Hóa đơn giá trị gia tăng: Các quy định và mẫu hóa đơn mới nhất

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán và kê khai thuế của doanh nghiệp. Dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bài viết này sẽ tổng hợp đầy đủ các thông tin và lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn GTGT, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả quản lý tài chính.

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), còn gọi là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn đỏ, là loại hóa đơn được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và số thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước. (Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Ví dụ minh họa:

Giả sử một doanh nghiệp bán sản phẩm với:

• Giá chưa thuế: 100.000 VNĐ
• Thuế GTGT (10%): 10.000 VNĐ

Thì hóa đơn GTGT sẽ thể hiện:

• Giá hàng hóa: 100.000 VNĐ
• Thuế GTGT: 10.000 VNĐ
• Tổng thanh toán: 110.000 VNĐ

Hiện nay, hóa đơn GTGT tồn tại dưới 2 hình thức chính:

• Hóa đơn điện tử: Là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đây là hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp hiện nay, giúp tiết kiệm chi phí, dễ quản lý và thuận tiện tra cứu.
• Hóa đơn giấy (truyền thống): Là loại hóa đơn được in sẵn hoặc tự in trên giấy. Trước đây được sử dụng phổ biến, tuy nhiên hiện nay gần như đã được thay thế bởi hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Vai trò của hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ là chứng từ giao dịch mà còn là căn cứ quan trọng trong kê khai, hạch toán và quản lý thuế. Cụ thể:

• Căn cứ kê khai và khấu trừ thuế GTGT: Giúp người mua xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đồng thời giúp người bán xác định thuế GTGT đầu ra phải nộp.
• Căn cứ hạch toán kế toán: Là chứng từ hợp lệ để ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như trong các khoản chi phí thuê văn phòng, hóa đơn hợp lệ sẽ quyết định khả năng được khấu trừ thuế.
• Cơ sở xác định nghĩa vụ thuế: Dùng để tính toán và kê khai số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách nhà nước.
• Công cụ quản lý của cơ quan thuế: Giúp cơ quan thuế kiểm soát hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ và hạn chế gian lận thuế.
• Căn cứ hoàn thuế GTGT (nếu đủ điều kiện): Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn hợp lệ để làm hồ sơ đề nghị hoàn thuế theo quy định.

Khi nào phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng?

Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khi thuộc đối tượng kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ và phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa: Áp dụng cho tất cả giao dịch phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài: Dù áp dụng thuế suất 0% nhưng vẫn phải lập hóa đơn để kê khai thuế.
• Cung cấp dịch vụ, vận tải quốc tế: Bao gồm các hoạt động có yếu tố nước ngoài theo quy định.
• Xuất hàng vào khu phi thuế quan: Bao gồm khu chế xuất và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Ngoài giao dịch mua bán thông thường, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn GTGT khi:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, làm hàng mẫu
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất)
• Xuất hàng theo hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả

Lưu ý quan trọng

• Bắt buộc lập hóa đơn cho mọi giao dịch (từ 01/07/2022), không còn ngưỡng 200.000 VNĐ.
• Chỉ doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ mới sử dụng hóa đơn GTGT.
• Nếu không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch thì có thể bị xử phạt theo quy định.

Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau chủ yếu ở phương pháp tính thuế và khả năng khấu trừ thuế. Việc phân biệt đúng giúp doanh nghiệp kê khai chính xác và tránh rủi ro sai sót.

Điểm cần lưu ý

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ:

• Nhận hóa đơn GTGT: được khấu trừ thuế (nếu hợp lệ)
• Nhận hóa đơn bán hàng: không được khấu trừ thuế

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp:

• Không kê khai khấu trừ thuế đầu vào
• Thuế GTGT (nếu có) sẽ được tính trực tiếp vào chi phí hoặc giá trị hàng hóa

Nội dung bắt buộc của hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý và phục vụ kê khai thuế, bao gồm:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu và mẫu số hóa đơn

Thể hiện loại hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn GTGT) kèm ký hiệu và mẫu số theo quy định của Bộ Tài chính.

2. Tên liên hóa đơn (nếu là hóa đơn giấy)

Áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

3. Số hóa đơn

Là số thứ tự duy nhất, lập liên tục theo thời gian, không trùng lặp và chỉ dùng 1 lần.

4. Thông tin người bán

Bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế đúng theo đăng ký kinh doanh.

5. Thông tin người mua

Bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

Cá nhân không kinh doanh có thể không cần MST.

6. Thông tin hàng hóa, dịch vụ và giá trị thanh toán

Gồm các nội dung quan trọng:

• Tên hàng hóa/dịch vụ
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Thành tiền chưa thuế
• Thuế suất GTGT
• Tiền thuế GTGT
• Tổng tiền thanh toán (đã gồm thuế)

7. Chữ ký

• Hóa đơn giấy: chữ ký người bán, người mua (nếu có)
• Hóa đơn điện tử: chữ ký số của người bán (bắt buộc)

8. Thời điểm lập hóa đơn

Ghi rõ ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch.

9. Thời điểm ký số (đối với hóa đơn điện tử)

Có thể khác thời điểm lập, nhưng là căn cứ xác định thời điểm kê khai thuế.

10. Mã của cơ quan thuế

Áp dụng với hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế.

11. Các khoản bổ sung (nếu có)

Ví dụ: phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại…

12. Thông tin đơn vị in hóa đơn (nếu là hóa đơn đặt in)

Bao gồm tên và mã số thuế của đơn vị in.

13. Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền

• Ngôn ngữ: tiếng Việt (có thể kèm tiếng nước ngoài)
• Số: chữ số Ả-rập
• Tiền tệ: đồng Việt Nam (trừ trường hợp đặc biệt dùng ngoại tệ)

Xem thêm: nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất theo Nghị định 123

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các mẫu hóa đơn GTGT hiện nay được quy định tại Phụ lục III và áp dụng thống nhất dưới dạng hóa đơn điện tử.

Hiện nay, có 3 mẫu hóa đơn GTGT chính:

• Mẫu 01/GTGT: Áp dụng phổ biến cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Mẫu 01/GTGT-ĐT: Dành cho một số doanh nghiệp đặc thù.
• Mẫu 01/GTGT-NT: Áp dụng cho doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ.

Thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn GTGT được xác định theo từng loại giao dịch cụ thể:

• Đối với bán hàng hóa: thời điểm xuất hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thanh toán hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Tiền đặt cọc, tạm ứng thì chưa cần phải xuất hóa đơn.
• Trường hợp giao hàng hoặc nghiệm thu nhiều lần: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ thì phải lập hóa đơn tương ứng với phần giá trị phát sinh.
• Các trường hợp đặc thù quan trọng:
  • Dịch vụ theo kỳ (điện, nước, viễn thông, logistics…): Xuất hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất không quá 7 ngày của tháng sau.
  • Xây dựng, lắp đặt: Xuất hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc từng hạng mục.
  • Bất động sản: Chưa bàn giao: xuất hóa đơn theo tiến độ thu tiền, Đã bàn giao: xuất theo thời điểm giao tài sản.
  • Bán lẻ, ăn uống, siêu thị: Nếu khách không lấy hóa đơn: cuối ngày lập hóa đơn tổng.
  • Xăng dầu bán lẻ: Xuất hóa đơn ngay sau từng lần bán.
  • Vận tải, hàng không, viễn thông (có đối soát): Xuất sau khi đối soát, có thể kéo dài nhưng có giới hạn thời gian theo quy định.

