Giá Điện Cho Thuê Văn Phòng: Cách Tính, Hạch Toán & Xuất Hóa Đơn Đúng Quy Định

Giá điện cho thuê văn phòng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách vận hành của doanh nghiệp. Để kiểm soát hiệu quả và hợp lệ về mặt kế toán, bạn cần hiểu cách tính, hạch toán và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ mọi khía cạnh một cách đơn giản và chính xác.

Cách Tính Giá Điện Cho Thuê Văn Phòng Chuẩn Nhất

Khi thuê văn phòng, tiền điện được tính theo công thức cơ bản sau:

Tiền điện = Lượng điện năng tiêu thụ (kWh) x đơn giá điện (VND/kWh) + 10% VAT (nếu có)

Trong đó:

Lượng điện năng tiêu thụ: là số điện năng mà văn phòng của bạn đã sử dụng trong kỳ, thường được đo bằng:

• Công tơ riêng nếu văn phòng ký hợp đồng trực tiếp với EVN.

• Công tơ phụ nếu điện được cấp qua đồng hồ tổng của cả tòa nhà.

• Định mức trọn gói theo diện tích thuê với một số mô hình văn phòng dịch vụ.

Đơn giá điện (VND/kWh): là số tiền phải trả cho mỗi kWh điện năng tiêu thụ, có thể thay đổi theo cách quản lý của tòa nhà:

• Nếu dùng công tơ riêng, đơn giá được tính theo biểu giá điện kinh doanh của EVN, chia theo khung giờ và cấp điện áp.

• Nếu dùng công tơ tổng, đơn giá do chủ đầu tư tòa nhà quy định và thường cao hơn từ 15–30% để bù hao hụt, chi phí vận hành.

• Nếu bao trọn gói, thì tiền điện được gộp sẵn trong giá thuê hoặc phí quản lý dịch vụ hàng tháng.

Ví dụ: giả sử doanh nghiệp sử dụng cấp điện áp từ 6kV đến dưới 22kV trong tháng, văn phòng tiêu thụ: 

• 300 kWh giờ bình thường

• 100 kWh giờ thấp điểm

• 150 kWh giờ cao điểm

Tổng tiền điện được tính như sau:

(300 x 3.152) + (100 x 1.918) + (150 x 5.422) = 1.950.700 VND (chưa VAT)

Thuế GTGT 10% được tính thêm vào hóa đơn điện từ EVN.

>>> Để hiểu rõ hơn về các khoản chi phí thường gặp khi thuê văn phòng, bạn có thể xem thêm bài viết Chi phí khi thuê văn phòng.

Bảng Giá Điện Cho Thuê Văn Phòng Mới Nhất

Theo Quyết định 1279/QĐ-BCT ngày 09/05/2025 của Bộ Công Thương, giá bán lẻ điện mới nhất từ EVN cho mục đích kinh doanh được tính theo khung giờ sử dụng và cấp điện áp như sau:

Trong thực tế, không phải tòa nhà nào cũng áp dụng biểu giá EVN. Có 2 trường hợp phổ biến:

• Trường hợp 1: Giá điện đã bao gồm trong giá thuê.

• Trường hợp 2: Áp dụng đơn giá cố định riêng: Phổ biến tại các tòa nhà cho thuê văn phòng TPHCM chuyên nghiệp. Mức giá thường dao động từ 3.500 – 4.500 VND/kWh, tùy vào chính sách nội bộ.

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên hỏi rõ cách tính điện, có công tơ riêng không, đơn giá là bao nhiêu và đã gồm VAT chưa.

Hướng Dẫn Hạch Toán Tiền Điện Văn Phòng Cho Thuê

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC, tiền điện thuê văn phòng được hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, cụ thể là TK 6423 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Có 2 trường hợp phổ biến:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện đứng tên doanh nghiệp

Doanh nghiệp ký hợp đồng trực tiếp với EVN và nhận hóa đơn hợp lệ. Khi đó, có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hạch toán như sau:

• Nợ TK 642 (hoặc 627, 641): Chi phí hoạt động sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng...Giá trị chưa thuế GTGT

• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán

Trường hợp 2: Hóa đơn điện đứng tên chủ nhà hoặc bên cho thuê

Hóa đơn không đứng tên doanh nghiệp nên không được khấu trừ thuế, nhưng vẫn được coi là chi phí hợp lý nếu được ghi rõ trong hợp đồng thuê.

Hạch toán:

• Nợ TK 642 (hoặc 627, 641): Tổng số tiền thanh toán (bao gồm thuế GTGT)

• Có TK 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán

Để thực hiện đúng và đầy đủ, bạn nên tham khảo thêm cách hạch toán chi phí thuê văn phòng để có cái nhìn tổng thể.

Một vài lưu ý quan trọng:

• Hóa đơn phải đầy đủ, hợp lệ theo quy định.

• Hợp đồng thuê cần nêu rõ trách nhiệm thanh toán điện.

• Nên lưu chứng từ thanh toán đầy đủ để phục vụ quyết toán thuế sau này.

Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Điện Văn Phòng

Chi phí tiền điện tại văn phòng không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Hiểu rõ 8 yếu tố này giúp doanh nghiệp ước tính chính xác ngân sách, thương lượng hợp đồng tốt hơn và tối ưu vận hành thực tế:

1. Diện tích thuê: Diện tích càng lớn, thiết bị dùng càng nhiều, điện tiêu thụ càng cao. Văn phòng từ 50m² trở lên thường có chi phí điện đáng kể.

2. Loại hình văn phòng: Văn phòng truyền thống dùng riêng thiết bị nên tốn điện hơn. Coworking thường gộp chi phí điện trong giá thuê dễ dự toán.

3. Cách tính điện của tòa nhà: Dùng công tơ riêng theo giá EVN là minh bạch nhất. Công tơ phụ hoặc điện trọn gói thường cao hơn, khó kiểm soát.

4. Vị trí địa lý: Tòa nhà trung tâm (Q1, Q3...) thường tiêu thụ nhiều điện hơn do dùng hệ thống lớn, điều hòa trung tâm, hoạt động liên tục.

5. Chất lượng tòa nhà: Tòa nhà hiện đại có thiết bị mới, công suất lớn, tiêu thụ nhiều điện. Tòa cũ ít thiết bị nhưng đôi khi kém tiết kiệm.

6. Thời gian hoạt động: Làm ngoài giờ hành chính thường phát sinh thêm chi phí điện tính theo m² hoặc theo giờ.

7. Mức độ sử dụng thiết bị: Doanh nghiệp dùng nhiều máy tính, máy in, server... sẽ tiêu hao điện lớn hơn văn phòng hành chính thông thường.

8. Chính sách tòa nhà: Một số tòa miễn phí điện điều hòa giờ hành chính hoặc cam kết không tăng giá điện. Cần hỏi rõ khi ký hợp đồng.

Vì vậy, kinh nghiệm là cần so sánh kỹ giữa các tòa nhà trước khi ký hợp đồng. Bạn có thể xem thêm một số kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế để lựa chọn phù hợp.

Quy Định Xuất Hóa Đơn Tiền Điện Cho Thuê Văn Phòng

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC và Công văn 76782/CTHN-TTHT (2023), nếu cho thuê văn phòng và thu lại tiền điện (dù không kinh doanh điện nước), bên cho thuê vẫn phải xuất hóa đơn với thuế suất 10%.

Xem thêm: thuế suất chi phí thuê văn phòng.

Các tình huống phổ biến:

• Nếu hóa đơn điện (EVN) đứng tên bên thuê: bên thuê được khấu trừ VAT, được tính chi phí, và không cần xuất hóa đơn lại.

• Nếu hóa đơn EVN đứng tên chủ nhà: không được khấu trừ VAT, nhưng được tính chi phí nếu có đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán. Chủ nhà phải xuất hóa đơn lại.

• Nếu không có hóa đơn, chỉ có phiếu thu: không được khấu trừ VAT, không được tính chi phí.

Theo Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn không ghi tên/mã số thuế của bên thuê sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu đủ điều kiện ghi nhận chi phí, doanh nghiệp kê khai hóa đơn trong tờ khai 01/GTGT như sau:

• Chỉ tiêu [23]: Ghi giá trị chưa thuế.

• Chỉ tiêu [24]: Ghi số thuế GTGT.

• Chỉ tiêu [25]: Không kê khai vì không đủ điều kiện khấu trừ.

Nội dung hóa đơn thu lại tiền điện phải đảm bảo:

• Ghi rõ: “Thu lại tiền điện tháng …” hoặc “Phí điện tháng …”.

• Nêu số lượng điện tiêu thụ (kWh), đơn giá, tổng tiền, thuế suất 10% theo hóa đơn EVN gốc.

• Phải phù hợp với hợp đồng thuê và hóa đơn đầu vào.

• Nếu doanh nghiệp chỉ chi hộ, cần ghi rõ là khoản chi hộ, không hạch toán vào doanh thu.

Để xuất hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp nên nắm rõ nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng.

Mẹo Tiết Kiệm Chi Phí Tiền Điện Khi Thuê Văn Phòng

Để kiểm soát hóa đơn tiền điện hàng tháng, doanh nghiệp nên áp dụng các cách sau:

1. Chọn văn phòng có hệ thống tiết kiệm điện: Ưu tiên tòa nhà có đèn LED, điều hòa inverter, kính cách nhiệt, thiết kế thông thoáng tự nhiên. Điều này giúp giảm điện cho chiếu sáng và làm mát mà không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

2. Dùng thiết bị tiết kiệm năng lượng: Chọn thiết bị có nhãn năng lượng từ 4–5 sao: máy lạnh, máy in, máy tính, tủ lạnh... Nếu có thể, lắp thêm ổ cắm hẹn giờ hoặc thiết bị tự ngắt khi không sử dụng

3. Hạn chế làm việc ngoài giờ hành chính: Tòa nhà thường tính thêm phí điện điều hòa nếu làm ngoài 8h–18h. Do đó, nên ưu tiên hoàn thành công việc trong giờ quy định hoặc thương lượng phí ngoài giờ khi thuê văn phòng nếu cần.

4. Bảo trì thiết bị định kỳ: Vệ sinh máy lạnh, đèn, quạt và hệ thống thông gió giúp thiết bị hoạt động ổn định, không tiêu hao điện bất thường

5. Tắt thiết bị khi không sử dụng: Tắt đèn, điều hòa, máy chiếu, máy tính khi rời phòng họp, nghỉ trưa, cuối ngày. Lắp cảm biến chuyển động nếu có điều kiện.

6. Nâng cao ý thức tiết kiệm trong văn phòng: Dán bảng khuyến khích tiết kiệm điện, hướng dẫn bật/tắt đúng cách. Có thể tổ chức thi đua giữa các phòng ban để thúc đẩy hành vi tiết kiệm điện.

7. Theo dõi lượng điện tiêu thụ thường xuyên: Nếu tòa nhà có công tơ riêng, hãy ghi nhận và đối chiếu chỉ số hàng tháng. Với văn phòng lớn, nên cân nhắc lắp bộ đo điện năng theo thiết bị để phát hiện thiết bị tiêu tốn điện bất thường.

Người thuê cần phân biệt rõ giá net và giá gross thuê văn phòng để đánh giá tổng chi phí thực tế bao gồm cả điện, dịch vụ và các phụ phí khác. 

Arental Vietnam - Cho Thuê Văn Phòng Tiện Ích, Minh Bạch Chi Phí

Arental Vietnam là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại TP.HCM, cung cấp nhiều lựa chọn linh hoạt phù hợp với startup, doanh nghiệp SME và công ty đang mở rộng. Chúng tôi cam kết:

• Minh bạch chi phí: Báo giá rõ ràng từng hạng mục, bao gồm điện, nước, phí dịch vụ, ngoài giờ… Không phát sinh ẩn phí.

• Hệ thống hạ tầng hiện đại: Tất cả văn phòng đều trang bị điều hòa inverter, đèn LED, thang máy, camera, internet tốc độ cao…

• Vị trí đắc địa: Tòa nhà tại Quận 1, 2, 3, 7, Phú Nhuận… gần trung tâm, thuận tiện di chuyển, dễ đăng ký GPKD.

• Dịch vụ linh hoạt: văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói bao gồm mọi chi phí, diện tích phù hợp đa dạng ngân sách.

Nếu bạn cần thuê văn phòng vừa tiện nghi, vừa kiểm soát tốt chi phí điện và vận hành, Arental Vietnam là lựa chọn uy tín và phù hợp. Gọi ngay hotline 0987260333 để nhận tư vấn ngay hôm nay.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Cách Tính Tiền Điện Cho Thuê Văn Phòng

Tiền Điện Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT Hay Không?

Tiền điện được khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn đứng tên doanh nghiệp, có đầy đủ thông tin (MST, địa chỉ), và thanh toán qua ngân hàng nếu từ 20 triệu trở lên. Ngược lại, nếu hóa đơn đứng tên chủ nhà hoặc không đúng quy định, thì không được khấu trừ, nhưng vẫn có thể tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đủ hợp đồng và chứng từ thanh toán.

Xem xét quy định chi phí thuê văn phòng không đăng ký trên GPKD để đảm bảo hồ sơ kế toán hợp lệ.

Khi Nào Bên Cho Thuê Phải Xuất Hóa Đơn Tiền Điện?

Khi thu lại tiền điện từ bên thuê (dù không kinh doanh điện), chủ nhà hoặc doanh nghiệp cho thuê vẫn phải xuất hóa đơn theo đúng số điện tiêu thụ và giá EVN.

Đơn Giá Điện Có Thay Đổi Theo Thời Gian Không?

Có! Đơn giá điện có thể thay đổi theo thời gian dựa trên quyết định của cơ quan chức năng hoặc điều chỉnh của tòa nhà. Để tránh bất ngờ, doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật thông tin từ bên cho thuê hoặc từ nhà cung cấp điện.

Nếu Công Tơ Điện Gặp Sự Cố, Tiền Điện Sẽ Được Tính Như Thế Nào?

Nếu công tơ điện gặp sự cố, bên cho thuê và bên thuê cần thông báo ngay cho cơ quan chức năng hoặc bên cung cấp dịch vụ điện để kiểm tra và sửa chữa. Trong thời gian công tơ bị hỏng, chi phí điện thường được tính dựa trên mức tiêu thụ trung bình của các tháng trước đó.

Hiểu rõ cách tính giá điện khi thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí, mà còn tránh được những rủi ro pháp lý và kế toán không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để lựa chọn văn phòng phù hợp và sử dụng hiệu quả ngân sách. Đừng quên theo dõi Arental Vietnam để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích trong hành trình thuê và vận hành văn phòng chuyên nghiệp!