Mẫu Công Văn Thông Báo Thông Dụng Nhất [Cập Nhật 2025]

Mẫu công văn thông báo là công cụ quen thuộc trong hoạt động doanh nghiệp - từ điều chỉnh nhân sự, thay đổi địa điểm đến các quyết định nội bộ. Soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp truyền đạt thông tin rõ ràng mà còn thể hiện sự bài bản trong mọi tình huống giao tiếp. Bạn có thể tham khảo nhanh 7+ mẫu công văn thông báo cùng hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây để áp dụng linh hoạt theo từng mục đích sử dụng.

Công Văn Thông Báo Là Gì?

Công văn thông báo là văn bản doanh nghiệp sử dụng để gửi thông tin chính thức đến đối tác hoặc bên liên quan, thường căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký.

Trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, công văn được dùng để thông báo các vấn đề như: bảo trì tòa nhà, điều chỉnh phí dịch vụ, nhắc nợ, bàn giao hoặc chấm dứt hợp đồng. Đây là văn bản một chiều, không cần hai bên cùng ký, nhưng vẫn có giá trị đối chiếu nếu được soạn đúng mẫu và gửi đúng quy trình.

Với các văn bản hành chính ban hành bởi cơ quan nhà nước hoặc gửi đến tổ chức hành chính, thể thức trình bày cần tuân theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong giao dịch giữa hai doanh nghiệp, mẫu công văn có thể linh hoạt hơn, miễn sao đảm bảo rõ ràng, có căn cứ hợp đồng và chữ ký người có thẩm quyền.

Nhìn chung, công văn thông báo là công cụ giúp doanh nghiệp giao tiếp minh bạch, chuyên nghiệp và hạn chế rủi ro trong quá trình hợp tác.

Cấu Trúc Chuẩn Của Mẫu Công Văn Thông Báo Gồm Những Gì?

Khi soạn một công văn thông báo, doanh nghiệp nên đảm bảo văn bản có đầy đủ những phần sau để tránh sai sót và thể hiện tính chuyên nghiệp:

• Quốc hiệu - tiêu ngữ;

• Logo, thông tin doanh nghiệp;

• Số hiệu văn bản và ngày ban hành;

• Tiêu đề công văn: viết in hoa, căn giữa; 

• Kính gửi: tên tổ chức/cá nhân nhận công văn;

• Căn cứ pháp lý: hợp đồng, phụ lục hoặc quy định liên quan;

• Nội dung thông báo: trình bày rõ ràng sự việc, mốc thời gian, yêu cầu;

• Thời điểm hiệu lực của thông báo (nếu có);

• Thông tin liên hệ: người phụ trách, email/điện thoại;

• Chữ ký - chức vụ - đóng dấu (nếu cần);

• Tài liệu đính kèm (nếu có).

Cấu trúc trên vừa đúng về nguyên tắc hành chính, vừa linh hoạt để áp dụng thực tế, đặc biệt là trong lĩnh vực cho thuê văn phòng. Với doanh nghiệp thông thường, mẫu công văn có thể trình bày linh hoạt miễn sao đảm bảo rõ ràng và đủ 3 yếu tố: căn cứ rõ ràng, đúng quy trình hành chính và nội dung rõ ràng.

Tổng Hợp 7 Mẫu Công Văn Thông Báo Phổ Biến Nhất 2025

Dưới đây là 7 mẫu công văn thông báo thường gặp nhất, bạn có thể tham khảo và tải về để sử dụng linh hoạt tùy theo từng tình huống cụ thể.

Mẫu Văn Bản Thông Báo Chung

Đây là mẫu công văn cơ bản nhất, thường dùng để truyền đạt thông tin nội bộ hoặc gửi đến khách thuê, đối tác trong các trường hợp phổ biến như: thông báo bảo trì, thay đổi lịch làm việc, gián đoạn dịch vụ.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do  - Hạnh phúc

----------------------------------

THÔNG BÁO

Số: ....../CV-TB ..........

(V/v: [Nội dung chính của thông báo])

Kính gửi: [Thông tin các nhân/đơn vị nhận thông báo].

Căn cứ: [Căn cứ để soạn thảo và gửi công văn thông báo này].

Nội dung thông báo/Đề nghị: [Trình bày nội dung thông báo/đề nghị một cách rõ ràng].

Thời gian áp dụng (nếu có): ..............................................................

Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ: [Thông tin liên hệ]

Trân trọng kính chào!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Doanh nghiệp có thể tải và sử dụng ngay mẫu văn bản thông báo này như một biểu mẫu hành chính tiêu chuẩn, chỉ cần điền vào các trường thông tin cụ thể cho phù hợp.

Mẫu Văn Bản Thông Báo Chuyển Địa Điểm Văn Phòng

Công văn thông báo chuyển địa điểm văn phòng được sử dụng khi doanh nghiệp thay đổi nơi làm việc và cần thông báo chính thức đến các bên liên quan như: ban quản lý tòa nhà cũ, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc cơ quan hành chính.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------------

THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM TRỤ SỞ LÀM VIỆC

Số: ....../CV-TB ..........

Kính gửi: [Tên đối tác, khách thuê, ban quản lý tòa nhà cũ, v.v.].

Chúng tôi xin trân trọng thông báo:  

Kể từ ngày ....../....../........, Công ty chúng tôi sẽ chuyển văn phòng làm việc từ địa chỉ: [Địa chỉ cũ]

sang địa chỉ mới: [Địa chỉ mới].

Quý đơn vị vui lòng cập nhật thông tin để thuận tiện cho việc giao dịch, gửi thư từ, hóa đơn, chứng từ và các hoạt động liên quan khác.

Mọi thông tin liên hệ khác vẫn được giữ nguyên, hoặc vui lòng cập nhật theo:

Người liên hệ: ....................................................  

Số điện thoại/Email: .............................................

Trân trọng thông báo!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Nội dung mẫu chỉ cần nêu rõ địa chỉ mới, thời điểm áp dụng và đề nghị cập nhật thông tin giao dịch. Có thể gửi đến tòa nhà cũ, đối tác, cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Công Văn Thông Báo Tăng Giá Thuê Văn Phòng

Mẫu văn bản thông báo này thường được bên cho thuê sử dụng khi cần thông báo điều chỉnh tăng đơn giá thuê theo điều khoản hợp đồng đã ký.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------

THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH ĐƠN GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG

Số: ....../CV-TB ..........

Kính gửi: [Thông tin các nhân/đơn vị nhận thông báo].

Căn cứ: Hợp đồng thuê văn phòng số ...... ký ngày ....../....../........ giữa .................................................................................. (Bên cho thuê) và .................................................................................. (Bên thuê).

Chúng tôi xin thông báo: kể từ ngày ....../....../........, đơn giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh từ mức ..............VND/tháng lên mức ................ VND/tháng. (đã bao gồm/không bao gồm VAT, phí dịch vụ).

Đề nghị Quý công ty rà soát và phản hồi xác nhận trong vòng .... ngày làm việc kể từ khi nhận được công văn này để chúng tôi hoàn thiện phụ lục hợp đồng.

Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ: [Thông tin liên hệ]

Trân trọng thông báo!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Form mẫu này thường dẫn chiếu điều khoản cụ thể trong hợp đồng, ghi rõ mức giá cũ - mới, thời điểm áp dụng và thời hạn phản hồi từ phía bên thuê.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu thông báo tăng giá thuê văn phòng cập nhật 2025 được đội ngũ Arental Vietnam tổng hợp biên soạn.

Công Văn Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Doanh nghiệp thường soạn thảo công văn thông báo gia hạn này khi một trong hai bên (thường là bên thuê) muốn tiếp tục duy trì hợp đồng thuê văn phòng đang gần đến thời hạn kết thúc. Đây là văn bản đề xuất ban đầu trước khi hai bên tiến hành ký phụ lục gia hạn chính thức.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Số: ....../CV-ĐNGH ..........

Kính gửi: [Thông tin các nhân/đơn vị nhận thông báo].

Căn cứ: Hợp đồng thuê số .......... ký ngày ..../..../.... tại …………., sẽ hết hạn vào ngày ..../..../....., chúng tôi đề nghị gia hạn thêm .... tháng (từ ..../..../.... đến ..../..../....).

Điều kiện đề xuất: [giữ nguyên/điều chỉnh] giá thuê, phí dịch vụ và các điều khoản khác (nếu có).

Kính đề nghị Quý đơn vị phản hồi trong .... ngày làm việc để hai bên ký phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.

Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ: [Thông tin liên hệ]

Trân trọng!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN [BÊN THUÊ/BÊN CHO THUÊ]

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Nội dung cần thể hiện rõ thời gian gia hạn mong muốn và các điều khoản đề xuất giữ nguyên hoặc điều chỉnh (nếu có). Mẫu này thường được dùng như văn bản đề nghị trước khi ký phụ lục gia hạn.

Công Văn Chấm Dứt Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Mẫu văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng được sử dụng khi một trong hai bên (bên thuê hoặc bên cho thuê) muốn kết thúc hợp đồng thuê, có thể là đúng hạn hoặc trước hạn (nếu được cho phép trong hợp đồng).

Nội dung cần ghi rõ thời điểm kết thúc, căn cứ hợp đồng và đề xuất thời gian bàn giao mặt bằng.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------

CÔNG VĂN THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Số: ....../CV-ĐNGH ..........

