Phòng Hành Chính Nhân Sự: Chức Năng, Nhiệm Vụ & Cơ Cấu Tổ Chức Cụ Thể

Phòng hành chính nhân sự đảm nhận nhiều chức năng trong doanh nghiệp từ tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi đến quản lý tài sản, giấy tờ. Vậy phòng hành chính nhân sự là gì, có các chức năng và nhiệm vụ gì cụ thể? Cùng tìm hiểu qua bài viết bên dưới.

Phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự (HCNS) là bộ phận đảm nhiệm đồng thời hai mảng công việc chính trong doanh nghiệp gồm hành chính văn phòng và quản trị nhân sự. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài sản, không gian làm việc, đồng thời phụ trách các vấn đề liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, hợp đồng lao động, lương thưởng, phúc lợi và quan hệ lao động.

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, tuân thủ quy định pháp luật và duy trì môi trường làm việc hiệu quả.

So với phòng nhân sự thuần HR chỉ tập trung vào các hoạt động liên quan đến con người như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và phát triển nguồn nhân lực, mô hình HCNS mang tính tổng hợp hơn. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ, lựa chọn phòng hành chính nhân sự để tối ưu chi phí nhân sự và tinh gọn bộ máy quản lý.

Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng thuộc khối vận hành nội bộ, thường được xếp vào nhóm back office, đóng vai trò hỗ trợ và đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ổn định.

Chức năng chính của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự có chức năng tham mưu và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc quản lý nhân sự và vận hành hành chính nội bộ, nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động ổn định và hiệu quả.

Các chức năng chính của phòng hành chính nhân sự bao gồm:

• Tham mưu chiến lược nhân sự: Hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc xây dựng chiến lược nhân sự, quy hoạch và bố trí nhân sự phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Tổ chức và triển khai hoạt động nhân sự: Thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi cho người lao động.
• Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự: Lưu trữ, cập nhật và bảo mật hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, thông tin lương thưởng và các dữ liệu nhân sự liên quan.
• Quản lý công tác hành chính: Đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra trơn tru thông qua việc quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm và các thủ tục hành chính nội bộ.
• Hỗ trợ kết nối nội bộ: Là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và người lao động, truyền đạt chính sách, quy định và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

Các nhiệm vụ chính của phòng HCNS thường được triển khai theo các nhóm sau.

Quản lý công tác nhân sự

Đây là nhóm nhiệm vụ cốt lõi, gắn liền với toàn bộ vòng đời làm việc của người lao động trong doanh nghiệp, từ tuyển dụng đến phát triển và giữ chân nhân sự.

• Hoạch định và bố trí nhân sự: Phòng HCNS xác định nhu cầu nhân sự theo từng phòng ban và từng giai đoạn phát triển, đồng thời đề xuất phương án bố trí nhân sự phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc thực tế.
• Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự: Thực hiện xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển chọn, phỏng vấn và đánh giá ứng viên. Sau khi tuyển dụng, phòng HCNS phụ trách các thủ tục tiếp nhận, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường và quy trình làm việc.
• Đào tạo và phát triển nhân sự: Đề xuất nhu cầu đào tạo, tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và năng lực làm việc. Đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả đào tạo để điều chỉnh phù hợp.
• Đánh giá hiệu suất làm việc: Phối hợp xây dựng tiêu chí đánh giá, tổng hợp kết quả đánh giá định kỳ, làm cơ sở cho khen thưởng, điều chỉnh lương, đề xuất thăng tiến hoặc đào tạo bổ sung.
• Quản lý lương, thưởng và phúc lợi: Thực hiện chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp; triển khai các chế độ bảo hiểm bắt buộc và phúc lợi khác cho người lao động theo đúng quy định.
• Quản lý kỷ luật và quan hệ lao động: Xây dựng, triển khai nội quy lao động, quy chế khen thưởng kỷ luật. Tham gia xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp và khiếu nại phát sinh trong quan hệ lao động.

Công tác nhân sự cần được chuẩn hóa quy trình và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý công tác hành chính

Nhóm nhiệm vụ này nhằm đảm bảo điều kiện làm việc, cơ sở vật chất và hoạt động nội bộ được duy trì thông suốt.

• Quản lý tài sản và trang thiết bị: Theo dõi, cấp phát, thu hồi và kiểm kê tài sản, thiết bị văn phòng. Đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích và hạn chế thất thoát.
• Quản lý văn phòng và cơ sở vật chất: Sắp xếp không gian làm việc, phòng họp, đảm bảo môi trường làm việc gọn gàng, an toàn và đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.
• Quản lý văn bản và thủ tục hành chính: Tiếp nhận, lưu trữ, ban hành văn bản nội bộ, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động doanh nghiệp và nhân sự.
• Tổ chức sự kiện nội bộ: Hỗ trợ tổ chức họp, hội nghị, đào tạo nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên.

Quản lý hành chính hiệu quả giúp giảm gián đoạn công việc và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cho toàn bộ tổ chức.

Xem thêm: hành chính văn phòng là gì.

Hỗ trợ pháp lý và tuân thủ

Phòng hành chính nhân sự giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt trong lĩnh vực lao động.

• Quản lý hợp đồng lao động: Soạn thảo, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp.
• Theo dõi và cập nhật pháp luật lao động: Cập nhật kịp thời các quy định mới về lao động, bảo hiểm, tiền lương để áp dụng phù hợp trong doanh nghiệp.
• Giải quyết quan hệ lao động: Hỗ trợ xử lý khiếu nại, tranh chấp lao động; tham gia xây dựng và thực thi nội quy, quy chế lao động.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm hạn chế rủi ro pháp lý trong quản trị nhân sự và hành chính.

Việc chủ động cập nhật pháp luật giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và duy trì hoạt động ổn định lâu dài.

Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp

Nhóm nhiệm vụ này giúp duy trì sự kết nối nội bộ và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tích cực.

• Truyền thông nội bộ: Truyền đạt chính sách, quy định, thông báo của ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên một cách rõ ràng và thống nhất.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết, thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và tinh thần hợp tác trong doanh nghiệp.
• Hỗ trợ truyền thông thương hiệu: Tham gia tổ chức sự kiện, hội thảo nội bộ hoặc đối ngoại, hỗ trợ nội dung truyền thông khi cần thiết.
• Quan hệ đối ngoại và xây dựng hình ảnh: Tham gia duy trì mối quan hệ với cơ quan, tổ chức liên quan. Đề xuất tham gia các giải thưởng, chương trình xã hội nhằm nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp tăng sự gắn bó của nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc chung.

Quản lý và phát triển đội ngũ hành chính nhân sự

Bên cạnh việc quản lý toàn doanh nghiệp, phòng HCNS còn phải quản lý chính đội ngũ của mình để đảm bảo hiệu quả vận hành.

• Phân công và giám sát công việc: Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân sự trong phòng HCNS; theo dõi tiến độ và chất lượng công việc.
• Đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ HCNS: Bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản trị nhân sự và hành chính phù hợp với yêu cầu thực tế.
• Đánh giá hiệu quả làm việc: Theo dõi kết quả công việc của đội ngũ HCNS, đề xuất điều chỉnh, cải tiến quy trình khi cần thiết.
• Chuẩn hóa quy trình HCNS: Xây dựng và liên tục cải tiến các quy trình nhân sự, hành chính nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm rủi ro vận hành.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự có thể linh hoạt tùy theo quy mô và mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản, bộ phận này thường được tổ chức theo các vị trí sau.

Giám đốc hành chính nhân sự

Giám đốc hành chính nhân sự là người chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động hành chính và nhân sự trong doanh nghiệp, trực tiếp báo cáo và tham mưu cho Ban lãnh đạo.

Nhiệm vụ chính của Giám đốc hành chính nhân sự bao gồm:

• Xây dựng và triển khai chiến lược nhân sự gắn với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Quản lý, điều phối toàn bộ hoạt động của phòng hành chính nhân sự.
• Tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định liên quan đến nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức, chính sách đãi ngộ.
• Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, tiền lương, bảo hiểm và các vấn đề liên quan.
• Quản lý ngân sách và kiểm soát rủi ro trong hoạt động hành chính nhân sự.

Vị trí này thường xuất hiện ở các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, nơi công tác nhân sự mang tính chiến lược.

Trưởng phòng hành chính nhân sự

Trưởng phòng hành chính nhân sự là người trực tiếp điều hành các hoạt động hằng ngày của phòng HCNS, đồng thời triển khai các chiến lược, kế hoạch đã được Ban lãnh đạo phê duyệt.

Các công việc chính của Trưởng phòng HCNS gồm:

• Tổ chức thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự.
• Quản lý các chính sách lương, thưởng, phúc lợi và bảo hiểm cho người lao động.
• Điều phối công việc giữa các nhân sự trong phòng HCNS.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính nhân sự.
• Báo cáo định kỳ kết quả công việc lên Giám đốc HCNS hoặc Ban giám đốc.

Phó phòng hành chính nhân sự

Phó phòng hành chính nhân sự đóng vai trò hỗ trợ Trưởng phòng trong công tác quản lý và điều hành, đồng thời phụ trách trực tiếp một số mảng công việc chuyên môn.

