Văn Phòng Chia Sẻ Là Gì? Các Loại Hình Và Ưu Nhược Điểm Khi Thuê

Văn phòng chia sẻ trở thành sự lựa chọn phù hợp cho đa dạng tệp doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay. Vậy văn phòng chia sẻ là gì? lợi ích và hạn chế của loại hình này như thế nào. Tham khảo ngay bài viết bên dưới nhé! 

Văn Phòng Chia Sẻ Là Gì?

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là loại hình cho thuê chỗ ngồi làm việc trong không gian chung được trang bị đầy đủ tiện ích và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Thay vì phải thuê sàn văn phòng, tự đầu tư và vận hành toàn bộ, khách hàng có thể linh hoạt lựa chọn chỗ ngồi làm việc hoặc khu vực  phòng riêng tùy nhu cầu và mục đích sử dụng.

Thêm vào đó, quý khách hàng tham khảo tiếp bài viết coworking space là gì, đây là loại hình nhỏ hơn của văn phòng chia sẻ.  

Các Loại Hình Cho Thuê Văn Phòng Chia Sẻ Phổ Biến

Văn phòng chia sẻ được chia thành 3 loại hình phổ biến như sau: Chỗ ngồi linh hoạt (flexible desk), chỗ ngồi cố định (dedicated desk) và văn phòng riêng (private office) 

Chỗ Ngồi Linh Hoạt (Hot Desking)

Loại hình cung cấp chỗ ngồi làm việc tự chọn trong không gian chia sẻ chung. Khách hàng sẽ không có vị trí bàn làm việc cố định mà sẽ sử dụng khu vực bàn trống mỗi khi đến văn phòng. Hình thức này sẽ có chi phí thấp, tính linh hoạt cao và phù hợp với tệp khách hàng không có nhu cầu thuê dài hạn hoặc có lịch trình không cố định như: Freelancer, sinh viên và người làm việc từ xa. 

Chỗ Ngồi Cố Định (Dedicated Desk)

Loại hình cung cấp chỗ ngồi và vị trí làm việc cố định trong không gian văn phòng chia sẻ. Quý khách hàng phải sử dụng chính xác chỗ ngồi của mình mỗi khi đến văn phòng. Dịch vụ không chỉ có chỗ ngồi làm việc mà còn cung cấp tủ locker đựng hồ sơ, vật dụng cá nhân. Chỗ ngồi có định có chi phí thuê cao hơn, phù hợp với nhóm khách hàng có nhu cầu thuê dài hạn và lịch trình ổn định như:  Doanh nghiệp SMEs, startup và nhân viên văn phòng.       

Văn Phòng Riêng (Private Office)

Hình thức này cho thuê dạng phòng làm việc khép kín, tách biệt với khu vực ghế ngồi chia sẻ. Mỗi phòng thường được trang bị sẵn bàn ghế, tủ hồ sơ và khóa riêng, đáp ứng nhu cầu vận hành độc lập của các doanh nghiệp. Văn phòng riêng đảm bảo sự riêng tư, có thể cá nhân hóa không gian làm việc và cải thiện khả năng tương tác giữa các thành viên. Phù hợp với nhóm khách hàng thích sự yên tĩnh, cần không gian để tập trung và không bị ảnh hưởng bởi tác động xung quanh.  

Đối Tượng Khách Hàng Nào Nên Thuê Văn Phòng Chia Sẻ?

Arental Vietnam sẽ phân nhóm khách hàng mục tiêu dựa trên 3 loại hình phổ biến của văn phòng chia sẻ. 

Chỗ ngồi linh hoạt (hot desking): 

• Freelancer: Ưu tiên sự linh hoạt để chạy các dự án ngắn hạn và có xu hướng thay đổi chỗ làm việc. 

• Sinh viên: Ưu tiên về vấn đề chi phí, chỉ có nhu cầu thuê ngắn hạn theo giờ / ngày / tháng để làm đồ án hoặc công việc. 

