Khi Nào Cần Phải Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh? Quy Trình Ra Sao?

“Khi nào phải đăng ký địa điểm kinh doanh?” Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến không ít doanh nghiệp lúng túng khi mở rộng hoạt động ngoài trụ sở chính. Việc không nắm rõ quy định có thể dẫn đến sai sót trong thủ tục, thậm chí bị xử phạt hành chính. Qua nội dung sau, Arental Vietnam sẽ giúp bạn hiểu rõ các trường hợp bắt buộc phải đăng ký, những ngoại lệ được miễn và những rủi ro pháp lý nếu không thực hiện đúng.

Địa Điểm Kinh Doanh Là Gì?

Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện một hoặc một số hoạt động cụ thể thuộc ngành nghề đã đăng ký.

Nói cách khác, bất kỳ nơi nào doanh nghiệp sử dụng để bán hàng, cung cấp dịch vụ, hay triển khai hoạt động kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký, đều được coi là địa điểm kinh doanh.

Ví dụ: cửa hàng, showroom, kho hàng hoặc địa điểm triển khai các hoạt động kinh doanh thuộc ngành nghề đã đăng ký.

Để hiểu rõ hơn khía cạnh pháp lý và cách vận hành, dưới đây là 5 đặc điểm nổi bật mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thiết lập hoặc sử dụng một địa điểm kinh doanh:

• Không có tư cách pháp nhân riêng: Tương tự như chi nhánh và văn phòng đại diện, đây cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp lý độc lập.

• Không có mã số thuế riêng: Sử dụng chung mã số thuế với công ty mẹ. Việc khai và nộp thuế thường thực hiện tại trụ sở chính, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt.

• Có thể đặt tại nhiều tỉnh/thành: Doanh nghiệp được phép mở tại các địa phương khác với trụ sở chính. Tuy nhiên, cần lưu ý về nghĩa vụ kê khai thuế tại nơi hoạt động.

• Phải gắn với địa chỉ cố định: Mỗi đơn vị phải đăng ký địa chỉ rõ ràng và chỉ hoạt động trong phạm vi ngành nghề đã được cấp phép.

• Linh hoạt trong việc thay đổi: Thủ tục đóng/mở đơn giản hơn so với chi nhánh, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Khi đăng ký địa điểm kinh doanh hợp pháp, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua bán hoặc tạo doanh thu, cho phép doanh nghiệp triển khai đầy đủ các giao dịch thương mại tại chỗ.

Với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc mô hình vận hành linh hoạt, việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo có kèm chỗ ngồi làm việc thực tế là một giải pháp vừa hợp pháp, vừa tiết kiệm chi phí để đăng ký địa điểm kinh doanh.

Vậy trong những trường hợp nào, việc đăng ký địa điểm kinh doanh là bắt buộc theo quy định pháp luật?

Khi Nào Doanh Nghiệp Bắt Buộc Phải Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh

Khi doanh nghiệp triển khai hoạt động kinh doanh tại một địa điểm khác với trụ sở chính đã đăng ký, thì việc đăng ký địa điểm kinh doanh là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật (Theo khoản 2 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020).

Vậy cụ thể những trường hợp nào bắt buộc phải đăng ký địa điểm kinh doanh?

3 Trường Hợp Doanh Nghiệp Cần Phải Đăng Ký

Dưới đây là 3 tình huống phổ biến nhất mà bạn cần đăng ký địa điểm kinh doanh:

• Mở cửa hàng, showroom, văn phòng giao dịch thứ hai, thứ ba,...: Việc mở rộng mạng lưới bán hàng bằng các cửa hàng, showroom hoặc văn phòng giao dịch đều cần đăng ký để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và được quản lý minh bạch.

• Xưởng sản xuất, kho hàng: Nếu xưởng sản xuất hoặc kho hàng đồng thời được sử dụng để mua bán, giao dịch trực tiếp với khách hàng, thì bạn cần tiến hành đăng ký địa điểm kinh doanh.

• Địa điểm bán hàng online kết hợp điểm lấy hàng/trưng bày cố định: Nếu doanh nghiệp có một địa điểm cố định để khách hàng đến lấy hàng hoặc xem sản phẩm khi mua online, thì cần đăng ký địa điểm kinh doanh.

