địa chỉ trụ sở hoặc văn phòng đại diện với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Trường hợp bên cho thuê là cá nhân và cho thuê thường xuyên, việc đăng ký hộ kinh doanh sẽ giúp thuận tiện hơn khi xuất hóa đơn và kê khai thuế.

Bước 5: Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Và Khai Báo

Bên cho thuê cần hoàn tất các nghĩa vụ sau:

• Nộp thuế GTGT 10% (*), thuế thu nhập (TNCN hoặc TNDN tùy trường hợp) và thuế môn bài.

• Khai báo tạm trú cho người nước ngoài nếu văn phòng có lưu trú.

• Thanh toán bằng đồng Việt Nam theo quy định quản lý ngoại hối.

• Doanh thu cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm có thể được miễn một số loại thuế theo quy định.

(*) Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về cách tính và áp dụng mức thuế suất trong bài viết Thuế VAT cho thuê văn phòng.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài Thuê Văn Phòng

Cho công ty nước ngoài thuê văn phòng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả hợp tác và tuân thủ pháp lý. Dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế, Arental Vietnam chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp tối ưu quá trình cho thuê và hạn chế rủi ro.

Xác Định Rõ Mục Đích Sử Dụng Văn Phòng

Khi cho công ty nước ngoài thuê văn phòng, cần đảm bảo mục đích sử dụng phù hợp với chức năng đã đăng ký của họ (làm trụ sở, không gian làm việc). Hợp đồng nên quy định cụ thể phạm vi này để tránh rủi ro khi khách thuê dùng sai mục đích, vi phạm quy định về an ninh, môi trường hoặc phòng cháy chữa cháy.

Thỏa Thuận Chi Tiết Về Cải Tạo Và Trang Bị

Nhiều tổ chức nước ngoài có yêu cầu riêng về bố trí nội thất, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc thương hiệu nhận diện. Trước khi thi công, cần thống nhất quy trình phê duyệt, giới hạn hạng mục cải tạo và trách nhiệm khôi phục hiện trạng khi kết thúc hợp đồng, nhằm đảm bảo tính an toàn và đồng bộ của tòa nhà.

Hợp Đồng Song Ngữ Và Giao Tiếp Rõ Ràng

Khi cho công ty nước ngoài thuê văn phòng, rào cản ngôn ngữ có thể gây hiểu nhầm về quyền lợi, nghĩa vụ hoặc điều khoản tài chính. Việc chuẩn bị hợp đồng song ngữ kết hợp hỗ trợ phiên dịch trong các buổi trao đổi quan trọng sẽ giúp đôi bên nắm rõ cam kết, hạn chế tranh chấp và duy trì sự tin tưởng lâu dài.

Điều Khoản Kết Thúc Hợp Đồng Sớm

Khách thuê quốc tế có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hoặc chuyển địa điểm bất ngờ. Vì vậy, cần nêu rõ trong hợp đồng thời gian thông báo trước, trách nhiệm tài chính và các điều kiện liên quan khi một bên muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn, để bảo vệ quyền lợi và duy trì quan hệ hợp tác minh bạch.

Quy Định Thanh Toán Và Tư Cách Pháp Nhân

Mọi khoản thuê phải được thanh toán bằng VND theo luật Việt Nam. Trường hợp bên thuê là văn phòng đại diện, hợp đồng và chứng từ thanh toán cần đứng tên đúng pháp nhân tại Việt Nam để hợp lệ về thuế - kế toán.

Việc hướng dẫn chi tiết thông tin chuyển khoản, nội dung giao dịch cũng giúp đối tác nước ngoài dễ dàng hoàn tất nghĩa vụ thanh toán đúng quy định.

Việc áp dụng những lưu ý trên không chỉ giúp doanh nghiệp nước ngoài tránh rủi ro pháp lý, mà còn tối ưu hiệu quả hợp tác lâu dài. Trên thực tế, nhiều công ty đã chọn thuê văn phòng từ các đơn vị kinh doanh bất động sản chuyên nghiệp thay vì thuê từ cá nhân, bởi quy trình minh bạch, hợp đồng chặt chẽ và đầy đủ giấy tờ hỗ trợ thủ tục pháp lý, một yếu tố then chốt để hoạt động tại Việt Nam thuận lợi, bền vững.

Arental Vietnam - Đa Dạng Giải Pháp Văn Phòng Cho Công Ty Nước Ngoài

Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp nước ngoài tại TPHCM, Arental Vietnam mang đến 5 loại hình văn phòng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu ở mọi giai đoạn hoạt động:

• Văn phòng ảo: Giúp các công ty mới thành lập tại Việt Nam có địa chỉ pháp lý uy tín, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo đủ điều kiện đăng ký kinh doanh và giao dịch.

• Văn phòng chia sẻ: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm dự án ngắn hạn, cần không gian làm việc linh hoạt, kết hợp hạ tầng và tiện ích chung hiện đại.

• Văn phòng trọn gói: Dành cho doanh nghiệp đã ổn định bộ máy tại Việt Nam, cần một không gian riêng đầy đủ tiện ích để tập trung vào hoạt động kinh doanh mà không lo về vận hành.

• Văn phòng truyền thống (sàn trống): Phù hợp với công ty có nhu cầu tự thiết kế và bố trí không gian theo tiêu chuẩn riêng, đảm bảo bản sắc thương hiệu và yêu cầu kỹ thuật.

Dù ở giai đoạn khởi đầu hay mở rộng hoạt động, Arental Vietnam luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp nước ngoài với giải pháp tối ưu, vị trí đắc địa và dịch vụ chuyên nghiệp. Liên hệ 0987.260.333 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Tóm lại, cho người nước ngoài thuê văn phòng là một quá trình vừa mang tính cơ hội vừa đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý và điều kiện thực tế. Khi hiểu rõ các quy định và lưu ý quan trọng, bạn sẽ dễ dàng tạo nên một hợp đồng minh bạch, an toàn và phù hợp với nhu cầu của đối tác quốc tế.

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn có thêm góc nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi triển khai, để mỗi giao dịch đều mang lại giá trị bền vững cho cả hai bên.