• Người làm việc từ xa: Tương tự như freelancer, không cố định không gian làm việc và có nhu cầu thuê để tận dụng các tiện ích văn phòng. 

Chỗ ngồi cố định (dedicated desk): 

• Doanh nghiệp SMEs: Có nhu cầu thuê cho các nhân viên chủ chốt, cần môi trường làm việc ổn định, có địa chỉ đăng ký kinh doanh rõ ràng và hỗ trợ tiếp khách.

• Startup nhỏ (từ 3 - 6 người):  Cần môi trường gắn kết, tập trung nhưng vẫn mở rộng dễ dàng khi cần thiết.

• Nhân viên văn phòng: Số lượng đội ngũ không quá đông, cần không gian làm việc ổn định, chuyên nghiệp và chất lượng.

>> Top gợi ý: Đơn vị cho thuê coworking space Quận 7 uy tín kèm mức giá ưu đãi. 

Văn phòng riêng: 

• Các nhóm làm việc theo dự án: Cần không gian riêng hội họp đội ngũ nhân sự nhưng vẫn muốn tiết kiệm chi phí và đầy đủ tiện ích văn phòng cơ bản. 

• Doanh nghiệp mở chi nhánh, văn phòng đại diện: thường chỉ cần nơi làm việc nhỏ gọn, tiện nghi cơ bản và không cần đầu tư hạ tầng. Lưu tâm đến dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh và lắp đặt bảng tên doanh nghiệp.

Ưu Điểm Khi Thuê Văn Phòng Chia Sẻ 

Mô hình cho thuê văn phòng chia sẻ mang đến 6 lợi ích tổng thể cho quý doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Tăng Hiệu Suất Vận Hành Và Khả Năng Thích Nghi

Mô hình văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô hoạt động theo từng giai đoạn phát triển. Bạn có thể mở rộng khi tăng nhân sự hoặc thu gọn mà không cần thay đổi địa điểm hay đầu tư mới về cơ sở vật chất.

Chẳng hạn, startup trong giai đoạn thử nghiệm sản phẩm có thể bắt đầu với 2 người, sau đó dễ dàng mở rộng lên nhóm 6-8 người khi muốn phát triển mà không phải đổi địa chỉ văn phòng.

Tiết Kiệm Thời Gian Và Chi Phí

Thay vì phải thiết lập văn phòng từ đầu, doanh nghiệp chỉ cần chọn không gian phù hợp và bắt đầu làm việc ngay. Việc không phải tự vận hành lễ tân, bảo trì hay quản lý nội thất cũng giúp tiết giảm đáng kể chi phí và công sức.

Ví dụ: Khi sử dụng văn phòng chia sẻ tại Arental Vietnam, doanh nghiệp không cần đầu tư bàn ghế, máy in, hệ thống lễ tân hay chi phí vận hành như điện, nước, bảo trì,... mọi thứ đã được tích hợp trong gói thuê. Chỗ ngồi làm việc cố định giá 2.500.000VND tại Quận 2 tiết kiệm khoảng 16.7% chi phí so với văn phòng trọn gói.

>> Gợi ý xem thêm: Danh sách coworking space Quận 2 được yêu thích tại TPHCM

Thanh Toán Linh Hoạt Và Kiểm Soát Ngân Sách

Tùy theo nhu cầu, bạn có thể lựa chọn gói thuê theo giờ, ngày hoặc tháng; không gian coworking hay phòng riêng yên tĩnh. Cách tính chi phí rõ ràng và linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách và tránh phát sinh không cần thiết.

Ví dụ: Văn phòng riêng trọn gói cho 4 người tại Arental Vietnam có phí thuê 12.000.000 VND/tháng được bao gồm các tiện ích sử dụng chung như lễ tân, in ấn, pantry,... không phát sinh chi phí ẩn trong quá trình thuê giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định ngân sách hơn.

