Fit Out Văn Phòng Là Gì? Quy Trình Thi Công Từ A - Z Cho Doanh Nghiệp

Fit out là gì và vì sao đây lại thuật ngữ được nhắc đến thường xuyên trong lĩnh vực thiết  kế, thi công văn phòng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm fit out, những lợi ích mang lại, các hạng mục phổ biến cũng như quy trình triển khai chuyên nghiệp – từ đó tối ưu kế hoạch thiết lập văn phòng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Fit Out Là Gì? Khái Niệm Fit Out Văn Phòng

Fit Out là thuật ngữ chuyên ngành trong xây dựng và nội thất, dùng để chỉ quá trình hoàn thiện không gian từ trạng thái thô đến khi sẵn sàng sử dụng.

Trong lĩnh vực văn phòng, Fit Out văn phòng là toàn bộ quá trình thi công và lắp đặt nội thất, hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị nhằm tạo ra một không gian làm việc hoàn chỉnh, đầy đủ chức năng, tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Quá trình này thường bao gồm hạng mục như:

• Lắp đặt vách ngăn, trần thạch cao

• Hệ thống chiếu sáng, sàn, hệ thống điện

• Trang bị bàn ghế làm việc, phòng họp

• Hệ thống điều hòa, mạng internet và các tiện ích khác

Tùy vào quy mô và độ phức tạp, thời gian hoàn thiện fit out văn phòng thường kéo dài từ 1 đến 14 tuần.

Lưu ý cần phân biệt giữa fit out và thiết kế nội thất: thiết kế nội thất là quá trình lên ý tưởng, tạo bản vẽ và lựa chọn phong cách cho không gian. Trong khi đó, fit out là bước triển khai thực tế, biến ý tưởng thành hiện thực thông qua thi công.

Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Fit Out Văn Phòng?

Sau khi hiểu fit out là gì, có thể thấy đây là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, nâng cao hiệu suất và tạo dấu ấn chuyên nghiệp. Vậy vì sao fit out văn phòng lại quan trọng? Cùng tìm hiểu 4 lý do bên dưới:

Nâng cao hiệu suất làm việc

Một văn phòng được fit out hợp lý với bố cục khoa học, ánh sáng tự nhiên, hệ thống thông gió và nội thất tiện nghi sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn, tăng khả năng tập trung. Từ đó nâng cao năng suất lao động.

Tối ưu công năng và diện tích

Fit out cho phép doanh nghiệp thiết kế lại mặt bằng theo nhu cầu thực tế: bố trí linh hoạt khu làm việc nhóm – cá nhân, phòng họp, pantry, không gian thư giãn… từ đó tận dụng tối đa diện tích thuê và hỗ trợ quy trình vận hành hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí dài hạn

Đầu tư fit out bài bản ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh các chi phí sửa chữa, thay đổi không cần thiết. Bên cạnh đó, việc sử dụng vật liệu bền vững, hệ thống chiếu sáng và điều hòa tiết kiệm năng lượng sẽ giúp giảm đáng kể chi phí vận hành trong dài hạn.

Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp

Một văn phòng được thiết kế và hoàn thiện chỉn chu là công cụ truyền thông mạnh mẽ. Không gian làm việc phản ánh giá trị cốt lõi, phong cách thương hiệu và độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với đối tác, khách hàng và ứng viên tiềm năng.

Gợi ý: Tham khảo giá văn phòng cho thuê TPHCM để chọn không gian phù hợp trước khi fit out.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu các hạng mục thường có trong quá trình Fit Out văn phòng, để bạn nắm rõ mình cần chuẩn bị những gì khi bắt đầu triển khai.

Fit Out Văn Phòng Gồm Những Hạng Mục Nào?

Với kinh nghiệm từ Arental Vietnam, 16 hạng mục chính mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai quy trình Fit out văn phòng gồm:

Hạng mục kiến trúc (phần thô)

• Thiết kế và thi công vách ngăn: lựa chọn các loại như vách kính, vách thạch cao, vách gỗ hoặc vách di động để phân chia không gian linh hoạt.

• Sàn: gồm sàn gỗ, sàn nhựa giả gỗ, sàn vinyl, thảm trải sàn. Ngoài ra cần quan tâm đến sàn, đường internet, đường ống nước. 

• Trần: có thể sử dụng trần thạch cao, trần nhôm hoặc trần thả, trần chìm để tăng tính thẩm mỹ và cách âm.

