Cách để Freelancers thiết lập thời gian làm việc trong ngày

Cách để Freelancers thiết lập thời gian làm việc trong ngày 

Nhiều bạn freelancers đang làm việc tại văn phòng chia sẻ Thủ Đức từng tâm sự với Arental rằng:  Ước gì mỗi ngày có hơn 24 tiếng để hoàn thành được nhiều công việc hơn. Lý do những suy nghĩ đó xuất hiện trong tâm trí bởi lẽ bạn chưa biết cách thiết lập và quản lý quỹ thời gian làm việc của chính mình. Mỗi người đều chỉ có 24 tiếng/ ngày như nhau, làm thế nào để sử dụng triệt để khoảng thời gian quý báu trong ngày để cống hiến hết sức lực và tài năng cho xã hội. Đặc biệt với những bạn freelancers làm việc tự do tại nhà hay thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt Thủ Đức. 

Thời gian biểu cần thiết cho các nhiệm vụ hàng ngày giúp quản lý khối lượng lớn công việc tốt hơn.

1. Lập thời gian biểu cho một ngày làm việc năng suất

Cũng giống như thuở thơ ấu còn bé, khi đến trường chúng ta luôn có một bảng thời khóa biểu để biết được hôm nay học môn gì, vào tiết nào. Thời gian biểu làm việc một ngày cũng vậy, bạn cũng cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên nhất định. Dù là làm việc freelance nhưng vẫn nên tạo một khung giờ làm việc trong ngày, ví dụ như từ 9h-12h bạn sẽ phải hoàn thành công việc nào, giờ nghỉ trưa tối đa là bao lâu. Sau đó, buổi chiều từ 13h30 đến 18h00 sẽ kết thúc việc gì. Bạn nên chia nhỏ từng mốc thời gian trong ngày và đặt deadline cho chính mình.

2. Tránh bị xao nhãng bởi tác nhân bên ngoài

Với những bạn làm việc tự do hầu hết quỹ thời gian là bạn quản lý, nơi làm việc có thể ở bất cứ đâu. Làm việc từ nhà đến quán cà phê hay một thư viện nào đó, tùy thuộc vào bạn.  Tuy nhiên để đảm bảo rằng những khu vực làm việc không có quá nhiều sự thứ khiến bạn phân tâm thì mô hình thuê chỗ ngồi ra đời. Chỗ ngồi làm việc linh hoạt Thủ Đức, TPHCM tại tòa nhà A SPACE phù hợp cho các bạn freelance trong mọi lĩnh vực. Bạn có thể thuê ngắn hạn theo ngày/ tháng hay dài hạn theo năm để nhận được mức giá ưu đãi hơn.

>>>>> Văn phòng chia sẻ tphcm giá tốt dịch vụ cung cấp toàn diện

Đây cũng là biện pháp giúp người làm việc tập trung hơn để hoàn thành nhiệm vụ đề ra.

3. Ghi chép và phân bổ thời gian làm việc của bạn 

Chúng ta cần phải hiểu rằng trí nhớ con người là có hạn. Bộ não người bình thường chắc chắn sẽ không thể nào tập trung vào việc gì đó quá lâu. Vì thế để đảm bảo bạn có thể sử dụng tối ưu quỹ thời gian của mình chất lượng hơn, hãy tham khảo những phương pháp được chuyên gia khuyên dùng dưới đây:

3.1. Getting Things Done - David Allen

Đây là một phương pháp lần đầu tiên được ra mắt vào đầu năm 2001 trong một cuốn sách cùng tên. David đã chỉ ra trong phương pháp này những cách để có thể quản lý hiệu quả công việc của bản thân, đồng thời giúp bạn làm chủ thời gian. Chỉ với 5 bước cơ bản như sau: Ghi lại/ Làm rõ/ Sắp xếp/ Thực hiện/ Tổng kết - Duyệt lại, bạn sẽ bất ngờ về hiệu quả công việc mà bản thân thực hiện được và hầu như khả năng trễ deadline sẽ giảm đáng kể.

3.2. Phương Pháp Pomodoro - Francesco Cirillo

Cũng là một phương pháp được nghiên cứu để giúp bạn quản lý và điều chỉnh thời gian làm việc của mình tốt hơn. Với cơ chế của Pomodoro: kết hợp giữa thời gian hoạt động xen lẫn khoảng thời gian nghỉ. Cũng chỉ trải qua 5 bước thực hiện  đơn giản như: Liệt kê to do list theo ngày hoặc tuần; đặt mốc thời gian làm việc, thông thường là làm việc trong 25 phút; nghỉ ngơi 5 phút; với khoảng 4 lần nghỉ ngắn bạn sẽ có 10 phút nghỉ.

>>>>> Chỗ ngồi làm việc linh hoạt theo ngày giá ưu đãi

Vận dụng các phương pháp giúp ghi chú công việc và sắp xếp trình tự công việc hợp lý.

3.3. Phương pháp Bullet Journal - Ryder Carroll

Phương pháp này giúp chúng ta tập trung vào việc ghi chép hoặc phác họa khung thời gian, các công việc thông qua việc tóm tắt bằng những câu ngắn gọn và chú thích hình ảnh thú vị theo cách sáng tạo riêng của mỗi người. Hiện nay phương pháp Bullet Journal đã được rất nhiều bạn trẻ áp dụng bởi nó kích thích trí não phát triển toàn diện.

4. Kỹ năng quản lý & sắp xếp công việc

Bên cạnh khả năng quản lý thời gian, đây là một kỹ năng mềm quyết định sự thành công của công việc mà các freelancer cần có. Nếu bạn là 1 người làm việc tự do  fulltime, khả năng bạn nhận được nhiều dự án cùng một lúc. Nếu trang bị kỹ năng quản lý công việc thì Arental đảm bảo bạn có thể hoàn thành tất cả các jobs đúng deadline. Thời đại công nghệ số luôn biết cách khiến mọi thứ trở nên đơn giản hơn với những tools được thiết kế để hỗ trợ người dùng quản lý công việc dễ dàng và chắc chắn không một tasks nào bị bỏ sót. Bạn có thể tham khảo những tools mà Arental chia sẻ dưới đây:

4.1. Trello

Trello là phần mềm được xây dựng để quản lý các dự án dựa theo phương pháp Kanban. Trello là bảng thông tin với giao diện trực quan hoá. Thiết kế và cách sử dụng kéo & thả đơn giản, giúp bạn có thể dễ dàng phân chia, theo dõi kế hoạch công việc. Giao diện chính trên Trello như những tờ giấy note được dán trên màn hình máy tính. Thế nên, bất kỳ ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng sử dụng.

Sử dụng các phần mềm hoặc chương trình lưu trữ trực tuyến tiện lợi cho việc phân bổ phần việc mỗi ngày.

4.2. Asana

Asana là phần mềm cơ bản giúp quản lý, theo dõi thời gian & nguồn lực của dự án, công việc. Bạn có thể xem tổng quan các chi tiết công việc hoặc theo dõi linh hoạt thông qua bảng To-do-list / Kanaban... Phần mềm Asana đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý khi phải kiểm soát khối lượng lớn công việc.

Có khá nhiều tác động xung quanh ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ rất khó để có thể đạt năng suất công việc tối đa trong một ngày.