Giải Đáp: Văn Phòng Đại diện Có Tư Cách Pháp Nhân Hay Không?

"Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?" là thắc mắc phổ biến khi doanh nghiệp muốn mở rộng hiện diện nhưng chưa cần thành lập pháp nhân mới. Dù quen thuộc, mô hình này vẫn dễ gây nhầm lẫn về quyền hạn pháp lý và phạm vi hoạt động thực tế. Trong nội dung dưới đây, Arental Vietnam sẽ cùng bạn làm rõ khái niệm, căn cứ pháp luật liên quan và thời điểm nên lựa chọn văn phòng đại diện cho chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Tư Cách Pháp Nhân Được Hiểu Như Thế Nào Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam?

Để trả lời được cho câu hỏi: “Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?”, thì trước hết, chúng ta cần hiểu rõ tư cách pháp nhân được định nghĩa ra sao. Đồng thời cũng cần xem xét lại bản chất của văn phòng đại diện là gì.

Theo quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi đáp ứng đủ 4 điều kiện sau:

• Được thành lập hợp pháp: Tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật (theo Bộ luật Dân sự và các luật liên quan).

• Cơ cấu tổ chức chặt chẽ: Có cơ cấu tổ chức theo đúng yêu cầu pháp luật (ví dụ có điều lệ, có cơ quan điều hành, quản lý…).

• Tài sản độc lập: Có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng chính tài sản của mình.

• Tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập: Nhân danh chính mình tham gia các quan hệ pháp luật (ký kết hợp đồng, giao dịch) một cách độc lập.

Nói một cách đơn giản, tư cách pháp nhân là tư cách pháp lý do Nhà nước công nhận cho một tổ chức đủ điều kiện độc lập về tài sản, cơ cấu và có thể tự mình tham gia các quan hệ pháp luật.

Tổ chức có tư cách pháp nhân sẽ có quyền và nghĩa vụ pháp lý độc lập, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Ngược lại, tổ chức không có tư cách pháp nhân thường không có sự độc lập đó, mọi hoạt động phụ thuộc vào một pháp nhân khác hoặc vào cá nhân chủ sở hữu.

Văn Phòng Đại Diện Có Tư Cách Pháp Nhân Không?

Căn cứ vào Theo Khoản 1 Điều 84 Bộ Luật Dân Sự 2015 (áp dụng 2025) thì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Lý do là vì văn phòng đại diện không đáp ứng được các điều kiện về pháp nhân độc lập theo quy định pháp luật hiện hành (Điều 74 của Bộ luật này), cụ thể như sau:

• Không có tài sản độc lập: mọi tài sản đều do doanh nghiệp mẹ cấp và quản lý

• Không tự nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập:  mọi hoạt động đều dưới danh nghĩa và sự ủy quyền của công ty mẹ

• Không tự chịu trách nhiệm pháp lý: các giao dịch dân sự do văn phòng đại diện thực hiện, sẽ do doanh nghiệp chủ quản chịu trách nhiệm pháp lý.

Nói một cách dễ hiểu, văn phòng đại diện chỉ là “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp, phụ thuộc hoàn toàn vào pháp nhân (doanh nghiệp mẹ).

Do không có tư cách pháp nhân, vai trò của văn phòng đại diện chỉ giới hạn ở việc đại diện liên lạc, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, không trực tiếp tạo ra lợi nhuận. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa phương khác, việc thành lập chi nhánh hoặc công ty con sẽ phù hợp hơn.

Trường hợp chỉ cần đặt địa điểm hiện diện và giao dịch với khách hàng, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện tại Arental Vietnam để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo pháp lý.

Văn Phòng Đại Diện Có Quyền Ký Hợp Đồng Hay Không?

Mặc dù không có tư cách pháp nhân, nhưng văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết một số loại hợp đồng nhất định thông qua cơ chế ủy quyền. Cụ thể được trình bày dưới đây:

Ký Kết Hợp Đồng Thông Qua Ủy Quyền

Thực chất, khi văn phòng đại diện “ký hợp đồng”, đó là việc ký thay cho công ty mẹ trong phạm vi được ủy quyền, không phải với tư cách một pháp nhân riêng. Pháp luật hiện hành cho phép điều này thông qua cơ chế ủy quyền, cụ thể:

• Theo Điều 84 Bộ Luật Dân Sự 2015 quy định, người đứng đầu văn phòng đại diện không có quyền tự ý ký kết hợp đồng, khi chưa có sự ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ (pháp nhân).

