Địa điểm kinh doanh là gì? Thủ Tục Đăng Ký Địa Điểm Kinh Doanh Như Thế Nào?

Arental Vietnam hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh đi kèm các điều kiện pháp lý minh bạch. Tham khảo ngay nhé!

Địa điểm kinh doanh là gì?

Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020: “Địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện một hoặc một số hoạt động cụ thể thuộc ngành nghề đã đăng ký.”

Hiểu đơn giản, đây là địa chỉ mà công ty mở ra để thực hiện hoạt động kinh doanh như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ… ngoài trụ sở chính.

Ví dụ: cửa hàng, showroom, kho hàng, hoặc địa điểm triển khai dịch vụ trong ngành nghề đã đăng ký.

Địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân độc lập. Mọi nghĩa vụ pháp lý phát sinh đều do công ty mẹ chịu trách nhiệm. Địa điểm kinh doanh cũng không có mã số thuế riêng (mã số địa điểm kinh doanh chỉ là mã số quản lý gồm 5 chữ số), không được cấp con dấu và không phát hành hóa đơn riêng.

Vậy khi nào doanh nghiệp cần đăng ký địa điểm kinh doanh? Tham khảo phần tiếp theo ngay nhé!

Khi nào cần đăng ký địa điểm kinh doanh

Trường hợp bắt buộc đăng ký địa điểm kinh doanh

Theo khoản 2 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020: 

“Khi doanh nghiệp triển khai hoạt động kinh doanh tại một địa điểm khác với trụ sở chính đã đăng ký, thì việc đăng ký địa điểm kinh doanh là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật”.

Các trường hợp cụ thể:

• Muốn mở rộng nhanh trong cùng tỉnh/thành hoặc khác tỉnh nhưng không cần thủ tục phức tạp như chi nhánh.

• Chỉ cần nơi bán hàng, cung cấp dịch vụ, không cần con dấu, mã số thuế riêng hay hạch toán độc lập.

• Giảm bớt thủ tục thuế: địa điểm kinh doanh hạch toán phụ thuộc, không phải kê khai thuế GTGT riêng (nếu cùng tỉnh với công ty mẹ).

Ví dụ: 

• Cửa hàng, showroom, văn phòng giao dịch: để mở rộng mạng lưới bán hàng và đảm bảo hoạt động minh bạch, hợp pháp.

• Xưởng sản xuất, kho hàng: nếu có phát sinh mua bán, giao dịch trực tiếp với khách hàng.

• Điểm bán hàng online kết hợp nơi lấy/trưng bày hàng: khi có địa điểm cố định cho khách đến xem hoặc nhận sản phẩm.

>> CÓ THỂ BẠN CẦN: Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký địa điểm kinh doanh uy tín tại TPHCM

Trường hợp không bắt buộc đăng ký địa điểm kinh doanh

Ngược lại, có những trường hợp nào không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh, cụ thể như sau: 

Hoạt động tại trụ sở chính đã đăng ký: Nếu mọi hoạt động kinh doanh diễn ra tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan nhà nước, thì không cần đăng ký thêm địa điểm khác.

Kho hàng chỉ dùng để lưu trữ: Trường hợp kho không có giao dịch trực tiếp với khách hàng (không trưng bày, không tiếp khách, không bán hàng), thì không bắt buộc phải đăng ký.

Hoạt động mang tính chất di động, không cố định: Bao gồm các dịch vụ như bán hàng rong, sửa chữa lưu động, tư vấn tại nhà… Những mô hình này không gắn với một địa chỉ kinh doanh cụ thể nên không cần đăng ký.

Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh: Nếu chỉ làm nhiệm vụ xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ mà không phát sinh giao dịch, thì không cần đăng ký địa điểm kinh doanh riêng (*).