• Cửa: lựa chọn cửa kính cường lực, cửa gỗ hoặc cửa nhôm tùy vào phong cách thiết kế.

Cụ thể hơn, chủ doanh nghiệp tham khảo bài viết floor plan là gì để hiểu thêm về bố trí mặt bằng văn phòng.

Hạng mục kỹ thuật - MEP

• Hệ thống điện: bao gồm đèn chiếu sáng, ổ cắm điện, đường dây điện âm tường, tủ điện tổng. Cần tính toán kỹ để đảm bảo an toàn và tiện lợi.

• Hệ thống mạng & thoại: thi công hệ thống cáp mạng nội bộ (LAN), điện thoại IP, Wi-Fi, server...

• Hệ thống điều hòa: lựa chọn điều hòa trung tâm, âm trần hoặc treo tường tùy theo diện tích văn phòng và nhu cầu sử dụng.

• Hệ thống thông gió: cần thiết để đảm bảo không khí trong lành, giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn.

• Hệ thống PCCC: gồm bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi phun tự động... phải tuân thủ tiêu chuẩn an toàn.

Hạng mục nội thất

• Bàn ghế làm việc: Có thể lựa chọn bàn gỗ công nghiệp, bàn chân sắt hoặc bàn modul theo không gian mở. Ghế xoay lưới hoặc ghế da giúp tạo sự thoải mái.

• Tủ tài liệu: Các mẫu tủ sắt, tủ gỗ hoặc tủ hồ sơ di động giúp lưu trữ tài liệu gọn gàng.

• Nội thất phòng họp: Gồm bàn họp dài, ghế họp, hệ thống máy chiếu, bảng trắng. Tùy vào từng loại nội thất sẽ phù hợp với từng cách bày trí phòng họp khác nhau, tạo nên những concept phòng họp đa dạng, độc đáo.

• Nội thất khu vực pantry, phòng ăn: Bao gồm tủ bếp, bàn ăn, ghế ăn, tủ lạnh, lò vi sóng, giúp nhân viên có không gian thư giãn thoải mái.

Hạng mục trang trí

• Sơn tường: Có thể sử dụng sơn nước, sơn chống bám bẩn với các gam màu nhẹ nhàng giúp tạo không gian làm việc thoải mái.

• Giấy dán tường: Lựa chọn giấy dán tường trơn, họa tiết nhẹ nhàng hoặc vân gỗ để tăng tính thẩm mỹ.

• Tranh ảnh, cây xanh: Tranh treo tường nghệ thuật, cây xanh để bàn hoặc cây phong thủy giúp không gian thêm sinh động.

*Chủ doanh nghiệp nên xem thêm cách trang trí phòng làm việc để tham khảo ý tưởng bố trí tối ưu không gian văn phòng của mình.

Thời Gian Thi Công Fit Out Văn Phòng Mất Bao Lâu?

Việc thi công Fit-out văn phòng thường kéo dài từ 1 – 14 tuần, tùy thuộc vào diện tích mặt bằng, mức độ hoàn thiện và yêu cầu thiết kế. Doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo tiến độ và tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Thông thường, diện tích càng lớn thì thời gian thi công càng kéo dài. Dưới đây là bảng ước tính:

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về cách tính diện tích văn phòng và các tiêu chuẩn thiết kế, hãy tham khảo bài viết GFA là gì?

Một dự án fit out bài bản thường trải qua 10 bước chính. Dưới đây là thời gian dự kiến cho từng bước, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch:

*Lưu ý: Đây chỉ là thời gian ước tính, thực tế có thể thay đổi tùy vào quy mô, điều kiện thi công và mức độ phức tạp của thiết kế.

Tham khảo thêm các phong cách thiết kế văn phòng.

Để hiểu rõ toàn bộ quá trình triển khai, hãy cùng khám phá chi tiết phần tiếp theo.

Quy Trình Thực Hiện Fit Out Văn Phòng

Một quy trình fit out chuyên nghiệp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, đảm bảo tiến độ thi công và kiểm soát chi phí hiệu quả. Dưới đây là 10 bước thực hiện fit out văn phòng.

Lựa Chọn Địa Điểm Và Đàm Phán Hợp Đồng Thuê

Việc chọn đúng mặt bằng sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Khi lựa chọn, cần cân nhắc:

• Vị trí: Có thuận lợi cho nhân viên và khách hàng không?

• Giao thông: Gần các tuyến đường chính, phương tiện công cộng?

