Xuất Hóa Đơn Từ Văn Phòng Đại Diện: Có Được Không?

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không là một trong những thắc mắc dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt khi doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế phụ thuộc. Không ít đơn vị hiểu sai rằng chỉ cần có mã số thuế là có thể phát hành hóa đơn như chi nhánh, trong khi bản chất pháp lý của văn phòng đại diện lại hoàn toàn khác. Cùng Arental Vietnam tìm hiểu điều này để tránh sai sót và rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động nhé!

Văn Phòng Đại Diện Có Được Xuất Hóa Đơn Không

Theo quy định pháp luật hiện hành, văn phòng đại diện không được phép phát hành hóa đơn đầu ra, dù đã được cấp mã số thuế phụ thuộc, vì chủ thể này không có chức năng kinh doanh, không trực tiếp cung cấp hàng hóa, dịch vụ và cũng không phát sinh doanh thu.

Về bản chất, văn phòng đại diện là gì đã được Luật Doanh nghiệp xác định rõ là một đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện chức năng đại diện, không có quyền tự chủ hoạt động kinh doanh. Cụ thể, khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Điều này đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng thương mại độc lập, không thực hiện giao dịch mua bán và cũng không đủ điều kiện để phát hành hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật về thuế.

Trong thực tế, vẫn có không ít doanh nghiệp nhầm lẫn rằng việc có mã số thuế phụ thuộc đồng nghĩa với quyền phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, mã số thuế này chỉ phục vụ cho mục đích quản lý hành chính và thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có), không phải là căn cứ để hoạt động kinh doanh độc lập như chi nhánh.

Hậu Quả Khi Văn Phòng Đại Diện Xuất Hóa Đơn Sai Quy Định

Dù văn phòng đại diện không được phép phát hành hóa đơn, nhưng trên thực tế, vẫn có nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hoặc cố tình sử dụng mã số thuế phụ thuộc của văn phòng đại diện để xuất hóa đơn đầu ra. Điều này có thể dẫn đến 3 hệ quả nghiêm trọng sau:

Bị Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính

Việc lập và phát hành hóa đơn không đúng quy định, đặc biệt từ những đơn vị không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng, tùy theo mức độ và tần suất vi phạm (theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Không chỉ xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu hủy hóa đơn đã lập, điều chỉnh lại kê khai thuế và thậm chí bị thanh tra nếu phát hiện dấu hiệu cố ý che giấu hoạt động kinh doanh không hợp lệ.

Bị Truy Thu Thuế Và Lệ Phí Môn Bài

Việc phát hành hóa đơn có thể được xem là bằng chứng cho hoạt động kinh doanh thực tế. Khi đó, văn phòng đại diện có thể bị cơ quan thuế đánh giá lại tư cách pháp lý và truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và lệ phí môn bài.

Trường hợp này cũng đã được Arental Vietnam đã phân tích kỹ trong nội dung "Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?", khi văn phòng đại diện phát sinh hoạt động kinh doanh thực tế và bị cơ quan thuế truy thu như một chi nhánh.

Ảnh Hưởng Đến Tính Pháp Lý Của Doanh Nghiệp

Hóa đơn phát hành từ đơn vị không có chức năng kinh doanh có thể bị cơ quan thuế xem là không hợp lệ. rong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện doanh nghiệp sử dụng hóa đơn từ nguồn không đúng quy định, toàn bộ chi phí liên quan có thể bị loại khỏi hồ sơ thuế.

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc ghi nhận chi phí hợp lý, mà còn làm giảm độ minh bạch trong hồ sơ kế toán – một yếu tố dễ bị chú ý trong các kỳ thanh tra, kiểm toán.

Vì thế, nếu doanh nghiệp có nhu cầu giao dịch thương mại tại địa phương (ký hợp đồng, thu tiền, xuất hóa đơn…), nên cân nhắc thành lập chi nhánh thay vì văn phòng đại diện để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Những Nhầm Lẫn Thường Gặp Khi Sử Dụng Văn Phòng Đại Diện

Không ít doanh nghiệp lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hiện diện tại địa phương mà không phát sinh nghĩa vụ thuế và thủ tục như khi mở chi nhánh. Tuy nhiên, do chưa hiểu rõ bản chất pháp lý của mô hình này, nhiều đơn vị đã mắc phải những nhầm lẫn đáng tiếc, dẫn đến rủi ro thuế và sai phạm hành chính.

Dùng Mã Số Thuế Phụ Thuộc Của Văn Phòng Đại Diện Để Xuất Hóa Đơn

Mã số thuế phụ thuộc chỉ phục vụ cho mục đích quản lý hành chính và kê khai nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có). Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, nên việc sử dụng mã số thuế này để phát hành hóa đơn bán hàng là sai quy định.

Nếu bị phát hiện, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ, và doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

Sử Dụng Tên Văn Phòng Đại Diện Đứng Tên Giao Dịc

Một số doanh nghiệp để văn phòng đại diện ký kết hợp đồng, thu tiền hoặc cung cấp dịch vụ tại địa phương. Điều này đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện đang vượt quá chức năng được phép. Nếu bị phát hiện, cơ quan thuế có thể đánh giá đây là một chi nhánh trá hình và áp dụng đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Việc để văn phòng đại diện “đứng tên” trong giao dịch cũng thường đi kèm với hiểu lầm về tư cách pháp lý (bạn có thể xem thêm bài viết "Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?" để hiểu rõ giới hạn pháp lý của mô hình này).

