Hành Chính Văn Phòng Là Làm Gì? Các Kỹ Năng & Cơ Hội Thăng Tiến

Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhận vai trò quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ và điều phối hoạt động văn phòng hàng ngày. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về công việc hành chính văn phòng cùng những kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này.

Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm về các thủ tục hành chính, quản lý tài liệu, thông tin, lưu trữ và xử lý hồ sơ trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Đây là bộ máy điều phối thầm lặng giúp cho toàn bộ hoạt động của tổ chức diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Một số nhiệm vụ chính của công việc hành chính văn phòng gồm bảo trì cơ sở vật chất, hỗ trợ vận hành hằng ngày, điều phối nguồn lực, tiếp đón khách, tổ chức sự kiện, đồng thời góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chăm lo phúc lợi nhân viên.

Nếu bạn quan tâm đến các vị trí hỗ trợ trong văn phòng, thư ký văn phòng cũng là một vai trò không thể thiếu với nhiều công việc thú vị và quan trọng. Tìm hiểu chi tiết: Thư ký văn phòng là làm gì?

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Làm Gì?

Nhân viên hành chính văn phòng không phải là công việc nhàn hạ như nhiều người lầm tưởng. Đây là vị trí đảm nhận nhiều nhiệm vụ đa dạng, thầm lặng, thậm chí là những ‘việc không tên’, nhằm bảo đảm cho hoạt động văn phòng diễn ra trôi chảy. Một số công việc tiêu biểu gồm:

Quản Lý Văn Thư, Hồ Sơ Giấy Tờ

Công việc quản lý văn thư, hồ sơ giấy tờ bao gồm các nhiệm vụ chính sau:

• Tiếp nhận, phân loại, vào sổ và lưu trữ công văn đi – đến đúng quy trình.

• Quản lý hợp đồng, hồ sơ pháp lý, tài liệu nội bộ, đảm bảo tra cứu nhanh và chính xác.

• Tiêu hủy hồ sơ hết niên hạn theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.

• Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại.

• Xử lý yêu cầu liên quan đến văn bản, đảm bảo lưu trữ, đánh số, phân loại chuẩn xác.

• Tiếp nhận, xử lý báo cáo tình trạng nhân viên (ốm đau, thai sản, nghỉ phép).

KPI gợi ý: 100% công văn đến phải được ghi nhận trong ngày, tỷ lệ lỗi định dạng dưới 1%, thời gian truy xuất hồ sơ nhanh dưới 5 phút.

Lễ Tân Văn Phòng Và Tiếp Khách

Lễ tân là bộ phận đầu mối tiếp nhận thông tin, hỗ trợ khách hàng và đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra suôn sẻ.

Các đầu việc chính bao gồm:

• Trực tổng đài, chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban kịp thời.

• Tiếp đón khách: hướng dẫn, phục vụ nước uống, hỗ trợ lịch hẹn.

• Phối hợp đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần như tài liệu, bánh, nước và thiết bị cho sự kiện nội bộ và các cuộc họp.

• Quản lý quà tặng doanh nghiệp, thư mời và thiệp chúc mừng dịp lễ, Tết.

• Tuân thủ các quy định pháp luật về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy tại khu vực lễ tân (theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP) và bảo mật thông tin khách theo Luật An ninh mạng 2018.

KPI gợi ý: toàn bộ cuộc gọi được chuyển đúng phòng ban dưới 1 phút, khách đến được tiếp đón trong vòng 3 phút, sự kiện nội bộ chuẩn bị hậu cần đầy đủ và đúng thời hạn 100%.

Quản Lý Cơ Sở Vật Chất, Tài Sản

Đây là công việc đảm bảo trang thiết bị, vật tư văn phòng luôn đầy đủ, hoạt động hiệu quả và được bảo trì đúng cách.

Các đầu việc chính bao gồm:

• Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm (giấy, bút, máy in...) và lập kế hoạch mua sắm định kỳ.

• Quản lý tài sản cố định như máy tính, máy chiếu, xe công ty và các thiết bị văn phòng.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ, lập biên bản bàn giao/điều chuyển/thanh lý khi cần.

• Đảm bảo tài sản được bảo trì, sử dụng đúng cách, nâng cao tuổi thọ và hiệu suất.

KPI gợi ý: Kiểm kê đầy đủ, đúng hạn 100%, báo cáo tồn kho chính xác, xử lý yêu cầu mua sắm ≤ 3 ngày làm việc, ≥ 95% thiết bị hoạt động tốt.

Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự

Đây là công việc nền tảng giúp đảm bảo thông tin nhân viên luôn đầy đủ, chính xác và cập nhật kịp thời.

Các đầu việc chính bao gồm:

• Soạn thảo hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng và kỷ luật.

• Theo dõi hồ sơ nhân sự như sổ bảo hiểm xã hội, lý lịch, quá trình công tác.

• Quản lý việc nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm theo đúng quy định.

KPI gợi ý: 100% hồ sơ được cập nhật đầy đủ và chính xác, hợp đồng và quyết định được soạn thảo đúng hạn, các hồ sơ nghỉ phép được xử lý kịp thời.

Hỗ Trợ Công Tác Nhân Sự

Hỗ trợ công tác nhân sự giúp các hoạt động tuyển dụng, tính lương và giải quyết quyền lợi nhân viên được diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Các đầu việc chính bao gồm:

• Hỗ trợ tổ chức tuyển dụng, phỏng vấn sơ tuyển và tiếp nhận nhân viên mới.

• Lập bảng lương, thưởng, phụ cấp hàng tháng theo quy định.

• Chấm công: tổng hợp timesheet/OT/phép từ máy vân tay/app.

• Onboarding: chỗ ngồi, email, tài khoản nội bộ, thẻ ra/vào, bàn giao thiết bị, giới thiệu nội quy, văn hóa.

• Offboarding: thu hồi tài sản, khóa tài khoản, thu thẻ, biên bản bàn giao, cập nhật danh sách ra/vào với tòa nhà.

• Giải quyết thắc mắc về BHXH, BHYT, phúc lợi và các vấn đề thưởng phạt.

• Truyền thông nội bộ: thông báo, nội quy, lịch nghỉ.

KPI gợi ý: Hoàn thành bảng lương đầy đủ, chính xác và đúng hạn hàng tháng, ≥ 95% thắc mắc nhân viên được phản hồi trong 24h, tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới đúng kế hoạch.

Để kiểm soát tốt hơn và nâng cao hiệu quả công việc, nhân viên có thể tham khảo checklist văn phòng như một công cụ hỗ trợ sắp xếp, theo dõi và quản lý nhiệm vụ một cách khoa học.

Hỗ Trợ Quản Lý Tài Chính Nội Bộ Đơn Giản

Trong doanh nghiệp vừa và lớn, hành chính văn phòng không chỉ làm công việc vận hành hằng ngày mà còn tham gia hỗ trợ tài chính nội bộ.

Các đầu việc chính bao gồm:

• Tạm ứng, thanh toán chi phí vận hành: điện/nước/Internet, phí quản lý, thuê văn phòng, vệ sinh, nước uống…

• Mua sắm lặt vặt: cà phê, trà, vật dụng pantry, đặt hoa, quà tặng.

• Lưu hóa đơn, đối chiếu công nợ nhà cung cấp theo tháng.

• Hỗ trợ thanh toán, phối hợp cùng bộ phận kế toán để đảm bảo chi trả đúng hạn và kiểm soát chi phí.

KPI gợi ý: Hóa đơn thanh toán đúng hạn 100% (tránh phạt/ngắt dịch vụ), so sánh ít nhất 2-3 báo giá/đơn hàng > 5 triệu để tối ưu chi phí.

Các Công Việc Hành Chính Khác Theo Yêu Cầu

Bên cạnh các nhiệm vụ chính, nhân viên hành chính văn phòng còn xử lý nhiều công việc phát sinh như: đặt vé máy bay/khách sạn, xe đưa đón, chuẩn bị quà đối tác, set up booth, backdrop sự kiện, phát hành thẻ ra/vào, bảo trì cơ sở vật chất, công tác PCCC và quản lý vệ sinh văn phòng.

Nguyên tắc thực hiện là ưu tiên theo mức độ khẩn cấp, tác động đến hoạt động chung và thời gian xử lý, nhằm đảm bảo phản ứng nhanh và hiệu quả.

Trên thực tế, những đầu việc này sẽ được giải quyết nhanh gọn hơn khi doanh nghiệp thuê văn phòng có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và ban quản lý tòa nhà phối hợp tốt. Điều đó giúp bộ phận hành chính tiết kiệm thời gian để tập trung vào tối ưu quy trình và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Nếu doanh nghiệp đang tìm văn phòng cho thuê tại TP.HCM, nên ưu tiên các tòa nhà có hạ tầng phòng họp linh hoạt, bãi đỗ xe rộng, hệ thống an ninh – PCCC đạt chuẩn, chẳng hạn như Arental Vietnam.

Kỹ Năng, Tố Chất Cần Có Của Một Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Để đảm bảo hiệu quả công việc trong môi trường hiện đại, nhân viên hành chính văn phòng cần trang bị những kỹ năng và tố chất sau:

• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian: Biết sắp xếp công việc hợp lý, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, đồng thời quản lý tài liệu và hồ sơ một cách khoa học để đảm bảo hiệu suất làm việc cao.

