Mẫu Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hướng Dẫn Chi Tiết

Thiết lập mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là yếu tố then chốt giúp đảm bảo vận hành ổn định và an ninh tại nơi làm việc. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về nội quy quản lý tòa nhà, kèm theo mẫu nội quy tham khảo và hướng dẫn xây dựng hiệu quả. Mời bạn cùng khám phá ngay!

Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Là Gì?

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là hệ thống các quy định và nguyên tắc được thiết lập nhằm đảm bảo an toàn, trật tự và hiệu quả trong việc vận hành tòa nhà. Mục tiêu của hệ thống này là kiểm soát tốt các hoạt động liên quan đến an ninh, vệ sinh, bảo trì và các dịch vụ quản lý. Tất cả các cá nhân, tổ chức tham gia sử dụng quản lý hoặc có liên quan đến toà nhà buộc phải tuân thủ những quy chế này.

11 quy định thường gặp trong nội quy quản lý tòa nhà văn phòng, gồm:

• Thời gian làm việc.

• Lưu ý chung về tác phong.

• Quản lý tài sản.

• Nội quy về sửa chữa, lắp đặt, bảo trì.

• Các hành vi bị cấm trong tòa nhà. 

• Quy định về trật tự và an ninh.

• Vệ sinh và mỹ quan.

• Dịch vụ quản lý.

• Quy định về ngăn ngừa sự cố.

• Quy định về sử dụng mặt bằng.

• Quy định về phí dịch vụ.

Mẫu Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Đầy Đủ

Một nội quy quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả phải bao gồm những quy định rõ ràng, chi tiết nhằm đảm bảo sự vận hành trơn tru và an toàn cho tất cả các bên. Dưới đây là những quy định quan trọng thường được áp dụng trong các tòa nhà văn phòng hiện nay:

Quy Định Chung

1. Phạm vi áp dụng

Nội quy áp dụng cho tất cả cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động tòa nhà văn phòng, bao gồm: chủ đầu tư, ban quản trị, đơn vị quản lý, chủ sở hữu và người sử dụng văn phòng (kể cả thừa kế, chuyển nhượng).

2. Quy định chung đối với cán bộ nhân viên làm việc tại Tòa nhà văn phòng

• Đeo thẻ trong giờ làm việc, đăng ký với bảo vệ khi ra vào ngoài giờ.

• Giữ vệ sinh, sắp xếp gọn gàng tài liệu và thiết bị.

• Sử dụng tài sản, khu vực chung đúng mục đích và đăng ký khi cần vận chuyển hay tổ chức hoạt động.

• Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và báo ngay sự cố liên quan tài sản chung.

Các nội quy xây dựng cần phải tuân thủ nguyên tắc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng để đảm bảo sự hiệu quả, an toàn trong quá trình sử dụng.

Thời Gian Làm Việc

• Giờ làm việc từ 8:00 đến 18:00 (Thứ Hai - Thứ Sáu) và từ 8:00 đến 12:00 (Thứ Bảy).

• Việc làm việc ngoài giờ cần đăng ký trước với ban quản lý để đảm bảo an ninh và dịch vụ hỗ trợ.

Quy Định Vấn Đề Vệ Sinh Môi Trường

• Mọi người có trách nhiệm giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng.

• Rác thải phải được phân loại đúng quy định: rác sinh hoạt, rác tái chế và rác nguy hại.

• Khu vực chung như hành lang, nhà vệ sinh, phòng chờ phải luôn sạch sẽ, không cản trở lối đi.

• Các đơn vị thuê chịu trách nhiệm giữ vệ sinh không gian riêng của mình.

• Nghiêm cấm đổ nước thải, hóa chất không đúng nơi quy định gây ô nhiễm.

• Không xả rác, để vật dụng cá nhân tại lối đi chung hoặc thang bộ.

• Bảo vệ cây xanh, không hái hoa, bẻ cành hay làm hư hại cảnh quan.

An Ninh Trật Tự

• Nhân viên phải mang thẻ ra vào và xuất trình khi được yêu cầu.

• Người không có nhiệm vụ không được vào khu vực không thuộc quyền quản lý.

• Cấm các hành vi gây rối, ẩu đả hoặc phá hoại tài sản; vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo pháp luật.

• Cấm mang theo vật dụng nguy hiểm như vũ khí, chất dễ cháy nổ vào tòa nhà.

