Branch Office Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Về Chi Nhánh Doanh Nghiệp

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thành lập Branch Office (chi nhánh doanh nghiệp) để tiếp cận thị trường mới, nâng cao khả năng phục vụ khách hàng và gia tăng độ phủ thương hiệu. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa chi nhánh với văn phòng đại diện hay công ty con, dẫn đến sai sót trong lựa chọn mô hình và thủ tục pháp lý.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ Branch Office là gì, vai trò, ưu nhược điểm, quy định pháp luật liên quan và quy trình thành lập chi nhánh doanh nghiệp một cách đầy đủ, dễ hiểu.

Branch Office là gì? Chức năng, ưu nhược điểm của chi nhánh doanh nghiệp.

Branch Office là gì? 

Chi nhánh (Branch Office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập tại địa điểm khác với trụ sở chính và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ.

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được phép thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền, và phải hoạt động đúng với ngành nghề kinh doanh mà công ty mẹ đã đăng ký.

Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập mà được xem là “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp tại khu vực khác. Việc thành lập chi nhánh nhằm mở rộng thị trường, tăng khả năng tiếp cận khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại địa phương.

Chi nhánh (Branch Office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của trụ sở chính.

Chức năng và vai trò của Branch Office

• Thực hiện hoạt động kinh doanh: Chi nhánh được phép sản xuất, phân phối sản phẩm, cung cấp dịch vụ và ký kết hợp đồng trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
• Kết nối và phát triển thị trường: Duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác tại địa phương, đồng thời hỗ trợ công ty mẹ nghiên cứu thị trường và mở rộng cơ hội kinh doanh.
• Quảng bá và phát triển thương hiệu: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khu vực mới, góp phần tăng độ nhận diện và uy tín thương hiệu doanh nghiệp.
• Mở rộng mạng lưới kinh doanh: Chi nhánh có thể được phép thành lập thêm các địa điểm kinh doanh trực thuộc để mở rộng phạm vi hoạt động.
• Báo cáo và tuân thủ: Thực hiện báo cáo tài chính, hoạt động và nhân sự theo quy định, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy chế quản lý của công ty mẹ.

Các chức năng và vai trò chính của Branch Office.

Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập Branch Office

Ưu điểm

• Mở rộng thị trường và khách hàng tại nhiều khu vực khác nhau.
• Giảm chi phí vận chuyển, thuận tiện cho giao dịch và ký kết hợp đồng.
• Tăng uy tín và độ nhận diện thương hiệu tại địa phương.
• Chủ động trong hoạt động kinh doanh theo phạm vi được ủy quyền.
• Được sử dụng con dấu riêng, đại diện công ty ký hợp đồng hợp pháp.
• Có thể mở thêm địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Nhược điểm

• Thủ tục thành lập phức tạp, gần tương tự thành lập doanh nghiệp mới.
• Khó quản lý và kiểm soát từ xa, dễ phát sinh rủi ro vận hành.
• Công ty mẹ chịu trách nhiệm pháp lý cho toàn bộ hoạt động chi nhánh.
• Có thể xảy ra xung đột chiến lược với trụ sở chính.
• Phát sinh nghĩa vụ thuế và chi phí duy trì, đặc biệt là thuế môn bài hằng năm.

Ưu và nhược điểm khi thành lập Branch Office.

Quy định về tên gọi Chi nhánh doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Cấu trúc tên: Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”. Không được sử dụng các từ như “Công ty”, “Doanh nghiệp” hoặc cách gọi gây hiểu nhầm chi nhánh là pháp nhân độc lập.
• Ký tự sử dụng: Được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể bao gồm F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu theo quy định.
• Hiển thị tên: Tên chi nhánh phải được gắn tại trụ sở chi nhánh và được in với cỡ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp trên giấy tờ, hồ sơ giao dịch.
• Tránh trùng và gây nhầm lẫn: Tên chi nhánh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký theo quy định tại Điều 41. Các trường hợp bị coi là gây nhầm lẫn bao gồm việc chỉ khác nhau bằng ký hiệu, chữ số: từ “tân”, “mới” hoặc các cụm từ chỉ vùng miền như “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.
• Xử phạt vi phạm: Trường hợp đặt tên sai quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và buộc điều chỉnh lại tên chi nhánh.

Quy định về tên gọi Chi nhánh doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập Chi nhánh doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp trong nước

Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại Việt Nam, có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực, được quyền thành lập một hoặc nhiều chi nhánh trong và ngoài nước. Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng chi nhánh, tuy nhiên doanh nghiệp cần cân nhắc năng lực quản lý và khả năng tài chính để đảm bảo vận hành hiệu quả.

Khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng mã số thuế cho chi nhánh theo quy định, phục vụ việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Đối với doanh nghiệp nước ngoài

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập chi nhánh tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Được thành lập hợp pháp tại nước sở tại và đã hoạt động ít nhất 1 năm. 
• Ngành nghề hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ. 
• Chi nhánh thành lập tại Việt Nam phải đảm bảo đầy đủ điều kiện.
• Người đứng đầu chi nhánh cần có giấy tờ pháp lý hợp lệ; trường hợp là người nước ngoài phải có giấy phép lao động tại Việt Nam theo quy định.

Một trong những yếu tố quan trọng khi mở chi nhánh là lựa chọn địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp, phù hợp với quy định và mục tiêu vận hành. Gọi 0987260333 để thuê địa chỉ hợp pháp.

Các điều kiện thành lập chi nhánh doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh?

Theo Điều 45, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở cả trong nước và ngoài nước. Pháp luật cũng cho phép doanh nghiệp đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại cùng một địa phương, căn cứ theo địa giới hành chính.

Hiện nay, không có quy định nào giới hạn số lượng chi nhánh mà một doanh nghiệp được phép thành lập. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể chủ động mở nhiều chi nhánh tại các khu vực khác nhau để phục vụ mục tiêu mở rộng thị trường và phát triển hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc thành lập nhiều chi nhánh cần được cân nhắc dựa trên năng lực quản lý, nguồn lực tài chính và khả năng kiểm soát vận hành, bởi mỗi chi nhánh đều phát sinh chi phí, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm quản lý riêng.

Với doanh nghiệp muốn mở chi nhánh nhưng chưa cần mặt bằng cố định, mô hình văn phòng ảo đang được nhiều đơn vị lựa chọn để tối ưu chi phí ban đầu.

Thủ tục thành lập Chi nhánh doanh nghiệp

Thủ tục thành lập chi nhánh yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

• Thông báo về việc thành lập chi nhánh, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Quyết định thành lập chi nhánh của doanh nghiệp.
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (áp dụng đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên và công ty cổ phần; không áp dụng cho công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh, cụ thể:
  • Đối với công dân Việt Nam: CMND, CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Đối với người nước ngoài: hộ chiếu còn hiệu lực kèm giấy phép lao động và giấy đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở, có thể nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Phân biệt Branch Office với các hình thức mở rộng khác

Doanh nghiệp có nhiều cách để mở rộng hoạt động như thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc công ty con. Mỗi mô hình có đặc điểm pháp lý, chức năng và mức độ tự chủ khác nhau, cần được phân biệt rõ trước khi lựa chọn.

So sánh Branch Office và Trụ sở chính (Head Office)

Trụ sở chính và chi nhánh cùng thuộc một doanh nghiệp nhưng đảm nhiệm vai trò khác nhau trong hệ thống vận hành.

• Tư cách pháp nhân: Trụ sở chính là trung tâm điều hành của doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và quyền quyết định cao nhất. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập, hoạt động dưới sự quản lý và giám sát của trụ sở chính.
• Chức năng: Trụ sở chính chịu trách nhiệm quản lý tổng thể và hoạch định chiến lược, trong khi chi nhánh chủ yếu triển khai hoạt động kinh doanh tại địa phương theo phạm vi được ủy quyền.
• Địa điểm hoạt động: Trụ sở chính thường đặt tại một địa điểm cố định, còn chi nhánh có thể được thành lập tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau tùy nhu cầu mở rộng thị trường.

Để hiểu rõ hơn vai trò và ý nghĩa pháp lý của trụ sở chính trong cơ cấu doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm bài viết trụ sở là gì.

So sánh Branch Office và Văn phòng đại diện

Chi nhánh và văn phòng đại diện thường dễ bị nhầm lẫn do cùng là đơn vị phụ thuộc, nhưng phạm vi hoạt động rất khác nhau.

Điểm giống nhau

• Đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Không có tư cách pháp nhân độc lập.
• Có thể được thành lập trong và ngoài nước.
• Phải đăng ký hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Điểm khác nhau

Nhìn chung, chi nhánh có phạm vi hoạt động rộng và linh hoạt hơn, nhưng đồng thời cũng phát sinh nhiều nghĩa vụ thuế và trách nhiệm pháp lý hơn so với văn phòng đại diện.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có nhu cầu kinh doanh trực tiếp tại địa phương, mô hình văn phòng đại diện là gì sẽ là lựa chọn phù hợp hơn so với chi nhánh.

Phân biệt Branch Office, Văn phòng đại diện và Công ty con

Mặc dù đều là hình thức mở rộng hoạt động kinh doanh, nhưng ba mô hình này có sự khác biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về Branch Office

Chi nhánh và văn phòng đại diện khác nhau như thế nào?

Chi nhánh được phép thực hiện hoạt động kinh doanh và có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và không được phép kinh doanh, đồng thời chỉ hạch toán phụ thuộc.

Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh?

Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng chi nhánh. Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều chi nhánh trong và ngoài nước, tùy theo nhu cầu mở rộng và khả năng quản lý.

Chi nhánh có tư cách pháp nhân không?

Không. Theo Bộ luật Dân sự 2015, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập. Mọi quyền và nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hoạt động của chi nhánh đều do công ty mẹ chịu trách nhiệm.

Chi nhánh cần đóng những loại thuế nào?

Chi nhánh phải nộp thuế môn bài hằng năm. Ngoài ra, tùy theo hình thức hạch toán và hoạt động kinh doanh, chi nhánh có thể phát sinh thuế GTGT, thuế TNCN và thuế TNDN (đặc biệt trong trường hợp chi nhánh đặt tại tỉnh khác trụ sở chính).

Thành lập chi nhánh doanh nghiệp gồm những chi phí gì?

Chi phí thành lập và vận hành chi nhánh thường bao gồm:

• Lệ phí đăng ký và công bố thông tin chi nhánh khoảng 1.000.000 VNĐ.
• Chi phí thuê văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh.
• Chi phí nhân sự và bảo hiểm bắt buộc.
• Chi phí pháp lý phát sinh như công chứng hồ sơ, làm biển hiệu, tư vấn.

Branch Office là giải pháp mở rộng phù hợp giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại từng khu vực. Tuy nhiên, để việc thành lập chi nhánh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp lý và lựa chọn địa điểm đặt chi nhánh phù hợp ngay từ đầu.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư mặt bằng cố định, các giải pháp văn phòng linh hoạt là lựa chọn đáng cân nhắc. Với hệ thống văn phòng cho thuê và địa chỉ đăng ký kinh doanh tại nhiều khu vực trung tâm, Arental Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập chi nhánh hợp pháp, tối ưu chi phí và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu thực tế.