Hướng Dẫn Tạo Phòng Họp Trực Tuyến Zoom Đơn Giản Trên Máy Tính Và Điện Thoại

Cách tạo phòng họp Zoom là kỹ năng cơ bản nhưng cần thiết trong môi trường làm việc linh hoạt hiện nay. Bài viết dưới đây của Arental Vietnam hướng dẫn chi tiết giúp bạn chủ động tổ chức cuộc họp mọi lúc, mọi nơi. Chỉ với vài thao tác đơn giản bạn sẽ dễ dàng kết nối nhanh chóng với đội nhóm hoặc khách hàng từ xa.

Cách Tạo Phòng Họp Zoom Trên Máy Tính

Cách tạo phòng họp Zoom trên máy tính là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm việc chuyên nghiệp. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo ngay một phòng họp trực tuyến để trao đổi công việc, họp nhóm.

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng Zoom

Mở phần mềm Zoom trên máy tính và đăng nhập bằng tài khoản Zoom (hoặc Google/Facebook).

Bước 2: Nhấn vào nút "New Meeting"

Sau khi đăng nhập, tại giao diện chính, bạn click vào nút "New Meeting" để tạo phòng họp trực tuyến zoom mới ngay lập tức.

Bước 3: Bật hoặc tắt video trước khi bắt đầu

Zoom sẽ hỏi bạn có muốn bật camera không. Tùy chọn theo nhu cầu trước khi bắt đầu cuộc họp.

Bước 4: Chia sẻ liên kết phòng họp

Click vào biểu tượng dấu “✓”  ở góc trên bên trái để xem Meeting ID và Passcode, hoặc nhấn “sao chép liên kết” phần Invite để sao chép đường link và gửi cho người tham gia.

Tham khảo thêm cách tạo phòng họp Google Meet để có thêm lựa chọn khi họp trực tuyến.

Cách Tạo Phòng Họp Zoom Trên Điện Thoại

Chỉ với vài thao tác đơn giản, đã có thể khởi tạo một phòng họp trực tuyến zoom tiện lợi ngay trên thiết bị di động.

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và đăng nhập

Tải ứng dụng Zoom từ App Store hoặc CH Play nếu chưa có, sau đó mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản của bạn.

Bước 2: Chọn "Cuộc họp mới" (Meet)

Tại giao diện chính, nhấn vào biểu tượng “Cuộc họp mới” có màu cam để bắt đầu tạo phòng họp zoom.

Bước 3: Tùy chọn bật video và dùng ID cá nhân

Bật hoặc tắt video tùy ý. Nếu muốn sử dụng ID cá nhân (PMI), hãy kích hoạt tùy chọn này trước khi bắt đầu.

Bước 4: Nhấn “Bắt đầu cuộc họp”

Sau khi thiết lập xong, nhấn “Bắt đầu cuộc họp” để mở phòng họp trực tuyến.

Bước 5: Mời người tham gia

Trong phòng họp, chạm vào “✔”, sau đó sao chép liên kết hoặc gửi qua email, Zalo, Messenger tùy bạn chọn.

Việc tạo phòng họp Zoom từ điện thoại giúp bạn linh hoạt hơn trong công việc từ xa. Trong trường hợp yêu cầu cao về tính ổn định, bạn có thể kết hợp sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến để cải thiện chất lượng âm thanh và hình ảnh trong các cuộc họp quan trọng.

Hướng Dẫn Cách Chia Phòng Họp Trên Zoom

Tính năng chia phòng họp (Breakout Rooms) trên Zoom giúp người tổ chức dễ dàng phân nhóm thảo luận riêng biệt trong một cuộc họp lớn. Đây là công cụ hữu ích trong các buổi đào tạo, workshop hoặc họp nhóm chuyên sâu, giúp tăng hiệu quả tương tác và thảo luận giữa các thành viên.

Bước 1: Kích hoạt tính năng Breakout Rooms

Truy cập trang web Zoom.com, đăng nhập, vào mục Settings → In Meeting (Advanced) và bật Breakout Room. Tick vào “Cho phép người chủ trì chỉ định người tham gia vào các phòng theo nhóm khi lên lịch” rồi ấn “Lưu”

Bước 2: Bắt đầu cuộc họp Zoom trên máy tính

Tính năng chia phòng hiện chỉ khả dụng khi bạn là host và dùng ứng dụng Zoom trên máy tính.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng “Breakout Rooms”

Tại thanh công cụ cuộc họp, chọn biểu tượng Breakout Rooms để mở bảng chia phòng.