• Các thiết bị an ninh (camera, cửa từ) phải được bảo quản, không được tự ý di chuyển hoặc làm hư hỏng.

• Khi có tình huống khẩn cấp, nhân viên phải tuân theo hướng dẫn sơ tán của đội an ninh và ban quản lý.

Nội Quy Về Tác Phong, Ý Thức

• Nhân viên ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với văn hóa tòa nhà.

• Giữ tác phong làm việc chuyên nghiệp, tránh gây ồn ào, phiền nhiễu.

• Tự giác giữ gìn vệ sinh, trật tự và có thái độ hợp tác trong công việc.

• Cấm hút thuốc, ăn uống tại các khu vực cấm như hành lang, thang máy.

• Tắt các thiết bị điện, đèn khi không sử dụng để tiết kiệm năng lượng.

• Hạn chế sử dụng điện thoại hoặc thiết bị cá nhân với âm lượng lớn trong không gian chung.

Quy Định Quản Lý Tài Sản

• Không tự ý di chuyển, thay đổi hoặc sử dụng tài sản chung cho mục đích cá nhân khi chưa được phép.

• Báo ngay cho ban quản lý khi phát hiện hư hỏng, mất mát hoặc sự cố liên quan đến tài sản chung.

• Tài sản cá nhân phải để trong tủ khóa, ban quản lý không chịu trách nhiệm về mất mát tài sản riêng.

• Không để tài sản chung cản trở lối đi hoặc khu vực thoát hiểm.

• Sử dụng tài sản chung đúng mục đích và theo hướng dẫn để tránh hư hỏng.

• Không tự ý sửa chữa tài sản chung, liên hệ ban quản lý để được hỗ trợ.

Quy Định Các Hành Vi Bị Cấm Trong Tòa Nhà

• Cấm mua bán, tàng trữ, sử dụng chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ, và các chất độc hại.

• Cấm các hoạt động mại dâm, cờ bạc, và các hành vi trái pháp luật dưới mọi hình thức.

• Cấm tổ chức kinh doanh, buôn bán trái phép trong khu vực tòa nhà.

• Cấm sử dụng đồ uống có cồn, trừ trường hợp được phép trong các sự kiện có phê duyệt.

Nội Quy Sử Dụng Thang Máy

• Không chen lấn, xô đẩy khi chờ thang máy.

• Tuân thủ giới hạn trọng tải để đảm bảo an toàn.

• Giữ bình tĩnh và báo ngay cho ban quản lý hoặc bảo vệ khi có sự cố.

• Không nhấn nút liên tục hoặc cố ý gây gián đoạn hoạt động thang máy.

• Tuyệt đối không sử dụng thang máy trong trường hợp cháy nổ hoặc tình huống khẩn cấp.

Nội Quy Khi Sử Dụng Tiện Ích Của Tòa Nhà

• Tiện ích chung chỉ dành cho nhân viên tòa nhà; khách phải đăng ký trước khi sử dụng.

• Sử dụng đúng mục đích, không làm hư hại hoặc ảnh hưởng đến người khác.

• Giữ gìn vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ sau khi sử dụng.

• Không mang vật nuôi vào khu vực tiện ích trừ khi được phép.

• Không sử dụng tiện ích khi say xỉn hoặc mất kiểm soát hành vi.

Quy Định Về Gửi Xe Và Sử Dụng Hầm Xe

• Nhân viên phải đăng ký thẻ xe với ban quản lý để được sử dụng hầm gửi xe.

• Đỗ xe gọn gàng đúng vị trí quy định, không cản trở lối đi hoặc phương tiện khác.

• Thẻ xe là tài sản cá nhân, không được chia sẻ hoặc cho mượn.

• Cấm sửa chữa phương tiện trong hầm để tránh rủi ro cháy nổ.

• Giữ vệ sinh khu vực, không xả rác hoặc làm rơi dầu nhớt.

• Chủ xe chịu trách nhiệm bảo quản tài sản cá nhân.

Nội Quy Khi Lắp Đặt, Bảo Trì Và Sửa Chữa

• Không được tự ý thay đổi kết cấu hoặc can thiệp vào hệ thống kỹ thuật của tòa nhà khi chưa được phép.

• Mọi hoạt động lắp đặt, bảo trì, sửa chữa phải đăng ký và được ban quản lý phê duyệt trước.

• Đơn vị thi công phải là nhà thầu được tòa nhà chấp thuận.

• Trong quá trình thi công, cần giữ vệ sinh khu vực, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị khác.

• Người thi công phải sử dụng đầy đủ thiết bị bảo hộ và tuân thủ quy định an toàn lao động.

• Khách thuê trọn gói phải thông báo ngay cho ban quản lý khi phát hiện hư hỏng để được hỗ trợ kịp thời.

Quy Định Về Tiếng Ồn

• Giữ âm lượng nói chuyện và điện thoại vừa phải, không làm phiền người khác.

• Hạn chế tiếng ồn từ 12h đến 13h để đảm bảo thời gian nghỉ trưa.

• Các hoạt động sửa chữa, thi công gây ồn phải thực hiện ngoài giờ làm việc chính hoặc có sự đồng ý của ban quản lý.

• Ưu tiên sử dụng tai nghe khi nghe nhạc hoặc xem video.

• Thông báo trước với ban quản lý khi tổ chức sự kiện có thể gây tiếng ồn lớn.

• Báo ngay cho ban quản lý nếu phát hiện tiếng ồn gây khó chịu trong tòa nhà.

Quy Định Về Kinh Doanh

• Đơn vị thuê phải đăng ký rõ loại hình kinh doanh với ban quản lý tòa nhà trước khi hoạt động.

• Hoạt động kinh doanh chỉ được phép diễn ra trong khung giờ làm việc quy định của tòa nhà.

• Đơn vị thuê phải cung cấp thông tin liên hệ và người phụ trách để thuận tiện phối hợp và xử lý sự cố

Nội Quy Về Thú Cưng

• Đơn vị thuê phải đăng ký với ban quản lý nếu có nuôi thú cưng trong văn phòng.

• Giới hạn số lượng thú cưng theo quy định để không ảnh hưởng không gian chung.

• Chủ thú cưng phải giữ vệ sinh, không để lại phân, rác thải trong khu vực tòa nhà.

• Thú cưng khi di chuyển trong khu vực chung phải được rọ mõm hoặc xích.

• Cấm để thú cưng gây ồn ào, ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị khác.

• Khi xảy ra sự cố liên quan thú cưng, đơn vị thuê phải báo ngay cho ban quản lý để xử lý.

Quy Định Đảm Bảo PCCC

• Các đơn vị thuê phối hợp với ban quản lý thực hiện kiểm tra định kỳ hệ thống PCCC và thiết bị chữa cháy.

• Tất cả nhân viên phải được đào tạo về an toàn PCCC và cách sử dụng thiết bị chữa cháy cơ bản.

• Các lối thoát hiểm và cửa thoát nạn phải luôn giữ thông thoáng, không bị vật cản.

• Cấm lưu trữ, sử dụng chất dễ cháy, nổ trong khu vực văn phòng và hầm gửi xe.

• Ngay khi phát hiện dấu hiệu cháy, khói hoặc sự cố liên quan, phải báo ngay cho ban quản lý và cơ quan chức năng.

• Các đơn vị thuê phải tham gia các buổi diễn tập PCCC định kỳ do ban quản lý tổ chức.

Quy Định Về An Toàn Lao Động

• Nhân viên phải sử dụng đầy đủ trang bị bảo hộ cá nhân như mũ bảo hiểm, găng tay, giày bảo hộ khi làm việc trong môi trường có nguy cơ cao.

• Đơn vị thuê có trách nhiệm tổ chức đào tạo an toàn lao động cho nhân viên, bao gồm quy định, quy trình làm việc an toàn và xử lý sự cố.

• Mọi tai nạn, sự cố lao động phải được báo ngay cho ban quản lý để xử lý kịp thời.

• Nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và hướng dẫn an toàn khi thực hiện công việc.

• Thiết bị, máy móc phải được kiểm tra định kỳ đảm bảo an toàn trước khi sử dụng.

Quy Định Về Việc Quản Lý Và Sử Dụng Chìa Khoá Dự Phòng

• Chìa khoá dự phòng được lưu giữ tại bộ phận quản lý tòa nhà và chỉ nhân viên được ủy quyền mới được phép truy cập.

• Mỗi lần mượn chìa khoá dự phòng phải đăng ký, ghi lại thời gian và người mượn trong sổ theo dõi.

• Chìa khoá dự phòng phải được trả lại ngay sau khi sử dụng.