Kính gửi: [Thông tin các nhân/đơn vị nhận thông báo].

Căn cứ: Hợp đồng thuê số .......... ký ngày ..../..../.... tại …………., hiện có thời hạn đến ngày ..../..../......

Chúng tôi trân trọng thông báo về việc chấm dứt hợp đồng thuê nêu trên, có hiệu lực từ ngày ..../..../...... (hoặc: “sau khi hết hạn vào ngày...”).

Lý do chấm dứt (nếu cần nêu): ........................................................................................

Thời gian dự kiến bàn giao mặt bằng: trước ngày ..../..../......

Kính đề nghị Quý đơn vị phối hợp kiểm tra hiện trạng, nghiệm thu mặt bằng và thực hiện thủ tục hoàn tất hợp đồng, hoàn cọc (nếu có).

Thông tin liên hệ:  

Người phụ trách: ....................................................  

Điện thoại/Email: ....................................................

Trân trọng!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN [BÊN THUÊ/BÊN CHO THUÊ]

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Để xem chi tiết mẫu công văn áp dụng cho từng trường hợp cụ thể (chấm dứt đúng hạn và chấm dứt trước hạn), bạn có thể tham khảo thêm qua bài viết: Mẫu Thông Báo Ngừng Thuê Văn Phòng Chuẩn 2025.

Mẫu Công Văn Đề Nghị Thanh Toán

Được dùng để nhắc hoặc đề nghị khách thuê thanh toán các khoản phí còn nợ như: tiền thuê, phí dịch vụ, chi phí điện nước.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------

ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Số:.....................

Kính gửi: [Tên khách thuê/đơn vị sử dụng văn phòng].

Tôi/chúng tôi là: [Điền thông tin].

Mã số thuế/CMND/CCCD: ............................. ngày cấp ................. nơi cấp ............

Địa chỉ liên hệ: ........................................................................................

Là bên thuê theo Hợp đồng số ........../HĐTVP/........ ký ngày ...../...../........, đối với diện tích/địa điểm:.......................................................... Tầng/Khu vực: ........................................ Tòa nhà: ..........................

Chúng tôi trân trọng đề nghị Quý công ty thanh toán các khoản phí sau:

Loại phí: .................................................................................  

Kỳ thanh toán: ........................................................................  

Số tiền: ............................ VND.

Hạn thanh toán: trước ngày ..../..../......

Thông tin chuyển khoản:

Chủ tài khoản: .............................................................  

Số tài khoản: .................................................................  

Ngân hàng: ..................................................................

Kính đề nghị Quý công ty kiểm tra, đối chiếu và hoàn tất khoản thanh toán nêu trên đúng thời hạn để không ảnh hưởng đến nghĩa vụ hợp đồng. Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ:  

Người phụ trách: ......................................................  

Email/Điện thoại: ......................................................

Trân trọng!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Mẫu này có thể kèm theo số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán và thông tin chuyển khoản. Rất phù hợp để sử dụng trong quy trình thu phí định kỳ hoặc khi cần xác nhận công nợ.

Công Văn Đề Nghị Giảm Giá Thuê Văn Phòng

Mẫu này dùng khi bên thuê muốn đề xuất điều chỉnh giảm đơn giá thuê (tạm thời hoặc dài hạn), thường trong các trường hợp khó khăn tài chính, ảnh hưởng từ dịch bệnh, hoặc sự kiện bất khả kháng.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ HỖ TRỢ CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG

Số:.....................

Kính gửi: [Chủ tòa nhà/Chủ sở hữu mặt bằng/Đơn vị cho thuê].

Tôi/chúng tôi là: [Điền thông tin].

Mã số thuế/CMND/CCCD: ............................. ngày cấp ................. nơi cấp ............

Địa chỉ liên hệ: ........................................................................................

Là bên thuê theo Hợp đồng số ........../HĐTVP/........ ký ngày ...../...../........, đối với diện tích/địa điểm:.......................................................................

Tầng/Khu vực: ........................................ Tòa nhà: ..................................

Nội dung sự việc:

Trong giai đoạn hiện tại, hoạt động kinh doanh của chúng tôi bị ảnh hưởng bởi ........................................., dẫn đến doanh thu sụt giảm/chi phí tăng cao. Để duy trì hoạt động và đảm bảo nghĩa vụ theo hợp đồng, kính đề nghị Quý đơn vị xem xét hỗ trợ/giảm đơn giá thuê trong thời gian từ ...../...../........ đến ...../...../........ với mức dự kiến: .......% (hoặc tương đương ............... đồng/tháng).

