15+ Cách Tăng Năng Suất Làm Việc Cho Nhân Viên Và Doanh Nghiệp Chi Tiết

Tăng năng suất làm việc như thế nào cho hiệu quả? Dù bạn là nhân viên văn phòng đang tìm cách sắp xếp công việc hiệu quả hơn, hay nhà quản lý/chủ doanh nghiệp muốn tối ưu hiệu suất cho đội nhóm, các phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn làm việc thông minh thay vì chỉ chăm chỉ.

Năng suất làm việc là gì?

Năng suất làm việc phản ánh mức độ tạo ra kết quả trong một đơn vị thời gian hoặc nguồn lực. Có thể hiểu đơn giản theo công thức:

 Năng suất = Kết quả đạt được / Thời gian hoặc nguồn lực bỏ ra.

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường đánh giá năng suất thông qua các chỉ số KPI, OKR hoặc sản lượng/lao động. 

Xem thêm: KPI là gì.

Những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc

Hiệu suất công việc không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực cá nhân mà còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau. Việc nhận diện rõ các nguyên nhân khiến năng suất chưa cao sẽ giúp bạn tìm ra hướng cải thiện phù hợp. Dưới đây là 5 yếu tố chính:

• Trình độ chuyên môn và kỹ năng: Nhân viên thiếu chuyên môn sẽ mất nhiều thời gian, dễ sai sót. Ngược lại, người được đào tạo tốt làm nhanh và chính xác hơn.
• Mức độ tập trung và động lực: Thiếu tập trung hoặc chán nản khiến hiệu suất giảm, trong khi tinh thần tích cực và mục tiêu rõ ràng giúp làm việc hiệu quả hơn.
• Quản lý thời gian và khối lượng công việc: Biết sắp xếp, ưu tiên và tránh ôm đồm giúp công việc diễn ra có hệ thống. Người tổ chức tốt sẽ duy trì nhịp làm việc ổn định và đạt kết quả cao hơn.
• Môi trường làm việc: Không gian ồn ào, thiếu tiện nghi dễ gây xao nhãng. Còn văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích như Arental Vietnam giúp nhân viên tập trung và làm việc hiệu quả.
• Quy trình và văn hóa tổ chức: Quy trình rườm rà, văn hóa thiếu minh bạch làm lãng phí thời gian, quy trình tinh gọn và văn hóa đề cao hiệu quả sẽ thúc đẩy năng suất toàn đội. Tìm hiểu sự gắn kết là gì và vì sao nó quan trọng trong việc duy trì tinh thần làm việc bền vững. 

Hiểu được các yếu tố trên, chúng ta sẽ đi vào những cách cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả từ cả góc độ cá nhân lẫn tổ chức.

Mẹo tăng năng suất làm việc cho cá nhân

Sau khi hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, bước tiếp theo là tìm ra cách tăng năng suất làm việc từ chính thói quen và phương pháp làm việc hằng ngày. Dưới đây là 10 phương pháp giúp bạn làm việc thông minh hơn, tối ưu thời gian và đạt hiệu quả bền vững.

Lập kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học

Năng suất bắt đầu từ một kế hoạch rõ ràng. Hãy dành vài phút mỗi sáng để lập danh sách việc cần làm, sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Áp dụng nguyên tắc Pareto 80/20, tập trung vào 20% nhiệm vụ mang lại 80% kết quả. 

Loại bỏ những việc không cần thiết để giữ năng lượng cho mục tiêu chính. Khi biết mình cần làm gì và làm trước điều gì, bạn sẽ giảm được áp lực và làm việc hiệu quả hơn.

Tập trung cao độ - hạn chế xao nhãng

Chọn khung giờ vàng để làm việc khó giúp cải thiện khả năng tập trung và nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Hãy xác định thời điểm bạn tỉnh táo nhất, thường là buổi sáng, để thực hiện những nhiệm vụ đòi hỏi suy nghĩ sâu. 

Trong quá trình làm việc, nên loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng bằng cách tắt thông báo, hạn chế kiểm tra mạng xã hội và để điện thoại xa tầm mắt. Đồng thời, tạo môi trường yên tĩnh, sử dụng tai nghe chống ồn, duy trì tư duy tích cực giúp bạn tập trung trọn vẹn và đạt hiệu suất cao hơn.

Áp dụng kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Hãy thử phương pháp Pomodoro với chu kỳ 25 phút làm việc tập trung và 5 phút nghỉ ngắn hoặc mô hình 90 phút làm việc, 10 phút nghỉ để tối ưu năng lượng và hiệu suất. 

Ngoài ra, việc đặt deadline rõ ràng cho từng nhiệm vụ sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ tốt hơn và tránh trì hoãn. Với những việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy xử lý ngay để tiết kiệm thời gian và giữ nhịp làm việc liền mạch.

Tránh làm việc đa nhiệm

Việc cố gắng xử lý nhiều việc cùng lúc khiến não liên tục chuyển hướng, làm giảm hiệu suất đáng kể. Thay vì “multitask”, hãy tập trung 100% vào một nhiệm vụ, hoàn thành dứt điểm rồi mới chuyển sang việc tiếp theo. 

Bên cạnh đó, nên giảm số lượng tab và ứng dụng mở song song, chỉ giữ lại những công cụ cần thiết cho công việc hiện tại. Cách làm này giúp tâm trí bớt phân tán, duy trì sự tập trung ổn định và tạo điều kiện để bạn làm việc hiệu quả hơn.

