10 Cách Bố Trí Phòng Họp Phổ Biến & 4 Nguyên Tắc Thiết Kế Cần Biết

Cách bố trí phòng họp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả buổi họp mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tùy theo mục đích sử dụng và không gian thực tế, bạn có thể lựa chọn nhiều kiểu setup khác nhau như chữ U, bàn tròn hay hội nghị. Dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế, Arental Vietnam tổng hợp 10 layout phổ biến cùng 4 tiêu chuẩn khi bố trí, giúp doanh nghiệp setup không gian họp hiệu quả, dù là bố trí tại văn phòng hay thuê phòng họp theo giờ.

Vì Sao Cần Bố Trí Phòng Họp Một Cách Chuyên Nghiệp?

Phòng họp không chỉ là nơi diễn ra các cuộc trao đổi nội bộ, thuyết trình hay ra quyết định chiến lược, mà còn là không gian phản ánh văn hóa và hình ảnh của doanh nghiệp. Dù đó là phòng họp nội bộ tại văn phòng công ty hay là phòng họp cho thuê theo giờ tại các tòa nhà dịch vụ, thì việc bố trí phòng họp một cách khoa học và hợp lý đem lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng hiệu quả cuộc họp: Không gian thoáng đãng, ánh sáng phù hợp, ghế ngồi tiện nghi giúp người tham dự tập trung hơn và tương tác hiệu quả hơn.

• Thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp: Một layout hợp lý, thiết kế hài hòa cho thấy doanh nghiệp chú trọng đến trải nghiệm và sự tôn trọng đối với khách mời hoặc đối tác.

• Tối ưu chi phí và diện tích sử dụng: Bố trí đúng ngay từ đầu giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị mỗi khi sử dụng.

• Xây dựng văn hóa nội bộ: Cách thiết kế không gian họp có thể tạo cảm hứng sáng tạo, khuyến khích làm việc nhóm hoặc thúc đẩy sự chủ động của nhân viên.

Để phát huy tối đa những giá trị đó, doanh nghiệp cần lên phương án bố trí phòng họp một cách hợp lý, từ việc chọn layout phù hợp đến sắp xếp không gian sao cho hài hòa với văn hóa làm việc.

Vậy đâu là những kiểu bố trí đang được áp dụng phổ biến hiện nay? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu ngay sau đây nhé!

10 Kiểu Bố Trí Phòng Họp Phổ Biến Hiện Nay

Không gian phòng họp hiệu quả không nằm ở việc chọn kiểu bố trí đẹp mắt, mà là phù hợp với mục đích sử dụng và cách vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là 10 layout phổ biến được Arental Vietnam tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế, kèm gợi ý ứng dụng để bạn dễ lựa chọn.

Cách Bố Trí Phòng Họp Bàn Chữ Nhật

Đây là một trong những kiểu bố trí phòng họp có tính ứng dụng cao nhất hiện nay, nhờ vào khả năng thích nghi linh hoạt với nhiều loại hình cuộc họp: từ trao đổi nội bộ, họp nhóm đến làm việc với khách hàng.

Bàn dài hình chữ nhật cho phép sắp xếp ghế linh hoạt hai bên và hai đầu, phù hợp với cả không gian họp nội bộ lẫn các mô hình phòng họp cho thuê yêu cầu sự chuyên nghiệp.

Thực tế, phòng họp cho thuê theo giờ giá rẻ của Arental Vietnam cũng đang áp dụng layout này vì nó vừa dễ sử dụng, vừa tạo cảm giác chuyên nghiệp mà không quá gò bó.

• Ưu điểm: Thiết kế đơn giản, bố trí nhanh, phù hợp với cả họp ngắn hạn lẫn các buổi làm việc kéo dài cần sự tập trung.

• Nhược điểm: Khi số người tham dự đông hoặc bàn quá dài, việc giao tiếp trực tiếp giữa các vị trí đối diện dễ bị hạn chế.

Bố Trí Kiểu Phòng Họp Chữ U (U-Shape Style)

Kiểu bố trí chữ U là cách sắp xếp bàn ghế theo hình chữ U, phần mở hướng về phía người thuyết trình. Người chủ trì thường ngồi ở đáy chữ U để bao quát toàn bộ không gian và điều phối cuộc họp dễ dàng hơn.

Đây là lựa chọn phổ biến cho các cuộc họp từ 10 đến 25 người, phù hợp với các buổi thuyết trình, đào tạo hoặc thảo luận nhóm cần mức độ tương tác cao.

• Ưu điểm: Cấu trúc mở giúp tăng khả năng kết nối giữa người thuyết trình và người tham dự, đồng thời tạo cảm giác gần gũi trong quá trình trao đổi.

• Nhược điểm: Kiểu bố trí này chiếm nhiều diện tích và thường khó áp dụng trong các không gian nhỏ hoặc hạn chế về chiều ngang.

Nếu bạn đang tìm giải pháp cho không gian có diện tích khiêm tốn, có thể tham khảo thêm mẫu thiết kế phòng họp nhỏ để lựa chọn layout phù hợp.

Cách Bố Trí Phòng Họp Theo Kiểu Bàn Tròn

Bố trí bàn tròn là cách sắp xếp ghế xung quanh một hoặc nhiều bàn tròn trung tâm, tạo sự cân bằng và không có vị trí “chủ tọa” rõ ràng. Cách bố trí này thường được sử dụng trong các cuộc họp nhóm nhỏ, brainstorming hoặc workshop mang tính mở, khuyến khích trao đổi ngang hàng giữa các thành viên. Sức chứa linh hoạt, thường từ 4–10 người mỗi bàn, phù hợp với cả không gian cố định và setup sự kiện.

• Ưu điểm: Thiết kế bàn tròn tạo sự bình đẳng và gần gũi, khuyến khích mọi người tham gia thảo luận một cách tự nhiên hơn.

• Nhược điểm: Khó kiểm soát cuộc họp nếu nhóm quá đông, đồng thời không phù hợp với các phiên họp cần thuyết trình tập trung.

Bố Trí Phòng Họp Kiểu Hội Trường/Nhà Hát (Theatre Style)

Kiểu bố trí này mô phỏng theo không gian hội trường hoặc rạp hát, với các hàng ghế xếp thẳng, hướng về phía sân khấu hoặc khu vực thuyết trình trung tâm. Mục tiêu chính là tối đa hóa số lượng người tham dự trong cùng một không gian, đồng thời đảm bảo tầm nhìn đồng đều khi theo dõi nội dung được trình bày.

Đây thường là kiểu bố trí cho các không gian phòng họp chuyên sử dụng cho sự kiện truyền thông một chiều như hội thảo, giới thiệu sản phẩm, họp toàn công ty quy mô lớn

• Ưu điểm: Bố cục giúp tối ưu sức chứa và tạo sự tập trung cao độ vào người trình bày hoặc nội dung chính.

• Nhược điểm: Thường khó để kết hợp bàn làm việc khiến việc ghi chú, tương tác nhóm hoặc sử dụng thiết bị cá nhân trở nên bất tiện.

Bày Trí Phòng Họp Kiểu Hội Nghị/Hội Thảo (Conference / Seminar)

Kiểu bố trí này thường kết hợp giữa ghế ngồi và bàn dài (hoặc bàn module), được sắp xếp theo dãy ngang hoặc nhóm nhỏ, tất cả đều hướng về phía người trình bày.

Khác với kiểu nhà hát, mô hình này cho phép người tham dự vừa theo dõi nội dung, vừa ghi chép, sử dụng thiết bị cá nhân hoặc trao đổi nhóm. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các buổi đào tạo, hội thảo chuyên đề, tọa đàm hoặc workshop kéo dài nhiều giờ.

• Ưu điểm: Bố cục có bàn giúp người tham dự dễ ghi chép, trao đổi và tương tác trong suốt chương trình.

• Nhược điểm: Cần không gian rộng hơn so với kiểu nhà hát, thời gian setup lâu hơn và khó đạt hiệu suất chỗ ngồi tối đa.

Setup Kiểu Lớp Học (Classroom)

Kiểu bố trí này có nét tương đồng với bố cục hội nghị, khi bàn ghế đều được sắp xếp theo từng dãy song song, hướng về phía người thuyết trình. Tuy nhiên, mỗi người tham dự sẽ có bàn riêng để ghi chú, sử dụng laptop hoặc tài liệu cá nhân, giúp tăng khả năng tập trung và làm việc độc lập.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với các buổi đào tạo chuyên môn, workshop kéo dài hoặc các phiên chia sẻ kiến thức cần tương tác một chiều. Với kiểu bố trí này, việc lên sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong phòng họp ngay từ đầu sẽ giúp đảm bảo khoảng cách hợp lý, tầm nhìn rõ ràng và lối đi thuận tiện cho giảng viên hoặc người trình bày.

• Ưu điểm: Thiết kế bàn riêng giúp người tham dự dễ ghi chép, làm việc cá nhân và duy trì sự tập trung trong suốt buổi họp.

• Nhược điểm: Bố cục cố định và hướng một chiều hạn chế sự tương tác nhóm hoặc thảo luận đa chiều giữa các thành viên.

Setup Phòng Họp Dạng Khung Rỗng (Hollow Style

Phòng họp kiểu Hollow được bố trí bằng cách sắp xếp các bàn thành hình chữ nhật hoặc hình vuông, tạo khoảng trống ở giữa. Người chủ trì thường ngồi ở vị trí trung tâm của một cạnh, đối diện với màn hình trình chiếu hoặc bảng trắng. 

Đây là một lựa chọn lý tưởng cho các cuộc họp cấp cao, họp hội đồng hoặc thảo luận chiến lược đòi hỏi sự tập trung và trao đổi ngang hàng.

• Ưu điểm: Tạo cảm giác công bằng, tăng sự kết nối trực tiếp giữa các thành viên và hỗ trợ đối thoại đa chiều hiệu quả.

• Nhược điểm: Chiếm nhiều diện tích hơn các kiểu thông thường và không lý tưởng với không gian phòng họp nhỏ hẹp.

Cách Bố Trí Phòng Họp Kiểu Workshop (Workshop Style)

Phòng họp kiểu workshop là kiểu bố trí chia nhỏ phòng họp thành các cụm bàn tròn hoặc bàn chữ nhật, mỗi cụm từ 4–8 người, nhằm tạo điều kiện cho tương tác nhóm và trao đổi linh hoạt.

Không gian cần được thiết kế linh hoạt, ưu tiên khoảng trống để di chuyển và tương tác tự nhiên giữa các nhóm. Đây là lựa chọn phổ biến trong các buổi đào tạo nội bộ, brainstorming đa phòng ban hoặc các phiên workshop sáng tạo chuyên đề.

• Ưu điểm: Cấu trúc chia nhóm giúp khuyến khích tư duy chủ động, tăng hiệu quả tương tác và gắn kết giữa các thành viên.

• Nhược điểm: Yêu cầu diện tích rộng hơn bình thường và dễ gây phân tán nếu không kiểm soát tốt tiến độ nội dung.

Bố Trí Phòng Họp Kiểu Đứng (Standing Meeting / Huddle Room)

Kiểu họp đứng được thiết kế dành cho những cuộc họp ngắn, tập trung và không cần nhiều không gian. Không gian phòng thường nhỏ gọn, sử dụng bàn cao (hoặc không có bàn), giúp người tham dự duy trì sự tỉnh táo và tránh kéo dài thời gian họp không cần thiết. Mô hình này thường xuất hiện trong môi trường startup, các nhóm agile, hoặc những công ty đề cao hiệu suất công việc hàng ngày.

• Ưu điểm: Rút ngắn thời lượng họp, tăng mức độ tập trung và thúc đẩy hành động nhanh sau cuộc họp.

• Nhược điểm: Có thể tạo cảm giác không thoải mái cho người tham dự nếu thời lượng họp kéo dài hoặc thiếu điểm tựa phù hợp.

Cách Bố Trí Phòng Họp Theo Kiểu Lounge Hiện Đại

Phòng họp kiểu lounge tạo cảm giác thư giãn với sofa, ghế bành, bàn cà phê thấp và ánh sáng ấm áp. Mô hình này thường được thiết kế như một phần mở rộng của không gian làm việc chung, phù hợp cho các buổi họp không chính thức, trò chuyện nhóm nhỏ hoặc brainstorming sáng tạo. Đây là xu hướng được nhiều công ty hiện đại lựa chọn để khơi gợi cảm hứng và tạo không gian kết nối linh hoạt.

• Ưu điểm: Tạo môi trường thoải mái, khuyến khích trao đổi cởi mở và tăng khả năng sáng tạo.

• Nhược điểm: Thiếu sự trang trọng và không phù hợp với các cuộc họp cần sự tập trung cao hoặc trình bày chuyên sâu.

Nhìn chung, mỗi kiểu bố trí đều có những thế mạnh riêng, phù hợp với từng mục đích sử dụng và quy mô phòng họp khác nhau. Tuy nhiên, để bố trí phòng họp thật sự hiệu quả và thẩm mỹ, việc lựa chọn layout chỉ là bước đầu.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu thiết kế phòng họp để hình dung rõ hơn cách các kiểu bố trí được ứng dụng trong thực tế.

Các Tiêu Chuẩn Thiết Kế Giúp Tối Ưu Bố Trí Phòng Họp

Dưới đây là 4 nhóm tiêu chuẩn quan trọng giúp đảm bảo phòng họp không chỉ đáp ứng về công năng mà còn hài hòa về thẩm mỹ và trải nghiệm sử dụng.

Tiêu Chuẩn Diện Tích Và Không Gian

Không gian là nền tảng quan trọng quyết định sự thoải mái và hiệu quả khi sử dụng phòng họp. Dù thiết kế theo phong cách nào, việc tính toán hợp lý về diện tích và khoảng cách bố trí luôn cần được đặt lên hàng đầu, đặc biệt trong các doanh nghiệp có mật độ sử dụng cao hoặc thường xuyên tổ chức họp nhóm, hội thảo.

• Diện tích trung bình: khoảng 1,5 – 2,5m2 cho mỗi người, tùy thuộc vào kiểu setup cụ thể.

• Khoảng cách giữa các hàng ghế/bàn: nên giữ tối thiểu 60 – 90cm để không gian không bị bí bách.

• Khoảng cách từ hàng ghế đầu đến vị trí trình bày: tối thiểu 1,5m để đảm bảo tầm nhìn và bố trí thiết bị.

• Chiều cao trần lý tưởng: từ 2,6m trở lên để không gian thoáng và dễ bố trí đèn, máy lạnh.

Nếu bạn đang có kế hoạch tự bố trí phòng họp ngay tại văn phòng, bài viết Tiêu chuẩn diện tích phòng họp sẽ giúp bạn ước tính chính xác diện tích cần thiết cho từng kiểu setup.

Tiêu Chuẩn Thiết Kế Ánh Sáng Và Cách Âm

Trong cách bố trí phòng họp chuyên nghiệp, ánh sáng và khả năng cách âm không chỉ là yếu tố phụ trợ mà là phần cốt lõi quyết định trải nghiệm của người tham dự. Dù bạn có chọn layout tối ưu đến đâu, nếu không đảm bảo đủ sáng, âm thanh rõ ràng, thì hiệu quả họp cũng sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

• Ưu tiên ánh sáng tự nhiên nếu có thể: Giúp không gian sáng rõ, giảm mỏi mắt, tạo cảm giác dễ chịu cho người ngồi họp lâu.

• Dùng đèn LED ánh sáng trung tính (khoảng 4000K): Giữ được sự tập trung, không gây chói hay lệch màu khi trình chiếu.

• Tránh đèn rọi từ phía sau người thuyết trình: Dễ tạo bóng đổ lên màn hình, gây khó chịu khi theo dõi.

• Tăng cường cách âm bằng vật liệu hút âm: Vách nỉ, thảm sàn, trần tiêu âm giúp hạn chế tiếng vang, giữ sự riêng tư.

• Chọn cửa có ron cách âm nếu phòng kín: Giúp ngăn tiếng ồn bên ngoài và giữ sự chuyên nghiệp cho cuộc họp.

Tiêu Chuẩn Lựa Chọn Nội Thất

Nội thất phòng họp cần được lựa chọn dựa trên nguyên tắc công năng – thẩm mỹ – phù hợp với layout tổng thể. Mỗi chi tiết đều phải phục vụ tốt cho trải nghiệm họp và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong vận hành không gian.

Một số tiêu chuẩn cần lưu ý gồm:

• Bàn họp: Kích thước phù hợp với diện tích phòng và số người sử dụng, ưu tiên bàn module cho không gian cần thay đổi linh hoạt.

• Ghế họp: Đáp ứng tiêu chuẩn về chiều cao, độ êm và tựa lưng; nên chọn ghế công thái học nếu tần suất sử dụng cao.

• Tủ và kệ phụ trợ: Bố trí khi thực sự cần thiết, thiết kế gọn gàng và không cản trở luồng di chuyển trong phòng họp.

Ví dụ như tại phòng họp cho thuê theo giờ Quận 7 của Arental Vietnam, không gian 20m2 được bố trí bàn họp dài 3m, 8-10 ghế xoay lưng lưới và ổ cắm điện âm bàn, vừa tối ưu công năng, vừa đảm bảo trải nghiệm họp chuyên nghiệp.