Không Phân Biệt Rõ Giữa Văn Phòng Đại Diện Và Chi Nhánh

Việc in địa chỉ văn phòng đại diện trên hóa đơn, hoặc dùng địa chỉ này trong hợp đồng mà không phân biệt rõ đơn vị phát hành (công ty mẹ, chi nhánh hay VPĐD) có thể gây nhầm lẫn cho đối tác và cả cơ quan thuế. Điều này ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế và tính hợp lệ của hóa đơn.

Nếu bạn chưa phân biệt rõ sự khác nhau giữa hai mô hình, hãy tham khảo thêm bài viết so sánh chi nhánh và văn phòng đại diện để tránh những sai sót không đáng có.

Văn Phòng Đại Diện Nên Làm Gì Khi Cần Phát Sinh Hóa Đơn?

Tại Arental Vietnam, không ít khách hàng khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện đã gặp tình huống cần phát sinh giao dịch thương mại và đặt câu hỏi: văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn, vậy nên xử lý thế nào?

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp sau:

• Chuyển đổi sang mô hình chi nhánh để được phép phát hành hóa đơn theo quy định.

• Sử dụng hóa đơn từ trụ sở chính nếu hoạt động tại địa phương chỉ diễn ra không thường xuyên.

• Uỷ quyền cho chi nhánh (nếu có) thực hiện phát hành hóa đơn nội bộ.

Thực tế, nhiều khách hàng của Arental Vietnam bắt đầu với gói thuê văn phòng đại diện để đăng ký pháp lý và xây dựng hiện diện tại TP.HCM. Sau một thời gian vận hành, nhu cầu giao dịch phát sinh khiến doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn hợp lệ.

Trong trường hợp này, chúng tôi có thể hỗ trợ nâng cấp địa điểm hiện tại thành văn phòng đủ điều kiện đăng ký chi nhánh, giúp khách hàng chuyển đổi nhanh chóng mà không cần thay đổi địa chỉ.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về cách sử dụng văn phòng đại diện đúng quy định, phần câu hỏi thường gặp dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết một số tình huống dễ gây nhầm lẫn trong thực tế.

Giải Đáp Câu Hỏi Thường Gặp

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc sử dụng văn phòng đại diện trong các giao dịch thực tế, Arental Vietnam sẽ tổng hợp một số câu hỏi thường gặp dưới đây, để giúp bạn hiểu rõ hơn cách xử lý tình huống đúng pháp lý và tránh rủi ro không đáng có.

Văn phòng đại diện có được phát hành hóa đơn không?

Không. Do không có chức năng kinh doanh và không phát sinh doanh thu, văn phòng đại diện không đủ điều kiện phát hành hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định pháp luật. Việc phát hành hóa đơn trong trường hợp này có thể bị xem là vi phạm và dẫn đến xử phạt hành chính, truy thu thuế.

Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế GTGT không?

Không. Văn phòng đại diện không thuộc diện kê khai thuế GTGT định kỳ vì không phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế phát hiện văn phòng đại diện có dấu hiệu hoạt động kinh doanh, đơn vị vẫn có thể bị truy thu thuế GTGT như một chi nhánh.

Có được dùng địa chỉ văn phòng đại diện để in trên hóa đơn trụ sở chính không?

Có thể, nhưng cần lưu ý rõ ràng. Địa chỉ văn phòng đại diện được phép in trên hóa đơn của công ty mẹ hoặc chi nhánh, miễn là hóa đơn thể hiện đúng đơn vị phát hành (tức không gây hiểu nhầm văn phòng đại diện là đơn vị trực tiếp giao dịch hoặc xuất hóa đơn).

Có thể ủy quyền cho văn phòng đại diện ký hợp đồng thay công ty mẹ không?

Có. Văn phòng đại diện có thể được ủy quyền ký kết hợp đồng trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền bằng văn bản hợp lệ. Tuy nhiên, việc ký kết này không phải với tư cách pháp nhân độc lập mà là đại diện cho công ty mẹ. Trường hợp có hoạt động kinh doanh thực tế, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang mô hình chi nhánh để tránh rủi ro pháp lý.

Kết Luận

Tổng kết lại, câu trả lời cho truy vấn “Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?” là không thể, bởi chủ thể này không có chức năng kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Việc sử dụng sai mã số thuế hoặc để VPĐD đứng tên giao dịch có thể dẫn đến nhiều hệ quả như bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến tính pháp lý của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đặt văn phòng đại diện đúng quy định, không phát sinh sai phạm liên quan đến hóa đơn, Arental Vietnam cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng hỗ trợ đăng ký pháp lý, đồng thời sẵn sàng tư vấn giải pháp mở rộng lên chi nhánh khi cần. Liên hệ hotline 0987.260.333 để được hỗ trợ chi tiết.