Hướng Dẫn 2 Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê: Gross & Net

Cách tính diện tích văn phòng cho thuê là chìa khóa giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và bố trí không gian hợp lý khi tìm nơi làm việc. Hiểu rõ sự khác biệt giữa diện tích Net và Gross quyết định trực tiếp số tiền phải trả và quyền lợi trong hợp đồng. Cùng Arental Vietnam tìm hiểu hai phương pháp tính phổ biến hiện nay, cách đo kiểm và những lưu ý quan trọng để ước lượng diện tích chuẩn xác và thương lượng minh bạch trước khi ký kết.

Việc Xác Định Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Có Quan Trọng Không?

Có, và thậm chí còn quan trọng hơn bạn nghĩ. Việc xác định đúng cách tính diện tích văn phòng cho thuê quyết định trực tiếp tới chi phí, cách bố trí không gian và cả quyền lợi hợp đồng. Được thể hiện rõ qua các khía cạnh:

• Kiểm soát chi phí chính xác: Phân biệt diện tích Gross và Net để tránh trả tiền cho phần hành lang, sảnh, khu vệ sinh chung.

• Đảm bảo không gian làm việc thoải mái: Mỗi nhân viên, mỗi phòng ban cần diện tích tối thiểu để làm việc hiệu quả. Văn phòng quá chật sẽ giảm năng suất và tinh thần, trong khi quá rộng gây phí phạm.

• Tăng lợi thế thương lượng: Số liệu diện tích rõ ràng giúp đàm phán minh bạch, đặc biệt với các mô hình tính phí theo diện tích thực tế như văn phòng chia sẻ.

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và an toàn: Đảm bảo tuân thủ quy định về mật độ diện tích/nhân viên, phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động.

Tính diện tích thuê là bước đầu tiên và quan trọng giúp doanh nghiệp thuê đúng nhu cầu, tiết kiệm ngân sách mà còn đảm bảo không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi.

Có Mấy Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Phổ Biến?

Hiện có hai cách tính diện tích văn phòng cho thuê được áp dụng phổ biến nhất là Net và Gross. Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp doanh nghiệp so sánh báo giá chính xác và thương lượng minh bạch.

Diện Tích Net (Net Area)

Diện tích Net là phần diện tích thực tế doanh nghiệp trực tiếp sử dụng, tính từ mép tường bên trong. Bao gồm toàn bộ khu vực riêng như phòng làm việc, phòng họp, pantry, kho nội bộ… không tính các khu vực dùng chung của tòa nhà như hành lang, thang máy, sảnh, WC chung.

Diện tích Net (m2) = Dài × Rộng (không trừ cột, vách trong phạm vi văn phòng thuê).

(*) Trường hợp mặt bằng không vuông vức, cần chia nhỏ không gian để đo riêng từng phần, sau đó cộng lại.

Hầu hết các tòa nhà cho thuê diện tích nhỏ (<100 m²) hoặc văn phòng dịch vụ sẽ báo giá theo Net: khách chỉ trả phí cho phần mình sử dụng.

Diện Tích Gross (Gross Area)

Diện tích Gross là tổng diện tích cho thuê của một văn phòng, bao gồm phần diện tích sử dụng thực tế (Net) cộng thêm phần diện tích không gian dùng chung mà tòa nhà phân bổ cho khách. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ trả phí cho cả những khu vực chung như hành lang, sảnh, thang máy hay WC theo tỷ lệ diện tích mà mình thuê.

Diện tích Gross (m2) = diện tích Net + diện tích không gian chung phân bổ (*).

(*) thường phân bổ theo % diện tích trên sàn mà khách thuê.

Trong nhiều cao ốc hạng A, B tại trung tâm, đây là cách tính rất phổ biến vì mỗi mét vuông của tòa nhà đều được đưa vào giá thuê. Nếu bạn thuê nguyên một sàn, diện tích Gross chính là diện tích sàn đó.

Mối Quan Hệ Giữa Diện Tích Gross Và Net

Diện tích Gross luôn lớn hơn diện tích Net, và sự chênh lệch này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê. Do đó, khi so sánh giá giữa các tòa nhà, doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị cho thuê đang báo giá theo diện tích nào.

Thực tế, không phải tất cả tòa nhà hay đơn vị cho thuê đều áp dụng cách tính diện tích văn phòng theo chuẩn Gross hay Net. Đặc biệt với những mô hình hiện đại như văn phòng trọn gói hay văn phòng chia sẻ, cách tính chi phí thuê thường linh hoạt hơn (có thể dựa trên số lượng nhân sự làm việc, số chỗ ngồi, hoặc tổng số phòng chức năng sử dụng thay vì mét vuông diện tích).

Khách thuê thường ưu tiên giá Net để không lãng phí ngân sách cho phần diện tích chung. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Net và Gross giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh báo giá giữa các tòa nhà, đồng thời tránh rủi ro khi ký kết, hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn.