Vị Trí Thuận Tiện Và Nâng Tầm Hình Ảnh Chuyên Nghiệp

Để góp phần nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp của quý khách hàng, các tòa nhà cho thuê văn phòng chia sẻ thường tọa lạc tại những khu vực trung tâm hoặc gần trục đường lớn. 

Ví dụ, văn phòng chia sẻ chi nhánh Quận 2 của Arental Vietnam cách trục đường Trần Não khoảng 30m, chỉ mất từ 5 - 10 để tiếp cận các tiện ích ngoại khu như nhà hàng, ngân hàng, văn phòng công chứng,.. và dễ dàng liên kết đến các quận lân cận chỉ 10 - 20 phút. 

Thêm vào đó, phần lớn các đơn vị đều hỗ trợ đăng ký địa chỉ kinh doanh và lắp đặt bảng tên thương hiệu ngay tại mặt tiền của tòa nhà, gia tăng đáng kể độ nhận diện thương hiệu. 

Mở Rộng Kết Nối Và Cơ Hội Hợp Tác

Không gian làm việc chung là nơi quy tụ nhiều cá nhân và doanh nghiệp đa lĩnh vực. Đây là môi trường lý tưởng để bạn gặp gỡ, trao đổi và tạo ra những kết nối tiềm năng: từ tuyển dụng, hợp tác đến sử dụng dịch vụ chéo.

Trải Nghiệm Đa Dạng Tiện Ích Khác 

Khách hàng thuê văn phòng chia sẻ cũng được trải nghiệm và sử dụng các tiện ích, dịch vụ của tòa nhà như: Quầy pantry miễn phí, phòng nghỉ trưa, hầm giữ xe, khu vực photocopy in ấn, phòng họp theo giờ, lắp đặt bảng tên doanh nghiệp (nếu cần), đội ngũ lễ tân hỗ trợ giao nhận thư tín / bưu phẩm sử dụng sảnh chung của tòa nhà để tiếp khách, máy làm đá, máy nước nóng lạnh,... 

Đó là 6 lợi ích cốt lõi của mô hình văn phòng chia sẻ, nếu quý khách hàng có nhu cầu hãy tham khảo ngay bảng giá cho thuê văn phòng chia sẻ TPHCM của chúng tôi nhé!

Nhược Điểm Văn Phòng Chia Sẻ Khi Thuê

Bên cạnh đó, văn phòng chia sẻ cũng có những yếu điểm cần được lưu ý trước khi thuê. Arental Vietnam chia sẻ đến quý khách hàng 4 mặt hạn chế của văn phòng chia sẻ, cụ thể như sau: 

1. Tiếng ồn và sự xao nhãng tiềm ẩn: Không gian chung có lợi thế về sự kết nối, nhưng đồng thời cũng dễ phát sinh tiếng ồn. Các nhóm làm việc có thể bị ảnh hưởng nếu không gian không được cách âm tốt hoặc thiếu quy định rõ ràng về trật tự chung. 

2. Hạn chế tối đa sự thay đổi: Phần lớn các không gian văn phòng chia sẻ không cho phép người thuê thay đổi bố cục, sắp xếp lại nội thất hoặc thiết kế theo yêu cầu riêng. Trong trường hợp có nhu cầu thay đổi, quý khách hàng có thể thuê văn phòng riêng.

3. Hạn chế ngành nghề hoặc văn hóa doanh nghiệp: Không gian làm việc chia sẻ thiên về sự cởi mở và giao lưu, phù hợp với startup, freelancer hoặc doanh nghiệp trẻ. Tuy nhiên, với những tổ chức có văn hóa làm việc hướng nội, cần sự ổn định lâu dài và mức độ kiểm soát cao, mô hình này có thể không mang lại hiệu quả vận hành như mong đợi. 

