Hướng Dẫn Chi Tiết Các Thủ Tục Khi Thay Đổi Địa Điểm Kinh Doanh

Thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang nơi mới, giúp cập nhật thông tin hợp pháp và duy trì hoạt động đúng luật. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giúp bạn nắm trọn quy định mới nhất năm 2025, bao gồm hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục từng bước và những điểm quan trọng không thể bỏ qua. Xem ngay để áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Địa Điểm Kinh Doanh Là Gì? Khi Nào Cần Thay Đổi Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh

Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể ngoài trụ sở chính hoặc chi nhánh. Đây là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập, không có con dấu riêng và không được ký hợp đồng nhân danh địa điểm kinh doanh. Bên cạnh đó, địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng, nên nếu phát sinh hoạt động cần xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin và mã số thuế của công ty mẹ.

Xem chi tiết: địa điểm kinh doanh là gì?

Doanh nghiệp thường làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh trong các trường hợp:

- Thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.

- Thay đổi thông tin khác ghi trên giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh: tên địa điểm kinh doanh, ngành nghề hoạt động tại địa điểm, người đứng đầu địa điểm kinh doanh, hoặc thông tin liên hệ (số điện thoại, email).

- Doanh nghiệp sắp giải thể, hoặc có quyết định sáp nhập, chia tách ảnh hưởng đến địa điểm kinh doanh.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 65 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được tiếp tục đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

- Đã có biện pháp khắc phục những vi phạm theo yêu cầu trong Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận;

- Phải đăng ký thay đổi một số nội dung đăng ký doanh nghiệp để phục vụ quá trình giải thể và hoàn tất bộ hồ sơ giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký thay đổi phải kèm theo văn bản giải trình của doanh nghiệp về lý do đăng ký thay đổi;

- Có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi yêu cầu quy định tại điểm c khoản 1 Điều này về việc cho phép tiếp tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

- Doanh nghiệp đã được chuyển tình trạng pháp lý từ “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký” sang “Đang hoạt động”.

Hồ Sơ Và Thủ Tục Thay Đổi Địa Điểm Kinh Doanh

Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp thường theo địa bàn quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố. Vì vậy, khi thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh, thủ tục được chia làm 2 trường hợp chính: không thay đổi hoặc thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Trường Hợp Chuyển Địa Điểm Kinh Doanh Không Làm Thay Đổi Cơ Quan Thuế Quản Lý

Trường hợp địa điểm kinh doanh chuyển đến cùng quận/huyện, cùng tỉnh/thành phố (ví dụ: từ phường A sang phường B trong cùng Quận 1, TP.HCM) thì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký mà không phải thay đổi cơ quan thuế quản lý. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

Hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (theo mẫu II-9).

• Quyết định của công ty về việc thay đổi địa điểm.

• Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

• Bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

Lưu ý: địa chỉ mới phải hợp lệ, tồn tại thực tế và không đặt tại căn hộ chung cư thuộc diện cấm kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

• Cơ quan tiếp nhận: phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

• Cách thức nộp: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng ĐKKD xử lý hồ sơ

• Thời hạn giải quyết: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa theo hướng dẫn cụ thể.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể nhận trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc qua dịch vụ bưu điện theo phương thức đã đăng ký.

Vì việc thay đổi nằm trong cùng quận/huyện, nên mã số thuế của địa điểm kinh doanh không thay đổi và doanh nghiệp không cần thông báo lại cơ quan thuế trong trường hợp này.

Trường Hợp Chuyển Địa Điểm Kinh Doanh Làm Thay Đổi Cơ Quan Thuế Quản Lý

Khi chuyển sang địa điểm mới thuộc địa bàn khác quận/huyện, cùng tỉnh hoặc khác tỉnh/thành phố, địa điểm kinh doanh sẽ chịu sự quản lý của chi cục thuế khác. Do đó, ngoài việc đăng ký với Phòng ĐKKD, doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục về thuế. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế ở địa bàn cũ (nơi đi)

Doanh nghiệp gửi Công văn thông báo chuyển địa điểm tới Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh cũ (thường dùng Mẫu 08/MST hoặc mẫu do cơ quan thuế hướng dẫn).

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu đã hoàn tất nghĩa vụ và không còn vướng mắc, Chi cục Thuế sẽ phát hành Thông báo chấp thuận chuyển địa điểm (chuyển dữ liệu quản lý thuế).

Thời gian xử lý: Khoảng 5–10 ngày làm việc, tùy từng chi cục thuế.