Các sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn GTGT

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị xử phạt hoặc không được khấu trừ thuế do mắc các lỗi sau khi xuất hóa đơn GTGT:

• Xuất hóa đơn sai thời điểm: lập hóa đơn chậm so với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, hoặc gom nhiều ngày để xuất một hóa đơn, đây là lỗi phổ biến và dễ bị xử phạt.
• Sai thông tin người mua hoặc người bán: ghi sai mã số thuế, tên công ty, địa chỉ hoặc thiếu thông tin bắt buộc, khiến hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế.
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT: áp dụng sai mức thuế (0%, 5%, 10%) hoặc tính sai tiền thuế và tổng thanh toán, dẫn đến kê khai thuế không chính xác.
• Thiếu hoặc sai thông tin hàng hóa, dịch vụ: mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu đơn vị tính, số lượng hoặc đơn giá, làm giảm tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch: bán hàng nhưng không xuất hóa đơn hoặc không lập hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng, đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng.
• Lập hóa đơn sai định dạng hoặc thiếu xác thực: thiếu chữ ký số đối với hóa đơn điện tử hoặc không có mã cơ quan thuế khi thuộc diện bắt buộc.
• Tẩy xóa hoặc sửa trực tiếp trên hóa đơn: chỉnh sửa nội dung sau khi đã lập thay vì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định, khiến hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.

Lưu ý: mọi sai sót phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được sửa trực tiếp; hóa đơn sai có thể dẫn đến không được khấu trừ thuế, bị truy thu và xử phạt.

Mức xử phạt khi xuất hóa đơn GTGT sai quy định (Cập nhật mới nhất 2026)

Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng sai quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính nặng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu liên quan đến hành vi trốn thuế. Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Mức xử phạt được quy định chi tiết như sau:

Phạt hành vi không xuất hóa đơn nhằm trốn thuế

• Phạt từ 1 – 3 lần số tiền thuế trốn
• Bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp
• Có thể bị xử lý theo Bộ luật Hình sự 2015

Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi thường gặp nhất (xuất chậm hoặc xuất trước quy định). Mức phạt hiện nay được áp dụng theo số lượng hóa đơn vi phạm, cụ thể:

Trường hợp đặc biệt

(khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu, tiêu dùng nội bộ…)

• 1 hóa đơn: Cảnh cáo
• 2 – dưới 10 hóa đơn: 500.000 – 1.500.000 đồng
• 10 – dưới 50 hóa đơn: 2.000.000 – 5.000.000 đồng
• 50 – dưới 100 hóa đơn: 5.000.000 – 15.000.000 đồng
• Từ 100 hóa đơn trở lên: 15.000.000 – 30.000.000 đồng

Trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường

• 1 hóa đơn: 500.000 – 1.500.000 đồng
• 2 – dưới 10 hóa đơn: 2.000.000 – 5.000.000 đồng
• 10 – dưới 20 hóa đơn: 5.000.000 – 15.000.000 đồng
• 20 – dưới 50 hóa đơn: 15.000.000 – 30.000.000 đồng
• 50 – dưới 100 hóa đơn: 30.000.000 – 50.000.000 đồng
• Từ 100 hóa đơn trở lên: 50.000.000 – 70.000.000 đồng

Đây là điểm mới quan trọng từ 2026.

Mức phạt khi không lập hóa đơn GTGT

Đây là lỗi nghiêm trọng, áp dụng khi bán hàng, cung cấp dịch vụ nhưng không xuất hóa đơn

Mức phạt: 10.000.000 – 20.000.000 VND

Mức phạt khi lập hóa đơn sai nội dung

Bao gồm các lỗi như:

• Thiếu thông tin bắt buộc (mã số thuế, tên hàng hóa…)
• Ghi sai giá trị, sai thuế suất
• Sai định dạng theo quy định

Mức phạt: 4.000.000 – 8.000.000 đồng

Mức phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Đây là nhóm vi phạm nặng nhất, bao gồm:

• Sử dụng hóa đơn giả
• Mua bán hóa đơn
• Sử dụng hóa đơn không có giá trị pháp lý

Mức phạt: 20.000.000 – 50.000.000 đồng

Ngoài ra còn có thể:

