Hướng Dẫn Cách Tạo Phòng Họp Google Meet Đơn Giản

Nắm rõ cách tạo phòng họp Google Meet giúp bạn chủ động tổ chức cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, không cần cài đặt phần mềm phức tạp. Chỉ với vài thao tác cơ bản, bạn có thể kết nối và làm việc hiệu quả từ xa trên cả máy tính và điện thoại. Cùng Arental Vietnam tìm hiểu chi tiết ở bài viết sau.

Cách Tạo Phòng Họp Google Meet Bằng Máy Tính

Google Meet là lựa chọn họp trực tuyến tiện lợi cho nhóm làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí thuê phòng họp theo giờ. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính, bạn đã có thể tạo ngay một phòng họp chuyên nghiệp.

Hướng dẫn nhanh

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Gmail trên trình duyệt máy tính.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng các dấu chấm vuông ở góc trên bên phải, chọn Google Meet.

• Bước 3: Nhấn “Cuộc họp mới”, sau đó chọn “Bắt đầu một cuộc họp tức thì” để khởi tạo phòng họp.

• Bước 4: Mời người tham gia bằng cách chia sẻ đường link hoặc thêm email.

• Bước 5: Tùy chỉnh các cài đặt như âm thanh, video, chia sẻ màn hình theo nhu cầu buổi học hoặc buổi họp.

• Bước 6: Nhấn “Trình bày ngay” để bắt đầu chia sẻ nội dung và tiến hành họp trực tuyến.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Truy cập Gmail hoặc meet.google.com

Truy cập gmail trên trình duyệt máy tính và chọn biểu tượng dấu chấm ở góc phía trên bên phải rồi chọn Meet. Hoặc, bạn có thể truy cập trực tiếp đường link: meet.google.com 

Bước 2: Chọn kiểu cuộc họp phù hợp

Bạn có thể chọn “Tạo cuộc họp để sử dụng sau”, “Bắt đầu cuộc họp ngay”, hoặc “Lên lịch trong Lịch Google”.

Bước 3: Mời người tham gia cuộc họp trực tuyến

Bạn có thể thêm thành viên vào phòng họp Google Meet theo 2 cách đơn giản:

• Cách 1: Sao chép đường link cuộc họp hiển thị bên trái màn hình và gửi cho người dùng máy tính. Nếu người tham gia dùng điện thoại, bạn có thể gửi mã cuộc họp là chuỗi ký tự phía sau “meet.google.com/”.

• Cách 2: Nhấn vào nút “Thêm người khác” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó nhập tên hoặc email người cần mời và chọn “Gửi email” để gửi lời mời trực tiếp.

Bước 4: Cấu hình cài đặt cho buổi họp

Trước khi bắt đầu, bạn nên kiểm tra và tùy chỉnh một số thiết lập quan trọng:

• Bật/tắt micro hoặc camera tùy theo tình huống.

• Quản lý người tham gia: bạn có thể xem danh sách, tắt micro người gây ồn hoặc xóa người không liên quan.

• Mở cửa sổ trò chuyện để theo dõi và phản hồi ý kiến từ những người tham dự.

Bước 5: Bắt đầu trình bày nội dung

Khi đã sẵn sàng, chọn “Trình bày ngay” để bắt đầu chia sẻ nội dung. Google Meet cung cấp 3 lựa chọn trình chiếu:

• Toàn bộ màn hình: Trình chiếu toàn bộ màn hình của bạn.

• Một cửa sổ: Chia sẻ riêng 1 phần mềm hoặc giao diện bạn đang dùng.

• Một thẻ Chrome: Chỉ chia sẻ một tab trình duyệt Chrome nhất định.

Sau khi chọn xong, nhấn “Chia sẻ” để bắt đầu.

Bước 6: Kết thúc buổi họp trực tuyến Google Meet

Khi phiên họp kết thúc, nhấn vào biểu tượng thoát cuộc gọi (ở giữa biểu tượng micro và camera) để rời phòng và kết thúc buổi họp.

Cách Tạo Phòng Họp Google Meet Bằng Điện Thoại

Tạo phòng họp Google Meet bằng điện thoại là cách nhanh chóng và tiện lợi để tổ chức họp mọi lúc, mọi nơi.

Hướng dẫn nhanh

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet trên điện thoại và đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn.

• Bước 2: Nhấn vào "Cuộc họp mới", chọn "Bắt đầu cuộc họp tức thì" để tạo phòng họp nhanh.

• Bước 3: Mời người tham gia bằng cách chia sẻ liên kết hoặc thêm địa chỉ email.

• Bước 4: Tùy chỉnh các thiết lập quan trọng như tên cuộc họp, micro, camera để đảm bảo chất lượng buổi làm việc.

• Bước 5: Nhấn vào biểu tượng ba chấm dọc ở góc dưới > chọn "Chia sẻ màn hình" để bắt đầu trình bày nội dung.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Đăng nhập và tạo cuộc họp mới

Mở ứng dụng Google Meet trên điện thoại, đăng nhập tài khoản Gmail, sau đó nhấn “Cuộc họp mới” và chọn “Bắt đầu cuộc họp tức thì” để khởi tạo phòng họp ngay lập tức.

Bước 2: Mời người tham gia buổi họp

Bạn có thể thêm người tham dự vào Google Meet bằng 3 cách đơn giản:

• Sao chép đường link hiển thị bên trái màn hình để gửi cho người dùng máy tính.

• Sao chép mã cuộc họp là chuỗi ký tự phía sau “meet.google.com/” – để chia sẻ với người dùng điện thoại.

• Chọn “Chia sẻ lời mời”, sau đó gửi liên kết họp thông qua các nền tảng như Zalo, Facebook, Messenger… chỉ với một cú nhấp.

Bước 3: Tùy chỉnh cấu hình buổi họp trực tuyến

Để tạo phòng họp Google Meet hiệu quả, luôn đảm bảo các thiết bị sẵn sàng bằng cách:

• Bật/tắt micro và camera của bạn với các biểu tượng ở thanh công cụ phía dưới màn hình.

• Nhấp vào mã cuộc họp ở góc trên bên trái để mở bảng quản lý thành viên, tại đây bạn có thể tắt tiếng người làm ồn, xóa người không liên quan hoặc kiểm soát ai được phép vào phòng họp.

Bước 4: Bắt đầu trình chiếu nội dung

Khi đã sẵn sàng chia sẻ nội dung, bạn thực hiện:

• Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm bên phải biểu tượng micro.

• Chọn “Chia sẻ màn hình”, sau đó chọn kiểu trình chiếu (toàn màn hình, một cửa sổ hoặc một thẻ trình duyệt).

Bấm “Bắt đầu truyền phát” để chia sẻ nội dung với mọi người.

Bước 5: Kết thúc chia sẻ màn hình

Khi bạn muốn dừng chia sẻ:

Nhấn “Dừng chia sẻ” trên màn hình.

Xác nhận bằng cách chọn “OK”.

Bước 6: Kết thúc cuộc họp

Nhấn vào biểu tượng màu đỏ hình điện thoại nằm giữa biểu tượng micro và camera ở thanh công cụ dưới cùng để rời khỏi phòng và đóng phiên họp.

Để khám phá thêm lựa chọn họp nhóm chuyên nghiệp, bạn có thể xem qua cách tạo phòng họp Teams - một nền tảng đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Cách Tham Gia Phòng Họp Trên Google Meet

Bước 1: Truy cập ứng dụng hoặc website Google Meet

Vào ứng dụng Meet trên điện thoại hoặc truy cập meet.google.com trên trình duyệt.

Bước 2: Nhập mã hoặc dán link cuộc họp

Chọn “Tham gia cuộc họp” và nhập mã hoặc dán link rồi nhấn “Tham gia”.

Bước 3: Chờ phê duyệt (nếu cần)

Nếu host bật phòng chờ, bạn cần chờ được chấp nhận mới vào được phòng họp.

Nếu bạn muốn buổi họp đa dạng và nhiều tính năng hơn như chia phòng họp nhỏ, viết bảng trắng,... có thể tham khảo thêm cách tạo phòng họp Zoom để dễ dàng phối hợp trong các môi trường làm việc linh hoạt.

Lưu Ý Khi Sử Dụng Google Meet

Google Meet tuy dễ sử dụng nhưng để cuộc họp diễn ra trơn tru, Arental Vietnam gợi ý cho bạn 5 điều quan trọng dưới đây:

• Kiểm tra kết nối Internet ổn định trước khi bắt đầu cuộc họp.

• Đảm bảo thiết bị phòng họp trực tuyến như webcam, loa, mic hoạt động ổn định trước cuộc họp.

• Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của ứng dụng Google Meet.

• Bật/tắt mic đúng thời điểm để tránh gây nhiễu âm thanh.

• Sử dụng chế độ nền mờ (blur background) khi họp trong không gian riêng tư.

Để chuyên nghiệp hơn trong các buổi họp quan trọng, bạn có thể xem thêm cách setup phòng họp trực tuyến để tối ưu thiết bị và không gian làm việc từ xa.

Kết Luận

Google Meet là một công cụ họp trực tuyến đơn giản, dễ dùng, phù hợp với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp nhỏ. Dù bạn tạo phòng họp Google Meet bằng máy tính hay điện thoại, chỉ cần vài thao tác là có thể bắt đầu cuộc họp hiệu quả. Nếu bạn cần không gian họp trang trọng hơn cho các buổi thuyết trình, gặp mặt đối tác hay hội thảo chuyên sâu, hãy tham khảo thêm dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến.