Giấy phép kinh doanh là gì? Hướng dẫn thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh chi tiết

Giấy phép kinh doanh là văn bản pháp lý bắt buộc chứng minh doanh nghiệp được phép hoạt động trong lĩnh vực & ngành nghề đã đăng ký. Tuy nhiên, vẫn còn không ít doanh nghiệp mơ hồ về văn bản này. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giới thiệu chị tiết về định nghĩa, hồ sơ và thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh. Tham khảo ngay nhé! 

Giấy phép kinh doanh là gì 

Theo khoản 4, điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, giấy phép kinh doanh bao gồm giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện, chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, văn bản xác nhận và các hình thức văn bản khác. Đây là những giấy tờ quy định các điều kiện mà cá nhân, tổ chức phải đáp ứng để được phép tiến hành hoạt động đầu tư kinh doanh, do cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền cấp.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh. Thực tế, hai loại giấy tờ này có sự khác biệt:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh: là văn bản xác nhận tư cách pháp lý, được cấp khi thành lập. Với các ngành nghề kinh doanh thông thường, giấy chứng nhận này đồng thời được xem như giấy phép kinh doanh.

• Giấy phép kinh doanh: là loại “giấy phép con” cấp thêm, áp dụng cho doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020. Loại giấy này được xin bổ sung sau khi doanh nghiệp đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký giấy phép kinh doanh không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo luật mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, được pháp luật bảo hộ và tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác.

Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh bao gồm những gì?

Arental Vietnam sẽ cung cấp thông tin về hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký giấy phép kinh doanh dành cho doanh nghiệp và hộ cá nhân, cụ thể như sau:

(1) Hồ sơ cần chuẩn bị cho doanh nghiệp

Căn cứ vào Chương V Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư cần chuẩn bị 5 loại hồ sơ sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

• Điều lệ công ty

• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân

• Danh sách các thành viên / cổ đông:

  • Đối với công ty cổ phần: Gửi danh sách cổ đông sáng lập

  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Gửi danh sách thành viên 

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Nếu doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc có vốn đầu tư nước ngoài. 

(2) Hồ sơ cần chuẩn bị cho hộ kinh doanh cá thể

Theo Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các thủ tục sau đây: 

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh 

• Bản sao CMND / CCCD hoặc hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh 

• Giấy tờ pháp lý chứng minh địa điểm kinh doanh như: Hợp đồng thuê nhà (nếu có), giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc sử dụng nhà. 

• Giấy ủy quền: Trong trường hợp cần người ủy quyền để thực hiện thủ tục thay. 

>> Tìm hiểu chi tiết: Địa điểm kinh doanh là gì? Hướng dẫn thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh

Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh 

Trước khi xin giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập để được cấp giấy chứng nhận pháp lý. Với ngành nghề kinh doanh thông thường, giấy này đã đủ. Tuy nhiên, đối với ngành nghề có điều kiện theo Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020, cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh con.

Thủ tục thành lập doanh nghiệp

Quy trình cơ bản gồm 4 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Đối với doanh nghiệp (công ty): giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật, thành viên/cổ đông.

• Đối với hộ kinh doanh: giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao cmnd/cccd của chủ hộ, hợp đồng thuê/mượn địa điểm kinh doanh (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp: nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

Hộ kinh doanh: nộp tại UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến. Hiện nhiều thành phố lớn bắt buộc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo để bổ sung hoặc từ chối kèm lý do.

Bước 4: Công bố thông tin (áp dụng với doanh nghiệp)

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần khắc dấu pháp nhân và thực hiện công bố thông tin thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Chi tiết hơn bạn có thể tham khảo tại bài viết đăng ký thành lập doanh nghiệp để nắm rõ quy trình trước khi tiến hành.

Bạn đang cân nhắc nên lựa chọn mô hình nào để thành lập? Hãy cùng tìm hiểu khác nhau giữa thành lập hộ kinh doanh và doanh nghiệp:

Hộ kinh doanh cá thể: do một cá nhân hoặc hộ gia đình làm chủ, thường có quy mô nhỏ, hoạt động tại một địa điểm cố định. Thủ tục đơn giản nhưng hạn chế về phạm vi và khả năng mở rộng.

Doanh nghiệp, công ty: bao gồm các loại hình doanh nghiệp như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh. Đây là lựa chọn phù hợp cho startup hoặc doanh nghiệp nhỏ có kế hoạch phát triển lâu dài và cần huy động vốn.

Tham khảo thêm: Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh chi tiết và đúng quy định

Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện

Bước 1: Xác định ngành nghề và điều kiện

Theo Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020, doanh nghiệp cần kiểm tra xem ngành nghề đăng ký có thuộc diện kinh doanh có điều kiện không. Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn, chọn mục “Ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện” để tra cứu chi tiết điều kiện và căn cứ pháp lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh thường bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Bản điều lệ công ty.

• Bản phương án kinh doanh dự kiến.

• Thông tin/Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu doanh nghiệp/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập.

• Tài liệu chứng minh điều kiện kinh doanh (giấy tờ về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm,…).

• Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của từng ngành nghề.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan quản lý chuyên ngành. Ví dụ:

• Bộ Giáo dục và Đào tạo (đối với ngành giáo dục).

• Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (đối với dịch vụ lữ hành).

• Bộ Công thương, Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (đối với giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm).

Bước 4: Nhận giấy phép kinh doanh

Trong thời hạn luật định (tùy ngành nghề), nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép kinh doanh để doanh nghiệp đủ điều kiện hoạt động.

>> Đừng bỏ lỡ: Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín chỉ từ 290k/tháng

Cập nhật bảng chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh

Quý doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể cần chi trả những khoản phí sau khi muốn đăng ký giấy phép kinh doanh mới: 

Đối với doanh nghiệp:

Chi phí cơ bản: 

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000VNĐ

• Phí công bố thông tin thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 100.000VND

Chi phí phát sinh: 

• Phí cấp giấy phép hoạt động (ngành nghề có điều kiện): Từ 500.000 VNĐ - 1.000.000VNĐ

• Chi phí khắc dấu: Khoảng 450.000 - 500.000VND

• Phí đăng ký kê khai thuế ban đầu: Khoảng 500.000VND - 1.000.000VND nếu thuê dịch vụ hoặc có thể tự làm. 

Đối với hộ kinh doanh cá thể: 

Chi phí cơ bản: 

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000VND

Chi phí phát sinh

• Chi phí khắc dấu: Khoảng 200.000VND - 550.000VND (nếu có nhu cầu)

• Lệ phí môn bài: Từ 300.000VND - 1.000.000VND tùy ttheo doanh thủ (chỉ đóng sau khi có giấy phép)

Có thể bạn cần biết: Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo nhanh gọn và tiết kiệm tại 6 quận trung tâm

Phân biệt giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh  

Dưới đây là những điểm phân biệt chính:

Tóm lại:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là giấy khai sinh pháp lý của doanh nghiệp.

• Giấy phép kinh doanh là "visa" cho phép doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù, có yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn từ phía nhà nước.

Một doanh nghiệp có thể có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng vẫn cần phải xin thêm Giấy phép kinh doanh nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện.

Lưu ý khi đăng ký giấy phép kinh doanh

Để thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót, bạn có thể tham khảo 5 mẹo sau:

1. Kiểm tra kỹ ngành nghề trước khi đăng ký: xem ngành nghề dự định hoạt động có thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện hay không để chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.

2. Chọn loại hình phù hợp: so sánh ưu – nhược điểm giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp, từ đó chọn mô hình phù hợp với quy mô, định hướng và khả năng phát triển lâu dài.

3. Đảm bảo địa chỉ hợp pháp: trụ sở doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không được đặt tại chung cư thuần cư trú. Đây là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ không bị từ chối.

4. Theo dõi tình trạng hồ sơ thường xuyên: kiểm tra tiến độ xử lý trên cổng thông tin hoặc liên hệ cơ quan có thẩm quyền để kịp thời bổ sung nếu hồ sơ thiếu sót.

5. Tận dụng dịch vụ hỗ trợ: sử dụng dịch vụ kế toán, pháp lý hoặc văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào doanh nghiệp cần xin giấy phép kinh doanh?

Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020 thì ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn phải xin giấy phép con để được phép hoạt động hợp pháp.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thay thế giấy phép kinh doanh không?

Không. Với các ngành không điều kiện thì giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đủ để hoạt động. Nhưng với ngành nghề có điều kiện, cần giấy phép kinh doanh riêng để đảm bảo hợp pháp.

Thời gian và chi phí xin giấy phép kinh doanh thường là bao lâu và bao nhiêu?

Thường mất 5 – 15 ngày làm việc, lệ phí tùy ngành nghề, có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy tính chất ngành nghề và điều kiện yêu cầu.

Có thể gia hạn hoặc cấp lại giấy phép khi hết hạn không?

Có. Doanh nghiệp ngành nghề có điều kiện phải theo dõi thời hạn giấy phép để gia hạn đúng hạn. Trường hợp bị mất hoặc hỏng, có thể làm thủ tục cấp lại theo quy định.