• Cấm sao chép chìa khoá dự phòng mà không có sự đồng ý của ban quản lý.

• Nếu phát hiện chìa khoá dự phòng bị mất hoặc hư hỏng, phải báo ngay cho ban quản lý.

• Chìa khoá dự phòng chỉ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi có sự đồng ý của ban quản lý, tránh lạm dụng.

Quy Định Về Công Tác Bảo Vệ

• Bảo vệ không được uống bia, rượu hoặc làm nhiệm vụ khi không kiểm soát được hành vi.

• Cấm đánh bạc và làm việc riêng trong giờ làm nhiệm vụ.

• Bảo vệ phải mặc đồng phục đúng quy định, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp.

• Luôn lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng cán bộ, nhân viên và khách ra vào tòa nhà.

• Bình tĩnh, khéo léo xử lý mọi tình huống khẩn cấp như trộm cắp, lừa đảo, uy hiếp để đảm bảo an ninh.

Mẫu Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Tham Khảo

Để hỗ trợ quý khách hàng cùng các đơn vị quản lý trong việc xây dựng và triển khai nội quy quản lý tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả, Arental Vietnam giới thiệu mẫu nội quy tham khảo dưới đây.

Tải ngay mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng (mẫu song ngữ)

Lưu ý: Nội quy này mang tính chất tham khảo và có thể được điều chỉnh linh hoạt phù hợp với quy mô cũng như đặc thù riêng của từng tòa nhà văn phòng.

Mục Đích Của Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng

Để đảm bảo tòa nhà được quản lý và vận hành một cách hiệu quả, an toàn, đồng thời tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, nội quy quản lý tòa nhà được xây dựng với những mục đích chính sau đây:

• Đảm bảo an toàn, trật tự: Ngăn ngừa rủi ro về an ninh, phòng cháy chữa cháy và các sự cố khác, bảo vệ tài sản và con người trong tòa nhà.

• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Nâng cao ý thức và tác phong văn minh, thúc đẩy sự tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân và tổ chức cùng sử dụng không gian chung.

• Quản lý tài sản chung hiệu quả: Bảo vệ và duy trì cơ sở hạ tầng, thiết bị, tránh lãng phí và hư hại.

• Phân quyền và trách nhiệm rõ ràng: Xác định rõ quyền lợi, nghĩa vụ của chủ đầu tư, ban quản lý, người thuê và các bên liên quan, giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch.

• Góp phần đầu tư văn phòng cho thuê hiệu quả, nâng cao giá trị và uy tín cho tòa nhà.

Hướng Dẫn Xây Dựng Mẫu Nội Quy Chi Tiết Đảm Bảo Hiệu Quả

Để xây dựng một mẫu nội quy chi tiết và hiệu quả cho tòa nhà văn phòng, cần thực hiện một quy trình rõ ràng và có hệ thống. Cụ thể 6 bước như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của nội quy

Trước hết, hãy làm rõ mục đích xây dựng nội quy và xác định rõ đối tượng áp dụng, bao gồm: chủ đầu tư, ban quản lý, nhân viên, khách thuê và các bên liên quan khác. Nội quy cần phù hợp với quy mô và đặc thù của tòa nhà.

Bước 2: Thành lập đội soạn thảo

Tập hợp đại diện từ các bên liên quan như chủ đầu tư, ban quản lý, đội ngũ bảo vệ và đại diện khách thuê để đảm bảo nội dung nội quy đầy đủ, khách quan và khả thi.

Bước 3: Thu thập thông tin

Tham khảo các quy định pháp luật liên quan, nội quy các tòa nhà tương tự, tiêu chuẩn quốc tế về quản lý tòa nhà, cùng với khảo sát ý kiến thực tế từ người thuê và nhân viên vận hành.

Bước 4: Soạn thảo nội quy chi tiết

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh thuật ngữ phức tạp.

• Xây dựng cấu trúc logic, phân mục rõ ràng (quy định chung, an ninh, vệ sinh, sử dụng tài sản, phòng cháy chữa cháy, xử lý vi phạm...).

• Đảm bảo tính khả thi và công bằng cho tất cả các bên.

Bước 5: Phổ biến nội quy rộng rãi

Sau khi đã soạn thảo, ta cần phổ biến nội quy để đảm bảo mọi người đều nắm rõ và tuân thủ.

• Đăng tải và dán nội quy tại các vị trí dễ thấy trong tòa nhà.

• Tổ chức họp, đào tạo để giải thích, hướng dẫn thực hiện nội quy cho cư dân, khách thuê và nhân viên.

• Gửi bản nội quy qua email hoặc các kênh thông tin nội bộ.

Bước 6: Giám sát và cập nhật

• Giao trách nhiệm cho bộ phận cụ thể giám sát việc thực hiện nội quy.

• Thiết lập quy trình xử lý vi phạm minh bạch, công bằng.

• Định kỳ rà soát, cập nhật nội quy theo phản hồi và thay đổi thực tế.

Lưu Ý Khi Xây Dựng Mẫu Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng

Để đảm bảo nội quy quản lý tòa nhà văn phòng phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần lưu ý những nguyên tắc quan trọng sau đây.

Tiêu Chí Xây Dựng Nội Quy Chuẩn

• Nội quy cần rõ ràng, dễ hiểu, cụ thể và áp dụng được cho mọi đối tượng trong tòa nhà.

• Các quy định phải đảm bảo công bằng, không phân biệt giữa nhân viên, khách thuê hay khách ra vào.

• Nội dung bao gồm đầy đủ các quy định về an ninh, vệ sinh, quản lý tài sản chung và phòng cháy chữa cháy.

• Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý hiện hành về quản lý tòa nhà và an toàn lao động.

• Các quy tắc phải thống nhất và dễ áp dụng tại tất cả khu vực chung trong tòa nhà.

Lưu Ý Dành Cho Người Xây Dựng Nội Quy

• Người soạn thảo cần hiểu rõ cấu trúc và cách vận hành tòa nhà để đề xuất các điều khoản phù hợp.

• Tham khảo ý kiến từ ban quản lý, đội ngũ bảo vệ, cư dân và các bên liên quan để xây dựng nội quy thực tế, hợp lý.

• Phân tích các tình huống thường gặp để đưa ra quy định sát với thực tế vận hành.

• Tổ chức các buổi thảo luận hoặc đào tạo định kỳ để phổ biến, giúp mọi người nắm rõ và tuân thủ nội quy.

Đối với các chủ đầu tư và đơn vị cho thuê, tuân thủ đầy đủ điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng là một yêu cầu bắt buộc song song với nội quy quản lý.

Lưu Ý Về Việc Sửa Đổi Nội Quy

• Nội quy cần được rà soát định kỳ nhằm đảm bảo phù hợp và hiệu quả trong thực tế.

• Mọi sửa đổi phải được thông báo chính thức, rõ ràng tới tất cả các bên liên quan.

• Quy trình sửa đổi cần minh bạch, có sự đóng góp ý kiến từ cư dân, nhân viên và các bên quản lý.

• Việc chỉnh sửa nội quy dựa trên phản hồi thực tế và các tình huống phát sinh trong quá trình quản lý.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng có bắt buộc không?

Nội quy không chỉ bắt buộc mà còn cần thiết để duy trì trật tự, an ninh và đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên liên quan trong tòa nhà.

Ai là người chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện nội quy?

Thông thường, chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà phối hợp với các bên liên quan như đội ngũ bảo vệ, đơn vị vận hành và khách thuê để xây dựng và giám sát thực hiện nội quy.

Làm thế nào để nội quy phù hợp với đặc thù từng tòa nhà?

Nội quy cần được điều chỉnh linh hoạt dựa trên quy mô, loại hình và nhu cầu vận hành riêng biệt của từng tòa nhà, đồng thời tham khảo ý kiến đa chiều từ các bên liên quan.

Khi nào cần rà soát và cập nhật nội quy?

Nội quy nên được rà soát định kỳ, ít nhất mỗi năm một lần, hoặc khi có thay đổi về pháp luật và tình hình vận hành thực tế.

Xây dựng mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là bước nền tảng quan trọng để đảm bảo hoạt động an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả. Một nội quy được soạn thảo kỹ lưỡng không chỉ giúp duy trì trật tự, an ninh mà còn tạo môi trường làm việc văn minh, nâng cao giá trị và uy tín cho tòa nhà.

Arental Vietnam hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan và các bước thực tiễn để xây dựng nội quy phù hợp cho tòa nhà của mình. Nếu cần hỗ trợ tư vấn hoặc giải pháp thuê văn phòng tại TP.HCM, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hotline 0987260333 để được phục vụ tốt nhất!