Chúng tôi cam kết tiếp tục thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng, phối hợp thanh toán đúng hạn và giữ gìn hiện trạng mặt bằng theo quy định. Rất mong nhận được sự hỗ trợ và phản hồi của Quý đơn vị trong vòng .... ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn này.

Trân trọng kính chào!

..........., ngày .... tháng .... năm ......

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

[Ký, ghi rõ họ tên – chức vụ – đóng dấu nếu cần]

Nội dung mẫu được trình bày theo form cơ bản, có thể thay đổi tỷ lệ đề xuất, thời gian áp dụng và lý do phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng/mặt bằng mà Arental Vietnam đã chia sẻ để có lựa chọn phù hợp.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Công Văn Thông Báo

Dù là công văn thông báo chấm dứt hợp đồng, chuyển địa điểm văn phòng hay tăng giá thuê…, tất cả đều cần thể hiện thông tin một cách rõ ràng, đúng ngữ cảnh và đúng quy định. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi soạn thảo:

• Chọn đúng loại công văn phù hợp tình huống: Mỗi mục đích (thanh lý, chuyển địa điểm, đề nghị thanh toán…) sẽ có cách viết khác nhau. Không dùng chung một mẫu cho mọi trường hợp.

• Trình bày theo thể thức hành chính chuẩn: Đảm bảo có quốc hiệu, tiêu đề, số hiệu văn bản (nếu cần), ngày tháng và bố cục mạch lạc.

• Nội dung cần ngắn gọn nhưng đầy đủ: Nêu rõ căn cứ (hợp đồng, thỏa thuận), thời gian, địa điểm, thông tin liên hệ, đề xuất cụ thể nếu có.

• Dùng ngôn ngữ trung lập - chuyên nghiệp: Tránh cảm xúc, tránh phán xét. Đặc biệt với các văn bản liên quan đến chấm dứt hợp đồng, tăng giá hay nhắc nợ.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký gửi: Sai tên công ty, sai số hợp đồng, thiếu người nhận đều có thể làm giảm hiệu lực hoặc gây hiểu nhầm không đáng có.

Dù chỉ là một văn bản hành chính đơn giản, nhưng nếu được soạn thảo đúng cách, công văn thông báo không chỉ truyền tải thông tin rõ ràng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp minh bạch ngay từ những thủ tục nhỏ nhất.

Câu Hỏi Thường Gặp

Phần hỏi - đáp sau đây sẽ giải đáp các thắc mắc thường gặp, giúp bạn sử dụng công văn thông báo đúng chuẩn và hiệu quả hơn.

Khác Nhau Giữa Công Văn Thông Báo Và Phụ Lục Hợp Đồng Là Gì?

• Công văn thông báo là văn bản hành chính đơn phương, dùng để truyền đạt thông tin từ một bên đến bên còn lại.

• Phụ lục hợp đồng là phần bổ sung, điều chỉnh nội dung hợp đồng gốc, thường cần có sự đồng thuận và ký xác nhận từ cả hai bên.

Trường hợp gia hạn hợp đồng, nếu chỉ một bên ra thông báo thì nên dùng công văn; còn có thỏa thuận cụ thể thì nên lập phụ lục.

Công Văn Thông Báo Có Giá Trị Pháp Lý Không?

Có. Công văn thông báo là văn bản hành chính nội bộ hoặc gửi đối tác để thể hiện quan điểm, thông báo, yêu cầu… Nếu được soạn đúng mẫu, ký tên, đóng dấu hợp lệ và gửi đúng cách thì có giá trị làm căn cứ đối chiếu khi xảy ra tranh chấp.

Công Văn Thông Báo Có Bắt Buộc Phải Đóng Dấu Không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và giá trị pháp lý, công văn nên được ký tên người có thẩm quyền và đóng dấu (đối với tổ chức, doanh nghiệp). Với cá nhân, chỉ cần chữ ký là đủ.

Mẫu Công Văn Thông Báo Cần Những Phần Nào?

Một công văn thông báo được xem là đầy đủ và chuyên nghiệp khi đảm bảo hai nhóm thông tin sau:

• Thông tin bắt buộc: quốc hiệu - tiêu ngữ; logo - thông tin doanh nghiệp; số hiệu văn bản và ngày soạn thảo công văn thông báo; tiêu đề công văn; thông tin người nhận; nội dung thông báo, thời điểm hiệu lực, thông tin liên hệ, chữ ký - chức vụ.

• Thông tin tùy chỉnh: căn cứ pháp lý, tài liệu đính kèm, đóng dấu (nếu cần).

Từ quá trình đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Arental Vietnam đã tổng hợp những mẫu công văn thông báo phổ biến và phù hợp thực tiễn. Hy vọng tài liệu này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình soạn thảo, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý công việc.