Hot Desking Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Lưu Ý Quan Trọng Khi Thuê

Hot desking là gì mà lại được freelancers và startup quan tâm lựa chọn thay vì thuê riêng một không gian văn phòng cố định? Với ưu thế về mặt chi phí, tính linh hoạt của mình, liệu chỗ ngồi linh hoạt có phải sự lựa chọn tối ưu khi so sánh với dedicated desk hay không? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu chi tiết về tiện ích, ưu nhược điểm và 6 lưu ý trọng điểm trước khi thuê hot desking nhé!

Hot Desking Là Gì?

Hot desking hay chỗ ngồi linh hoạt, là một loại hình của Coworking space, cho phép người dùng không cố định vị trí làm việc mà có thể tự do chọn bất kỳ bàn làm việc nào còn trống tại không gian chung. Chi phí thuê sẽ được tính theo thời gian thực tế sử dụng (theo ngày hoặc theo giờ).

Hot desking giúp người sử dụng có thể trải nghiệm nhiều không gian làm việc khác nhau, mang lại nguồn cảm hứng mới mẻ cho công việc. Đồng thời, khi làm việc chung cùng các nhân sự, công ty từ đa dạng lĩnh vực hoạt động cũng tạo cơ hội cho mọi người mở rộng mạng lưới kết nối của mình.

Tiện Ích Của Hot Desking Cung Cấp

Hot desking không chỉ cung cấp không gian làm việc linh hoạt mà còn đi kèm với nhiều tiện ích hỗ trợ công việc hiệu quả. Dưới đây là 8 tiện ích nổi bật mà mô hình này mang lại:

1. Bàn ghế làm việc và tủ lưu trữ: cung cấp các bàn làm việc hiện đại, thoải mái cùng tủ lưu trữ để bảo quản tài liệu, đồ dùng cá nhân.      

2. Ổ cắm và wifi tốc độ cao: mỗi hot desking đều được trang bị ổ cắm điện, giúp sạc laptop, điện thoại thuận tiện. Không gian được phủ sóng wifi tốc độ cao, đảm bảo kết nối liên tục với các công cụ làm việc trực tuyến, hội họp.

3. In ấn: các dịch vụ văn phòng như máy in, scan và photocopy đều có sẵn giúp công việc thuận tiện, tiết kiệm thời gian không phải di chuyển ra bên ngoài.

4. Phòng họp thuê theo giờ nếu cần: khi có nhu cầu họp nhóm hoặc gặp gỡ khách hàng, khách thuê có thể sử dụng phòng họp riêng biệt, hiện đại, đặt trước linh hoạt theo giờ.

5. Pantry văn phòng: Nhiều đơn vị cung cấp khu vực pantry chung với đồ uống, cà phê, snack nhẹ, là nơi lý tưởng để thư giãn, trò chuyện, tạo sự kết nối giữa các thành viên trong không gian.

6. Lễ tân: Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ tiếp đón khách, nhận và gửi thư từ, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên.

7. Dịch vụ vệ sinh: không gian làm việc luôn được giữ sạch sẽ với dịch vụ dọn dẹp định kỳ giúp nâng cao chất lượng môi trường làm việc.

8. Khu vực gửi xe: Hầu hết các địa điểm hot desking đều bố trí bãi đậu xe riêng biệt cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cho tài sản cá nhân.

Danh sách tiện ích này có thể thay đổi tùy theo đơn vị cung cấp dịch vụ hot desking. Để biết thêm chi tiết về các gói dịch vụ và chi phí, bạn có thể tham khảo báo giá văn phòng chia sẻ HCM tại Arental Vietnam.

Ưu Điểm Thuê Chỗ Ngồi Linh Hoạt

Arental Vietnam sẽ phân tích lợi ích của dịch vụ thuê hot desking dưới góc nhìn của doanh nghiệp và cá nhân. Chi tiết như sau: 

Hot Desking Đối Với Doanh Nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Khách hàng không cần đầu tư vào các khoản chi phí cố định như thuê văn phòng riêng, mua sắm bàn ghế, trang thiết bị văn phòng (máy in, máy scan, tủ hồ sơ...). Ví dụ: Nhóm freelancer 4 người làm dự án marketing ngắn hạn. Thay vì thuê văn phòng riêng tốn 7-10 triệu/tháng, họ chọn hot desking với chi phí khoảng 250.000 VND/người/ngày.

• Giao Lưu Và Hợp Tác: Môi trường hot desking tạo ra cơ hội giao lưu, học hỏi và mở rộng quan hệ giữa các khách hàng. Nhờ đó, thúc đẩy khả năng sáng tạo, phát huy nhiều ý tưởng mới mẻ. Ví dụ: Chị Lan - freelancer marketing khi thuê hot desking đã quen một nhóm lập trình viên, từ đó hai bên hợp tác phát triển dự án app thương mại điện tử, mở ra hướng đi mới cho công việc của chị.

• Dễ dàng nâng cấp mở rộng: hot desking cho phép doanh nghiệp linh hoạt thay đổi không gian làm việc tùy thuộc vào nhu cầu và số lượng nhân sự tương ứng. Ví dụ thực tế: Một công ty Startup giai đoạn thử nghiệm sản phẩm chỉ cần 3 chỗ ngồi. Khi mở rộng dự án, họ có thể nhanh chóng tăng lên 5-6 chỗ mà không mất thời gian điều chỉnh hợp đồng hay setup lại không gian.

• Trẻ hóa nhân sự: Mô hình thuê chỗ ngồi linh hoạt phù hợp với xu thế phát triển kinh tế hiện nay, chính sự thuận tiện và hiện đại ấy là tiền đề thu hút các nhân sự trẻ tài năng, nhiệt huyết và bản lĩnh. 

• Thúc đẩy văn hóa làm việc Hybrid: Xu hướng này thật sự bùng nổ sau đại dịch COVID 19, được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp SMEs, Tập Đoàn đa quốc gia trên toàn cầu nhằm tối ưu hóa trải nghiệm làm việc của nhân viên mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi linh hoạt cho các nhân sự chủ chốt, đây được xem như một phần phúc lợi cho sự công nhận những nỗ lực của họ.

>> Gợi ý thêm khảo thêm: Báo giá chi tiết dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ Quận 2 

Hot Desking Đối Với Cá Nhân Và Nhóm Freelancer

• Tiện ích đa dạng: Thay vì lựa chọn quán cà phê thiếu thốn thiết bị văn phòng, hạn chế tiện ích và bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn thì chỗ ngồi linh hoạt là giải pháp hoàn hảo. Hot desking đi kèm nhiều tiện ích hỗ trợ như wifi tốc độ cao, máy in, phòng họp, pantry, lễ tân, dịch vụ dọn dẹp… 

• Không ràng buộc hợp đồng: Thuê chỗ ngồi linh hoạt theo phương thức tính theo giờ / ngày / tháng dễ dàng tiếp cận với đa dạng tệp khách hàng như Freelancer, sinh viên. Ví dụ: các nhóm freelancer cần không gian văn phòng để thực hiện các dự án ngắn hạn thì có thể chọn văn phòng chia sẻ loại hình chỗ ngồi linh hoạt. 

• Cải thiện năng suất: Chỗ ngồi linh hoạt giải quyết tốt bài toán tiện ích, trang thiết thị và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, điều mà hiếm các quán cà phê có thể đáp ứng được. Tiền đề để khơi gợi nguồn năng lượng và cảm hứng sáng tạo của các nhóm khách hàng freelancer hay cá nhân. 

• Mở rộng mạng lưới quan hệ: làm việc chung trong không gian văn phòng chia sẻ, bạn sẽ gặp được rất nhiều khách hàng khác đến từ nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Hãy tận dụng cơ hội ấy để kết bạn, học hỏi, mở mang kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau để cùng phát triển nhé! 

Tham khảo thêm về văn phòng chia sẻ là gì để hiểu được vì sao loại hình này đang ngày càng phổ biến trên thế giới nhé! 

Nhược Điểm Mô Hình Hot Desking

Bên cạnh các lợi ích dành cho cá nhân và doanh nghiệp, loại hình hot desking cũng tồn động 4 hạn chế nhất định. Arental Vietnam sẽ liệt kê chi tiết kèm giải pháp, cụ thể như sau: 

1. Hạn chế về sự riêng tư: Do làm việc trong không gian mở, hot desking có thể khiến nhân viên thiếu không gian riêng tư, khó tập trung hoặc gặp khó khăn khi xử lý công việc cần bảo mật. Quý khách hàng có thể sử dụng vách ngăn di động, tai nghe chống ồn hoặc thuê phòng họp riêng khi cần. 

2. Khó quản lý tài liệu và đồ dùng cá nhân: Việc di chuyển liên tục khiến bạn khó lưu trữ tài liệu hoặc đồ dùng cá nhân một cách tiện lợi. Nếu phải xử lý nhiều tài liệu trong thời gian ngắn, hãy cân nhắc chọn chỗ ngồi cố định (dedicated desk) thay vì hot desking để thuận tiện hơn.

3. Tính khả dụng của chỗ ngồi: Vào những thời điểm đông khách, có thể không còn bàn trống, gây bất tiện cho người sử dụng. Vì vậy, quý khách hàng có thể đặt chỗ trước từ 2-3 ngày, hoặc tìm thêm các coworking space HCM giá rẻ để có thêm sự lựa chọn dự phòng.

4. Chất lượng trang thiết bị văn phòng: Vì là không gian chung, được thuê bởi rất nhiều khách hàng nên “tuổi thọ” của các trang thiết bị có thể phần nào hao hụt. Trước khi thuê hot desking, bạn nên khảo sát kỹ không gian coworking để đánh giá tổng thể chất lượng môi trường làm việc, tòa nhà và các tiện ích cơ bản. 

Khách Hàng Nào Sẽ Phù Hợp Thuê Hot Desking?

Hiểu rõ hot desking là gì và ai phù hợp với loại hình này sẽ giúp cá nhân và tổ chức chọn được không gian làm việc hiệu quả. Theo kinh nghiệm của Arental Vietnam, hot desking đặc biệt phù hợp với 4 nhóm khách hàng sau:

1. Freelancers / Người làm việc từ xa: Những cá nhân làm việc tự do hoặc remote thường muốn thay đổi không gian làm việc và chỉ sử dụng khi cần. Hot desking giúp họ có chỗ ngồi chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, không ràng buộc hợp đồng dài hạn. Ví dụ như nhà văn, designer, content creator thường dùng mô hình này để đổi không gian làm việc, giúp kích thích sáng tạo.

2. Sinh viên đại học, cao học: Nhóm sinh viên cần không gian yên tĩnh để học tập, nghiên cứu và làm bài tập. Hot desking đáp ứng nhu cầu này bằng việc cung cấp môi trường làm việc linh hoạt, giúp họ tránh bị xao nhãng khi học ở nhà hay quán cà phê và trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng hỗ trợ. 

3. Nhân viên thường xuyên đi công tác: Những nhân viên di chuyển nhiều nơi vẫn cần chỗ làm việc tạm thời để xử lý công việc giấy tờ và tập trung khi cần thiết. Hot desking cung cấp chỗ ngồi linh hoạt tại nhiều địa điểm, giúp họ duy trì hiệu suất làm việc mà không phải tìm không gian công cộng như quán cà phê.

4. Nhóm nhận dự án ngắn hạn: Các nhóm làm việc theo dự án có thời hạn ngắn thường cần không gian đầy đủ tiện ích như bàn ghế, internet và phòng họp để thuận tiện trao đổi và phối hợp công việc. Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc giá rẻ giúp họ dễ dàng thuê không gian chuyên nghiệp mà không cần ký hợp đồng dài hạn, tiết kiệm chi phí và tập trung tối đa trong suốt thời gian dự án.

Những Lưu Ý Quan Trọng Trước Khi Thuê Hot Desking

Để tận dụng tối đa lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt và đảm bảo trải nghiệm làm việc hiệu quả, bạn nên lưu ý 5 điểm sau:

1. Tôn trọng không gian chung: hãy giữ gìn vệ sinh và sắp xếp gọn gàng hot desking sau khi sử dụng. Điều này giúp duy trì môi trường sạch sẽ và tạo sự thoải mái cho những người sử dụng tiếp theo.

2. Bảo vệ tài sản cá nhân: vì là không gian mở nên bạn cần chủ động bảo quản tài sản cá nhân như laptop, điện thoại, ví tiền,... Nếu nơi làm việc có cung cấp tủ khóa hoặc các giải pháp bảo mật, đừng ngần ngại sử dụng để yên tâm làm việc mà không lo thất lạc.