(*) Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng đại diện tại các địa chỉ hợp pháp để đặt văn phòng, vừa đảm bảo pháp lý, vừa tối ưu chi phí vận hành

Hướng dẫn thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh chi tiết

Căn cứ theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh cụ thể như sau:

Chuẩn Bị Hồ Sơ

• Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh (theo Mẫu Phụ lục I-10 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp

Nộp Hồ Sơ

Có 2 cách thức nộp hồ sơ là:

• Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký tài khoản (nếu chưa có), chọn thủ tục “Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh”, điền thông tin và tải lên hồ sơ theo định dạng PDF. Hồ sơ sẽ được ký số và nộp trực tiếp qua hệ thống.

• Nộp trực tiếp: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa điểm kinh doanh. Lệ phí thực hiện là 50.000 đồng/lần theo mức thu hiện hành.

Tiếp Nhận Và Xử Lý Hồ Sơ

• Thời gian xử lý thông thường là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ,  Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

• Nếu trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ liên hệ với doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi và bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc.

• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cho mục đích chứng minh tính pháp lý hoặc làm hồ sơ khác, có thể đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, đây là bước không bắt buộc và hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích sử dụng thực tế của doanh nghiệp.

Sau khi Phòng kinh doanh đã duyệt tất cả hồ sơ thì doanh nghiệp sẻ nhận được thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh bao gồm: 

• Giấy chứng nhận đã đăng ký hoạt động kinh doanh của địa điểm kinh doanh.

• Bộ hồ sơ lưu trữ nội bộ.

>>> Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi địa điểm kinh doanh, cũng cần thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan có thẩm quyền.

Không đăng ký địa điểm kinh doanh có bị phạt không

Như Arental Vietnam đã nói bên trên, có hai trường hợp là bắt buộc và không bắt buộc đăng ký địa điểm kinh doanh. 

Tuy nhiên, nếu quý khách hàng đăng ký địa điểm kinh doanh sai quy định của phạm luật thì sẽ bị xử phạt.

Theo nghị định số 155/2013/NĐ-CP

“Phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng đối với những hành vi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không được thực hiện theo đúng thời hạn đã quy định.”

Căn cứ theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP: 

“Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ đối với hành vi hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh”.

Việc không đăng ký hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh sai quy định sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật và có thể đình chỉ mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghi

Điều kiện đăng ký địa điểm kinh doanh

1. Tình trạng pháp lý: Doanh nghiệp/chi nhánh phải có đăng ký kinh doanh hợp lệ, đang hoạt động (không tạm ngừng hay giải thể). Chỉ doanh nghiệp đang hoạt động mới có quyền lập địa điểm kinh doanh.

2. Tên gọi: Phải bao gồm tên doanh nghiệp gốc kèm cụm “Địa điểm kinh doanh”. Không được sử dụng từ “công ty”, “doanh nghiệp” như một đơn vị độc lập. Tên địa điểm kinh doanh phải được ghi bằng các chữ cái trong bảng chữ Tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

3. Địa chỉ: không được là căn hộ chung cư hoặc nhà ở xã hội, trừ khi phần diện tích đó được quy hoạch làm văn phòng theo quy định pháp luật. Được phép đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh/thành phố với trụ sở chính hoặc chi nhánh.

4. Ngành nghề: Chỉ được kinh doanh trong phạm vi ngành, nghề mà doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản đã đăng ký. Không thể tự ý bổ sung ngành nghề riêng cho địa điểm kinh doanh.

5. Nghĩa  vụ thuế và hóa đơn: Thuế môn bài: 1.000.000 đồng/năm, trừ khi địa điểm đã được gộp với trụ sở hoặc chi nhánh, hoặc thuộc diện miễn. Thuế GTGT và TNDN thường được kê khai tập trung tại trụ sở chính hoặc chi nhánh. Riêng với địa điểm kinh doanh đặt tại tỉnh khác và có phát sinh doanh thu, doanh nghiệp có thể phải kê khai thuế GTGT tại cơ quan thuế địa phương. Hóa đơn không phát hành riêng. Địa điểm sử dụng chung mẫu hóa đơn của trụ sở chính hoặc chi nhánh.

>>> Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh để đảm bảo pháp lý đầy đủ.