• Khi văn phòng đại diện (VPĐD) ký hợp đồng đúng với phạm vi ủy quyền, công ty mẹ sẽ là bên chịu trách nhiệm pháp lý, không phải VPĐD (Trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ và hưởng quyền lợi).

Như vậy, văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng nếu được công ty ủy quyền. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt tư cách pháp nhân, nên các hợp đồng này chỉ mang tính hỗ trợ vận hành văn phòng, không phát sinh hoạt động sinh lợi trực tiếp.

Văn Phòng Đại Diện Có Thể Ký Kết Những Loại Hợp Đồng Nào?

Văn phòng đại diện vẫn có thể thay mặt công ty mẹ (pháp nhân) ký kết ký những hợp đồng phục vụ cho hoạt động của chính văn phòng đại diện đó hoặc thực hiện chức năng đại diện. Cụ thể hơn qua loại sau:

• Hợp đồng lao động tuyển dụng nhân viên cho văn phòng đại diện

• Hợp đồng thuê văn phòng: hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở cho văn phòng đại diện

• Hợp đồng dịch vụ: ví dụ như thuê dịch vụ vệ sinh, bảo vệ cho văn phòng

Ngược lại, văn phòng đại diện không được tự ý ký các hợp đồng kinh doanh sinh lợi (như hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại cho khách hàng) bằng danh nghĩa của mình, vì đó không phải là chức năng được phép của văn phòng đại diện.

Do không thực hiện hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa/dịch vụ, văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn VAT cho khách hàng.

Khi Nào Nên Chọn Văn Phòng Đại Diện Dù Không Có Tư Cách Pháp Nhân?

Dù không có tư cách pháp nhân và không thể tự thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi, văn phòng đại diện vẫn là lựa chọn phù hợp trong nhiều trường hợp, cụ thể:

• Cần hiện diện tại địa phương khác để phục vụ hoạt động tiếp thị, nghiên cứu thị trường hoặc chăm sóc khách hàng.

• Muốn có địa chỉ giao dịch rõ ràng, hợp pháp để làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác hoặc khách hàng, mà chưa cần mở chi nhánh hoặc công ty con.

• Ưu tiên giải pháp tiết kiệm chi phí và thủ tục đơn giản hơn so với mô hình chi nhánh.

• Không cần hệ thống kế toán, thuế độc lập tại địa điểm đại diện, do các nghiệp vụ tài chính vẫn do trụ sở chính quản lý.

Nếu bạn đang cần đặt văn phòng đại diện ngoài tỉnh nơi đặt trụ sở chính, có thể tham khảo thêm hướng dẫn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh để chuẩn bị hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý không cần thiết trong quá trình vận hành văn phòng đại diện.

Và khi không còn nhu cầu hoạt động, thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện (giải thể) cần được thực hiện đúng quy trình để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc trách nhiệm pháp lý không đáng có.

Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Đại Diện Tại Arental Vietnam

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại TP.HCM, Arental Vietnam cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, đồng thời đảm bảo sự linh hoạt, tiết kiệm và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

• Địa chỉ đăng ký văn phòng đại diện hợp pháp tại các quận trung tâm như Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 7, Tân Bình, Phú Nhuận.

• Không gian tiếp khách hiện đại, sẵn sàng sử dụng khi cần giao dịch, gặp gỡ đối tác.

• Lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ tiếp nhận thư từ, tài liệu và thông báo đến doanh nghiệp.

• Hợp đồng rõ ràng, thủ tục đơn giản, phù hợp với cả doanh nghiệp trong nước lẫn công ty nước ngoài.

• Hỗ trợ tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.

Chi phí thuê văn phòng đại diện tại Arental Vietnam hiện dao động từ 290.000 đến 3.800.000 đồng/tháng, tùy theo vị trí, thời hạn và tiện ích đi kèm. Đây là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn hiện diện tại TP.HCM mà không cần đầu tư một văn phòng cố định với chi phí lớn.

Hãy liên hệ với Arental Vietnam qua hotline 098.7260.333 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn.

Qua nội dung đã chia sẻ, Arental Vietnam hy vọng đã giúp bạn giải đáp rõ ràng câu hỏi “văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?” theo quy định pháp luật hiện hành.

Từ việc hiểu rõ bản chất pháp lý này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng cân nhắc khi lựa chọn mô hình phù hợp với mục tiêu phát triển. Dù không có tư cách pháp nhân độc lập, văn phòng đại diện vẫn là giải pháp đáng cân nhắc trong trường hợp bạn muốn mở rộng hiện diện, giữ kết nối thị trường mà không cần thành lập pháp nhân mới.