Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh năm 2025

Theo điều 47 Nghị định số 1/2021/NĐ-CP, thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh là bắt buộc khi cá nhân hoặc tổ chức di dời sang địa chỉ kinh mới. Tham khảo chi tiết ngay về quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị nhé! 

Thay đổi địa điểm kinh doanh là gì?

Thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp di dời địa chỉ kinh doanh mới hoặc thay đổi thông tin khác ghi trên giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh như tên địa điểm kinh doanh, ngành nghề hoạt động tại địa điểm, người đứng đầu địa điểm kinh doanh, hoặc thông tin liên hệ (số điện thoại, email).

Tham khảo thêm: Địa điểm kinh doanh là gì?

Những quy định pháp lý về thay đổi địa điểm kinh doanh

Việc thay đổi địa điểm kinh doanh hợp pháp cần phải tuân thủ các thủ tục pháp lý cụ thể như sau:

• Điều 30 Luật Doanh Nghiệp 2020 đã quy định: “Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.”

• Điều 31 Luật Doanh Nghiệp 2020 cũng đề cập: “ Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi một trong những nội dung sau đây: a) Ngành, nghề kinh doanh; b) Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết; c) Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.”

• Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT: Phụ lục II-9 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) và Phụ lục III-2 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh).

Tham khảo thêm: 

>> Cách tra cứu mã số thuế 

Thêm vào đó, Căn cứ theo khoản 2 Điều 65 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được tiếp tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Đã có biện pháp khắc phục những vi phạm theo yêu cầu trong Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận

• Phải đăng ký thay đổi một số nội dung đăng ký doanh nghiệp để phục vụ quá trình giải thể và hoàn tất bộ hồ sơ giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký thay đổi phải kèm theo văn bản giải trình của doanh nghiệp về lý do đăng ký thay đổi

• Có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi yêu cầu quy định tại điểm c khoản 1 Điều này về việc cho phép tiếp tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

• Doanh nghiệp đã được chuyển tình trạng pháp lý từ “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” sang “Đang hoạt động”.

Tham khảo thêm: Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh chỉ từ 290k/tháng. 

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh hợp pháp

Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp thường theo địa bàn quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố. Vì vậy, khi thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh, thủ tục được chia làm 2 trường hợp chính: không thay đổi hoặc thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trường hợp địa điểm kinh doanh chuyển đến cùng quận/huyện, cùng tỉnh/thành phố (ví dụ: từ phường A sang phường B trong cùng Quận 1, TP.HCM) thì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký mà không phải thay đổi cơ quan thuế quản lý. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

Hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (theo mẫu II-9).

• Quyết định của công ty về việc thay đổi địa điểm.

• Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

• Bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

Lưu ý: địa chỉ mới phải hợp lệ, tồn tại thực tế và không đặt tại căn hộ chung cư thuộc diện cấm kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

• Cơ quan tiếp nhận: phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

• Cách thức nộp: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng ĐKKD xử lý hồ sơ

• Thời hạn giải quyết: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa theo hướng dẫn cụ thể.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể nhận trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc qua dịch vụ bưu điện theo phương thức đã đăng ký.

Vì việc thay đổi nằm trong cùng quận/huyện, nên mã số thuế của địa điểm kinh doanh không thay đổi và doanh nghiệp không cần thông báo lại cơ quan thuế trong trường hợp này.

Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển sang địa điểm mới thuộc địa bàn khác quận/huyện, cùng tỉnh hoặc khác tỉnh/thành phố, địa điểm kinh doanh sẽ chịu sự quản lý của chi cục thuế khác. Do đó, ngoài việc đăng ký với Phòng ĐKKD, doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục về thuế. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế ở địa bàn cũ (nơi đi)

Doanh nghiệp gửi Công văn thông báo chuyển địa điểm tới Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh cũ (thường dùng Mẫu 08/MST hoặc mẫu do cơ quan thuế hướng dẫn).

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu đã hoàn tất nghĩa vụ và không còn vướng mắc, Chi cục Thuế sẽ phát hành Thông báo chấp thuận chuyển địa điểm (chuyển dữ liệu quản lý thuế).

Thời gian xử lý: Khoảng 5–10 ngày làm việc, tùy từng chi cục thuế.