• Bị buộc hủy hóa đơn
• Truy thu thuế
• Thậm chí bị xử lý hình sự (nếu nghiêm trọng)

Các lỗi liên quan khác về hóa đơn

Ngoài lỗi xuất hóa đơn sai, doanh nghiệp còn có thể bị phạt nếu:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn: thường từ 4 – 8 triệu đồng
• Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn sai quy định: Có thể bị xử phạt theo quy định riêng (Điều 27)

Một điểm quan trọng cần lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức (doanh nghiệp). Nếu là cá nhân, mức phạt = 50% mức của tổ chức

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn GTGT

Để hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, bạn cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Luôn xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn ngay từ quy trình bán hàng để tránh sai sót ngay từ đầu.
• Thiết lập quy trình nội bộ đảm bảo mọi giao dịch đều được lập hóa đơn đầy đủ, kể cả các trường hợp đặc thù như khuyến mại hay tiêu dùng nội bộ.
• Trước khi phát hành, cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên hóa đơn để hạn chế việc phải điều chỉnh hoặc thay thế sau này.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để giảm thiểu sai sót thủ công và đảm bảo tuân thủ đúng định dạng.
• Quản lý hóa đơn theo hệ thống rõ ràng, đảm bảo lưu trữ đầy đủ, dễ tra cứu khi cần đối chiếu hoặc quyết toán thuế.
• Đào tạo nhân sự kế toán và bán hàng hiểu rõ quy định để tránh nhầm lẫn giữa các loại sai phạm như sai thời điểm, sai nội dung hoặc bỏ sót hóa đơn.
• Khi phát sinh sai sót, cần xử lý ngay bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy trình, tránh để kéo dài ảnh hưởng đến kê khai thuế.
• Thường xuyên rà soát định kỳ để phát hiện lỗi sớm và chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn trong doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và số thuế GTGT phải nộp theo quy định pháp luật.

Khi nào phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng?

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp đặc biệt như khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hoặc xuất khẩu.

Thời điểm xuất hóa đơn GTGT được quy định như thế nào?

Bán hàng hóa: khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

Cung cấp dịch vụ: khi hoàn thành hoặc khi thu tiền

Một số trường hợp đặc thù có quy định riêng theo từng lĩnh vực

Hóa đơn GTGT có bắt buộc là hóa đơn điện tử không?

Hiện nay, theo quy định pháp luật, hầu hết doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, trừ một số trường hợp đặc biệt.

Không xuất hóa đơn GTGT có bị phạt không?

Có. Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch sẽ bị xử phạt hành chính và có thể bị truy thu thuế theo quy định.

Xuất hóa đơn sai thời điểm có sao không?

Có. Đây là lỗi rất phổ biến và có thể bị xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm, mức phạt có thể lên đến 70 triệu đồng theo quy định mới.

Hóa đơn GTGT có dùng để khấu trừ thuế không?

Có. Nếu hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp có thể sử dụng để kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Làm thế nào để tra cứu hóa đơn GTGT điện tử?

Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn GTGT điện tử thông qua:

Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng

Mã tra cứu được cung cấp trên hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ quan trọng trong kê khai và quản lý thuế. Việc nắm rõ quy định, xuất hóa đơn đúng thời điểm và kiểm soát nội dung chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tối ưu hiệu quả kế toán.

Quan trọng nhất là làm đúng ngay từ đầu để không phải xử lý sai sót về sau.

Trong thực tế, để xuất hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp không chỉ cần hiểu quy định mà còn cần địa chỉ đăng ký kinh doanh rõ ràng, hợp pháp và ổn định. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp như văn phòng ảo hoặc văn phòng trọn gói để vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo đầy đủ điều kiện pháp lý khi vận hành.

Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ kinh doanh uy tín tại TP.HCM, Arental Vietnam cung cấp giải Liên hệ ngay hotline 0987 260 333 để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp.