Tổng Hợp Tiêu Chuẩn Thiết Kế Diện Tích Văn Phòng Làm Việc M2/Người

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng không chỉ dừng lại ở việc quy định m²/người, mà còn là cơ sở để doanh nghiệp bố trí không gian hợp lý, tối ưu chi phí và mang đến sự thoải mái cho nhân viên. Bài viết này cung cấp các mức diện tích tham khảo, gợi ý cho từng khu chức năng và 5 bước tính toán cụ thể, giúp bạn tự tin ước lượng nhu cầu và lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp.

Việc Áp Dụng Tiêu Chuẩn Thiết Kế Văn Phòng Có Cần Thiết Không?

Câu trả lời là Có Dù xây mới hay thuê sẵn mặt bằng, áp dụng các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng vẫn rất đáng cân nhắc. Đây không chỉ là yếu tố thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và hình ảnh doanh nghiệp:

• Tối ưu mặt bằng sử dụng: Tính toán diện tích chuẩn giúp khai thác từng mét vuông hiệu quả, tránh lãng phí và kiểm soát chi phí thuê.

• Đảm bảo an toàn: Bố trí lối đi, ánh sáng, thông gió và mật độ chỗ ngồi hợp lý giúp bảo vệ sức khỏe và giảm rủi ro.

• Gia tăng uy tín doanh nghiệp: Văn phòng được thiết kế theo chuẩn mực chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

• Thu hút và giữ chân nhân sự: Không gian khoa học, thoải mái giúp nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài.

Tổng Hợp Tiêu Chuẩn Thiết Kế Diện Tích Văn Phòng (M2/Người)

Tiêu chuẩn m2/người là cơ sở quan trọng để ước tính diện tích khu làm việc chính – nơi bố trí chỗ ngồi cho nhân viên. Dựa trên mức trung bình này, doanh nghiệp có thể thiết kế, sắp xếp hoặc tìm thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tiêu Chuẩn Thiết Kế Văn Phòng M2/Người Phổ Biến

Dưới đây là 3 mức diện tích m2/người phổ biến, giúp doanh nghiệp định hình nhanh nhu cầu không gian và cách bố trí văn phòng phù hợp.

• Mức tiết kiệm: 3-4m2/người: Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc ngành ít cần không gian cá nhân. Cần bố trí gọn gàng để tối ưu chi phí và vẫn đảm bảo lối đi.

• Mức phổ biến/trung bình: 5-6m2/người: Khoảng diện tích được chọn nhiều nhất, cân bằng chi phí và tiện nghi, đủ chỗ cho bàn ghế, thiết bị và tạo cảm giác thoáng.

• Mức lý tưởng/cao cấp: 7-10m2/người: Thường thấy ở tòa nhà văn phòng hạng A, dành cho doanh nghiệp chú trọng hình ảnh và trải nghiệm nhân sự, mang lại không gian rộng rãi, chuyên nghiệp.

Đây là mức tham khảo đơn giản và dễ áp dụng nhất khi tính diện tích làm việc theo m2/người, phù hợp để doanh nghiệp ước lượng nhanh nhu cầu thực tế trước khi cân nhắc các tiêu chuẩn khác.

Tiêu Chuẩn Diện Tích Văn Phòng M2/Người Theo Vai Trò Và Tính Chất Công Việc

Bên cạnh mức diện tích trung bình theo đầu người, doanh nghiệp có thể tính chi tiết hơn dựa trên tính chất công việc của từng nhóm nhân sự. Dưới đây là các chuẩn m2/người thường được áp dụng để bố trí không gian hợp lý cho từng vai trò.

1. Nhân viên cố định (Fixed Worker) - khoảng 4.5m2/người

Áp dụng cho vị trí trợ lý, hành chính, kế toán, nhập liệu… những người dành hơn 60% thời gian tại bàn. Cần đủ diện tích cho bàn ghế, máy tính và tủ tài liệu để đảm bảo sự riêng tư và tập trung.

2. Nhân viên linh hoạt (Flexible Worker) - khoảng 3m2/người

Gồm quản lý, nhân viên kinh doanh, nhà báo… chỉ làm việc tại bàn khoảng 40% thời gian. Không gian chủ yếu là khu vực chung hoặc bàn họp nhanh, không cần chỗ ngồi cá nhân lớn.

3. Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định - khoảng 1.5m2/người

Phù hợp vị trí hỗ trợ dự án, nhân sự ca kíp hoặc cộng tác viên. Họ chỉ ghé văn phòng để họp hoặc xử lý nhanh công việc, dùng khu vực “hot desking” hay bàn dài chia sẻ.

4. Cấp lãnh đạo (Manager/Director) - khoảng 10 đến 25m2/người

Dành cho cấp quản lý cao, cần phòng riêng để làm việc, tiếp khách và họp nội bộ. Khoảng diện tích này giúp thể hiện vị thế, đồng thời bảo đảm sự riêng tư và tiện nghi.

Việc phân bổ diện tích theo đặc thù công việc giúp doanh nghiệp tối ưu không gian và chi phí, đồng thời tạo môi trường làm việc phù hợp cho từng nhóm nhân sự mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành.

Tiêu Chuẩn thiết kế Diện Tích văn phòng Theo Quy Định Nhà Nước

Bên cạnh các chuẩn m2/người theo 2 tiêu chí vừa rồi, một số doanh nghiệp cũng tham khảo thêm các tiêu chuẩn diện tích do Nhà nước ban hành, vốn áp dụng cho dự án công, nhờ tính khách quan và độ tin cậy cao, ví dụ như:

• Nghị định 152/2017/NĐ-CP: Quy định diện tích tối thiểu cho trụ sở làm việc cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công, gồm cả diện tích sử dụng chung và chuyên dụng.

• TCVN 4601:2012: Tiêu chuẩn thiết kế trụ sở cơ quan nhà nước, nêu rõ yêu cầu về bố trí không gian, kiến trúc và hạ tầng kỹ thuật cho văn phòng công vụ.

• Phân tích TCVN 12871:2020 - chỉ áp dụng riêng cho loại hình officetel (Văn phòng kết hợp lưu trú).

Có thể thấy, trừ khối cơ quan nhà nước có quy định riêng, doanh nghiệp tư nhân không bị áp đặt một con số diện tích cụ thể trong tiêu chuẩn thiết kế văn phòng. Thay vào đó, việc bố trí hay tìm thuê nên dựa vào quy mô nhân sự, đặc thù công việc và phong cách không gian mong muốn, để vừa tối ưu chi phí vừa đảm bảo trải nghiệm làm việc.

Tiêu Chuẩn Thiết Kế Văn Phòng Theo Khu Vực Chức Năng

Khác với tiêu chuẩn thiết kế văn phòng m2/người vốn chỉ áp dụng cho khu làm việc chính, các khu vực chức năng như phòng họp, lễ tân,... thường được xác định diện tích dựa trên công năng riêng.

Phòng Làm Việc Riêng Của Lãnh Đạo

Không gian dành cho lãnh đạo cần đủ rộng để vừa làm việc, vừa tiếp khách và họp nhóm nhỏ/trao đổi nội bộ.

Mức tham khảo: khoảng 10 - 25m2/người, tùy cấp bậc và nhu cầu tiếp khách. Văn phòng giám đốc thường ưu tiên sự riêng tư, cách âm và có thể tích hợp khu vực tiếp khách nhỏ.

Phòng Họp

Diện tích phòng họp nên xác định dựa trên quy mô nhân sự sử dụng và cách bố trí thiết bị, nhằm bảo đảm không gian họp luôn chuyên nghiệp và thuận tiện. Dưới đây là ba mức diện tích phổ biến mà abnj có thể tham khảo nhanh:

• Phòng họp nhỏ (diện tích 15-20m2): phù hợp sức chứa 6-8 người.

• Phòng họp trung bình (diện tích 25-35m2): phù hợp sức chứa 10-14 người.

• Phòng họp lớn (diện tích 40-60m2): phù hợp sức chứa từ 15-20 người trở lên.

>>> Xem thêm Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp để tham khảo chi tiết về bố trí, cách sắp xếp nội thất và các yêu cầu kỹ thuật quan trọng.

Khu Vực Lễ Tân (Reception)

Khi thiết lập tiêu chuẩn diện tích, nên ưu tiên sự thông thoáng và tầm nhìn mở để tạo cảm giác chào đón, đồng thời đủ không gian cho quầy tiếp nhận và khu vực chờ cơ bản.

Diện tích tham khảo: 10-20m2 cho văn phòng nhỏ, mở rộng 20-30m2 nếu quy mô nhân sự hoặc lượng khách lớn.

Khu Vực Pantry/Nghỉ Ngơi

Khi xác định tiêu chuẩn diện tích cho pantry, nên tính đến số lượng nhân sự sử dụng cùng lúc và nhu cầu bố trí khu pha chế, bàn ghế thư giãn. Không gian nên đủ thoáng để khuyến khích nhân viên nghỉ ngắn và giao lưu.

Diện tích tham khảo: tối thiểu 0,5-1 m2/người, tương đương 5-15m2 cho văn phòng nhỏ dưới 30 nhân sự.

>>> Tham khảo bài viết Pantry văn phòng là gì để khám phá thêm các mẫu thiết kế không gian pantry ấn tượng.

Khu Vực Lưu Trữ (Storage)

Phần diện tích này phụ thuộc nhiều vào mô hình quản lý tài liệu và thiết bị. Doanh nghiệp cần đánh giá khối lượng hồ sơ vật lý, vật tư, thiết bị dự phòng để tránh thiếu hoặc thừa không gian.

Diện tích tham khảo: chiếm khoảng 5-10% tổng diện tích văn phòng, có thể giảm nếu ưu tiên lưu trữ điện tử.

Như vậy, tiêu chuẩn diện tích cho từng khu vực chức năng nên được xác định theo công năng và mức sử dụng thực tế. Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh diện tích phòng họp, lễ tân, pantry hay kho lưu trữ để vừa đáp ứng nhu cầu vận hành, vừa giữ không gian gọn gàng và chi phí hợp lý.

Tiêu Chuẩn Thiết Kế Văn Phòng Về Không Gian Và Tiện Ích

Diện tích chỉ là một phần trong bức tranh tiêu chuẩn thiết kế văn phòng. Để không gian thực sự hiệu quả và chuyên nghiệp, các yếu tố như ánh sáng, màu sắc, vật liệu hay tiện nghi cũng cần được tính đến.

• Ánh sáng: Bố trí hợp lý, kết hợp ánh sáng tự nhiên và đèn, độ sáng khoảng 300-500 lux để làm việc thoải mái.

• Màu sắc: Ưu tiên tông sáng hoặc trung tính, đồng bộ với màu thương hiệu.

• Vật liệu: Dùng vật liệu bền, an toàn, sàn chống ồn trơn, nội thất thông thoáng.

• Âm thanh, cách âm: Giữ độ ồn dưới 60dB, bổ sung trần và vách tiêu âm cho phòng họp, phòng giám đốc.

• Bố cục: Lối đi tối thiểu 0,8-1m, khoảng cách bàn trên 0,5 m, sắp xếp khoa học cho di chuyển thuận tiện.

• Tiện ích: Đảm bảo điều hòa, thông gió, PCCC, nhà vệ sinh chuẩn; có thể thêm cây xanh, máy bán nước.

Những yếu tố này tác động trực tiếp đến sức khỏe và hiệu suất làm việc, là nền tảng để việc thiết lập tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng trở nên chính xác và thực tế hơn.

Cách Thiết Lập Tiêu Chuẩn Thiết Kế điện Tích Văn Phòng Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp

Để thiết kế văn phòng đủ công năng và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên xác định diện tích dựa trên nhu cầu thực tế chứ không theo một con số cố định. Năm bước sau giúp ước tính diện tích và phân bổ các khu chức năng một cách hợp lý.

Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Sử Dụng Cụ Thể

• Cần xác định tổng số nhân sự làm việc thường xuyên trong văn phòng

• Phân nhóm rõ ràng theo vai trò và đặc điểm của nhân sự.

• Dựa trên cơ cấu này, áp dụng định mức m2/người cho từng nhóm để ước tính diện tích

Bước này giúp doanh nghiệp xác định diện tích net chính xác nhằm dự trù chi phí thuê hiệu quả.

>>> Tham khảo thêm Cách tính diện tích cho thuê văn phòng để hiểu thêm về diện tích net và gross khi thuê văn phòng.

Bước 2: Xác Định Các Không Gian Chức Năng Bắt Buộc Phải Có

Xem xét nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để quyết định những khu vực cần có:

• Phòng họp: xác định số lượng và sức chứa lớn nhất (4, 8, 20 người…) để tính diện tích phù hợp; nếu ít cuộc họp, có thể tận dụng không gian chung.

• Khu lễ tân/tiếp khách: dựa vào tần suất tiếp khách để cân nhắc diện tích; ít khách có thể giản lược hoặc gộp chung.

• Pantry/khu nghỉ: tối thiểu một góc uống nước, hoặc mở rộng thêm bàn ăn trưa và khu thư giãn nếu diện tích cho phép.

Bước 3: Tính Diện Tích Cho Từng Hạng Mục

Dựa trên danh sách khu vực đã xác định, ước tính diện tích cho từng hạng mục như khu làm việc chung, phòng họp, lễ tân, pantry, kho.

Áp dụng định mức m2/người cho từng nhóm nhân sự và công năng từng khu, đồng thời cộng thêm diện tích cho lối đi, khu kỹ thuật và tiện ích để đảm bảo không gian thoáng, an toàn và thuận tiện vận hành.

Bước 4: Thêm Phần Dự Phòng Và Xem Xét Tối Ưu

So sánh tổng diện tích với ngân sách thuê. Nếu vượt chi phí, xem xét tối ưu như giảm nhẹ diện tích chỗ ngồi hoặc gộp các khu chức năng (ví dụ phòng họp kiêm khu tiếp khách).

Luôn cộng thêm khoảng 10% diện tích dự phòng để đáp ứng nhu cầu phát sinh về nhân sự hoặc thiết bị, tránh tình trạng hết chỗ khi cần mở rộng.

Bước 5: Kiểm Tra Tính Hợp Lý Tổng Thể

Phác thảo sơ đồ mặt bằng để chắc chắn các khu vực không chồng lấn, luồng di chuyển thuận tiện và có lối đi an toàn.

Đảm bảo còn khoảng trống linh hoạt cho việc mở rộng hoặc điều chỉnh trong tương lai.

Quy trình trên sẽ phần nào giúp doanh nghiệp xác định diện tích và bố cục hợp lý khi tự thiết kế, nhưng quá trình này thường tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức triển khai.

Thay vì đầu tư từ đầu, nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp văn phòng cho thuê với không gian đã được bố trí sẵn, giúp tiết kiệm chi phí thiết kế, rút ngắn thời gian setup và dễ dàng đánh giá mức độ phù hợp ngay từ lần tham quan đầu tiên.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cung Cấp Giải Pháp Văn Phòng Cho Thuê TPHCM

Với 6+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Arental Vietnam cung cấp đa dạng 4 loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay gồm:

• Văn phòng trọn gói: Không gian làm việc riêng đã hoàn thiện, đầy đủ nội thất và tiện ích, vào là sử dụng ngay.

• Văn phòng chia sẻ: Chỗ ngồi linh hoạt trong khu làm việc chung, phù hợp startup hoặc cá nhân cần môi trường kết nối.

• Văn phòng ảo: Địa chỉ kinh doanh hợp pháp kèm dịch vụ lễ tân, nhận thư từ, không cần diện tích làm việc cố định.

• Văn phòng sàn trống: Mặt bằng trọn sàn bàn giao cơ bản, doanh nghiệp tự thiết kế và bố trí nội thất theo nhu cầu.

Mỗi không gian đều được thiết kế sẵn chuẩn diện tích, bố trí khoa học và trang bị đầy đủ tiện ích như phòng họp, khu pantry, hệ thống chiếu sáng - cách âm đạt chuẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn diện tích phù hợp mà không phải tự thiết kế từ đầu.

Dịch vụ cho thuê văn phòng TPHCM của chúng tôi có sự linh hoạt về diện tích và thời hạn thuê, cho phép doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian setup và nhanh chóng đưa văn phòng vào vận hành.

Nếu bạn đang tìm giải pháp văn phòng cho thuê tại TP.HCM vừa đảm bảo tiêu chuẩn thiết kế diện tích vừa sẵn sàng hoạt động, liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline 0987.260.333 để được tư vấn.

Lời Kết

Diện tích văn phòng không có “một con số cố định” mà cần linh hoạt theo quy mô nhân sự, đặc thù công việc và cách vận hành. Sau bài viết này, bạn đã nắm được các chuẩn m2/người, gợi ý diện tích cho từng khu chức năng và 5 bước tính toán để tự tin ước lượng nhu cầu và làm việc với đơn vị thiết kế hoặc cho thuê.

Việc tuân thủ tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng giúp tối ưu chi phí, đảm bảo công năng, tăng hiệu suất và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp. Nếu còn phân vân, hãy tham khảo chuyên gia thiết kế để được hỗ trợ lập kế hoạch không gian phù hợp.

Văn phòng là ngôi nhà thứ hai của doanh nghiệp; thiết kế đúng tiêu chuẩn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho thành công lâu dài.