Lưu ý khi đăng ký địa điểm kinh doanh

Dưới đây là 6 lưu ý khi đăng ký địa điểm kinh doanh, cụ thể như sau: 

1. Địa điểm kinh doanh không có con dấu riêng. Mọi hợp đồng, chứng từ nếu cần đóng dấu phải sử dụng con dấu và danh nghĩa của công ty mẹ hoặc chi nhánh.

2. Hạch toán phụ thuộc hoàn toàn: doanh thu, chi phí gộp chung vào sổ sách và báo cáo tài chính của doanh nghiệp/chi nhánh.

3. Hóa đơn chứng từ: Dùng chung hóa đơn của trụ sở chính hoặc chi nhánh. Khi bán hàng, phải xuất hóa đơn GTGT của công ty, có thể ghi thêm địa chỉ địa điểm. Doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn cho từng địa điểm theo mã số được cấp.

4. Thuế môn bài: Mỗi địa điểm kinh doanh đều phải nộp thuế môn bài 1 triệu đồng hằng năm, kể cả khi không khai thuế GTGT riêng. Hạn nộp thường là 30 ngày kể từ ngày cấp GCN, hoặc 30/1 năm sau nếu thành lập trong năm.

5. Không giới hạn số lượng địa điểm kinh doanh: nhưng doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ từng địa điểm, tuân thủ khai báo thuế, treo biển hiệu… tránh rủi ro vi phạm.

6. Trường hợp đặc biệt – không hoạt động: Nếu địa điểm chỉ lập để treo biển hiện diện mà không kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc không phát sinh doanh thu. Nếu có hoạt động kinh doanh thực tế mà không khai báo sẽ bị coi là vi phạm.

Câu hỏi thường gặp

Địa điểm kinh doanh có phải pháp nhân không?

Không. Đây chỉ là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân, không tách biệt về tài sản hay trách nhiệm pháp lý.

Địa điểm kinh doanh có mã số thuế riêng không?

Không. Địa điểm chỉ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc (5 chữ số) để quản lý. Mọi nghĩa vụ thuế do công ty mẹ hoặc chi nhánh chịu.

Đăng ký địa điểm kinh doanh mất bao lâu?

Chỉ mất khoảng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Thủ tục này đơn giản hơn nhiều so với việc đăng ký thành lập doanh nghiệp mới, vì không yêu cầu cấp mã số thuế riêng hay tạo pháp nhân độc lập.

Doanh nghiệp được đăng ký tối đa bao nhiêu địa điểm kinh doanh?

Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng địa điểm kinh doanh mà một doanh nghiệp được phép đăng ký. Tuy nhiên, mỗi địa điểm đều phải thực hiện thủ tục thông báo và tuân thủ đầy đủ quy định về địa chỉ, ngành nghề và nghĩa vụ thuế liên quan.

Tên địa điểm có bắt buộc mang tên công ty mẹ không?

Có. Phải ghi “Địa điểm kinh doanh Công ty…”. Ví dụ: “Địa điểm kinh doanh Công ty TNHH XYZ – Cửa hàng Quận 3”. Nếu không, có thể bị phạt từ 30–50 triệu đồng (theo NĐ 122/2021/NĐ-CP).

Địa điểm kinh doanh có cần người đứng đầu không?

Người đứng đầu địa điểm kinh doanh có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc một người khác được doanh nghiệp bổ nhiệm.

Về nguyên tắc, cơ chế này tương tự như việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, nhưng không yêu cầu chức danh cụ thể nếu không phát sinh nghĩa vụ giao dịch độc lập.

Nếu tôi bán hàng online tại nhà riêng, có cần đăng ký địa điểm kinh doanh không? 

Nếu nhà riêng là trụ sở chính đã đăng ký thì không cần. Tuy nhiên, nếu sử dụng một địa chỉ khác làm kho hàng hoặc điểm giao dịch cố định ngoài trụ sở, bạn có thể cần đăng ký địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp địa chỉ cá nhân không đáp ứng điều kiện pháp lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để đảm bảo thủ tục hợp lệ và tránh rủi ro về sau.

Thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh cần những gì?

Doanh nghiệp cần gửi thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp không thông báo, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.