Tiêu Chuẩn Trang Trí Và Phối Mà

Bên cạnh việc lựa chọn bố cục và kiểu sắp xếp phù hợp, thì yếu tố trang trí và phối màu cũng góp phần hoàn thiện không gian họp, giúp tăng tính thẩm mỹ và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho người tham dự.

• Màu trung tính: Tạo cảm giác dễ chịu, hỗ trợ sự tập trung và phù hợp với đa dạng tính chất cuộc họp.

• Điểm nhấn thương hiệu: Kết hợp màu sắc chủ đạo hoặc logo doanh nghiệp để tăng nhận diện, không gây rối mắt.

• Hạn chế họa tiết phức tạp: Giữ không gian gọn gàng, tránh làm phân tán sự chú ý.

• Trang trí tối giản: Ưu tiên cây xanh, tranh treo nhẹ nhàng để tạo cảm hứng nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp.

Việc bố trí một phòng họp hiệu quả không chỉ nằm ở việc chọn đúng layout, mà còn là sự kết hợp đồng bộ giữa diện tích phù hợp, ánh sáng – âm thanh chuẩn hóa, nội thất tiện nghi và trang trí hài hòa. Đây là bốn yếu tố cốt lõi giúp không gian họp trở nên chuyên nghiệp, truyền cảm hứng và hỗ trợ tối đa cho hiệu suất làm việc nhóm.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ điều kiện để tự đầu tư thiết kế một phòng họp hoàn chỉnh. Đó là lý do vì sao dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ đang trở thành giải pháp linh hoạt và tiết kiệm, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm dự án cần sử dụng không gian họp theo nhu cầu.

Dịch Vụ Cho Thuê Phòng Họp Theo Giờ Tại Arental Vietnam

Arental Vietnam là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp không gian làm việc chuyên nghiệp tại TP.HCM, với hệ thống văn phòng, phòng họp và khu vực làm việc linh hoạt tại các quận trung tâm. Chúng tôi hướng đến việc tối ưu trải nghiệm doanh nghiệp với dịch vụ linh hoạt, chi phí hợp lý và không gian thiết kế sẵn sàng sử dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian họp đã được bố trí chuyên nghiệp, đầy đủ nội thất và có thể sử dụng ngay, dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ tại Arental Vietnam chính là lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm cho doanh nghiệp.

Lợi ích nổi bật khi thuê phòng họp tại Arental Vietnam:

• Không gian đầy đủ tiện nghi: Bàn họp chữ nhật, ghế ngồi thoải mái, ổ cắm điện âm bàn và thiết bị trình chiếu.

• Linh hoạt thời gian thuê: Theo giờ, theo buổi hoặc nguyên ngày mà không ràng buộc thời lượng.

• Tiết kiệm chi phí: Phù hợp với doanh nghiệp không cần sử dụng phòng họp cố định.

• Vị trí thuận tiện: Có mặt tại Quận 1 (2 chi nhánh), Quận 2, Quận 3, Quận 7 và TP. Thủ Đức giúp dễ dàng di chuyển và kết nối.

Với cách bố trí hợp lý, thiết kế hiện đại và chi phí cạnh tranh, đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp cần phòng họp theo giờ giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp. Liên hệ ngay hotline 0987.260.333 để đặt lịch và được tư vấn chi tiết về không gian phòng họp phù hợp.

Kết Luận

Cách bố trí phòng họp không chỉ tạo nên ấn tượng thẩm mỹ, mà còn quyết định mức độ tập trung, hiệu quả trao đổi và sự chuyên nghiệp trong vận hành. Khi layout, diện tích, ánh sáng, nội thất và cách âm được kết hợp đúng cách, doanh nghiệp sẽ có một không gian họp vừa hiệu quả vừa truyền cảm hứng.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa việc tự setup hay thuê ngoài, hãy dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế và ngân sách vận hành. Với các doanh nghiệp linh hoạt, lựa chọn không gian họp đã được bố trí sẵn theo tiêu chuẩn sẽ là giải pháp tiết kiệm, nhanh chóng và không kém phần chuyên nghiệp.

Chúng tôi tin rằng, việc nắm rõ các nguyên tắc bố trí sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc xây dựng không gian họp hiệu quả và chuyên nghiệp.