Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê: Cẩm Nang Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là một nghiệp vụ quan trọng nhưng dễ bị nhầm lẫn nếu doanh nghiệp không phân biệt rõ bản chất khoản chi và tuân thủ đúng quy định kế toán – thuế. Việc xác định chi phí nào được ghi nhận ngay, chi phí nào phải phân bổ hay vốn hóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và mức thuế phải nộp. Bài viết này, Arental Vietnam sẽ giúp bạn nắm rõ từ khái niệm, các quy định, điều kiện cho đến cách hạch toán cụ thể để giúp bạn tránh rủi ro và tối ưu chi phí hợp lý.

Khái Niệm Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Và Phân Loại Các Chi Phí

Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra nhằm bảo trì, cải tạo hoặc nâng cấp không gian văn phòng thuê để phù hợp với mục đích sử dụng, vận hành, hoặc nâng cao hiệu suất làm việc.

Khoản chi này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp sử dụng mặt bằng thuê, thường nằm ngoài giá thuê đã được thống nhất trong hợp đồng.

Chi phí sửa chữa văn phòng thuê được chia thành 3 nhóm chính:

Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu về thuê văn phòng, có thể tham khảo trước bài viết cho thuê văn phòng là gì để có cái nhìn tổng quan.

Quy Định Pháp Lý Đến Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Văn phòng đi thuê được xem là một tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp, nên việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần tuân thủ các quy định pháp lý nhất định để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Theo nội dung của Thông tư số 45/2013/TT-BTC:

Tại Điều 2 quy định:

• Sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ): là các hoạt động nhằm khôi phục hoặc duy trì năng lực sản xuất của tài sản. Bao gồm thay thế bộ phận hư hỏng, bảo dưỡng định kỳ hoặc phục hồi nguyên trạng tài sản.

• Nâng cấp tài sản cố định: là các hoạt động làm tăng thêm giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng của chúng. 

Tại Điều 7 quy định:

• Chi phí sửa chữa lớn có thể được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian không quá 3 năm.

• Ví dụ, nếu tổng chi phí sửa chữa lớn cho một văn phòng thuê là 90 triệu đồng, doanh nghiệp có thể phân bổ mỗi năm 30 triệu đồng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong vòng 3 năm.

Tại Điều 8 hướng dẫn việc ghi nhận:

• Chi phí sửa chữa thường xuyên được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Các chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê chỉ được khấu trừ thuế nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

Quy Định Về Thuế GTGT Đối Với Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC và khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, thuế GTGT đầu vào của chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng đi thuê phục vụ sản xuất kinh doanh thì công ty được kê khai khấu trừ.

Có hai cách để khấu trừ:

• Khấu trừ ngay trong kỳ khai thuế: Phương pháp này được áp dụng cho các chi phí sửa chữa thông thường, hoặc những khoản chi sửa chữa lớn nhưng không đủ điều kiện để ghi tăng nguyên giá tài sản cố định. Do đó, doanh nghiệp được phép khấu trừ toàn bộ thuế GTGT của các chi phí này ngay trong kỳ phát sinh.

• Khấu trừ phân bổ theo thời gian: Trường hợp chi phí sửa chữa lớn có tính định kỳ hoặc nhằm nâng cấp tài sản và đủ điều kiện để ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định thì doanh nghiệp sẽ thực hiện phân bổ và khấu trừ thuế GTGT theo thời gian sử dụng của tài sản đó.

Lưu ý quan trọng:

Từ ngày 01/7/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024, mọi giao dịch mua vào có thuế GTGT đầu vào (bất kể giá trị) muốn được khấu trừ, đều phải thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định.

Điều Kiện Để Hạch Toán Và Được Chấp Nhận Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Để được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có hợp đồng thuê hợp pháp: hợp đồng cần nêu rõ trách nhiệm sửa chữa thuộc về bên thuê. Nếu không có quy định này, khoản chi dễ bị xuất toán.

• Chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh: việc sửa chữa phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các chi phí phục vụ mục đích cá nhân hoặc cho bên thứ ba sẽ không được chấp nhận.

• Chứng từ đầy đủ, hợp lệ: có hóa đơn VAT cho tất cả các chi phí phát sinh, hợp đồng sửa chữa, biên bản nghiệm thu, bảng kê chi tiết chi phí.

• Phải phân loại và hạch toán đúng loại chi phí, ví dụ chi phí sửa chữa nhỏ thì cần ghi nhận chi phí ngay.

• Thời gian phân bổ phù hợp: phân bổ tối đa không quá 3 năm, hoặc ngắn hơn nếu thời gian thuê còn lại dưới 3 năm.

Nếu bạn đang tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, xem thêm bài chi phí thuê văn phòng gồm những gì.