4. Khả năng rò rỉ thông tin bảo mật: Bản chất mô hình này là không gian làm việc chung với nhiều khách hàng khác, vì vậy khả năng bảo mật thông tin, lưu trữ hồ sơ cần được thiết lập kỹ càng. Arental Vietnam có cung cấp hệ thống tủ locket khóa riêng từng khách và máy quay CCTV an ninh. 

>> Tham khảo thêm chi tiết bài viết: Top 20 Coworking Space TPHCM Đầy Đủ Tiện Ích Tốt Nhất Năm 2025

Kinh Nghiệm Lựa Chọn Loại Hình Văn Phòng Chia Sẻ Phù Hợp 

Để giúp quý khách hàng lựa chọn được đơn vị và loại hình cho thuê văn phòng chia sẻ một cách hiệu quả, đội ngũ chuyên viên của Arental Vietnam đã đút kết được 5 kinh nghiệm trọng điểm như sau: 

1. Xác định nhu cầu sử dụng: Quý khách hàng cần xác định 3 yếu tố quan trọng là thời gian - chi phí mong muốn - số lượng nhân sự. Thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn sẽ khác nhau cho chỗ ngồi cố định và linh hoạt. Chi phí sẽ giúp khách hàng lựa chọn được đơn vị và khu vực thuê kèm các điều khoản chi tiết trong hợp đồng. Số lượng sẽ quyết định thuê chỗ ngồi chung hay là văn phòng riêng. 

2. Ưu tiên vị trí: Lựa chọn vị trí không chỉ thuận tiện di chuyển mà còn phải đáp ứng cơ bản hạ tầng tiện ích ngoại khu và khả năng liên kết vùng. Ví dụ như: nếu khách hàng cần mở rộng thị trường về phía Nam TP.HCM, thì văn phòng chia sẻ tại Quận 7 là lựa chọn đáng cân nhắc.

3. Đánh giá thực tế: Đừng chỉ xem hình ảnh – hãy đến trực tiếp để cảm nhận không gian, tiện ích, độ thoáng và mức độ phù hợp với phong cách làm việc của doanh nghiệp. Chỉ cần một lần trải nghiệm thực tế, bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt giữa các không gian tưởng chừng giống nhau.

4. Kiểm tra kỹ chi phí và điều khoản dịch vụ: Quý khách hàng cần kiểm tra tổng thể về chi phí, quyền lợi, nghĩa vụ, loại hình trước khi thuê văn phòng chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn chỉ cần làm việc 3 ngày mỗi tuần, việc chọn đúng gói thuê theo giờ hoặc theo ngày sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều.

5. Cân nhắc khả năng mở rộng: Các doanh nghiệp SMEs hoặc Startup có nhóm nhân sự thấp cần tính toán chiến lược thuê dài hạn. Nếu xác định từ đầu số lượng nhân sự sẽ tăng lên thì có thể trọn loại hình văn phòng riêng thay vì chỗ ngồi làm việc để tránh mất thời gian, chi phí về sau.

Việc lựa chọn đúng loại hình văn phòng chia sẻ không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm tổng thể cho doanh nghiệp. Hy vọng những kinh nghiệm trên từ Arental Vietnam sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp. 

So Sánh Văn Phòng Chia Sẻ Và Văn Phòng Trọn Gói

Văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói đều có những ưu và những điểm chuyên biệt. Để giúp quý khách hàng có góc nhìn tổng thể về hai dịch vụ này, Arental Vietnam gửi đến bảng so sánh chi tiết như sau:

Bên trên là 6 điểm khác nhau cơ bản của hai loại hình văn phòng cho thuê này. Quý khách hàng có thể tham khảo bài viết so sánh văn phòng trọn gói và văn phòng chia sẻ mà đội ngũ Arental Vietnam đã phân tích để đánh giá chi tiết từng loại hình nhé!

So Sánh Văn Phòng Chia Sẻ Và Văn Phòng Truyền Thống

Thêm vào đó, loại hình văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ cũng được “đặt lên bàn cân” để xác định mô hình cho thuê hiệu quả trên thị trường hiện nay. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết 7 điểm khác nhau:

Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Chia Sẻ Chất Lượng Tại TP.HCM

Arental Vietnam đã có 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng nói chung và loại hình văn phòng chia sẻ nói riêng. Hiện nay, chúng tôi cho thuê văn phòng chia sẻ tại 4 quận trung tâm là: Quận 1, Quận 2, Quận 3 và Quận 7. Arental Vietnam cho thuê loại hình chỗ ngồi cố định và phòng riêng, chúng tôi chưa áp dụng loại hình chỗ ngồi linh hoạt. 

Báo giá thuê văn phòng chia sẻ tại Arental Vietnam dao động từ 2.000.000VND - 2.800.000VND/tháng đi kèm danh sách khoảng 18 tiện ích phụ trợ miễn phí, nổi bật như: Miễn phí lắp đặt bảng tên, tủ locker cá nhân, cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, lễ tân hỗ trợ nhận thư từ / bưu phẩm, khu vực quầy pantry miễn phí, máy in ấn / photocopy. 

Liên hệ ngay hotline 0987.260.333 để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.

Giải đáp thắc mắc loại hình văn phòng chia sẻ 

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ là bao nhiêu? 

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ trên thị trường dao động từ 2.000.000/chỗ ngồi/tháng. Tại Arental Vietna, chi phí dao động từ 2.500.000VND - 2.800.000VNĐ/tháng. 

Hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ hay chỗ ngồi làm việc trong thời gian bao lâu?

Tùy thuộc vào từng đơn vị cho thuê, hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ từ 1 tháng trở lên. Tại Arental Vietnam, mức thời hạn tối thiếu là 12 tháng và thanh toán đều đặn theo đợt. 

Có cần chuyển tiền cọc trước khi thuê văn phòng chia sẻ? 

Quý khách hàng không cần chuyển bất kì khoản phí nào trước khi ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng chia sẻ hay chỗ ngồi làm việc. Điều quan trọng là quý khách cần book lịch tham quan và khảo sát thực tế văn phòng để có những đánh giá tổng quan nhất, tránh lãng phí sau này. 

Có thể nâng cấp từ chỗ ngồi cố định sang chỗ ngồi linh hoạt (flexible desk)?

Có thể nâng cấp từ chỗ ngồi cố định sang linh hoạt. Tuy nhiên việc này sẽ có 2 yếu tố cản trở chính là: Đơn vị cho thuê có phục vụ cả hai loại hình này và số lượng chỗ ngồi làm việc còn trống. Quý khách hàng cũng cần thông báo đến ban quản lý về nhu cầu đổi loại hình cho thuê. 

Có được chuyển vị trí chi nhánh khi thuê văn phòng chia sẻ tại Arental Vietnam? 

Tùy thuộc vào đơn vị cho thuê và có sự đồng ý của ban quản lý thì khách hàng có thể chuyển vị trí chi nhánh. Tại Arental Vietnam, chúng tôi cần đánh giá chi nhánh mà khách hàng có nhu cầu chuyển còn vị trí trống và loại hình cho thuê tương ứng với hợp đồng đã ký. Quý khách hàng cần báo trướ tử 3 - 4 tuần.

Bài viết trên đã giải đáp chi tiết khái niệm văn phòng chia sẻ là gì. Arental Vietnam giúp khách hàng có cái nhìn tổng thể nhất về định nghĩa, phân loại, đối tượng mục tiêu, ưu & nhược điểm và kinh nghiệm khi thuê văn phòng chia sẻ. Thêm vào đó, chúng tôi cũng đóng góp bảng so sánh cơ bản văn phòng chia sẻ với văn phòng trọn gói và truyền thống. Mong rằng những thông tin trên giúp quý khách hàng lựa chọn được loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng hiệu quả và tương xứng nhất.