Chi Tiết Cách Tính Giá Cho Thuê Văn Phòng Chính Xác

Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ chỉ cần lấy đơn giá thuê nhân diện tích là xong, nhưng nếu không tính đủ các khoản đi kèm, chi phí thực tế có thể vượt xa dự toán. Cách tính giá cho thuê văn phòng chính xác là bước nền quan trọng để lập ngân sách đúng, đàm phán hiệu quả và tránh phát sinh ngoài dự kiến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xác định đầy đủ từng nhóm chi phí cần thiết trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Công Thức Cách Tính Giá Cho Thuê Văn Phòng Chính Xác

Để đảm bảo kế hoạch tài chính không bị đội chi phí ngoài dự kiến, doanh nghiệp cần nắm rõ cách tính toàn bộ chi phí thuê văn phòng một cách chính xác. Dưới đây là công thức tổng quát, giúp bạn hình dung được cấu trúc chi phí và 4 nhóm cần quan tâm:

Tổng chi phí thuê = Tổng chi phí cố định mỗi tháng + Chi phí phát sinh ban đầu + Chi phí biến đổi + Chi phí điều chỉnh.

Mỗi nhóm chi phí trên sẽ được phân tích cụ thể trong các phần tiếp theo, kèm theo hướng dẫn chi tiết cách tính và lưu ý để tránh sai sót. Nếu bạn đang cần một cái nhìn tổng thể để bắt đầu, có thể tham khảo thêm 17 loại chi phí thuê văn phòng phổ biến trước khi đi vào chi tiết từng phần.

Tính Chi Phí Cố Định Hàng Tháng

Đây là các khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả đều đặn mỗi tháng cho tòa nhà hay đơn vị cho thuê văn phòng, gồm:

• Giá thuê văn phòng (giá Net);

• Phí quản lý (phí dịch vụ);

• Thuế VAT

• Phí gửi xe

Cách Tính Giá Thuê Văn Phòng Hàng Tháng

Giá thuê văn phòng được tính dựa trên đơn giá thuê theo m2 và diện tích thực thuê (một số đơn vị sẽ xem đây là mức giá Net). Đối với hợp đồng thuê dài hạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo năm.

Giá thuê văn phòng hàng tháng = Đơn giá thuê × Diện tích văn phòng.

Lưu ý: Một số hợp đồng sẽ quy định cụ thể chu kỳ thanh toán (theo tháng/quý/nửa năm /1 năm) và có thể kèm chiết khấu tương ứng nếu thanh toán dài hạn.

• Tổng giá thuê theo quý = Giá thuê tháng × 3.

• Tổng giá thuê theo năm = Giá thuê tháng × 12.

Để hiểu rõ hơn về giá Net khi thuê văn phòng, bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết: Giá Net Là Gì? Nên Chọn Giá Net Hay Giá Gross Khi Thuê Văn Phòng?.

Cách Tính Phí Quản Lý (Phí Dịch Vụ)

Phí quản lý thường được tòa nhà quy định sẵn theo đơn giá cố định trên mỗi mét vuông diện tích thuê. Mức đơn giá này được tính dựa trên tổng chi phí vận hành và chất lượng dịch vụ của từng tòa nhà (an ninh, vệ sinh, lễ tân, bảo trì kỹ thuật…).

Công thức tính Phí dịch vụ tháng = Đơn giá dịch vụ × Diện tích tính phí

Lưu ý: Có tòa nhà đã bao gồm VAT trong đơn giá, nhưng cũng có nơi chưa, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trong báo giá hoặc hợp đồng để tránh tính thiếu.

Tính Tiền Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT)

Thuế GTGT là khoản doanh nghiệp cần cộng thêm khi thuê văn phòng từ các tòa nhà có xuất hóa đơn. Mức thuế suất áp dụng hiện nay cho các dịch vụ bất động sản là 10% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

Công thức tính: VAT = (Tiền thuê + Phí dịch vụ) x 10%.

Nếu thuê từ cá nhân không xuất hóa đơn VAT, mục này có thể không áp dụng. Nhưng với hầu hết văn phòng thương mại, khoản thuế này là phần bắt buộc và nên được tính ngay từ đầu.

Cách Tính Phí Gửi Xe

Tùy theo tòa nhà, doanh nghiệp có thể được miễn phí một số lượng chỗ gửi xe nhất định (thường là xe máy), phần còn lại sẽ phải trả phí hàng tháng. Phí gửi xe máy và ô tô thường được tách riêng, có thể thay đổi theo vị trí (hầm/ngoài trời), cần hỏi rõ khi khảo sát mặt bằng.

Theo khảo sát từ đội ngũ Arental Vietnam, mức giá phổ biến hiện nay khoảng 150.000 VND/xe máy và 1.500.000 VND/ô tô.

Cách tính: Phí gửi xe = Đơn giá gửi xe × Số lượng xe vượt mức miễn phí.

Tính Tổng Chi Phí Cố Định Hàng Tháng

Sau khi tính xong từng khoản riêng lẻ, đây là bước tổng hợp lại toàn bộ chi phí cố định phải trả đều đặn mỗi tháng cho tòa nhà:

Tổng chi phí cố định hàng tháng = Tiền thuê + Phí dịch vụ + VAT + Phí gửi xe (nếu có).

Đây là con số quan trọng, phản ánh chính xác mức chi cố định hàng tháng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị, chưa bao gồm các chi phí vận hành nội bộ như điện, nước, internet.

Tính Các Chi Phí Phát Sinh Ban Đầu (One-Time Costs)

Đây là những khoản chi chỉ phát sinh một lần khi bắt đầu thuê văn phòng, nhưng thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách ban đầu. Cần tính đủ để tránh thiếu hụt dòng tiền khi ký hợp đồng.

Cách Tính Tiền Đặt Cọc

Khoản đặt cọc (hay khoản tiền ký quỹ)  giúp đảm bảo nghĩa vụ của bên thuê trong suốt thời gian hợp đồng. Các đơn vị cho thuê thường yêu cầu từ 2–3 tháng tiền thuê gốc (chưa VAT và phí dịch vụ).

Công thức: Đơn giá thuê × Diện tích thuê × Số tháng cọc.

Ví dụ: Giá thuê văn phòng 20m2 là 500.000 VND/m2, phí dịch vụ là 200.000 VND/m2, yêu cầu đặt cọc 3 tháng => Tiền cọc = 500.000 x 20 x 3 = 30.000.000 VND.

Tính Chi Phí Thiết Kế, Cải Tạo Không Gian 

Khoản chi này phát sinh nếu doanh nghiệp thuê mặt bằng trống hoặc cần điều chỉnh không gian để phù hợp với mục đích sử dụng. Tùy nhu cầu thực tế, có thể chỉ cần thiết kế sơ bộ, hoặc đầu tư thi công nội thất trọn gói.

Chi phí cải tạo = (Đơn giá thiết kế + Đơn giá thi công) × Diện tích.

Với mặt bằng văn phòng phổ biến, đơn giá thiết kế thường dao động từ 200.000 – 350.000 VND/m2, còn thi công hoàn thiện từ 2.500.000 – 4.000.000 VND/m2, tùy mức độ đầu tư và phong cách nội thất.

Ước Tính Chi Phí Bảo Hiểm Văn Phòng

Với những văn phòng có đầu tư nội thất, máy móc hoặc thiết bị giá trị cao – đặc biệt là các mô hình startup, agency hay công ty công nghệ – thì chi phí bảo hiểm là khoản nên dự trù ngay từ đầu. Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng đây là cách doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, nhất là trong môi trường làm việc hiện đại.

Cách ước tính: Chi phí bảo hiểm = Tỷ lệ phí (%) × Giá trị tài sản được bảo hiểm.

(Tỷ lệ phổ biến: 0,1% – 0,3%/năm tùy theo gói và đơn vị cung cấp).

Chi Phí Khác (Nếu Có)

Ngoài các khoản chính, doanh nghiệp cũng nên dành một phần ngân sách cho những chi phí nhỏ nhưng dễ phát sinh ngay từ đầu, như:

• Phí chuyển văn phòng (thuê đơn vị vận chuyển, tháo lắp thiết bị…)

• Phí làm thủ tục pháp lý (công chứng hợp đồng, dịch thuật…)

• Phí lắp đặt ban đầu: internet, điện thoại, hệ thống an ninh nội bộ...

Tuy không lớn, nhưng nếu cộng dồn thì những khoản này cũng có thể chiếm từ 5–10 triệu đồng hoặc hơn, tùy quy mô và mức độ chuẩn bị. Để tránh bị động, tốt nhất nên đưa luôn vào ngân sách khởi điểm.

Cách Tính Chi Phí Biến Đổi Theo Mức Sử Dụng

Chi Phí Điện Tiêu Thụ

Điện điều hòa và điện tiêu thụ nội bộ thường được tách riêng khỏi phí dịch vụ, tính theo công tơ phụ hoặc đơn giá do tòa nhà quy định. Mức giá phổ biến dao động từ 3.500 – 4.500 VND/kWh, có thể đã bao gồm hoặc chưa bao gồm VAT.

Một số tòa nhà miễn phí điện điều hòa trong giờ hành chính, nhưng tính thêm nếu sử dụng ngoài giờ. Khi ký hợp đồng, nên xác nhận rõ cách tính, đơn giá áp dụng và thời gian được miễn phí (nếu có).

Nếu bạn chưa nắm rõ phương pháp tính cụ thể, có thể tham kahor thêm bài viết Cách tính giá điện cho thuê văn phòng để hình dung chi tiết hơn về công thức và cách xác định chi phí điện phù hợp trong hợp đồng thuê văn phòng.

Phí Làm Việc Ngoài Giờ

Với các tòa nhà sử dụng máy lạnh trung tâm, doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ hành chính có thể phải trả thêm phí OT để bật hệ thống làm mát và duy trì dịch vụ hỗ trợ.

Phí thường được tính theo block giờ (300.000 - 500.000 VND/giờ) hoặc theo diện tích sử dụng (khoảng 10.000 VND/m2/giờ), tùy quy định từng tòa nhà.

Nếu doanh nghiệp hoạt động linh hoạt hoặc thường xuyên tăng ca, nên làm rõ trước chính sách thu phí ngoài giờ để tránh phát sinh không mong muốn và tham khảo thêm thông tin về phí ngoài giờ khi thuê văn phòng.

Các Chi Phí Có Thể Bị Ảnh Hưởng Bởi Điều Khoản Hợp Đồng Thuê

Không ít doanh nghiệp tin rằng mình đã dự trù đầy đủ chi phí thuê văn phòng với 3 nhóm chi phí vừa nêu trên, nhưng khi vận hành, chi phí vẫn phát sinh cao hơn dự toán. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp vô tình bỏ sót những chi tiết hợp đồng tưởng vô hại nhưng lại tác động trực tiếp đến chi phí thực tế:

• Cách tính diện tích thuê: cùng một mặt bằng, nhưng nếu tính theo tim tường thay vì thông thủy, doanh nghiệp có thể phải trả thêm hàng triệu đồng mỗi tháng. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên tham khảo hướng dẫn cách tính diện tích văn phòng cho thuê.

• Tỷ giá USD/VND: với hợp đồng niêm yết giá bằng USD nhưng thanh toán VND, nếu không chốt tỷ giá từ đầu, mỗi kỳ thanh toán sẽ tiềm ẩn rủi ro tài chính do biến động thị trường.

• Điều chỉnh giá thuê hằng năm: nhiều hợp đồng quy định điều khoản về tăng giá thuê định kỳ (thường theo tỷ lệ % hoặc chỉ số CPI mỗi năm). Nếu không dự trù sẵn mức tăng 3–10%/năm, doanh nghiệp dễ bị hụt ngân sách ngay từ năm thứ hai.

Đây không phải các khoản chi “ngoài lề”, mà là phần có thể làm lệch toàn bộ bài toán chi phí thuê văn phòng nếu bỏ qua. Rà soát kỹ hợp đồng, làm rõ từng chi tiết tưởng chừng nhỏ, chính là cách để bảo vệ ngân sách vận hành dài hạn.

Minh Họa Cách Ước Tính Tổng Chi Phí Thuê Văn Phòng Trong Trong Năm Đầu Tiên

Để giúp bạn dễ hình dung hơn, hãy cùng Arental Vietnam xem qua ví dụ cụ thể sau, để có thể áp dụng cách tính giá cho thuê văn phòng chính xác.

Với thông tin từ tòa nhà cung cấp và tính toán từng khoản chi phí, thì lúc này giá thuê văn phòng mà doanh nghiệp phải trả như sau:

• Chi phí thuê cố định hàng tháng: 11.500.000 VND/tháng.

• Chi phí phát sinh ban đầu: 44.000.000 VND.

• Tổng chi phí thuê năm đầu tiên cần chuẩn bị = (11.500.000 x 12) + 44.000.000 = 182.000.000 VND.

Nếu tòa nhà có ưu đãi miễn phí 1 tháng tiền thuê, bạn có thể trừ 8.000.000 VND để ra tổng chi phí thực tế. Ngược lại, nếu hợp đồng điều chỉnh giá giữa năm hoặc tăng theo CPI, hãy cộng thêm phần chênh lệch tương ứng.

Nhìn qua, mức giá thuê 400.000 VND/m2 - tương đương 8 triệu đồng cho 20m2 - có vẻ khá “nhẹ”. Tuy nhiên, khi cộng thêm các khoản đi kèm như phí quản lý, VAT, gửi xe, điện, và cả phần đầu tư ban đầu, tổng chi phí thực tế mỗi tháng có thể lên đến 11,5 triệu đồng.