Quy Trình Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Để đảm bảo chi phí này được ghi nhận đúng quy định và không gặp rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần triển khai quy trình hạch toán theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu

Ngay khi phát sinh nhu cầu sửa chữa, kế toán cần chủ động thu thập đầy đủ các chứng từ liên quan như đã đề cập ở phần điều kiện phía trên.

Bước 2: Phân loại chi phí sửa chữa

Gồm: sửa chữa thường xuyên (bảo trì nhỏ), sửa chữa lớn, cải tạo nâng cấp làm tăng giá trị tài sản.

Bước 3: Ghi nhận hạch toán vào sổ kế toán

Căn cứ vào loại chi phí đã phân loại, kế toán tiến hành định khoản phù hợp. Chi tiết định khoản cho từng tình huống cụ thể sẽ được hướng dẫn tại phần 6 bên dưới.

Bước 4: Theo dõi, lập bảng phân bổ và quản lý chi phí

• Lập bảng phân bổ chi phí theo thời gian phù hợp (tối đa 3 năm hoặc theo thời hạn thuê)

• Theo dõi, đối chiếu và lưu hồ sơ phục vụ quyết toán thuế

(Bước 5 - Tùy chọn): Đưa ra quyết định quản lý và chiến lược tài chính

Sau khi hoàn tất hạch toán, ban lãnh đạo có thể dựa vào báo cáo tổng hợp chi phí sửa chữa để:

• Đánh giá hiệu quả sửa chữa (thực tế với dự toán)

• Xem xét tần suất và chi phí bảo trì hiện tại

• Tái đàm phán điều khoản hợp đồng thuê (nếu chi phí sửa chữa thường xuyên do doanh nghiệp chịu)

• Lên kế hoạch ngân sách cho kỳ thuê tiếp theo

Tham khảo thêm bài quy trình thuê văn phòng để đảm bảo mọi bước từ thuê – sửa – hạch toán đều khớp với thực tế.

Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết Các Trường Hợp (Định Khoản Kế Toán)

Để quản lý tài chính hiệu quả, việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần tuân thủ các quy định kế toán cụ thể.

Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa, Nâng Cấp Tài Sản Cố Định Văn Phòng Đi Thuê Lớn (Thỏa Điều Kiện Ghi Tăng Nguyên Giá)

Việc nâng cấp tài sản cố định văn phòng nhằm mục đích cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và kéo dài tuổi thọ của tài sản. Theo đó, quy trình hạch toán chung được thực hiện như sau:

Ví dụ:

Doanh nghiệp A nâng cấp một máy móc sản xuất (TSCĐ hữu hình) để tăng năng suất và thời gian sử dụng. Tổng chi phí sửa chữa nâng cấp là 200 triệu đồng, trong đó có 20 triệu đồng là thuế GTGT. Việc thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.

Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Chi Phí Nhỏ (Không Đủ Điều Kiện Ghi Tăng Nguyên Giá)

Đối với các chi phí sửa chữa thông thường, nhằm duy trì tình trạng hoạt động của tài sản, không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá sẽ hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh.

Ngoài ra, tuỳ vào mỗi trường hợp, cách hạch toán sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

1. Trường hợp do bộ phận phụ tiến hành sửa chữa

• Khi phát sinh chi phí sửa chữa (do bộ phận phụ trách trực tiếp thực hiện):

  • Nợ TK 623, 627, 641, 642: Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào tính chất sửa chữa, ví dụ như chi phí quản lý doanh nghiệp thì Nợ TK 642).

  • Có các TK 111, 112, 152…: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu...

• Khi chi phí sửa chữa được kết chuyển vào chi phí kinh doanh:

  • Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu có phân bổ chi phí).

  • Có TK 623, 627, 641, 642: Chi phí sản xuất, kinh doanh đã tập hợp.

2. Trường hợp do bộ phận phụ và doanh nghiệp có tập hợp riêng chi phí

Khi chi phí sửa chữa phát sinh:

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2431) – giá trị chi phí sửa chữa chưa bao gồm thuế GTGT.

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332).

• Có các TK 111, 112, 152, 331... – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu, phải trả người bán...

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh:

• Nợ TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào tính chất chi phí, như chi phí quản lý doanh nghiệp thì Nợ TK 642).

• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Thực hiện bàn giao, đối với sửa chữa lớn và chi phí được phân bổ dần:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

3. Trường hợp doanh nghiệp thuê bên ngoài sửa chữa

Khi phát sinh chi phí sửa chữa thuê ngoài:

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2431) – giá trị chi phí thuê ngoài chưa bao gồm thuế GTGT.

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332).

• Có các TK 111, 112, 331... – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán...

Khi công việc sửa chữa hoàn thành:

Nếu sửa chữa nhỏ (chi phí hạch toán trực tiếp):

• Nợ TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào mục đích sử dụng).

• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Nếu sửa chữa lớn (chi phí phân bổ dần):

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa TSCĐ Văn Phòng Đi Thuê Có Tính Chu Kỳ

Đối với các loại tài sản cố định (TSCĐ) văn phòng đi thuê, việc sửa chữa thường xuyên là điều cần thiết để duy trì hoạt động ổn định và đảm bảo tuổi thọ của tài sản. Đặc biệt, với những loại TSCĐ có tính chu kỳ, việc sửa chữa cần được lập kế hoạch và hạch toán một cách khoa học. 

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, TSCĐ lớn được trích trước theo kế hoạch hàng kỳ:

• Nợ TK 627/641/642.

• Có TK 352 - Dự phòng cần trả.

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi có phát sinh chi phí thực tế:

• Nợ TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ.

• Có TK 111/152/153/214/334/338…

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi hoàn thành:

• Nợ TK: 352 (3524) - Dự phòng phải trả.

• Có tài khoản 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ.

Trường hợp chênh lệch giữa số chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn thực tế phát sinh và số được trích trước theo kế hoạch:

Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước, doanh nghiệp cần trích bổ sung:

• Nợ TK 627/641/642… 

• Có TK 352 (3524) - Dự phòng phải trả.

Nếu số phát sinh thực tế nhỏ hơn số trích trước, doanh nghiệp cần ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác:

• Nợ TK 325 (3524) - Dự phòng phải trả.

• Có TK 627/641… hoặc tài khoản 711 - Thu nhập khác.

Nếu bạn đang cân nhắc sửa chữa lớn hoặc cải tạo nội thất mới, có thể tham khảo thêm các mẫu thiết kế văn phòng để lựa chọn giải pháp phù hợp.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê tưởng đơn giản nhưng thực tế lại dễ sai sót nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định. Dưới đây là 6 điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính hợp lệ và tối ưu thuế:

• Phân loại chi phí đúng ngay từ đầu: xác định rõ khoản chi là sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn phân bổ dần hay cải tạo nâng cấp làm tăng tài sản cố định.  

• Chứng từ hợp lệ là bắt buộc: Hóa đơn VAT đúng tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp. Biên bản nghiệm thu, hợp đồng, bảng kê chi tiết chi phí cần lưu trữ đầy đủ để giải trình khi cần. Bạn có thể tham khảo thêm hạch toán chi phí thuê văn phòng để xử lý đồng bộ.

• Ghi nhận và phân bổ đúng thời gian: nếu là chi phí phân bổ, cần đảm bảo phân bổ trong thời gian hợp lý, tối đa không quá 3 năm hoặc theo thời hạn thuê còn lại nếu ngắn hơn.

• Chi phí phải thuộc trách nhiệm bên thuê: khoản sửa chữa phải là phần nghĩa vụ do bên thuê chịu, được quy định rõ trong hợp đồng thuê. Nếu không có thỏa thuận rõ ràng, nên bổ sung phụ lục làm căn cứ pháp lý khi hạch toán.

• Tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế: đảm bảo việc ghi nhận chi phí, phân bổ, khấu hao, định khoản đều phù hợp Thông tư 200 hoặc 133, Luật Thuế TNDN, Thuế GTGT và các hướng dẫn liên quan.

• Nên tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần: với các trường hợp đặc biệt như cải tạo lớn, sửa chữa có yếu tố hợp đồng phức tạp, nên hỏi ý kiến chuyên viên kế toán hoặc tư vấn thuế để tránh rủi ro pháp lý và tài chính.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Có Được Khấu Trừ Vào Thuế Không?

Có! Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có thể được khấu trừ vào thuế nếu chúng được xem là chi phí hợp lý và cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Có Được Đưa Vào Chi Phí Hợp Lý Không?

Đáp án là có, nếu chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động duy trì và vận hành văn phòng, và được ghi nhận đúng quy định kế toán.

Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thực Hiện Phân Bổ Chi Phí Sửa Chữa Lớn?

Doanh nghiệp nên thực hiện phân bổ chi phí sửa chữa lớn khi chi phí này có ảnh hưởng đáng kể đến giá trị tài sản và không thể ghi nhận toàn bộ chi phí trong một kỳ kết toán duy nhất.

Việc hiểu rõ khái niệm, phân loại chi phí, điều kiện hạch toán cũng như quy trình ghi nhận chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý tài chính và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Khi được hạch toán chính xác, các khoản chi này không chỉ giúp tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng và dòng tiền doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp tại TP.HCM, Arental Vietnam là đơn vị uy tín sẵn sàng hỗ trợ. Với hệ thống tòa nhà văn phòng ở các quận trung tâm và đội ngũ tư vấn am hiểu thị trường, chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình khảo sát, lựa chọn và so sánh mặt bằng hoàn toàn miễn phí. 

Liên hệ Arental Vietnam 0987260333 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng trong việc tìm văn phòng cho thuê TPHCM phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp bạn.