• Tiện ích xung quanh: Nhà hàng, ngân hàng, trung tâm thương mại, bãi đỗ xe?

• Hạ tầng kỹ thuật: Hệ thống điện, nước, điều hòa, internet?

Sau khi chọn địa điểm, cần đàm phán hợp đồng thuê, tập trung ở các điều khoản: cải tạo, bảo trì hệ thống kỹ thuật và chấm dứt hợp đồng trước hạn. Cần yêu cầu bản vẽ mặt bằng, tiêu chuẩn bàn giao và thời gian được phép thi công từ chủ đầu tư.

*Lưu ý: Nếu doanh nghiệp sở hữu tòa nhà riêng, có thể bỏ qua bước này.

Xác Định Nhu Cầu Và Mục Tiêu

Trước khi bắt đầu thiết kế, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của dự án bằng cách trả lời các câu hỏi quan trọng sau:

• Mục tiêu chính của Fit Out là gì? (Nâng cao năng suất, tối ưu không gian, xây dựng hình ảnh thương hiệu,...)

• Văn hóa doanh nghiệp muốn thể hiện ra sao? (Hiện đại, sáng tạo hay chuyên nghiệp, truyền thống?)

• Số lượng nhân sự hiện tại và trong 1–2 năm tới

• Ngân sách dự kiến bao nhiêu? 

• Thời gian hoàn thành mong muốn?

• Cần có những khu vực nào trong văn phòng? (Phòng họp, pantry, quầy lễ tân, khu vực làm việc chung,…)

Xem thêm: cách bố trí văn phòng.

Lựa Chọn Đơn Vị Tư Vấn Và Nhà Thầu Thi Công

Một đơn vị thi công chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và đảm bảo chất lượng công trình. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần lưu ý 5 tiêu chí sau:

• Pháp lý rõ ràng: Đơn vị thi công phải có giấy phép hành nghề hợp lệ.

• Kinh nghiệm thực tế: Đã từng thực hiện các dự án văn phòng tương tự.

• Quản lý dự án hiệu quả: Đảm bảo tiến độ thi công đúng kế hoạch.

• Năng lực tài chính: Đảm bảo khả năng triển khai dự án mà không bị gián đoạn.

Khảo Sát Hiện Trạng Và Tư Vấn Thiết Kế

Sau khi thuê được mặt bằng và chọn nhà thầu, bước tiếp theo là khảo sát hiện trạng để đảm bảo phương án thi công phù hợp. Doanh nghiệp cần đánh giá:

• Diện tích & kết cấu mặt bằng: Không gian có đáp ứng nhu cầu bố trí không? Kết cấu nền móng, tường, sàn, trần, cửa có cần cải tạo không?

• Hệ thống kỹ thuật: Điện, nước, điều hòa có đảm bảo vận hành ổn định hay cần nâng cấp?

• Chất lượng công trình: Kiểm tra cách âm, chống thấm, hệ thống chiếu sáng có đạt tiêu chuẩn không?

• Phân tích ưu – nhược điểm: Xác định các điểm cần cải thiện để tối ưu không gian làm việc.

• Lịch sử bảo trì, bảo dưỡng: Đánh giá tình trạng bảo trì của mặt bằng để dự trù các vấn đề phát sinh.

Dựa trên kết quả khảo sát, nhà thầu sẽ đề xuất phương án thiết kế tối ưu.

Xem thêm: các mẫu thiết văn phòng đẹp để chủ động hơn trong việc lựa chọn phương án.

Phê Duyệt Thiết Kế Và Dự Toán

Sau khi khảo sát, nhà thầu sẽ trình bản vẽ thiết kế và bảng dự toán chi phí. Doanh nghiệp cần kiểm tra bố cục không gian qua bản vẽ 2D, 3D, đánh giá phối cảnh có phù hợp phong cách và nhu cầu thực tế hay không. 

Đồng thời, xem xét kỹ dự toán chi phí, cân đối với ngân sách và có phương án dự phòng. Nếu cần, có thể đề xuất chỉnh sửa để tối ưu công năng và chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Triển Khai Thi Công

Đơn vị thi công tiến hành lắp đặt các hạng mục theo bản vẽ đã duyệt:

• Xây vách ngăn, trần, sàn

• Thi công hệ thống điện, mạng, điều hòa, PCCC

• Hoàn thiện sơn bả, trang trí

Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên:

• Lập tiến độ thi công chi tiết, phân chia theo từng hạng mục và giám sát chặt chẽ để tránh chậm trễ.