• Kỹ năng giao tiếp và ứng xử: Khéo léo, niềm nở khi giao tiếp với khách, đối tác. Đồng thời biết phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp nội bộ hiệu quả. Giao tiếp tốt giúp truyền đạt thông tin chính xác giữa các phòng ban.

• Thành thạo tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, email và phần mềm quản lý để nâng cao năng suất.

• Hiểu biết cơ bản về luật lao động, quy định hành chính: Nắm rõ các quy định về lao động, lưu trữ hồ sơ và an toàn văn phòng để tránh sai sót nghiệp vụ và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động hành chính.

• Tỉ mỉ, cẩn thận và đáng tin cậy: Giúp đảm bảo các thủ tục, hồ sơ công ty luôn tuân thủ pháp luật. Ví dụ: biết cập nhật những quy định mới về BHXH, thuế TNCN, an toàn lao động.

• Chủ động và linh hoạt: Luôn sẵn sàng hỗ trợ khi có việc phát sinh, xử lý nhanh các tình huống bất ngờ. Biết dự đoán nhu cầu, đề xuất cải tiến quy trình để công việc diễn ra trơn tru hơn.

Nếu bạn quan tâm đến việc phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính văn phòng, bạn có thể tìm hiểu thêm Học ngành gì để làm văn phòng, từ đó có sự chuẩn bị, xây dựng nền tảng kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc này.

Cơ Hội Thăng Tiến Cho Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng luôn ổn định ở mọi loại hình doanh nghiệp, từ startup nhỏ đến tập đoàn lớn. Đây là vị trí giữ vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động vận hành trơn tru, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Lộ trình thăng tiến trong nghề hành chính văn phòng điển hình:

• Thực tập/trợ lý hành chính (0-1 năm): văn thư, lưu trữ, đặt phòng họp, hỗ trợ tiếp khách, cấp phát văn phòng phẩm. Mục tiêu thăng chức: thành thạo quy trình, không sai sót hồ sơ, giao tiếp chuẩn mực.

• Nhân viên hành chính (1-3 năm): Thực hiện các nhiệm vụ quản lý hồ sơ, hỗ trợ công tác lễ tân, phối hợp tổ chức sự kiện nhỏ. Mục tiêu thăng chức: chủ động xử lý sự cố thường gặp, đề xuất tối ưu nhỏ.

• Chuyên viên/Executive/Admin Officer (3–5 năm): quản lý tài sản, lập kế hoạch bảo trì, theo dõi ngân sách vận hành, điều phối nhà cung cấp, lead sự kiện nội bộ. Mục tiêu thăng chức: dẫn dắt được mini-project (số hóa hồ sơ, quy trình đặt phòng), tiết kiệm chi phí.

• Office Manager/Trưởng nhóm Hành chính (4–6 năm): Quản lý nhóm hành chính, dự báo ngân sách, quản lý hợp đồng dịch vụ, chỉ số an toàn–PCCC, trải nghiệm nhân viên. Mục tiêu thăng chức: chịu trách nhiệm P&L hạng mục vận hành văn phòng, xây team, quản lý KPI/OKR.

• Trưởng phòng Hành chính/HC-NS (6–9 năm): chuẩn hoá quy trình toàn công ty, audit tuân thủ, phối hợp nhân sự-kế toán-IT. Mục tiêu thăng chức: dẫn dự án di dời/mở rộng văn phòng, tái đàm phán hợp đồng thuê, tối ưu chi phí tổng sở hữu.

• Quản lý vận hành/Director of Admin & Workplace/Operations (9+ năm): kiến trúc vận hành đa điểm (nhiều văn phòng), quản trị rủi ro, tiêu chuẩn ISO/HSE, quản lý danh mục nhà cung cấp chiến lược. Mục tiêu: gắn KPI vận hành với mục tiêu kinh doanh (năng suất, giữ chân nhân tài, hình ảnh thương hiệu).

Văn hóa và thói quen nơi công sở cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc của nhân viên hành chính. Tham khảo thêm bài viết về Dân văn phòng để có góc nhìn sâu sắc hơn về đời sống công sở và cách xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Công việc hành chính văn phòng là nền tảng quan trọng giúp tổ chức vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp. Công việc này đòi hỏi người làm phải có kỹ năng tổ chức, sự tỉ mỉ, hiểu biết pháp lý và tinh thần chủ động. Với cơ hội thăng tiến rõ ràng và nhu cầu tuyển dụng ổn định, đây là lựa chọn nghề nghiệp phù hợp cho những ai muốn phát triển lâu dài.