Cần lưu ý: giá thuê dựa trên diện tích Net hoàn toàn khác với “giá Net” trong thương mại - mức giá đã trừ thuế và phí. Để hiểu rõ khái niệm thương mại này, bạn có thể xem thêm bài Giá Net là gì.

Cách Xác Định Diện Tích Thuê Phù Hợp Với Nhu Cầu

Hiểu hai cách tính Net và Gross giúp so sánh báo giá, nhưng diện tích thuê hợp lý vẫn dựa trên nhu cầu riêng. Arental Vietnam nhận thấy rằng, các yếu tố như quy mô nhân sự, bố trí, đặc thù ngành và kế hoạch phát triển là cơ sở để ước lượng diện tích chính xác và tối ưu chi phí.

Tính Diện Tích Theo Số Lượng Nhân Viên (Tiêu Chuẩn M2/Người)

Doanh nghiệp thường ước tính diện tích văn phòng theo chuẩn phổ biến 3-10m2/người, tùy định hướng:

• 3-4 m2/người cho mô hình tiết kiệm.

• 5-6 m2/người mức phổ biến cân bằng chi phí.

• 7-10 m2/người cho không gian cao cấp, rộng rãi.

Chỉ cần lấy số nhân sự × mức m2 mong muốn để ước tính diện tích Net, rồi cộng thêm diện tích chung nếu tòa nhà tính Gross.

Nếu muốn tham khảo chi tiết hơn cho từng vai trò công việc, bạn có thể xem thêm bài tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng m2/người để có thêm gợi ý phù hợp.

Tính Diện Tích Theo Nhu Cầu Sử Dụng Không Gian

Tùy mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu riêng về các không gian hỗ trợ ngoài khu làm việc chính. Một số khu vực thường được cân nhắc gồm:

• Phòng lãnh đạo: khoảng 10-25 m2 cho mỗi phòng, đủ cho làm việc và tiếp khách.

• Phòng họp: từ 15m2 cho nhóm nhỏ đến khoảng 40m2 cho cuộc họp đông người.

• Khu lễ tân: phổ biến 10-20m2, có thể mở rộng khi lượng khách nhiều.

• Pantry/khu nghỉ: khoảng 0,5-1m2/người, tương đương 5–15m2 cho văn phòng nhỏ.

• Kho lưu trữ: trung bình chiếm 5-10% tổng diện tích, tùy mức tài liệu và thiết bị.

Các con số trên chỉ mang tính tham khảo phổ biến, giúp bạn ước lượng nhanh khi lập kế hoạch và linh hoạt điều chỉnh theo thực tế.

Ví dụ, tại Arental Vietnam, khách thuê có thể sử dụng phòng họp cho thuê khi cần, không phải trả phí Gross cho diện tích này, giúp tiết kiệm diện tích nhưng vẫn đủ tiện ích.

Theo Ngành Nghề Kinh Doanh

Đặc thù từng ngành ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu diện tích văn phòng.

• Sản xuất, quay chụp, sáng tạo nội dung thường cần không gian mở rộng để bố trí thiết bị, dễ phát sinh nhu cầu thuê nguyên sàn và tính Gross để đảm bảo đủ diện tích.

• Dịch vụ văn phòng như kế toán, nhân sự, luật,… chủ yếu làm việc giấy tờ, chỉ cần diện tích gọn và thường chọn cách tính Net, giúp trả phí đúng phần sử dụng thực tế.

Hiểu rõ đặc thù ngành giúp doanh nghiệp ước lượng sát diện tích và đưa ra sơ đồ mặt bằng hợp lý ngay từ đầu. Nếu chưa quen đọc bản vẽ để xác định khu vực chức năng, bạn có thể xem thêm bài Floor plan là gì để hiểu hơn về cách đọc và ứng dụng bản vẽ mặt bằng trong việc bố trí không gian làm việc.

Theo Định Hướng Phát Triển Của Công Ty

Kế hoạch phát triển trong 1-3 năm tới là yếu tố quan trọng khi quyết định diện tích thuê. Doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Mở rộng quy mô nhanh: Nên chọn tòa nhà hoặc hợp đồng cho phép mở rộng linh hoạt, chẳng hạn thuê thêm diện tích liền kề hoặc nâng cấp sang diện tích lớn hơn mà không tốn nhiều chi phí di dời hay cải tạo.

• Ổn định hoặc khởi nghiệp: Với các startup và doanh nghiệp giai đoạn đầu, ưu tiên diện tích vừa đủ hiện tại, hợp đồng ngắn hạn và cách tính Net sẽ giúp tối ưu ngân sách và tránh lãng phí.

Dù chọn hướng nào, việc dự phòng hợp lý cho tăng trưởng nhân sự cũng giúp tiết kiệm chi phí phát sinh.

Phương Pháp Đo Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Thực Tế

Để có cơ sở so sánh, đánh giá và đàm phán hiệu quả, việc tự đo và kiểm tra diện tích văn phòng là điều cần thiết, ngay cả khi đã có thông tin từ phía bên cho thuê. Doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình này chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Xác Định Kích Thước Thực Tế Hoặc Lấy Số Liệu Từ Bản Vẽ

Trước tiên, bạn cần đo chiều dài và chiều rộng từng khu vực trong văn phòng. Có thể sử dụng:

• Cách thủ công: Dùng thước cuộn, máy đo laser, hoặc các thiết bị đo đạc phổ biến.

• Từ bản vẽ mặt bằng (floor plan): Nếu bên cho thuê cung cấp bản vẽ, hãy kiểm tra kỹ các thông số.

Lưu ý, một số bản vẽ thể hiện diện tích Gross Floor Area (GFA) - tức tổng diện tích sàn bao gồm cả khu vực dùng chung, nên cần xác định rõ phần diện tích thực tế được tính tiền thuê.

Bước 2: Quy Đổi Đơn Vị Đo Về Cùng Một Chuẩn

Sau khi có số liệu, bạn cần đảm bảo các kích thước được quy đổi về cùng một đơn vị, thông thường là mét (m) hoặc mét vuông (m2). Một số đơn vị phổ biến thường dùng có thể kể đến là:

• 1 mét = 100 cm.

• 1 m2 = 10.000 cm2.

• 1 ft2 ≈ 0.093 m2 (thường gặp nếu tài liệu có nguồn gốc quốc tế).

Bước 3: Tính Diện Tích Thực Tế

Tùy vào hình dạng văn phòng, bạn có thể áp dụng công thức phù hợp:

• Trường hợp văn phòng hình chữ nhật hoặc vuông thì có thể dễ dàng tính bằng công thức: Diện tích = Chiều dài × Chiều rộng.

• Trường hợp văn phòng có hình dáng không theo chuẩn hình học nhất định thì chúng ta cần chia nhỏ thành các hình cơ bản (hình chữ nhật, hình tam giác, hình tròn,…) rồi cộng tổng diện tích các phần lại.

Việc tự đo và đối chiếu diện tích giúp doanh nghiệp chủ động kiểm chứng số liệu Net/Gross, từ đó thương lượng hợp đồng minh bạch và tránh chi phí phát sinh. Dù đã có bản vẽ hoặc thông tin từ bên cho thuê, thực hiện ba bước kiểm tra này vẫn là cách chắc chắn để đảm bảo diện tích văn phòng bạn trả phí đúng với giá trị thực tế.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Xác Định Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác khi đối chiếu với hợp đồng thuê, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ các khái niệm và cách tính diện tích phổ biến trong lĩnh vực cho thuê văn phòng - vốn có những điểm khác biệt so với bất động sản nhà ở.

Diện tích Net trong văn phòng cho thuê cũng mang tính chất tương tự “thông thủy”, nhưng chỉ bao gồm phần không gian mà doanh nghiệp được toàn quyền sử dụng (không bao gồm khu vực chung) Điều này khác với thông thủy trong nhà ở, vốn có thể tính cả logia hay ban công.

Bên cạnh đó, ở các mô hình văn phòng linh hoạt như văn phòng trọn gói hay văn phòng chia sẻ (coworking space), cách tính giá thuê thường không dựa trên m2, mà theo số lượng chỗ ngồi, phòng chức năng hoặc sức chứa nhân sự. Đây là đặc điểm phổ biến tại nhiều tòa nhà hiện nay, và nếu không nắm rõ, doanh nghiệp rất dễ hiểu nhầm về không gian thực tế được sử dụng.

Với nhiều cách tính diện tích khác nhau và sự đa dạng trong mô hình văn phòng, việc hiểu rõ bản chất không gian sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi ký hợp đồng và tối ưu chi phí thuê.

Lời Kết

Hiểu rõ cách tính diện tích văn phòng cho thuê giúp doanh nghiệp so sánh báo giá giữa các tòa nhà, ước lượng nhu cầu thực tế và kiểm chứng hiện trạng trước khi ký hợp đồng. Từ việc nắm khái niệm Net - Gross, xác định diện tích phù hợp đến đo kiểm chính xác, mỗi bước đều góp phần đảm bảo chi phí thuê minh bạch và tránh phát sinh không mong muốn.

Nếu bạn đang tìm giải pháp văn phòng tại TP.HCM, Arental Vietnam cung cấp nhiều lựa chọn linh hoạt từ văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ đến phòng họp chuyên dụng, giúp doanh nghiệp chọn diện tích chuẩn xác và tối ưu chi phí. Liên hệ 0987.260.333 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá nhanh chóng.