• Tổ chức các cuộc họp định kỳ, cập nhật tiến độ và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

• Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh, tránh kéo dài thời gian và đội thêm chi phí.

Mua Sắm Và Lắp Đặt Nội Thất

Sau khi thi công phần thô, doanh nghiệp cần nhanh chóng mua sắm và lắp đặt nội thất để đảm bảo tiến độ hoàn thiện văn phòng. Quá trình này nên được tiến hành song song với thi công nhằm tiết kiệm thời gian và tránh gián đoạn.

Khi lựa chọn nội thất, cần ưu tiên các sản phẩm phù hợp với phong cách thiết kế tổng thể, đảm bảo công năng, tính thẩm mỹ và độ bền. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ đơn vị thiết kế hoặc lấy ý kiến nội bộ. Ưu tiên chọn nhà cung cấp uy tín, giao hàng đúng hẹn và có chính sách bảo hành rõ ràng.

Khi lắp đặt, cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo nội thất bố trí đúng vị trí và đúng bản vẽ thiết kế đã duyệt, tránh phát sinh sai lệch ảnh hưởng đến tổng thể không gian.

Tham khảo các cách bố trí bàn làm việc trong văn phòng để tạo không gian làm việc khoa học, linh hoạt và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Nghiệm Thu Và Bàn Giao

Sau khi hoàn tất thi công và lắp đặt nội thất, doanh nghiệp cần tiến hành nghiệm thu toàn bộ công trình. Các hạng mục phải được kiểm tra kỹ lưỡng, đối chiếu với bản vẽ thiết kế để đảm bảo đúng chất lượng và yêu cầu kỹ thuật. 

Biên bản nghiệm thu cần ghi rõ tình trạng thực tế, các hạng mục đã hoàn thành và điều chỉnh (nếu có). Cuối cùng, nhà thầu sẽ bàn giao mặt bằng cùng tài liệu kỹ thuật như sơ đồ điện, hệ thống nước, nội thất….

Bảo Hành Và Bảo Trì

Ngay khi dự án hoàn tất, chủ doanh nghiệp cần chú ý đến giai đoạn bảo hành và bảo trì để đảm bảo văn phòng hoạt động ổn định lâu dài:

• Yêu cầu nhà thầu cung cấp chính sách bảo hành rõ ràng, bao gồm thời gian bảo hành, phạm vi bảo hành và quy trình hỗ trợ khi có sự cố.

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho hệ thống điện, nước, điều hòa, nội thất… nhằm duy trì chất lượng không gian làm việc và kéo dài tuổi thọ thiết bị.

Chuyển Đến Văn Phòng Mới

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, doanh nghiệp có thể bắt đầu chuyển sang văn phòng mới. Để quá trình diễn ra trơn tru, cần lên kế hoạch di dời theo từng giai đoạn (2–3 đợt) nhằm đảm bảo tiến độ và không gián đoạn công việc.

Trước khi vận hành, cần kiểm tra kỹ hệ thống điện, nước, internet và các tiện ích khác. Đồng thời, nên tìm hiểu rõ các thuật ngữ văn phòng cho thuê liên quan như Layout Floor, GFA, Security deposit… để tránh phát sinh rủi ro về sau.

Chi Phí Fit Out Văn Phòng

Theo mặt bằng chung thị trường, chi phí thi công fit out văn phòng dao động từ:

• 5 – 8 triệu VNĐ/m² với tiêu chuẩn cơ bản (văn phòng làm việc tiêu chuẩn, vật liệu phổ thông).

• 8 – 15 triệu VNĐ/m² với tiêu chuẩn trung – cao cấp (văn phòng hiện đại, nhiều tiện ích, decor đẹp).

• >15 triệu VNĐ/m² với tiêu chuẩn cao cấp, đầu tư sâu về hình ảnh thương hiệu, công nghệ, vật liệu nhập khẩu.

Ví dụ: Văn phòng 200m² với mức đầu tư trung bình có thể tốn khoảng 1 – 2,5 tỷ đồng, tùy yêu cầu.

Chi phí Fit Out văn phòng không có mức cố định, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Diện tích văn phòng: Diện tích càng lớn, tổng chi phí càng cao. Tuy nhiên, đơn giá trên mỗi mét vuông có thể giảm do tận dụng hiệu quả nhân công và vật tư. Doanh nghiệp cần nắm rõ cách tính diện tích thuê văn phòng để dự toán chính xác.

