Văn Phòng Giao Dịch Là Gì? Chức Năng, Thủ Tục Đăng Ký Và So Sánh Với Văn Phòng Đại Diện

Văn phòng giao dịch là khái niệm quen thuộc trong kinh doanh, dù không được pháp luật quy định cụ thể. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn lựa chọn mô hình này để mở rộng thị trường, giao dịch với khách hàng. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ về văn phòng giao dịch, từ khái niệm, chức năng đến các thủ tục cần thiết khi mở tại địa phương.

Văn Phòng Giao Dịch Là Gì?

Văn phòng giao dịch là cách gọi quen thuộc trong kinh doanh, dùng để chỉ các địa điểm mà doanh nghiệp mở ra để làm việc với khách hàng, xử lý giao dịch. Trong hệ thống luật Việt Nam, “văn phòng giao dịch” không được định nghĩa cụ thể, mà đây chỉ là cách gọi chung trong thực tế để mô tả các loại hình hiện diện thương mại của doanh nghiệp ngoài trụ sở chính. 

Việc thành lập văn phòng giao dịch giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, thuận lợi hỗ trợ khách hàng, phát triển kinh doanh tại các khu vực địa phương mà không cần thiết phải chuyển trụ sở chính.

Theo điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, một văn phòng giao dịch thực tế sẽ được đăng ký dưới 1 trong 3 loại hình pháp lý sau:

1. Chi nhánh: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.” 

2. Văn phòng đại diện: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

3. Địa điểm kinh doanh: “Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.” 

Nhìn chung, cả 3 mô hình này đều góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Vậy cụ thể chức năng từng mô hình hoạt động như thế nào? Hãy cùng Arental Vietnam tìm hiểu tiếp phần dưới đây.

Chức Năng Của Văn Phòng Giao Dịch

Thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các loại hình văn phòng giao dịch để phục vụ 6 chức năng sau:

• Thực hiện các giao dịch kinh doanh cụ thể với khách hàng: văn phòng giao dịch là nơi ký hợp đồng, bán hàng, thu tiền hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh tại địa phương nếu được pháp luật cho phép.

• Làm điểm liên lạc, trưng bày sản phẩm, dịch vụ: là nơi doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ và tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng địa phương.

• Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng: từ tư vấn, bảo hành đến khiếu nại, văn phòng giao dịch giúp xử lý nhu cầu của khách nhanh chóng nhằm nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

• Thực hiện và quản lý các hoạt động tài chính: Tùy theo loại hình đăng ký, văn phòng giao dịch có thể thực hiện thu chi, lập hóa đơn, hạch toán doanh thu và hỗ trợ báo cáo tài chính theo quy định.

• Hỗ trợ hoạt động vận hành tại địa phương: Bao gồm tuyển dụng, quản lý nhân sự, điều phối hàng hóa hoặc phối hợp tổ chức sự kiện, hoạt động marketing tại khu vực đó.

• Thực hiện các nghiệp vụ khác theo ủy quyền của doanh nghiệp: Một số văn phòng còn được ủy quyền để đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, ký hợp đồng, hoặc xử lý hồ sơ nội bộ.

Không chỉ là “địa chỉ có mặt”, những văn phòng này còn đóng vai trò hỗ trợ vận hành, kết nối khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ được ủy quyền.

>>> Tham khảo thêm dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện.

Thủ Tục Đăng Ký Văn Phòng Giao Dịch

Sau khi xác định đúng loại hình và chức năng, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục pháp lý để tiến hành đăng ký văn phòng giao dịch phù hợp. Tùy theo mô hình lựa chọn là chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh, thủ tục sẽ có sự khác biệt nhất định.

Thủ Tục Thành Lập Chi Nhánh Hoặc Văn Phòng Đại Diện

Với trường hợp thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện thì cần thực hiện quy trình gồm 2 bước quan trọng sau:

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện

• Quyết định hoặc bản sao hợp lệ biên bản họp của hội đồng thành viên, chủ sở hữu, HĐQT hoặc các thành viên hợp danh (tùy vào loại hình doanh nghiệp)

• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện

• Bản sao hợp lệ về việc quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh của văn phòng đại diện

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Dựa vào Khoản 3, Điều 45 - Luật Doanh Nghiệp 2020, quy trình tiếp nhận diễn ra như sau:

• Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc.

• Sau khi cấp, thông tin chi nhánh hoặc văn phòng đại diện sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

*Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa. Nếu từ chối cấp giấy chứng nhận, lý do cũng phải được nêu rõ bằng văn bản

Nếu chủ doanh nghiệp vẫn còn lăn tăn về việc lựa chọn mô hình phù hợp thì có thể xem ngay bài so sánh: chi nhánh và văn phòng đại diện để hiểu rõ điểm khác biệt.

Thủ Tục Thành Lập Địa Điểm Kinh Doanh

Địa điểm kinh doanh thường được doanh nghiệp lựa chọn khi muốn mở rộng hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một khu vực cụ thể nhưng không cần đầy đủ chức năng như chi nhánh hay văn phòng đại diện. Thủ tục đăng ký khá đơn giản và thời gian xử lý nhanh chóng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Văn bản ghi rõ mã số doanh nghiệp, tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh (nếu có).

• Văn bản khai báo ngành nghề hoạt động của địa điểm kinh doanh, kèm theo tên và địa chỉ cụ thể.

• Bản sao hợp lệ thông tin cá nhân của người đứng đầu địa điểm kinh doanh: họ tên, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân.

• Giấy tờ có chữ ký và họ tên của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, chịu trách nhiệm về hoạt động tại địa điểm kinh doanh.

Sau đó, hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm. Sau khi nộp, cơ quan tiếp nhận sẽ xử lý trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Tương tự như khi thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

Nhìn chung thủ tục đăng ký văn phòng giao dịch không quá rườm rà như chúng ta nghĩ, tuy nhiên trước khi đăng ký mô hình phù hợp, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc hai mô hình văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, loại hình nào sẽ phù hợp hơn với mục tiêu vận hành của mình.

So Sánh Văn Phòng Giao Dịch Và Văn Phòng Đại Diện

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ sự khác biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện, Arental Vietnam gửi đến chủ doanh nghiệp bảng so sánh chi tiết theo các tiêu chí quan trọng. Qua đó, dễ dàng lựa chọn mô hình phù hợp với nhu cầu mở rộng và quản lý hoạt động của mình.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp cần một địa điểm để trực tiếp thực hiện giao dịch và kinh doanh, văn phòng giao dịch là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu mục đích chỉ là đại diện, liên lạc và quảng bá thương hiệu mà không trực tiếp tham gia kinh doanh, thì văn phòng đại diện sẽ tối ưu hơn.

Những Lưu Ý Quan Trọng Về Văn Phòng Giao Dịch

Khi thành lập và vận hành văn phòng giao dịch, doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy định và lưu ý pháp lý quan trọng để đảm bảo tuân thủ luật và hoạt động hiệu quả. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng không thể bỏ qua:

• Phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh: Văn phòng giao dịch bắt buộc phải được đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh, không thể tự phát hoạt động ngoài hệ thống pháp lý của doanh nghiệp.

• Treo biển hiệu đúng quy định: Biển hiệu cần thể hiện rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ văn phòng giao dịch, đảm bảo đúng chuẩn theo quy định hiện hành.

• Địa chỉ văn phòng phải hợp pháp, rõ ràng: Địa điểm được chọn phải phù hợp với mục đích kinh doanh, không vi phạm quy hoạch và có giấy tờ pháp lý đầy đủ.

• Phối hợp giữa các Phòng Đăng ký kinh doanh khi mở chi nhánh hoặc VPĐD khác tỉnh: Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại địa phương khác, Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi mới sẽ gửi thông tin về nơi đặt trụ sở chính để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.

• Hoạt động ở nước ngoài phải tuân theo luật sở tại: Nếu mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của nước sở tại và chịu trách nhiệm cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký trong nước.

• Thông báo trong vòng 30 ngày khi mở VPĐD ở nước ngoài: Doanh nghiệp cần gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động tại nước ngoài.

• Có thể đăng ký trực tuyến: Doanh nghiệp có thể kê khai, nộp hồ sơ đăng ký văn phòng giao dịch trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian.

Câu Hỏi Thường Gặp

Khi lựa chọn mở văn phòng giao dịch, doanh nghiệp thường gặp không ít thắc mắc xoay quanh quy trình pháp lý, chức năng hoạt động và các quy định liên quan. Dưới đây là 3 câu hỏi phổ biến kèm câu trả lời rõ ràng giúp dễ dàng triển khai và vận hành văn phòng giao dịch đúng quy định.

1. Văn phòng giao dịch có thể đặt tại nhà riêng không?

Được, miễn là địa chỉ đó hợp pháp, không phải là căn hộ chung cư và không nằm trong khu vực cấm kinh doanh theo quy định của địa phương.

2. Doanh nghiệp có thể mở bao nhiêu văn phòng giao dịch?

Không giới hạn số lượng, nhưng chỉ được mở tại tỉnh/thành phố trùng với trụ sở chính hoặc chi nhánh đã đăng ký.

3. Có thể sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo làm văn phòng giao dịch không?

Có thể, miễn là địa chỉ đó được pháp luật công nhận, có hợp đồng thuê rõ ràng và đáp ứng đủ điều kiện về biển hiệu, liên lạc, tiếp khách theo yêu cầu.

Mong rằng bài viết trên đã giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về văn phòng giao dịch và các lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp cần tìm giải pháp thuê văn phòng giao dịch, đừng ngần ngại liên hệ với Arental Vietnam hotline 0987260333 để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.