Cách Tạo Phòng Họp Trên Microsoft Teams Nhanh Chóng Trên Máy Tính Và Điện Thoại

Tạo phòng họp teams giúp bạn dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp, đối tác dù đang ở bất kỳ đâu. Chỉ cần vài thao tác đơn là bạn đã có thể bắt đầu họp. Bài viết dưới đây của Arental Vietnam hướng dẫn chi tiết cách tạo phòng họp trên Microsoft Teams cả trên điện thoại lẫn máy tính, kèm cách quản lý và chia sẻ link nhanh chóng.

Hướng Dẫn Tạo Phòng Họp Teams Trên Máy Tính

Hướng dẫn nhanh cách tạo phòng họp trên teams

Mở ứng dụng Microsoft Teams > Đăng nhập tài khoản của bạn > Vào mục Nhóm > Chọn nhóm muốn họp > Nhấn biểu tượng camera > Nhấn “Họp ngay” để bắt đầu.

Hướng dẫn chi tiết tạo phòng họp microsoft teams

Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Teams đã cài sẵn trên máy tính của bạn. Nếu chưa có, bạn có thể tải tại đây và đăng ký tài khoản

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, có thể là email cá nhân hoặc email cơ quan, trường học.

Bước 3: Trong giao diện chính của Teams, nhấn chọn mục “Nhóm” từ thanh công cụ bên trái > chọn nhóm bạn muốn tổ chức cuộc họp.

Bước 4: Tại góc trên bên phải màn hình nhóm, nhấn biểu tượng camera để mở cài đặt cuộc họp.

Bước 5: Một cửa sổ sẽ hiện ra. Tại đây, bạn nhấn “Họp ngay” để khởi tạo phòng họp tức thì. Hoặc bạn có thể chọn “Lên lịch cuộc họp” nếu muốn lên lịch trước.

Bước 6: Cuộc họp sẽ được khởi động ngay sau đó và các thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo mời tham gia.

Bước 7: Khi kết thúc buổi họp, nhấn “Rời khỏi”, sau đó chọn “Kết thúc cuộc họp” để đóng phiên làm việc.

Để có trải nghiệm họp trực tuyến mượt mà hơn, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến với đầy đủ thiết bị hỗ trợ âm thanh, hình ảnh chất lượng cao.

Hướng Dẫn Tạo Phòng Họp Teams Trên Điện Thoại

Hướng dẫn nhanh cách tạo phòng họp teams

Khởi động ứng dụng Microsoft Teams > đăng nhập tài khoản > chọn Lịch > nhấn Tạo lịch họp > nhập thông tin và chọn Kênh tổ chức cuộc họp > chọn thời gian > nhấn Hoàn tất > chọn nhóm có cuộc họp > chọn cuộc họp > nhấn Tham gia > nhấn Tham gia ngay.

Hướng dẫn chi tiết tạo phòng họp teams

Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams trên điện thoại.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Microsoft Teams bằng email cá nhân hoặc cơ quan.

Bước 3: Tại giao diện chính, chọn mục Lịch ở thanh công cụ phía dưới.

Bước 4: Chọn Tạo lịch để bắt đầu lên lịch cho cuộc họp mới.

Bước 5: Nhập Tên cuộc họp, chọn Chia sẻ lên kênh để mời người tham gia.

Bước 6: Chọn Kênh/Nhóm sẽ diễn ra cuộc họp.

Bước 7: Chọn ngày và giờ tổ chức cuộc họp > nhấn Hoàn tất để tạo phòng họp teams

Bước 8: Quay lại giao diện nhóm > chọn cuộc họp vừa tạo trong mục trò chuyện.

Bước 9: Nhấn Tham gia để vào phòng họp.

Bước 10: Tại màn hình chờ, nhấn Tham gia ngay để bắt đầu họp.

Bước 11: Tùy chỉnh bật/tắt video, micro trên thanh công cụ trong phòng họp.

Bước 12: Kết thúc họp bằng cách nhấn nút Kết thúc cuộc họp (màu đỏ).

Nếu bạn muốn sử dụng một nền tảng khác đơn giản và dễ thao tác hơn, hãy xem ngay cách tạo phòng họp Google Meet chỉ với vài bước nhanh chóng, phù hợp cả trên điện thoại và máy tính.

Các Tính Năng Khi Họp Online Trên Microsoft Teams

Microsoft Teams không chỉ là công cụ tạo phòng họp teams trực tuyến mà còn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ tương tác, chia sẻ và ghi chú giúp cuộc họp trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là 6 tính năng nổi bật bạn cần biết khi sử dụng Microsoft Teams để họp online.

• Chia sẻ màn hình: Bạn có thể hiển thị nội dung từ máy tính để mọi người cùng theo dõi. Nhấn vào biểu tượng mũi tên hướng lên trên thanh công cụ, chọn màn hình cần chia sẻ.

