Cập Nhật Điều Kiện Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng Theo Quy Định Pháp Lý Mới Nhất 2025

Tuân thủ đầy đủ các điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, xây dựng uy tín mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy định chung, điều kiện pháp lý, quy trình thủ tục cùng những kinh nghiệm thực tiễn để triển khai hoạt động cho thuê văn phòng đúng chuẩn và bền vững.

Quy Định Chung Về Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng

Theo Điều 9 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023, mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản (bao gồm cho thuê văn phòng) đều phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã và đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản.

Tuy nhiên, pháp luật cho phép một số trường hợp ngoại lệ không bắt buộc thành lập doanh nghiệp:

1. Cá nhân kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ (Khoản 3 Điều 9 Luật KDBĐS 2023; Khoản 1 Điều 7 Nghị định 96/2024/NĐ-CP):

Được miễn thành lập doanh nghiệp nhưng vẫn phải kê khai, nộp thuế nếu đáp ứng đồng thời:

• Không thuộc diện phải lập dự án đầu tư theo pháp luật về xây dựng hoặc nhà ở.

• Giá trị mỗi hợp đồng ≤ 300 tỷ đồng.

• Số lần giao dịch ≤ 10 lần/năm (nếu chỉ giao dịch 1 lần/năm thì không tính giá trị hợp đồng vào giới hạn trên).

2. Tổ chức, cá nhân bán/cho thuê bất động sản không nhằm mục đích kinh doanh hoặc dưới mức quy mô nhỏ (Khoản 4 Điều 9 Luật KDBĐS 2023; Khoản 2 Điều 7 Nghị định 96/2024/NĐ-CP)

• Cá nhân: Không thuộc diện lập dự án đầu tư; hợp đồng phải được công chứng/chứng thực theo khoản 5 Điều 44 Luật KDBĐS 2023.

• Tổ chức: Giá trị mỗi hợp đồng ≤ 300 tỷ đồng; số lần giao dịch ≤ 10 lần/năm (không tính giá trị nếu chỉ giao dịch 1 lần/năm).

Lưu ý quan trọng:

• Dù được miễn đăng ký kinh doanh, vẫn phải kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật thuế.

• Bất động sản cho thuê vẫn phải bảo đảm an toàn kết cấu, PCCC, vệ sinh và môi trường theo tiêu chuẩn pháp luật.

Điều Kiện Pháp Lý Bắt Buộc Đối Với Bất Động Sản Và Chủ Thể Kinh Doanh

Hoạt động cho thuê văn phòng thuộc phạm vi kinh doanh bất động sản (mã ngành 6810), do đó cả bất động sản cho thuê và chủ thể kinh doanh đều phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nhất định theo Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

Căn cứ theo điều 11 Luật KDBĐS 2023, bất động sản dùng để cho thuê phải:

• Phù hợp quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất và quy hoạch xây dựng đã phê duyệt.

• Tuân thủ trình tự, thủ tục đầu tư xây dựng theo pháp luật về quy hoạch, đầu tư, đất đai, xây dựng, nhà ở.

• Có giấy phép xây dựng (nếu thuộc diện bắt buộc).

• Xây dựng đúng tiến độ, thiết kế và thời hạn dự án.

• Dự án nhà ở cho thuê phải đáp ứng thêm yêu cầu pháp luật về nhà ở (chất lượng, hạ tầng, PCCC, môi trường...).

Căn cứ khoản 1, 2 điều 9 Luật KDBĐS 2023, điều kiện đối với chủ thể kinh doanh:

• Phải thành lập doanh nghiệp/hợp tác xã có ngành nghề kinh doanh BĐS, trừ trường hợp được miễn.

• Không đang bị cấm, tạm ngừng hoặc đình chỉ hoạt động.

• Vốn chủ sở hữu:

  • ≥ 20% tổng vốn đầu tư với dự án < 20 ha.

  • ≥ 15% tổng vốn đầu tư với dự án ≥ 20 ha.

  • Đủ vốn phân bổ nếu thực hiện nhiều dự án cùng lúc.

• Bảo đảm khả năng huy động vốn để triển khai dự án.

Các Quy Định Về Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng Theo Pháp Luật Hiện Hành

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh cho thuê văn phòng diễn ra hợp pháp và hiệu quả, có 4 quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm bao gồm:

Điều Kiện Vốn Điều Lệ Để Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng

Theo Luật đầu tư 2020 và Nghị định 02/2022/NĐ-CP, hoạt động kinh doanh bất động sản (bao gồm cho thuê văn phòng) không còn yêu cầu vốn pháp định tối thiểu 20 tỷ đồng như trước đây. Doanh nghiệp chỉ cần:

• Thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã có ngành nghề kinh doanh bất động sản (trừ trường hợp được miễn theo quy định).