Bước 4: Thiết lập số lượng phòng và cách chia

Zoom sẽ hiện bảng cài đặt để bạn chọn:

• Số lượng phòng cần tạo

• Cách phân chia người tham gia:

  • Automatically: Zoom tự chia ngẫu nhiên

  • Manually: Bạn tự chọn ai vào phòng nào

  • Let participants choose room: Người tham gia tự chọn

Bước 5: Chỉnh sửa và bắt đầu chia phòng

Bạn có thể đổi tên phòng, chuyển người giữa các phòng, hoặc đặt thời gian họp riêng cho từng phòng, rồi nhấn Open All Rooms để bắt đầu.

Bạn cũng có thể thử tính năng tương tự trên Microsoft Teams để xem đâu là lựa chọn phù hợp nhất, xem thêm cách tạo phòng họp Teams để hiểu rõ các tính năng khác của phần mềm này.

Cách Để Người Khác Tham Gia Phòng Họp Trực Tuyến Zoom

Nếu bạn được mời tham gia một cuộc họp trực tuyến qua Zoom, chỉ cần vài thao tác đơn giản sau đây đã có thể tham gia cuộc họp mà không bỏ lỡ thông tin nào.

Bước 1: Nhận thông tin phòng họp

Người tổ chức sẽ gửi cho bạn một liên kết (link) hoặc Meeting ID và Passcode qua Zalo, Messenger, Email,... Hãy lưu lại đầy đủ thông tin này.

Bước 2: Mở ứng dụng Zoom

Trên máy tính hoặc điện thoại, mở ứng dụng Zoom (hoặc truy cập zoom.com nếu dùng trình duyệt).

Bước 3: Tham gia cuộc họp

• Nếu bạn có link mời, chỉ cần nhấn vào link là Zoom sẽ tự động mở và đưa bạn đến phòng họp.

• Nếu chỉ có Meeting ID, mở ứng dụng → chọn "Join a Meeting" → nhập ID và Passcode được cung cấp.

Bước 4: Chờ được người chủ trì cho vào

Nếu phòng họp bật tính năng Waiting Room, bạn sẽ cần đợi người chủ trì chấp nhận cho vào. Hãy kiên nhẫn trong vài phút.

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, nên chuẩn bị trước về thiết bị, kết nối và không gian. Đặc biệt, trong các buổi họp quan trọng với đối tác hay nhà đầu tư, bạn có thể tham khảo setup phòng họp trực tuyến nhằm đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh và hệ thống vận hành chuyên nghiệp.

Một Số Tính Năng Khác Của Zoom

Bên cạnh việc tạo phòng họp zoom và tham gia cuộc họp trực tuyến, Zoom còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả hơn. Giao diện chính của Zoom được thiết kế đơn giản với các tab và lựa chọn trực quan, phù hợp với cả người mới và người dùng chuyên nghiệp.

5 tab chức năng chính trên giao diện Zoom:

• Home: Tổng quan các tính năng chính như tạo cuộc họp, tham gia, lên lịch và chia sẻ màn hình.

• Chat: Gửi tin nhắn, tệp đính kèm và tạo nhóm trò chuyện với đồng nghiệp hoặc đối tác.

• Meetings: Xem lịch sử, danh sách các cuộc họp đã lên lịch và tùy chỉnh các thiết lập phòng họp.

• Contacts: Quản lý danh bạ người dùng Zoom, mời thêm liên hệ và phân loại nhóm dễ theo dõi.

• Task: Chức năng tạo các tác vụ cho cá nhân và thành viên để dàng làm việc hiệu quả

4 lựa chọn trên giao diện Home:

• New Meeting: Tạo nhanh một phòng họp mới với ID riêng biệt.

• Join: Tham gia phòng họp có sẵn bằng cách nhập ID và mật khẩu.

• Schedule: Lên lịch cuộc họp tương lai, có thể đồng bộ với Google Calendar hoặc Outlook.

• Share Screen: Chia sẻ màn hình máy tính với người tham gia.

Để hiểu rõ hơn cách tối ưu trải nghiệm họp nhóm, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến với đầy đủ thiết bị hỗ trợ.

Kết Luận

Phần mềm Zoom không chỉ đơn thuần là ứng dụng họp trực tuyến, mà còn là nền tảng quản lý công việc linh hoạt với nhiều tính năng mở rộng. Việc hiểu rõ các chức năng sẽ giúp bạn tạo phòng họp zoom một cách chuyên nghiệp hơn. Trong trường hợp cần không gian họp chất lượng, bạn có thể cân nhắc giải pháp thuê phòng họp theo giờ tại TP.HCM để đảm bảo sự riêng tư và tiện nghi.