Ngược lại, có những trường hợp nào không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh? Chúng ta sẽ cùng xem qua những ngoại lệ này nhé!

Trường Hợp Không Bắt Buộc Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh

Không phải mọi hoạt động ngoài trụ sở chính đều cần đăng ký địa điểm kinh doanh. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp có thể không cần thực hiện thủ tục này:

• Hoạt động tại trụ sở chính đã đăng ký: Nếu mọi hoạt động kinh doanh diễn ra tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan nhà nước, thì không cần đăng ký thêm địa điểm khác.

• Kho hàng chỉ dùng để lưu trữ: Trường hợp kho không có giao dịch trực tiếp với khách hàng (không trưng bày, không tiếp khách, không bán hàng), thì không bắt buộc phải đăng ký.

• Hoạt động mang tính chất di động, không cố định: Bao gồm các dịch vụ như bán hàng rong, sửa chữa lưu động, tư vấn tại nhà… Những mô hình này không gắn với một địa chỉ kinh doanh cụ thể nên không cần đăng ký.

• Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh: Nếu chỉ làm nhiệm vụ xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ mà không phát sinh giao dịch, thì không cần đăng ký địa điểm kinh doanh riêng (*).

(*) Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng đại diện tại các địa chỉ hợp pháp để đặt văn phòng, vừa đảm bảo pháp lý, vừa tối ưu chi phí vận hành.

Quy Trình Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh 

Để đảm bảo hoạt động tại địa điểm mới được pháp luật công nhận, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình này không quá phức tạp và có thể thực hiện theo hai cách: nộp trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh (theo Mẫu Phụ lục I-10 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp

2. Cách thức nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký tài khoản (nếu chưa có), chọn thủ tục “Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh”, điền thông tin và tải lên hồ sơ theo định dạng PDF. Hồ sơ sẽ được ký số và nộp trực tiếp qua hệ thống.

• Nộp trực tiếp: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa điểm kinh doanh. Lệ phí thực hiện là 50.000 đồng/lần theo mức thu hiện hành.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Thời gian xử lý thông thường là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cho mục đích chứng minh tính pháp lý hoặc làm hồ sơ khác, có thể đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, đây là bước không bắt buộc và hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích sử dụng thực tế của doanh nghiệp.

Thủ tục đăng ký chỉ là bước đầu tiên để hợp thức hóa hoạt động. Để đảm bảo vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số yêu cầu bắt buộc trong quá trình sử dụng địa điểm kinh doanh.

Quy Định Quan Trọng Cần Tuân Thủ Khi Vận Hành Địa Điểm Kinh Doanh

Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định pháp lý trong quá trình vận hành thực tế. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo luật, mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi thanh tra hoặc thực hiện các thủ tục liên quan như xuất hóa đơn, kê khai thuế, chứng minh địa chỉ pháp lý. Dưới đây là những nhóm quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Về thông tin pháp lý và hiển thị tên

• Tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp gốc kèm cụm “Địa điểm kinh doanh”. Không được sử dụng từ “công ty”, “doanh nghiệp” như một đơn vị độc lập. Tên này cần được treo rõ ràng tại địa chỉ đã đăng ký theo đúng quy định về biển hiệu.

• Mã số địa điểm kinh doanh là chuỗi gồm 5 chữ số được cấp theo thứ tự. Lưu ý: đây không phải là mã số thuế.

2. Về ngành nghề và con dấu

• Ngành nghề kinh doanh: Chỉ được kinh doanh trong phạm vi ngành, nghề mà doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản đã đăng ký.

• Con dấu: Không có con dấu riêng, sử dụng con dấu của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản (nếu có).

3. Về nghĩa vụ thuế và hóa đơn

• Thuế môn bài: 1.000.000 đồng/năm, trừ khi địa điểm đã được gộp với trụ sở hoặc chi nhánh, hoặc thuộc diện miễn.

• Thuế GTGT và TNDN: thường được kê khai tập trung tại trụ sở chính hoặc chi nhánh. Riêng với địa điểm kinh doanh đặt tại tỉnh khác và có phát sinh doanh thu, doanh nghiệp có thể phải kê khai thuế GTGT tại cơ quan thuế địa phương.

• Hóa đơn: không phát hành riêng. Địa điểm sử dụng chung mẫu hóa đơn của trụ sở chính hoặc chi nhánh.