Lưu ý: Trong thời gian chờ, doanh nghiệp vẫn cần nộp đầy đủ báo cáo thuế định kỳ nếu đến hạn.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh tại Phòng ĐKKD (Sở KH&ĐT)

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ tương tự trường hợp chuyển trong cùng quận/huyện, gồm: Thông báo thay đổi (Mẫu II-9), Quyết định công ty, Biên bản họp (nếu có), giấy ủy quyền, bản sao giấy tờ cá nhân người nộp hồ sơ. Trong Thông báo thay đổi, cần ghi rõ địa chỉ cũ – địa chỉ mới và đánh dấu việc thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Cơ quan tiếp nhận: Phòng ĐKKD nơi đặt địa điểm mới (ví dụ: Sở KH&ĐT TP. Hà Nội nếu chuyển vào Hà Nội).

Thời gian giải quyết: Khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Sau khi hồ sơ được duyệt, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh tại địa chỉ mới.

Bước 3: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế ở địa bàn mới (nơi đến)

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới, doanh nghiệp liên hệ Chi cục Thuế quận/huyện nơi địa điểm mới tọa lạc để cập nhật thông tin quản lý thuế.

Hồ sơ thường gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới,

• Thông báo chuyển địa điểm do cơ quan thuế cũ cấp.

Cơ quan thuế nơi đến sẽ cập nhật dữ liệu, xác nhận việc chuyển cơ quan quản lý thuế, trong đó mã số thuế 13 số của địa điểm vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi đơn vị quản lý.

Những Lưu Ý Sau Khi Hoàn Tất Thủ Tục Thay Đổi Địa Điểm Kinh Doanh

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh với địa chỉ mới, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện một số việc quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và thuận lợi trong hoạt động:

• Công bố thông tin thay đổi: Theo quy định, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, kèm phí công bố khoảng 100.000 đồng.

• Cập nhật thông tin trên giấy tờ, ấn phẩm: Kiểm tra con dấu (nếu có ghi địa chỉ), thay đổi biển hiệu, giấy tiêu đề, danh thiếp, website… để đồng bộ địa chỉ mới.

• Thông báo cho đối tác, khách hàng: Gửi thông tin chính thức đến đối tác, khách hàng, nhà cung cấp để tránh gián đoạn giao dịch và giữ tính chuyên nghiệp. Tham khảo thêm: thông báo chuyển địa điểm văn phòng.

• Lưu giữ hồ sơ pháp lý: Bảo quản Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ pháp lý khi cần.

• Hợp đồng thuê văn phòng: Nếu chuyển địa điểm gắn liền với văn phòng làm việc, doanh nghiệp cần thanh lý hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới. Đảm bảo địa điểm mới có giấy tờ pháp lý hợp lệ để tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Nếu có giấy phép con thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý điều chỉnh thay đổi địa điểm trên giấy tờ Đăng ký giấy phép kinh doanh.

Kinh Nghiệm Lựa Chọn Địa Điểm Mới Và Dịch Vụ Hỗ Trợ

Khi chuyển đến địa điểm mới, doanh nghiệp nên ưu tiên những vị trí thuận tiện cho khách hàng và nhân viên, có hạ tầng tốt, giao thông thuận lợi, cùng chi phí thuê phù hợp. Diện tích cần tương xứng với quy mô nhân sự, đảm bảo môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp.

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chọn được không gian làm việc phù hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp của Arental Vietnam. Với hệ thống văn phòng trọn gói và văn phòng chia sẻ, Arental Vietnam đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tìm kiếm địa điểm lý tưởng tại quận 2, quận 3, quận 7, quận Tân Bình, quận Phú Nhuận. 

Không chỉ cung cấp không gian hiện đại và tiện nghi, chúng tôi còn hỗ trợ các tiện ích đi kèm như lễ tân, phòng họp, internet tốc độ cao và hướng dẫn thủ tục đăng ký trụ sở, cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định hoạt động tại địa chỉ mới.

Liên hệ Arental Vietnam ngay qua hotline 0987260333 để được tư vấn và hỗ trợ chọn văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.

Câu Hỏi Liên Quan

Khi nào doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khi chuyển sang địa chỉ mới, dù cùng hay khác quận/huyện, nhằm đảm bảo thông tin đăng ký trên hệ thống quốc gia khớp với thực tế hoạt động. Việc không cập nhật có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

Trường hợp thay đổi địa điểm trong cùng quận có phải thay đổi cơ quan thuế quản lý không?

Không. Nếu địa điểm kinh doanh chuyển trong cùng quận/huyện, mã số thuế và cơ quan thuế quản lý vẫn giữ nguyên. Doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh mà không phải thông báo lại cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh ở đâu?

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ mới. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện, hoặc trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục với cơ quan thuế cho đến những bước cần lưu ý sau khi hoàn tất. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm vị trí đặt trụ sở mới, hãy liên hệ ngay Arental Vietnam. Với đội ngũ chuyên nghiệp và am hiểu pháp lý, chúng tôi sẽ hỗ trợ nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì hoạt động ổn định tại địa chỉ mới.