Mẫu Phụ Lục Gia Hạn Thêm Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Chi Tiết Chuẩn Pháp Lý

Khi hợp đồng thuê văn phòng sắp hết hạn, việc lập phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là cần thiết để kéo dài thời gian thuê mà không phải ký lại hợp đồng mới. Bài viết dưới đây cung cấp khái niệm, hướng dẫn soạn thảo, mẫu phụ lục mới nhất cùng các lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Là Gì?

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là văn bản bổ sung nhằm kéo dài thời hạn thuê so với hợp đồng gốc. Đây là hình thức thỏa thuận bằng văn bản giữa bên thuê và bên cho thuê để tiếp tục sử dụng văn phòng trong một khoảng thời gian mới, với các điều kiện có thể được giữ nguyên hoặc điều chỉnh.

Theo Khoản 1 Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015:

“1. Hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.”

Bên cạnh đó, cũng có 2 quy định về phụ lục hợp đồng mà bạn cần lưu ý:

• Theo khoản 2 Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015: Phụ lục gia hạn hợp đồng không được có nội dung trái với hợp đồng chính. Nếu có mâu thuẫn, điều khoản trong phụ lục sẽ không có hiệu lực, trừ khi các bên đã thống nhất thay đổi hợp đồng chính.

• Quy định chi tiết về phụ lục gia hạn hợp đồng: Pháp luật hiện chưa có hướng dẫn cụ thể về phụ lục gia hạn thêm hợp đồng thuê văn phòng khi hợp đồng chính hết hạn. Tuy nhiên, các bên thường lập phụ lục để tiếp tục duy trì các quyền và nghĩa vụ, thay vì lập hợp đồng mới.

Khi Nào Cần Làm Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng?

Phụ lục gia hạn nên được lập khi hợp đồng thuê văn phòng sắp hết hạn và hai bên muốn tiếp tục duy trì việc thuê mà không ký hợp đồng mới. Dưới đây là các trường hợp phổ biến:

• Hợp đồng sắp hết hạn nhưng vẫn muốn tiếp tục thuê

• Không có điều khoản gia hạn tự động trong hợp đồng gốc

• Có điều chỉnh về thời hạn, giá thuê hoặc các điều khoản khác

• Cần tài liệu pháp lý phục vụ kế toán, kê khai chi phí hợp lệ

Nên lập văn bản gia hạn ít nhất 15–30 ngày trước khi hợp đồng hiện tại hết hiệu lực, để tránh gián đoạn quyền sử dụng và có đủ thời gian thương lượng nếu có thay đổi.

Nếu không muốn tiếp tục gia hạn, bạn hãy thông báo cho bên cho thuê (theo thời hạn được quy định trong hợp đồng) bằng một công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng theo đúng thủ tục để tiến hành thanh lý hợp đồng thuê văn phòng theo thỏa thuận ban đầu.

Hướng Dẫn Soạn Thảo Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn soạn thảo phụ lục (công văn) gia hạn hợp đồng thuê văn phòng đúng quy định, đảm bảo đầy đủ các điều khoản cần thiết:

• Thông tin hợp đồng gốc: Số hợp đồng, ngày ký, địa điểm thuê, tên và thông tin hai bên.

• Thời gian gia hạn: Ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc thời gian thuê mới.

• Giá thuê áp dụng: Nếu có điều chỉnh, cần ghi cụ thể số tiền, hình thức thanh toán và thuế (nếu có).

• Điều khoản giữ nguyên: Xác nhận các nội dung còn lại trong hợp đồng cũ tiếp tục được duy trì.

• Hiệu lực và chữ ký: Ghi rõ hiệu lực của phụ lục. Cả hai bên cần ký tên, đóng dấu (nếu là pháp nhân).

Nếu hợp đồng gốc được công chứng, phụ lục cũng nên được công chứng để đảm bảo tính pháp lý đồng nhất.

Mẫu Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Chuẩn Pháp Luật

Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, bạn có thể sử dụng các mẫu phụ lục dưới đây. Cả hai đều được thiết kế theo đúng định dạng pháp lý, dễ chỉnh sửa và phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Mẫu Phụ Lục Gia Hạn Dành Cho Doanh Nghiệp

Phù hợp với hợp đồng thuê văn phòng giữa công ty – công ty.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

——————————–

PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Số:.......................

– Căn cứ theo Hợp đồng thuê văn phòng số :..................... đã ký ngày ....... tháng ....... năm ....... (sau đây gọi tắt là “Hợp đồng thuê”);

z– Căn cứ theo thỏa thuận của hai bên;

Phụ lục Hợp Đồng này được lập và ký ngày ........ tháng ........ năm ........ giữa các bên bao gồm:

BÊN CHO THUÊ (GỌI TẮT LÀ “BÊN A”):

Công ty :...........................................................................................................................

Địa chỉ :.............................................................................................................................

Giấy CNĐKKD số :....................................... Được cấp bởi :..........................................

Điện thoại :.......................................................... Fax :....................................................

Người đại diện :......................................................... Chức vụ :......................................

CCCD :.............................................................................................................................

Mã số thuế :......................................................................................................................

BÊN THUÊ (GỌI TẮT LÀ “BÊN B”):

Khách hàng :........................................................................ Năm sinh :...........................

CCCD :..............................................................................Cấp ngày :..............................

Được cấp bởi :...................................................................................................................

Địa chỉ liên hệ :.................................................................................................................

Điện thoại :.......................................................... Email:  :...............................................

Bên A và Bên B đã tiến hành thỏa thuận và đi đến thống nhất ký kết Phụ lục gia hạn Hợp đồng thuê văn phòng (gọi tắt là “Phụ lục hợp đồng thuê văn phòng”) với những điều khoản sau đây:

ĐIỀU 1. NỘI DUNG

1.1. Thời gian gia hạn thuê

Hai bên đồng ý kéo dài thời gian thuê văn phòng từ ngày .............................. đến ngày ..............................

Sau khi thời hạn gia hạn này kết thúc, nếu Bên B có nhu cầu tiếp tục thuê, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A ít nhất ....... ngày trước ngày kết thúc thời hạn thuê. Nếu Bên A chấp thuận, các bên sẽ thỏa thuận gia hạn thêm bằng một phụ lục hợp đồng khác hoặc tiến hành ký kết hợp đồng mới tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên.

1.2. Mức giá thuê

Mức giá thuê văn phòng trong thời gian gia hạn này sẽ được áp dụng từ ngày đến ngày .............................. với số tiền là .............................. VND/tháng.

Bằng chữ :.........................................................................................................................

1.3. Các chi phí khác

Mức giá thuê này đã bao gồm thuế VAT cùng các loại thuế liên quan khác có thể phát sinh từ hợp đồng.

Bên B sẽ chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp các chi phí này cho các bên cung cấp dịch vụ dựa trên hóa đơn hàng tháng phát sinh từ việc sử dụng các dịch vụ của Bên B.

ĐIỀU 2. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

2.1. Phụ lục Hợp đồng này là một phần không tách rời của Hợp đồng.

2.2. Phụ lục Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày …./…../……..

2.3. Tất cả các điều khoản khác của Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm Hợp đồng không được đề cập đến trong Phụ lục Hợp đồng này sẽ vẫn giữ nguyên hiệu lực.

2.4. Phụ lục Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.

ĐẠI DIỆN BÊN A                         ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký ghi rõ họ tên)                         (Ký ghi rõ họ tên)

Tải xuống miễn phí mẫu phụ lục gia hạn Tại đây

Mẫu Phụ Lục Gia Hạn Dành Cho Cá Nhân

Áp dụng trong trường hợp cá nhân đứng tên thuê văn phòng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Số: [_____/PLHĐ]

• Căn cứ Hợp đồng thuê văn phòng số [] ký ngày [] giữa Ông/Bà [Bên A] và Ông/Bà [Bên B];

• Căn cứ nhu cầu thực tế và sự đồng thuận của cả hai bên.

Hôm nay, ngày [......] tháng [.....] năm [_____], tại [địa điểm], chúng tôi gồm:

BÊN A – BÊN CHO THUÊ:

Họ tên: ………………………………………………………………………………………………………………………………….

CMND/CCCD số: ……………… Cấp ngày: ……… Nơi cấp: …………………………………………..

Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………………………………………..

SĐT: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

BÊN B – BÊN THUÊ:

Họ tên: ………………………………………………………………………………………………………………………………….

CMND/CCCD số: ……………… Cấp ngày: ……… Nơi cấp: …………………………………………..

Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………………………………………..

SĐT: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý gia hạn Hợp đồng thuê văn phòng theo các nội dung:

Điều 1. Gia hạn thời gian thuê

Thời gian gia hạn: từ ngày …… / …… / …… đến ngày …… / …… / ………

Điều 2. Giá thuê

Giá thuê trong thời gian gia hạn: ……………… đồng/tháng

Bằng chữ: …………………………………………………………………………………………..

Giá này không bao gồm các chi phí sử dụng điện, nước, internet, dịch vụ tòa nhà, v.v.

Điều 3. Điều khoản khác

Phụ lục này có hiệu lực từ ngày ký và là phần không tách rời của hợp đồng chính.

Tất cả các điều khoản khác trong Hợp đồng thuê vẫn giữ nguyên hiệu lực pháp lý.

Phụ lục được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị ngang nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Tải xuống ngay mẫu phụ lục tại đây.

Ý Nghĩa Của Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Phụ lục gia hạn không chỉ là thủ tục giấy tờ mà còn mang nhiều ý nghĩa thiết thực đối với cả bên thuê và bên cho thuê:

• Là căn cứ pháp lý rõ ràng: Phụ lục giúp xác nhận việc kéo dài thời hạn thuê, đảm bảo quyền và nghĩa vụ hai bên tiếp tục được thực hiện hợp pháp.

• Duy trì quyền sử dụng văn phòng: Doanh nghiệp tránh được gián đoạn hoạt động do phải chuyển văn phòng hoặc ký hợp đồng mới từ đầu.

• Linh hoạt điều chỉnh điều khoản: Phụ lục cho phép cập nhật giá thuê, thời gian thuê hoặc bổ sung điều kiện mới mà không cần hủy hợp đồng cũ.

• Bảo vệ quyền lợi tài chính: Giúp bên thuê giữ ổn định chi phí và bên cho thuê duy trì nguồn thu, tránh tranh chấp không đáng có.

Chính vì những ý nghĩa quan trọng này, việc lập phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng để duy trì tính ổn định trong hoạt động thuê mướn và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.

Các Lưu Ý Khi Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Để đảm bảo phụ lục gia hạn có giá trị pháp lý và tránh rủi ro về sau, bạn cần lưu ý 6 điểm quan trọng sau:

1. Kiểm tra hợp đồng gốc: Xem kỹ điều khoản về thời hạn, gia hạn, giá thuê, đặt cọc và nghĩa vụ các bên. Tránh mâu thuẫn giữa hợp đồng và phụ lục.

2. Thương lượng lại giá và điều kiện nếu cần: Gia hạn là thời điểm thích hợp để điều chỉnh mức giá, phương thức thanh toán hoặc bổ sung điều khoản phù hợp với thực tế hiện tại. Doanh nghiệp có thể cân nhắc gửi công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng trước khi chính thức ký phụ lục gia hạn.

3. Xác định rõ thời gian gia hạn: Phải ghi chính xác ngày bắt đầu và kết thúc. Nếu không ghi rõ, rất dễ xảy ra tranh chấp hoặc không được pháp luật công nhận.

4. Đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng: Đảm bảo phụ lục hợp đồng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Nếu hợp đồng gốc đã được công chứng, phụ lục cũng nên được lập theo quy định tương tự.

5. Ký kết hợp lệ: Người ký phải là người có thẩm quyền. Nếu là doanh nghiệp, cần đúng đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Bạn cũng nên chuẩn bị thêm một bản công văn hoặc thông báo xác nhận gia hạn nếu cần làm rõ ý chí của một bên. Tham khảo và tải xuống ngay mẫu công văn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng tại đây.

Giải Đáp Câu Hỏi Thường Gặp Về Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng

Có Được Tăng Giá Khi Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng?

Có! Việc điều chỉnh giá thuê là hoàn toàn có thể khi gia hạn hợp đồng, nhưng cần được thỏa thuận rõ ràng giữa các bên trong phụ lục gia hạn. Các bên cần ghi rõ mức giá mới và lý do điều chỉnh để tránh tranh chấp.

Và thông thường, bên cho thuê sẽ gửi mẫu thông báo tăng giá thuê văn phòng để làm căn cứ cập nhật giá trong phụ lục hoặc hợp đồng mới.

Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng Có Cần Công Chứng Không?

Phụ lục gia hạn hợp đồng không nhất thiết phải công chứng trừ khi hợp đồng gốc yêu cầu. Tuy nhiên, nếu hợp đồng thuê văn phòng ban đầu đã được công chứng, việc công chứng phụ lục gia hạn sẽ đảm bảo tính hợp pháp và chứng thực.

Có Thể Bổ Sung Điều Khoản Mới Vào Phụ Lục Gia Hạn Không?

Tất nhiên là có! Các bên có thể thảo luận và bổ sung điều khoản mới vào phụ lục gia hạn nếu cần thiết. Điều này cho phép điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp với điều kiện thực tế và nhu cầu hiện tại của các bên.

Nếu không lập phụ lục mà vẫn tiếp tục thuê có sao không?

Có thể gây rủi ro pháp lý. Nếu hợp đồng hết hạn mà không có phụ lục hoặc hợp đồng mới, bên cho thuê có quyền chấm dứt hoặc điều chỉnh điều kiện mà không vi phạm luật.

Trong trường hợp doanh nghiệp không gia hạn và có kế hoạch di dời trụ sở, đừng quên chuẩn bị mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng để thông báo kịp thời tới khách hàng, đối tác và các cơ quan liên quan.

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng văn phòng một cách hợp lệ, tiết kiệm và linh hoạt. Việc lập phụ lục đúng chuẩn không chỉ đảm bảo quyền lợi mà còn giúp kiểm soát tốt thời hạn, chi phí và các điều kiện thuê theo thực tế mới. Dù bạn là doanh nghiệp hay cá nhân, hãy luôn chuẩn bị đầy đủ văn bản gia hạn trước khi hợp đồng cũ hết hiệu lực để tránh rủi ro pháp lý không đáng có. 

Đặc biệt, khi bạn thuê văn phòng tại TP.HCM thông qua Arental Vietnam, mọi thủ tục liên quan đến hợp đồng, gia hạn, thanh lý hay công văn đều được đội ngũ hỗ trợ chuẩn hóa sẵn. Bạn không cần lo lắng về việc soạn văn bản, kiểm tra pháp lý hay theo dõi thời hạn thuê – Arental Vietnam sẽ đồng hành từ đầu đến cuối. Gọi ngay hotline 0987260333 để được tư vấn miễn phí chọn văn phòng phù hợp ngay hôm nay.