• Trò chuyện trong cuộc họp: Gửi tin nhắn, câu hỏi hoặc chia sẻ tài liệu mà không làm gián đoạn người đang nói. Nhấn biểu tượng bong bóng thoại ở thanh công cụ để mở hộp chat.

• Ghi lại cuộc họp: Sau khi tạo phòng họp teams, nếu bạn trong vai trò điều phối chính, bạn được quyền quay lại cuộc họp để xem lại sau hoặc chia sẻ với người vắng mặt. Nhấn vào biểu tượng ba chấm (···), chọn "Bắt đầu ghi".

• Giơ tay phát biểu: Dễ dàng xin quyền phát biểu trong các cuộc họp đông người. Nhấn biểu tượng bàn tay trên thanh công cụ để bật hoặc tắt.

• Bật/tắt micro và camera: Điều chỉnh âm thanh và hình ảnh linh hoạt tùy theo nhu cầu. Sử dụng các biểu tượng micro và camera ngay trên thanh điều khiển.

• Xem người tham gia: Biết ai đang tham dự hoặc chưa vào họp để quản lý cuộc họp tốt hơn. Nhấn vào biểu tượng người để mở danh sách người tham gia.

Dù bạn sử dụng Microsoft Teams, Zoom hay Google Meet thì các tính năng chia sẻ màn hình, hộp thoại trò chuyện đều là những công cụ không thể thiếu. Trong đó, cách tạo phòng họp Zoom cũng rất được nhiều người tìm hiểu vì tính phổ biến và dễ sử dụng.

Quản Lý Cuộc Họp Trên Microsoft Teams

Khi tạo phòng họp trên Microsoft Teams, việc quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo buổi họp diễn ra suôn sẻ, đúng mục tiêu.

Hướng Dẫn Lên Lịch Họp

Ngoài việc tạo cuộc họp teams ngay lập tức, công cụ còn cho phép bạn lên lịch họp một cách bài bản. Chỉ với 3 bước dưới đây, bạn sẽ dễ dàng đặt lịch họp, nhận nhắc nhở và quản lý thời gian hiệu quả.

Bước 1: Mở mục Lịch và chọn "Cuộc họp mới"

Tại giao diện chính của Teams, nhấn vào biểu tượng Lịch ở góc dưới bên trái > nhấn tiếp Cuộc họp mới (New Meeting) để bắt đầu lên lịch.

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin cuộc họp

Trong giao diện hiện ra, điền các thông tin gồm: tiêu đề cuộc họp, người tham gia, thời gian bắt đầu – kết thúc, mô tả nội dung cuộc họp.

Bước 3: Kiểm tra lịch và thông báo cuộc họp

Sau khi tạo, cuộc họp sẽ được hiển thị trong lịch. Đến gần giờ họp, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở đến bạn và người tham gia.

Ngoài Microsoft Teams, bạn cũng có thể setup phòng họp trực tuyến bằng Zoom hoặc Google Meet để phù hợp với nhu cầu linh hoạt hơn trong từng tình huống.

Hướng Dẫn Chia Sẻ Link Cuộc Họp

Khi tạo phòng họp trên Microsoft Teams, việc chia sẻ link cuộc họp đúng cách sẽ giúp người tham gia truy cập nhanh chóng và không bị gián đoạn. Tùy vào thời điểm trước hay trong cuộc họp, bạn có thể áp dụng 1 trong 3 cách đơn giản dưới đây để gửi link cho người khác tham gia đúng lúc. 

Cách 1: Tạo họp nhanh rồi copy link

Chọn mục Họp ngay từ màn hình chính Teams > sau khi phòng họp mở lên, nhấn Sao chép liên kết để chia sẻ.

Cách 2: Lấy link qua danh sách người tham gia

Nhấn vào biểu tượng Người tham gia ở góc phải > nhấn tiếp Chia sẻ liên kết 

Cách 3: Lấy link qua mục Thông tin cuộc họp

Nhấn vào biểu tượng “...” ở góc phải, sau đó chọn mục Thông tin cuộc họp (Meeting Info), chọn “Copy Join Info”

Bên cạnh chia sẻ link họp, bạn cũng nên đầu tư thiết bị phòng họp trực tuyến để nâng cao chất lượng âm thanh và hình ảnh, đảm bảo cuộc họp online diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

Kết Luận

Nắm rõ cách tạo phòng họp trên Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng kết nối và làm việc nhóm hiệu quả hơn. Khi đã biết cách thực hiện, cuộc họp sẽ diễn ra nhanh gọn và suôn sẻ. Ngoài ra nếu bạn cần không gian họp trực tiếp, đừng quên tham khảo dịch vụ thuê phòng họp theo giờ TPHCM. Đây là giải pháp tiện lợi giúp nâng cao hiệu quả cuộc họp trong doanh nghiệp.