4. Về điều kiện địa chỉ đăng ký

Địa chỉ sử dụng làm địa điểm kinh doanh không được là căn hộ chung cư hoặc nhà ở xã hội, trừ khi phần diện tích đó được quy hoạch làm văn phòng theo quy định pháp luật.

Trong quá trình tìm kiếm địa điểm kinh doanh phù hợp, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có xu hướng ưu tiên những phương án tiết kiệm chi phí. 

Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng ảo làm địa điểm đăng ký kinh doanh thì cần trang bị kinh nghiệm thuê văn phòng ảo, để đảm bảo địa chỉ lựa chọn đáp ứng đủ điều kiện pháp lý.

Rủi Ro Khi Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh Không Đúng Quy Định

Việc không đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc đăng ký không đúng quy định không chỉ là một sai sót về thủ tục hành chính, mà còn có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Xử phạt vi phạm hành chính: Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ đối với hành vi hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh. (Căn cứ theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

• Rủi ro về thuế: Chi phí thuê kho, thuê địa điểm kinh doanh có thể không được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký địa điểm kinh doanh theo quy định. Điều này làm tăng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

• Nguy cơ bị đình chỉ hoạt động: Cơ quan quản lý có thể đình chỉ hoạt động tại địa điểm vi phạm, gây gián đoạn kinh doanh, làm suy giảm uy tín và mất cơ hội thương mại.

Đây là những rủi ro hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký và tuân thủ đúng quy định pháp luật ngay từ đầu.

Câu Hỏi Thường Gặp

Từ thực tế tư vấn doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia tại Arental Vietnam nhận thấy nhiều khách hàng thường có chung những băn khoăn khi đăng ký địa điểm kinh doanh. Dưới đây là 5 câu hỏi phổ biến được tổng hợp nhằm giúp bạn nắm rõ hơn trước khi thực hiện:

Câu 1: Đăng ký địa điểm kinh doanh có tốn nhiều thời gian không?

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp đang hoạt động thường khá nhanh chóng, chỉ mất khoảng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Thủ tục này đơn giản hơn nhiều so với việc đăng ký thành lập doanh nghiệp mới, vì không yêu cầu cấp mã số thuế riêng hay tạo pháp nhân độc lập.

Câu 2: Một doanh nghiệp được đăng ký tối đa bao nhiêu địa điểm kinh doanh?

Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng địa điểm kinh doanh mà một doanh nghiệp được phép đăng ký. Tuy nhiên, mỗi địa điểm đều phải thực hiện thủ tục thông báo và tuân thủ đầy đủ quy định về địa chỉ, ngành nghề và nghĩa vụ thuế liên quan.

Câu 3: Địa điểm kinh doanh có cần người đứng đầu riêng không?

Người đứng đầu địa điểm kinh doanh có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc một người khác được doanh nghiệp bổ nhiệm.

Về nguyên tắc, cơ chế này tương tự như việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, nhưng không yêu cầu chức danh cụ thể nếu không phát sinh nghĩa vụ giao dịch độc lập.

Câu 4: Nếu tôi bán hàng online tại nhà riêng, có cần đăng ký địa điểm kinh doanh không? 

Nếu nhà riêng là trụ sở chính đã đăng ký thì không cần. Tuy nhiên, nếu sử dụng một địa chỉ khác làm kho hàng hoặc điểm giao dịch cố định ngoài trụ sở, bạn có thể cần đăng ký địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp địa chỉ cá nhân không đáp ứng điều kiện pháp lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để đảm bảo thủ tục hợp lệ và tránh rủi ro về sau.

Câu 5: Thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh cần những gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp không thông báo, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Kết Luận

Hy vọng những chia sẻ trên đã phần nào giúp bạn giải đáp được câu hỏi khi nào phải đăng ký địa điểm kinh doanh và những lưu ý quan trọng xoay quanh.

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh đúng quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, ổn định và tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Từ xử phạt hành chính, sai sót trong kê khai thuế đến việc mất uy tín với đối tác, mọi hệ lụy đều có thể bắt đầu từ một bước nhỏ bị bỏ qua.

Nếu bạn đang cần địa điểm phù hợp để đăng ký địa điểm kinh doanh tại TP.HCM, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 098.7260.333 để được hỗ trợ nhanh chóng.