Lưu ý: Trong thời gian chờ, doanh nghiệp vẫn cần nộp đầy đủ báo cáo thuế định kỳ nếu đến hạn.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh tại Phòng ĐKKD (Sở KH&ĐT)

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ tương tự trường hợp chuyển trong cùng quận/huyện, gồm: Thông báo thay đổi (Mẫu II-9), Quyết định công ty, Biên bản họp (nếu có), giấy ủy quyền, bản sao giấy tờ cá nhân người nộp hồ sơ. Trong Thông báo thay đổi, cần ghi rõ địa chỉ cũ – địa chỉ mới và đánh dấu việc thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Cơ quan tiếp nhận: Phòng ĐKKD nơi đặt địa điểm mới (ví dụ: Sở KH&ĐT TP. Hà Nội nếu chuyển vào Hà Nội).

Thời gian giải quyết: Khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Sau khi hồ sơ được duyệt, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh tại địa chỉ mới.

Bước 3: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế ở địa bàn mới (nơi đến)

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới, doanh nghiệp liên hệ Chi cục Thuế quận/huyện nơi địa điểm mới tọa lạc để cập nhật thông tin quản lý thuế.

Hồ sơ thường gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới,

• Thông báo chuyển địa điểm do cơ quan thuế cũ cấp.

Cơ quan thuế nơi đến sẽ cập nhật dữ liệu, xác nhận việc chuyển cơ quan quản lý thuế, trong đó mã số thuế 13 số của địa điểm vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi đơn vị quản lý.

Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh gồm những gì? 

Các hồ sơ quan trọng bao gồm: 

• Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (theo mẫu II-9).

• Quyết định của công ty về việc thay đổi địa điểm.

• Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

• Bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ. 

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới

• Thông báo chuyển địa điểm do cơ quan thuế cũ cấp.

Tham khảo thêm: Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giải quyết bài toán tìm kiếm địa điểm kinh doanh chuyên nghiệp và uy tín

Lưu ý sau khi thay đổi địa điểm kinh doanh

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh với địa chỉ mới, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện một số việc quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và thuận lợi trong hoạt động:

• Công bố thông tin thay đổi: Theo quy định, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, kèm phí công bố khoảng 100.000 đồng.

• Cập nhật thông tin trên giấy tờ, ấn phẩm: Kiểm tra con dấu (nếu có ghi địa chỉ), thay đổi biển hiệu, giấy tiêu đề, danh thiếp, website… để đồng bộ địa chỉ mới.

• Thông báo cho đối tác, khách hàng: Gửi thông tin chính thức đến đối tác, khách hàng, nhà cung cấp để tránh gián đoạn giao dịch và giữ tính chuyên nghiệp. 

• Lưu giữ hồ sơ pháp lý: Bảo quản Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ pháp lý khi cần.

• Hợp đồng thuê văn phòng: Nếu chuyển địa điểm gắn liền với văn phòng làm việc, doanh nghiệp cần thanh lý hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới. Đảm bảo địa điểm mới có giấy tờ pháp lý hợp lệ để tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Nếu có giấy phép con thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý điều chỉnh thay đổi địa điểm trên giấy tờ đăng ký giấy phép kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Thời gian hoàn thiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh là bao lâu?

Thời gian hoàn thiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh mất từ 3 - 7 ngày và chậm nhất là 10 ngày. 

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh gồm những bước nào?

Thủ tục cơ bản gồm 4 bước là: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp hộp sợ online hoặc tại phòng ĐKKD, chờ đợi xét duyệt và nhận kết quả. 

Lệ phí thay đổi địa điểm kinh doanh là bao nhiêu?

Lệ phí thay đổi địa điểm kinh doanh từ 30.000VND - 50.000VND

Sau khi thay đổi địa điểm kinh doanh, có cần làm lại con dấu không?

Không bắt buộc phải làm lại con dấu. Hiện nay, pháp luật Việt Nam quy định con dấu của doanh nghiệp không bắt buộc phải có địa chỉ kinh doanh chỉ cần tên và mã số thuế. Trong trường hợp có địa chỉ thì doanh nghiệp cần làm lại con dấu. 

Địa điểm kinh doanh có được chuyển khác tỉnh/thành phố không?

Doanh nghiệp được phép chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh hoặc thành phố khác chỉ cần đảm bảo đầy đủ thủ tục và quy trình pháp lý.