• Vật liệu sử dụng: Vật liệu cao cấp sẽ làm tăng tổng chi phí. Ví dụ: sàn gỗ tự nhiên đắt hơn sàn công nghiệp, tường kính có chi phí cao hơn tường thạch cao.

• Thiết kế & Công năng: Văn phòng càng phức tạp, nhiều công năng, chi phí thiết kế và thi công càng cao.

• Thời gian thi công: Yêu cầu hoàn thành gấp thường phát sinh thêm chi phí.

• Uy tín của nhà thầu: Nhà thầu chuyên nghiệp có mức giá cao hơn nhưng đảm bảo chất lượng & tiến độ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo trì, sửa chữa về sau.

• Vị trí địa lý: Văn phòng ở trung tâm thành phố thường có chi phí Fit-Out cao hơn do nhân công và chi phí sinh hoạt đắt đỏ hơn so với khu vực ngoại thành.

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản, Arental Vietnam gợi ý các mẹo tối ưu chi phí fit out hiệu quả:

• Lập ngân sách rõ ràng ngay từ đầu và chia theo nhóm hạng mục (thi công – nội thất – hệ thống kỹ thuật – trang trí…).

• Yêu cầu báo giá chi tiết từ 2–3 nhà thầu để so sánh và thương lượng minh bạch.

• Sử dụng vật liệu thay thế thông minh: Ví dụ dùng sàn vinyl chất lượng cao thay vì gỗ tự nhiên, hoặc bàn module thay vì thiết kế riêng.

• Tận dụng nội thất cũ còn sử dụng tốt, đặc biệt với các doanh nghiệp đã có văn phòng trước đó.

• Đàm phán với tòa nhà để được hỗ trợ thi công ngoài giờ hoặc miễn phí một số hạng mục có sẵn.

Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, có thể cân nhắc giải pháp văn phòng trọn gói HCM giá rẻ để tiết kiệm thời gian, ngân sách mà vẫn đảm bảo không gian làm việc chuyên nghiệp.

Lưu Ý Quan Trọng Trong Quá Trình Fit Out Văn Phòng

Quá trình Fit-out văn phòng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo không gian làm việc đạt hiệu quả cao, phù hợp với nhu cầu sử dụng và tối ưu chi phí. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo tiến độ thi công.

• Tuân thủ quy định tòa nhà: Giờ làm việc, tiếng ồn, an toàn lao động, vận chuyển vật liệu… cần được tìm hiểu trước.

• Kiểm tra bản vẽ kỹ thuật: Đảm bảo phù hợp với thực tế mặt bằng, hệ thống điện, nước, điều hòa.

• Quản lý thời gian thi công: Lập kế hoạch rõ ràng, theo sát tiến độ để tránh ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.

• Lưu ý hạn chế của tòa nhà: Chiều cao trần, tải trọng sàn, vị trí lắp đặt hệ thống kỹ thuật có thể bị giới hạn.

• Đo lường kích thước chính xác: Giảm sai sót khi thi công và sắp xếp nội thất.

• Cân nhắc độ phức tạp thiết kế: Thiết kế cầu kỳ kéo dài thời gian và tăng chi phí, cần đánh giá thực tế.

• Quản lý vật liệu thi công: Chọn vật liệu phù hợp ngân sách, công năng, độ bền và có phương án dự phòng.

Chủ doanh nghiệp nên tham khảo thêm tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng để đảm bảo không gian làm việc tối ưu và chuyên nghiệp.

Fit-out văn phòng không chỉ tác động đến thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng đến năng suất làm việc và ngân sách doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn nhà thầu uy tín và kiểm soát ngân sách chặt chẽ. Dù vậy nếu muốn tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian triển khai, coworking space và văn phòng trọn gói là những giải pháp thay thế đáng cân nhắc.

Câu Hỏi Thường Gặp

Fit-out văn phòng khác gì so với thi công nội thất?

Fit-out bao gồm cả việc hoàn thiện mặt bằng (hệ thống điện, nước, điều hòa…) và lắp đặt nội thất, trong khi thi công nội thất chỉ tập trung vào trang trí và bố trí không gian.

Làm sao để chọn nhà thầu fit-out văn phòng uy tín?

Chủ doanh nghiệp nên xem xét kinh nghiệm, đánh giá từ khách hàng trước, báo giá minh bạch và khả năng đáp ứng tiến độ.