Nhiệm vụ của Phó phòng HCNS thường bao gồm:

• Hỗ trợ xây dựng và triển khai các kế hoạch nhân sự theo phân công.
• Quản lý trực tiếp một hoặc nhiều nhóm nhân viên HCNS.
• Phụ trách các mảng chuyên sâu như tuyển dụng, đào tạo, tiền lương hoặc hành chính.
• Thay mặt Trưởng phòng xử lý công việc khi được ủy quyền.

Vị trí này giúp giảm tải cho Trưởng phòng và đảm bảo hoạt động của phòng HCNS diễn ra liên tục, hiệu quả.

Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là lực lượng trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể liên quan đến hành chính và nhân sự trong doanh nghiệp. Công việc của vị trí này thường được chia thành hai nhóm chính.

Mảng hành chính:

• Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ.
• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản và trang thiết bị.
• Hỗ trợ tổ chức họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công.

Mảng nhân sự:

• Hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảo hiểm, lương thưởng.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến người lao động.

Xem thêm: dân văn phòng là gì? Những điều cần biết để làm việc hiệu quả.

Những kỹ năng cần có của bộ phận hành chính nhân sự

Do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến hồ sơ, chính sách cũng như cần phối hợp làm việc với nhiều phòng ban, nhân sự HCNS cần trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cùng các kỹ năng mềm cần thiết, như:

• Kiến thức chuyên môn về hành chính nhân sự: Hiểu quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, nắm các quy định về luật lao động, hợp đồng, bảo hiểm và tiền lương.
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc: Sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, đảm bảo tiến độ và hạn chế sai sót.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ: Giao tiếp rõ ràng với nhân viên và ban lãnh đạo, phối hợp hiệu quả với các phòng ban trong quá trình làm việc.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Linh hoạt giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự, kỷ luật lao động và mâu thuẫn nội bộ.
• Tính cẩn trọng và bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân sự, lương thưởng và thông tin nội bộ, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ: Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương và các công cụ văn phòng.
• Tinh thần học hỏi và khả năng thích ứng: Chủ động cập nhật quy định pháp luật và chính sách mới, sẵn sàng thích nghi với thay đổi của doanh nghiệp. Xem thêm: kỹ năng phát triển bản thân.

Ứng dụng công nghệ và xu hướng mới đối với phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự ngày càng ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm tải công việc thủ công. Các phần mềm quản lý nhân sự giúp tập trung dữ liệu nhân viên, quản lý hợp đồng lao động và theo dõi phúc lợi một cách hệ thống. Việc số hóa hồ sơ và quy trình hành chính giúp dễ dàng tra cứu, hạn chế sai sót và tăng tính bảo mật thông tin. Bên cạnh đó, tự động hóa chấm công và tính lương hỗ trợ phòng HCNS xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Cùng với công nghệ, cách thức vận hành phòng HCNS cũng đang thay đổi theo hướng linh hoạt và tinh gọn hơn. Nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc linh hoạt hoặc hybrid, kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa, đòi hỏi phương thức quản lý nhân sự dựa trên quy trình và hiệu quả công việc. 

Ngoài ra, xu hướng thuê ngoài một phần công việc hành chính như tính lương hoặc bảo hiểm ngày càng phổ biến, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi và tối ưu chi phí vận hành văn phòng.

Giải pháp không gian làm việc hỗ trợ phòng hành chính nhân sự hiệu quả

Để đáp ứng các xu hướng trên, không gian làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ phòng HCNS vận hành hiệu quả.

Một văn phòng được bố trí hợp lý giúp bộ phận hành chính nhân sự dễ dàng quản lý hồ sơ, phối hợp với các phòng ban và đảm bảo tính bảo mật cần thiết. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc startup, việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp là giải pháp phù hợp để:

• Có sẵn không gian làm việc ổn định cho bộ phận HCNS
• Linh hoạt mở rộng hoặc thu gọn quy mô khi nhu cầu nhân sự thay đổi
• Giảm chi phí đầu tư ban đầu cho mặt bằng và cơ sở vật chất

Những giải pháp văn phòng linh hoạt như tại Arental Vietnam giúp doanh nghiệp tập trung vào quản trị nhân sự và vận hành, thay vì phải phân tán nguồn lực cho các vấn đề hạ tầng.

Phòng hành chính nhân sự là bộ phận giữ vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ quy định pháp luật. Khi được tổ chức rõ ràng, phân công đúng chức năng và ứng dụng công nghệ phù hợp, HCNS sẽ hỗ trợ hiệu quả cho ban lãnh đạo và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.