Nếu tính trọn vẹn cho năm đầu tiên, con số doanh nghiệp cần chuẩn bị không còn là vài chục triệu, mà là hơn 180 triệu đồng. Đây là lý do vì sao việc lên dự toán chi tiết ngay từ đầu là cần thiết, để tránh hụt ngân sách khi triển khai và chủ động hơn trong việc thương lượng điều khoản thuê.

Kinh Nghiệm Dự Toán Chi Phí Khi Thuê Văn Phòng Hiệu Quả

Từ kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp tìm được không gian làm việc phù hợp, Arental Vietnam chia sẻ một số nguyên tắc giúp bạn tính chi phí cho thuê văn phòng chính xác, hạn chế phát sinh và kiểm soát tốt ngân sách vận hành:

1. Lập bảng tính chi tiết: Dùng Excel hoặc phần mềm kế toán để liệt kê cụ thể từng khoản phí theo tháng/năm, chia theo nhóm chi phí. Việc này giúp dễ cộng tổng, so sánh và điều chỉnh khi cần.

2. Kiểm tra kỹ hợp đồng: Xác định rõ khoản nào đã bao gồm trong giá thuê, khoản nào sẽ tính riêng như VAT, phí dịch vụ, điện nước, gửi xe, làm ngoài giờ… Tránh hiểu nhầm dẫn đến thiếu hụt ngân sách.

3. Hỏi người đã từng thuê: Nếu có thể, hãy tham khảo kinh nghiệm từ doanh nghiệp từng thuê tại cùng khu vực hoặc cùng tòa nhà để dự đoán trước các khoản chi dễ bị bỏ sót.

4. Dự phòng ngân sách: Cộng thêm 5-10% vào tổng dự toán để phòng trường hợp phát sinh ngoài ý muốn như điều chỉnh CPI, sửa chữa nhỏ, tăng giá điện, hoặc các khoản chi chưa lường trước.

5. Đánh giá lại mô hình thuê: Nếu tổng chi phí vượt ngân sách, nên cân nhắc điều chỉnh diện tích thuê hoặc lựa chọn mô hình văn phòng dịch vụ, coworking, hay hybrid phù hợp hơn với quy mô nhân sự hiện tại.

6. Lựa chọn đơn vị cho thuê minh bạch, hỗ trợ rõ ràng: Việc hợp tác với bên cho thuê có khả năng cung cấp bảng chi phí minh bạch, tư vấn cụ thể theo nhu cầu sử dụng thực tế sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được các phát sinh không đáng có.

Nắm được 6 nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi lập dự toán và kiểm soát tốt chi phí thuê văn phòng ngay từ đầu.

Giải Pháp Thuê Văn Phòng Tối Ưu Chi Phí Cùng Arental Vietnam

Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng dự toán ngân sách ngay từ đầu, Arental Vietnam cung cấp hệ thống không gian làm việc với nhiều lựa chọn linh hoạt, phù hợp đa dạng quy mô và mô hình vận hành:

• Văn phòng chia sẻ: linh hoạt theo số lượng chỗ ngồi, phù hợp startup, team dự án.

• Văn phòng trọn gói: đầy đủ nội thất & tiện ích, không cần đầu tư ban đầu.

• Văn phòng ảo: dùng địa chỉ giao dịch, hỗ trợ pháp lý - tiết kiệm chi phí cố định.

• Văn phòng truyền thống: phù hợp doanh nghiệp đã có sẵn bộ máy, cần không gian riêng.

Báo giá của chúng tôi đều đã được bao gồm phí quản lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tính toán chi phí và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Việc minh bạch chi phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách, hạn chế phát sinh ngoài dự kiến và đưa ra quyết định thuê sát với năng lực thực tế. Đây cũng là định hướng mà Arental Vietnam luôn theo đuổi - cung cấp không gian làm việc linh hoạt, rõ ràng chi phí và phù hợp với khả năng tài chính của từng doanh nghiệp.

Hiểu và áp dụng đúng cách tính giá cho thuê văn phòng chính xác là bước nền giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thuê sát với khả năng tài chính, thương thảo điều khoản hiệu quả và chủ động kiểm soát chi phí vận hành.

Khi đã nắm rõ các khoản cần tính và ước lượng được tổng ngân sách năm đầu, bạn sẽ tự tin hơn trong việc lựa chọn không gian làm việc phù hợp, tránh được những phát sinh ngoài dự kiến.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thuê văn phòng rõ ràng về chi phí, phù hợp nhiều mô hình hoạt động, Arental Vietnam là đơn vị cho thuê trực tiếp với chính sách minh bạch, không phí ẩn, không phí quản lý, giúp doanh nghiệp an tâm từ khâu dự toán đến vận hành thực tế.