3. Tuân thủ quy định của coworking space: mỗi hot desking đều có các quy định riêng về giờ hoạt động, chính sách đặt chỗ và sử dụng tiện ích. Việc tuân thủ những quy định này giúp duy trì trật tự và đảm bảo quyền lợi cho tất cả mọi người.

4. Giao tiếp và ứng xử: trong môi trường làm việc chung, việc giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác là rất quan trọng. Hạn chế tiếng ồn, hãy sử dụng tai nghe khi nghe nhạc hoặc tham gia cuộc gọi và tôn trọng không gian riêng tư của người khác.

5. Chuẩn bị các vật dụng cá nhân cần thiết: mang theo các vật dụng cá nhân như dây sạc, tai nghe, hoặc các thiết bị hỗ trợ công việc khác, vì không phải lúc nào không gian làm việc cũng cung cấp đầy đủ hoặc tương thích với thiết bị của bạn.

Việc tuân thủ 5 lưu ý trên không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn góp phần xây dựng một cộng đồng coworking chuyên nghiệp, năng động và thân thiện. Nếu bạn thường xuyên làm việc khu vực phía Nam Sài Gòn, thì dịch vụ văn phòng chia sẻ Quận 7 có thể là một lựa chọn địa điểm thuận tiện cho bạ

So Sánh Sự Khác Nhau Giữa Hot Desking Và Dedicated Desk

Vậy Hot desking này có gì khác biệt với dedicated desk? Cùng Arental Vietnam làm rõ điều này qua 8 tiêu chí quan trọng trong bảng bên dưới để quý khách hàng có thể tối ưu sự lựa chọn của mình hơn nhé:

Kinh Nghiệm Lựa Chọn Hot Desking Chất Lượng

Khi lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt, có 6 yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và tối ưu hóa hiệu quả làm việc:

1. Vị trí: hãy ưu tiên những địa điểm cho thuê hot desking gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di chuyển ví dụ như văn phòng chia sẻ Quận 1 và có các tiện ích xung quanh như quán ăn, cà phê, ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian, tạo thuận tiện cho các cuộc gặp gỡ đối tác và khách hàng.

2. Chi phí: hãy xác định rõ ngân sách dự kiến và so sánh kỹ các gói dịch vụ giữa các đơn vị cung cấp. Đừng quên kiểm tra các khoản chi phí ẩn như phí tiện ích bổ sung, phí giữ xe, phí dịch vụ,... để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

3. Môi trường làm việc: ưu tiên những không gian có thiết kế hiện đại, ánh sáng tự nhiên, khu vực yên tĩnh, đồng thời có cộng đồng làm việc tích cực để tạo cảm hứng và nâng cao hiệu suất. Bên cạnh đó, việc lựa chọn chỗ ngồi làm việc phong thủy cũng là điều nhiều người quan tâm để tối ưu năng lượng và sự tập trung.

4. Tiện ích và dịch vụ: đảm bảo hot desking cung cấp đầy đủ các tiện ích cần thiết như bàn ghế làm việc, tủ lưu trữ, ổ cắm điện và wifi tốc độ cao, máy in, máy scan, máy photocopy, lễ tân hỗ trợ, dịch vụ dọn dẹp, khu vực gửi xe,...

5. Chính sách và quy định: trước khi quyết định, nên tìm hiểu kỹ các chính sách sử dụng như giờ hoạt động, quy định sử dụng tiện ích, các điều khoản về hủy, hoàn tiền hoặc đổi lịch để tránh những rắc rối phát sinh khi kế hoạch thay đổi.

6. Xem đánh giá và phản hồi: trước khi đăng ký sử dụng bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã trải nghiệm dịch vụ để có cái nhìn thực tế hơn. Một số cách hiệu quả để thu thập đánh giá: Google Reviews, Facebook, khảo sát thực tế,...

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn toàn diện về hot desking là gì, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu làm việc của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi, đi kèm dịch vụ đầy đủ và hỗ trợ tận tâm, Arental Vietnam luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay hotline 0987 260 333 để được tư vấn và trải nghiệm thực tế nhé!