• Đảm bảo năng lực tài chính khi thực hiện dự án bất động sản theo Điều 9 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023:

  • Vốn chủ sở hữu ≥ 20% tổng vốn đầu tư với dự án < 20 ha.

  • Vốn chủ sở hữu ≥ 15% tổng vốn đầu tư với dự án ≥ 20 ha.

  • Nếu thực hiện nhiều dự án, phải có vốn đủ phân bổ cho từng dự án.

Thay đổi này đã tạo điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng thuận lợi hơn, dễ dàng gia nhập thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn cần duy trì vốn điều lệ ở mức phù hợp để đáp ứng cam kết tài chính, đảm bảo uy tín và khả năng triển khai dự án.

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về các bí quyết và chiến lược đầu tư hiệu quả trong lĩnh vực này, đừng bỏ qua bài viết Kinh nghiệm đầu tư văn phòng cho thuê.

Quy Định Về Việc Công Khai Thông Tin Văn Phòng

Theo Điều 4 Nghị định 02/2022/NĐ-CP và Điều 6 Luật Kinh doanh Bất động sản 2023 (có hiệu lực từ 01/01/2025), trước khi đưa văn phòng cho thuê vào kinh doanh, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản phải công khai đầy đủ, trung thực, chính xác thông tin trên:

• Hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản theo quy định của Luật.

• Trang thông tin điện tử của doanh nghiệp.

• Tại trụ sở Ban Quản lý dự án (nếu là dự án đầu tư).

• Tại sàn giao dịch bất động sản (nếu kinh doanh qua sàn).

Các nội dung công khai gồm:

Thông tin về doanh nghiệp: Tên, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ, người đại diện pháp luật.

Thông tin pháp lý của dự án/bất động sản:

• Quyết định chấp thuận chủ trương/đầu tư, quyết định giao hoặc thuê đất.

• Quy hoạch chi tiết đã được phê duyệt.

• Hợp đồng mẫu dự kiến ký với khách hàng.

Thông tin về văn phòng cho thuê:

• Loại hình, vị trí, quy mô, tiến độ, công năng sử dụng.

• Hồ sơ thiết kế, giấy phép xây dựng (nếu có), tình trạng nghiệm thu.

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất và quyền sở hữu công trình.

Tình trạng kinh doanh và ràng buộc pháp lý:

• Số lượng sản phẩm đang kinh doanh, đã cho thuê, còn lại.

• Các hạn chế về quyền sở hữu/sử dụng, thông tin thế chấp (nếu có).

Tất cả thông tin đã công khai phải được cập nhật ngay khi có thay đổi, đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của khách thuê.

Xem thêm: kinh nghiệm thuê văn phòng.

Quy Định Về Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Hợp đồng cho thuê văn phòng là một trong những loại hợp đồng trong kinh doanh bất động sản, cần được ký kết trên cơ sở tự nguyện giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng cần được lập thành văn bản, có chữ ký (và đóng dấu nếu là tổ chức), khuyến khích công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo giá trị pháp lý. Nội dung trong hợp đồng cho thuê văn phòng cần có:

• Thông tin các bên

• Giá mua bán, cho thuê, cho thuê mua

• Phương thức và thời hạn thanh toán

• Thời hạn giao, nhận văn phòng và hồ sơ kèm theo,...

Để tìm hiểu rõ hơn về các điều khoản và các lưu ý khi ký kết hợp đồng, bạn có thể tham khảo chi tiết mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng.

Quy Định Về Đảm Bảo PCCC

Căn cứ Luật PCCC 2001 (sửa đổi 2013) và Nghị định 136/2020/NĐ-CP, văn phòng cho thuê thuộc nhóm công trình bắt buộc đạt tiêu chuẩn PCCC. Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC trước khi đưa vào khai thác.

Các tiêu chuẩn bao gồm:

• Hệ thống báo cháy, chữa cháy đạt chuẩn và vận hành tốt.

• Lối thoát hiểm thông thoáng, được bố trí hợp lý.

• Phương án, kế hoạch PCCC được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

• Tập huấn, diễn tập PCCC định kỳ cho nhân viên và người sử dụng.

Các Điều Kiện Khác

Ngoài những điều kiện trên, doanh nghiệp cho thuê văn phòng cần tuân thủ:

• An toàn lao động: Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015; đảm bảo kết cấu công trình, điện, nước an toàn.

• Vệ sinh môi trường: Thực hiện thu gom rác thải, xử lý nước thải theo quy định.

• Tiêu chuẩn diện tích tối thiểu: Không có quy định cụ thể cho mọi loại hình, nhưng thông thường phải đảm bảo tối thiểu 3–10 m²/người theo tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng.

Thủ Tục Pháp Lý Khi Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng

Để đảm bảo hoạt động cho thuê văn phòng hợp pháp, tổ chức/cá nhân cần thực hiện các bước đăng ký kinh doanh theo quy định:

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

• Điều lệ công ty (đối với loại hình công ty TNHH, cổ phần, hợp danh).

• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có).

• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của cá nhân; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức (nếu là tổ chức góp vốn).

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, văn bản cho mượn…).

2. Nộp hồ sơ

• Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

• Hình thức nộp: Trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thời hạn xử lý: 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi rõ ngành nghề “Cho thuê văn phòng” (mã ngành 6810 – Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê).

4. Thủ tục sau đăng ký

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần:

• Khắc dấu và công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế.

• Đăng ký thuế điện tử, mua chữ ký số để khai và nộp thuế.

• Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.

5. Thực hiện nghĩa vụ thuế

• Doanh nghiệp: kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN.

• Cá nhân: kê khai và nộp thuế TNCN, GTGT (nếu doanh thu >100 triệu/năm).

Xem thêm: thuế suất cho thuê văn phòng.

Kinh Nghiệm Thực Tiễn Khi Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng

Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả và giảm thiểu rủi ro khi kinh doanh cho thuê văn phòng:

Khảo sát kỹ vị trí và nhu cầu thị trường

• Ưu tiên khu vực trung tâm, giao thông thuận lợi, gần ngân hàng, cơ quan nhà nước và tiện ích công cộng.

• Nghiên cứu đối tượng khách hàng tiềm năng (startup, doanh nghiệp SME, công ty nước ngoài) để lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp.

Đảm bảo pháp lý minh bạch

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê lại có điều khoản cho phép cho thuê.

• Lập hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng về giá, thời hạn, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên, kèm điều khoản xử lý tranh chấp.

Tối ưu không gian và tiện ích

• Thiết kế linh hoạt, dễ chia nhỏ diện tích cho nhiều đối tượng thuê. Xem thêm các mẫu văn phòng đẹp.

• Trang bị cơ bản: điều hòa, internet, điện dự phòng, an ninh, bãi đậu xe.

Chiến lược giá cạnh tranh

• Tham khảo giá thị trường cho thuê văn phòng, cân nhắc các gói thuê theo giờ, theo ngày, theo tháng để tăng khả năng lấp đầy.

• Có chính sách ưu đãi cho khách hàng thuê dài hạn hoặc ký hợp đồng sớm.

• Quản lý và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

• Phản hồi nhanh khi khách yêu cầu sửa chữa hoặc bảo trì.

• Giữ liên lạc định kỳ để nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách lâu dài.

Khi tòa nhà cho thuê được đi vào hoạt động kinh doanh, hãy xem kỹ cách quản lý vận hành tòa nhà văn phòng để chuẩn bị tốt nhất cho quá trình kinh doanh.

Arental Vietnam Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Đạt Chuẩn Pháp Lý

Arental Vietnam tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín, đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng theo quy định hiện hành. Chúng tôi cam kết về chất lượng và luôn khẳng định uy tín trong lĩnh vực này qua những điểm nổi bật sau:

• Sự minh bạch trong công khai thông tin.

• Đảm bảo an toàn PCCC.

• Hợp đồng ký kết hợp pháp và minh bạch theo quy định hiện hành.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho thuê văn phòng TPHCM đáng tin cậy và chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Arental Vietnam ngay hôm nay!

Câu Hỏi Thường Gặp

Cho thuê văn phòng có cần đăng ký kinh doanh không?

Có. Doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng phải đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hộ kinh doanh, tùy theo loại hình tổ chức.

Giấy tờ pháp lý cần có khi cho thuê văn phòng là gì?

Thông thường bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc đăng ký hộ kinh doanh), giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp tòa nhà/văn phòng, giấy phép xây dựng (nếu yêu cầu), và các hồ sơ liên quan đến an toàn phòng cháy chữa cháy.

Khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, thủ tục thuế và hóa đơn được quy định như thế nào theo pháp luật hiện hành?

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh, kể từ ngày 01/01/2015, khi doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân làm văn phòng và hợp đồng có thỏa thuận bên thuê chịu nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên tổng số tiền thuê đã bao gồm thuế, đồng thời nộp số thuế này vào ngân sách nhà nước. Cá nhân cho thuê không cần xuất hóa đơn mà doanh nghiệp lưu giữ các chứng từ như hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và chứng từ khấu trừ thuế để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu hợp đồng thỏa thuận rõ bên thuê chịu các khoản thuế, doanh nghiệp có thể đưa các khoản thuế này vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Với những thông tin chia sẻ chi tiết trên, Arental Vietnam hy vọng đã giúp bạn nắm rõ các điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng. Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong việc lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất, tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian. Đừng ngần ngại liên hệ ngay hotline 098 7260 333 để được đội ngũ tư vấn tận tâm của Arental Vietnam hỗ trợ, giúp bạn sớm sở hữu văn phòng lý tưởng, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình!