Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Hướng Dẫn 2 Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Tra cứu hóa đơn điện tử là nhu cầu thường xuyên của doanh nghiệp trong quá trình giao dịch và quản lý thuế. Vậy hóa đơn điện tử là gì, cách tra cứu như thế nào, và những điều kiện nào để được công nhận hợp pháp? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết.

Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Ngoài khái niệm, pháp luật cũng quy định rõ các loại hóa đơn điện tử căn cứ theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

• Hóa đơn bán hàng

• Hóa đơn xuất khẩu

• Hóa đơn, chứng từ điện tử khác: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu cước vận tải, dịch vụ ngân hàng…

2 Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Hiện Nay

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp, kế toán và người mua hạn chế rủi ro dùng phải hóa đơn giả, đồng thời xác nhận hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận. Hiện nay, có 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến:

Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Qua Tổng Cục Thuế

Để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác, bạn chỉ cần làm theo 3 bước sau:

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết để tra cứu, bao gồm:

• Mã số thuế của đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ (nếu không nhớ, bạn có thể tra cứu mã số doanh nghiệp trước). Xem chi tiết: mã số thuế là gì.

• Mẫu số hóa đơn.

• Ký hiệu hóa đơn.

• Số hóa đơn.

• Mã xác thực do hệ thống cung cấp.

Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm”. Kết quả trả về sẽ hiển thị ngay trên màn hình với các dữ liệu chính như: tên người bán, địa chỉ, tình trạng hoạt động và cơ quan thuế đang quản lý.

Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Trên Trang Hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử

Để tra cứu hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, bạn có thể thao tác theo 4 bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website hệ thống hóa đơn điện tử và đăng nhập bằng tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Vào mục “Tra cứu”, sau đó chọn tiếp “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”, rồi nhập các thông tin cần thiết như:

• Mã số thuế của người bán

• Loại hóa đơn

• Ký hiệu hóa đơn

• Số hóa đơn

Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”. Kết quả trả về sẽ hiển thị thông tin chi tiết cả hóa đơn bán ra và mua vào, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tin bao gồm: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, nội dung hóa đơn, tổng tiền trước thuế và tổng tiền thuế.

Điều Kiện Để Hóa Đơn Điện Tử Được Công Nhận Hợp Pháp

Để một hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận hợp pháp, cần đáp ứng đồng thời các điều kiện bắt buộc sau:

• Đủ nội dung và định dạng theo quy định: Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc (tên, MST bên bán – bên mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, thuế, chữ ký số,...), định dạng theo chuẩn dữ liệu XML do Tổng cục Thuế quy định.

• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin: Dữ liệu trên hóa đơn không được phép bị chỉnh sửa trong suốt quá trình khởi tạo, trao đổi và lưu trữ (ngoại trừ thay đổi định dạng hiển thị). Đây là nguyên tắc then chốt để bảo mật và xác thực thông tin.

• Có mã của cơ quan thuế hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế:

  • Với HĐĐT có mã: hệ thống của cơ quan thuế phải cấp mã và mã này phải hiển thị trực tiếp trên hóa đơn.

  • Với HĐĐT không mã: người bán phải gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế đúng thời hạn, thông qua phương thức truyền đầy đủ hoặc bảng tổng hợp, thì hóa đơn mới được tra cứu và chấp nhận.

• Có ký số hợp lệ: Hóa đơn bắt buộc phải được ký bằng chữ ký số của người bán (và cả người mua trong một số trường hợp đặc thù). Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số hợp pháp.

• Lập và gửi đúng thời điểm: Hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nếu lập muộn hoặc sai thời điểm, doanh nghiệp cần có văn bản điều chỉnh kèm theo theo quy định.

Lưu ý, nếu thiếu một trong các điều kiện trên, hóa đơn điện tử sẽ bị coi là không hợp pháp, đồng nghĩa doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế và bị xử phạt khi sử dụng hóa đơn.

Thủ Tục Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Trước khi chính thức phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT), doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với cơ quan thuế thông qua tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc nộp gián tiếp qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 

Quy trình chuẩn gồm 4 bước dưới đây: 

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số

Doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp lệ (USB token hoặc HSM) để ký và phát hành hóa đơn. Đây là điều kiện tiên quyết.

Bước 2: Lập tờ khai đăng ký/thay đổi sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Trên tờ khai, doanh nghiệp khai báo loại hóa đơn sử dụng (có mã hoặc không mã), phương thức gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, cùng các thông tin cơ bản khác. Hiện nay toàn bộ tờ khai đều nộp trực tuyến.

Bước 3: Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Tổng cục Thuế

Đăng nhập tài khoản thuế điện tử tại hoadondientu.gdt.gov.vn để gửi tờ khai đăng ký. Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả trên hệ thống.

Bước 4: Phát hành hóa đơn theo loại đã đăng ký

Khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử. Nếu chọn hình thức kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải phối hợp để kiểm thử hệ thống trước khi chính thức vận hành.

Lưu ý quan trọng: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), một số quy định và biểu mẫu liên quan đến đăng ký HĐĐT đã được cập nhật. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phiên bản mới nhất để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

Cách Lập Và Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Chuẩn bị trước khi lập hóa đơn: Doanh nghiệp cần có:

• Phần mềm hoặc hệ thống phát hành HĐĐT (có thể sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp như MISA, Viettel, VNPT... hoặc tự xây dựng hệ thống kết nối với Tổng cục Thuế). 

• Thông tin người mua phải đầy đủ, chính xác, gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). 

4 bước lập hóa đơn điện tử:

Bước 1: Tạo hóa đơn mới

Chọn mẫu hóa đơn đã đăng ký, nhập đầy đủ thông tin cần thiết: ngày phát hành, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất…

Bước 2: Kiểm tra và duyệt nội bộ

Đảm bảo thông tin chính xác, tránh sai sót trước khi phát hành chính thức.

Bước 3: Ký số và phát hành

• Với hóa đơn có mã: gửi yêu cầu cấp mã, nhận mã từ cơ quan thuế rồi hoàn tất phát hành.

• Với hóa đơn không có mã: doanh nghiệp ký số và phát hành trực tiếp trên hệ thống, đồng thời đảm bảo việc truyền dữ liệu cho cơ quan thuế đúng thời hạn.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ

Hóa đơn có thể được gửi qua email dưới dạng file PDF/XML hoặc link tra cứu. Đồng thời, dữ liệu phải được gửi lên cơ quan thuế (ngay hoặc theo bảng tổng hợp định kỳ với hóa đơn không mã) và lưu trữ an toàn theo quy định.

Kiểm tra sau phát hành:

Doanh nghiệp cần mở file PDF/XML để đối chiếu, thử đường link tra cứu, xác nhận email gửi cho khách hàng. Với những giao dịch giá trị lớn, nên kiểm tra chéo trực tiếp trên cổng thông tin Thuế.

Xử Lý Các Tình Huống Sai Sót Với Hóa Đơn Điện Tử

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã có thay đổi lớn: quy định “hủy hóa đơn lập sai” chính thức bị bãi bỏ, thay vào đó tập trung vào hai phương thức là “điều chỉnh” hoặc “thay thế”. Theo đó, các nguyên tắc xử lý sai sót sẽ được thực hiện như sau:

• Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để tăng/giảm giá trị hoặc sửa lại các thông tin sai.

• Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn thay thế. Trên hóa đơn mới cần ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” để đảm bảo tính minh bạch.

Điểm mới đáng chú ý: Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng và cùng một người mua, kèm theo bảng kê 01/BK-ĐCTT. Quy định này giúp giảm tải thủ tục, đồng thời thuận tiện hơn trong công tác kế toán và quản lý hóa đơn.

Câu Hỏi Liên Quan

Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp không?

Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh (thuộc diện sử dụng hóa đơn) đều bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tương tự như chứng từ kế toán khác.

Doanh nghiệp ngừng kinh doanh thì hóa đơn điện tử đã phát hành có còn hiệu lực không?

Có. Hóa đơn điện tử đã phát hành trước thời điểm ngừng kinh doanh vẫn hợp pháp và có giá trị sử dụng bình thường.

Hóa đơn điện tử có thể lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ được không?

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn bằng tiếng Việt, hoặc song ngữ (Việt – Anh) để phục vụ giao dịch quốc tế, miễn vẫn đảm bảo nội dung bắt buộc theo quy định.

Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình đăng ký, lập và xử lý sai sót sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, từ 2025 với nhiều điểm mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để sử dụng đúng quy định. Hãy luôn chủ động tra cứu hóa đơn điện tử để kiểm chứng tính hợp pháp và đảm bảo quyền lợi trong mọi giao dịch. Theo dõi Arental Vietnam để cập nhật nhiều thông tin hữu ích.