Thủ Tục Giải Thể, Chấm Dứt Hoạt Động Văn Phòng Đại Diện

Giải thể văn phòng đại diện là thủ tục pháp lý cần thiết khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động tại một địa phương. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp, thủ tục giải thể mới nhất và các lưu ý quan trọng để giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng. Cùng xem ngay để nắm rõ toàn bộ quy trình và tránh những rủi ro không đáng có.

Các Trường Hợp Phải Giải Thể Văn Phòng Đại Diện

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp buộc phải chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

1. Công ty mẹ giải thể, dẫn đến việc văn phòng đại diện không còn cơ sở pháp lý để tiếp tục hoạt động.

2. Văn phòng đại diện hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục gia hạn.

3. Văn phòng đại diện bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc từ chối gia hạn.

4. Hoạt động của văn phòng đại diện không đúng với nội dung, phạm vi đã được cấp phép, vi phạm quy định pháp luật.

Ví dụ: Công ty A đã đăng ký văn phòng đại diện tại TPHCM để mở rộng thị trường. Tuy nhiên, do thay đổi chiến lược kinh doanh và muốn tập trung nguồn lực vào các chi nhánh chính, công ty A quyết định không tiếp tục gia hạn mà tiến hành giải thể văn phòng đại diện tại TPHCM theo đúng thủ tục quy định của pháp luật.

Thủ Tục Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Mới Nhất

Để chấm dứt hoạt động một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình giải thể văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Hoàn Thành Nghĩa Vụ Thuế Và Chấm Dứt Mã Số Thuế

Sau khi doanh nghiệp quyết định giải thể văn phòng đại diện, việc tiếp theo cần thực hiện là hoàn tất nghĩa vụ thuế và tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý.  Việc này không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo chính thức về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Theo Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 24/ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).

• Bản sao Quyết định giải thể và Biên bản họp (tùy loại hình doanh nghiệp):

  • Công ty TNHH MTV: quyết định của chủ sở hữu.

  • Công ty TNHH 2TV: quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên.

  • Công ty cổ phần: quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).

Doanh nghiệp nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Để biết chính xác cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể tra cứu tại website chính thức của Tổng cục Thuế.

Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện, dưới đây là mẫu thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (mẫu 24/ĐK-TCT) theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC. Bạn có thể tải về và sử dụng làm tài liệu tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ.

Tiến Hành Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Của Doanh Nghiệp

Sau khi đã hoàn thành việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật để chính thức chấm dứt hoạt động của văn phòng này.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giải thể

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo giải thể văn phòng đại diện

• Quyết định và Biên bản họp giải thể (tùy theo loại hình doanh nghiệp)

• Giấy ủy quyền (nếu không do đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện)

• Bản sao CMND/CCCD của người thực hiện thủ tục

Tải mẫu hồ sơ giải thể văn phòng đại diện để chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ giải thể

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:

• Nộp trực tiếp: Tại bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

• Nộp online: Qua cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin về việc giải thể văn phòng đại diện đến cơ quan thuế quản lý.

Trong tối đa 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, nếu không có ý kiến từ chối từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật việc giải thể văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và ra thông báo chính thức về việc này.

Hoàn Trả Con Dấu Doanh Nghiệp  

Khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an quản lý để đảm bảo thủ tục pháp lý được hoàn chỉnh và đúng quy định.

Hồ sơ hoàn trả con dấu gồm có:

• Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;

• Bản gốc con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

• Giấy ủy quyền (nếu không do người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện).

Tham khảo mẫu hồ sơ hoàn trả con dấu để chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo quy định.

Lưu ý quan trọng khi hoàn trả con dấu:

• Việc hoàn trả con dấu áp dụng cho các công ty sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp và quản lý (thành lập trước ngày 01/07/2015).

• Đối với các doanh nghiệp sử dụng con dấu tự khắc, không cần phải trả con dấu cho cơ quan công an vì con dấu sẽ tự động hết hiệu lực khi có thông báo giải thể văn phòng đại diện.

Lưu Ý Khi Giải Thể Văn Phòng Đại Diện

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những vấn đề quan trọng để đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định, tránh phát sinh rắc rối pháp lý và xử phạt không mong muốn.

• Thông báo giải thể đúng thời hạn: trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục giải thể (trừ trường hợp bị cưỡng chế thu hồi do nợ thuế).

• Thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ: doanh nghiệp cần hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện và phải được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ này trước khi giải thể.

• Chú ý thông báo để tránh xử phạt: nếu doanh nghiệp không thông báo giải thể văn phòng đại diện cho Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định, sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng (theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP).

• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc giải thể để thuận tiện cho việc kiểm tra, giải trình khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Giải Thể Văn Phòng Đại Diện

Trong quá trình giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp thường gặp nhiều thắc mắc liên quan đến quy trình, nghĩa vụ thuế và các yêu cầu pháp lý. Dưới đây là tổng hợp 4 câu hỏi phổ biến nhất giúp bạn hiểu rõ và thực hiện thủ tục một cách chính xác:

1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải giải thể văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp phải giải thể văn phòng đại diện khi có các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết hiệu lực mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục gia hạn.

• Văn phòng đại diện hoạt động không đúng mục đích hoặc không còn phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

• Doanh nghiệp quyết định giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của công ty mẹ.

2. Văn phòng đại diện có phải hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi giải thể không?

Có, trước khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế. Điều này bao gồm việc nộp thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và các khoản thuế khác (nếu có). Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn và xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.

3. Không thông báo giải thể văn phòng đại diện có bị phạt không?

Có, nếu doanh nghiệp không thông báo giải thể văn phòng đại diện cho Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định, sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể, mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gồm gì?

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Quyết định giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.

• Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.

• Danh sách và quyền lợi của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.

Kết Luận

Việc giải thể văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng quy trình, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật nhằm tránh phát sinh rủi ro cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ quy trình và lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thuê văn phòng uy tín, đừng ngần ngại liên hệ Arental Vietnam qua hotline 098.7260.333 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!