Sử dụng công cụ và công nghệ hỗ trợ thông minh

Tận dụng các phần mềm quản lý công việc như Trello, Asana hoặc Google Calendar để sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và nhắc nhở deadline kịp thời. 

Việc thành thạo các phím tắt trong Word, Excel hay phần mềm chuyên môn cũng giúp thao tác nhanh hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian mỗi ngày. Đặc biệt, hãy tự động hóa những công việc lặp lại bằng các công cụ hoặc cài đặt sẵn quy trình để giảm tải cho bản thân, từ đó tập trung nhiều hơn vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao.

Ghi chép và tổ chức thông tin hiệu quả

Mang theo sổ tay hoặc sử dụng ứng dụng ghi chú để nhanh chóng lưu lại ý tưởng, công việc phát sinh hay thông tin quan trọng ngay khi xuất hiện. Việc này không chỉ giúp bạn tránh quên việc mà còn giải tỏa tâm trí, tạo không gian cho sự sáng tạo. 

Duy trì thói quen sắp xếp tài liệu ngăn nắp, phân loại rõ ràng các file trên máy tính và giữ bàn làm việc gọn gàng. Lưu trữ hồ sơ có hệ thống không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn đảm bảo mọi thông tin luôn sẵn sàng khi cần.

Duy trì sức khỏe và tinh thần tích cực

Chủ động giảm stress bằng cách nghe nhạc nhẹ, thiền, hoặc vận động nhẹ sau giờ làm để tinh thần được thư giãn. Đừng để áp lực vượt quá giới hạn, một giấc ngủ đủ và tâm trạng thoải mái chính là “nhiên liệu” cho ngày làm việc hiệu quả. 

Bên cạnh đó, hãy tự tạo động lực bằng cách đặt phần thưởng nhỏ cho bản thân khi hoàn thành mục tiêu, điều này khiến công việc trở nên hứng khởi hơn mỗi ngày.

Học cách nói "không" và quản lý yêu cầu

Ưu tiên mục tiêu của bạn bằng cách từ chối khéo những công việc không cấp bách hoặc không liên quan. Khi liên tục nhận thêm nhiệm vụ ngoài kế hoạch, bạn dễ bị quá tải và không thể hoàn thành tốt những việc quan trọng. 

Hãy thẳng thắn nhưng lịch sự giải thích lý do, đề xuất thời điểm khác hoặc hướng dẫn người khác cách tự xử lý, để vừa bảo vệ hiệu suất của bạn vừa duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.

Tư duy dịch vụ trong công việc

Hãy xem mỗi công việc như một dịch vụ bạn cung cấp cho “khách hàng nội bộ”, có thể là sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng thật sự. Luôn tự hỏi: họ cần gì và mong đợi điều gì từ kết quả của mình?

Khi hiểu rõ nhu cầu của người nhận, bạn sẽ làm đúng ngay từ đầu, tránh sửa đi sửa lại nhiều lần. Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt người khác.

Theo dõi tiến độ và cải tiến liên tục

Hãy sử dụng checklist công việc hoặc công cụ theo dõi để đánh dấu công việc hoàn thành, từ đó nhìn thấy tiến bộ mỗi ngày. Định kỳ, dành thời gian đánh giá lại quy trình làm việc: phần nào mất thời gian, phần nào có thể tối ưu. Áp dụng chu trình PDCA: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Điều chỉnh, và bạn sẽ thấy hiệu quả tăng dần qua từng tuần.

Các mẹo trên đây có thể áp dụng linh hoạt tùy người, bạn nên chọn ra vài phương pháp phù hợp nhất với bản thân để bắt đầu, sau đó dần dần hình thành thành thói quen. Việc lặp lại một hành động đúng mỗi ngày cho đến khi nó trở thành “tự động” chính là cách hiệu quả để cải thiện năng suất lâu dài.

Giải pháp nâng cao năng suất trong doanh nghiệp

Ngoài nỗ lực của từng cá nhân, vai trò của nhà quản lý và tổ chức cũng rất quan trọng để tạo môi trường thúc đẩy năng suất. Dưới đây là 7 giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc toàn diện.

Đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên

Doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo thông qua các khóa học nội bộ hoặc mời chuyên gia hướng dẫn, giúp nhân viên nâng cao chuyên môn và kỹ năng mềm. 

Khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm nội bộ và xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng giúp nhân viên có động lực gắn bó, từ đó nâng cao năng suất dài hạn.

Giao đúng người và đúng việc

Doanh nghiệp cần phân công công việc dựa trên năng lực thực tế của từng nhân viên, đảm bảo mỗi người được giao nhiệm vụ đúng với thế mạnh của mình. Tránh dồn quá nhiều nhiệm vụ cho một cá nhân để ngăn ngừa tình trạng quá tải, giảm chất lượng công việc. 

Quy trình tuyển dụng cũng nên được thực hiện chọn lọc và kỹ lưỡng nhằm tìm ra những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu và văn hóa của doanh nghiệp. Để làm được điều này hiệu quả, doanh nghiệp nên hiểu rõ SOW là gì, vì đây là cơ sở giúp xác định phạm vi, trách nhiệm và mục tiêu cụ thể cho từng vị trí.

Chuẩn hóa, tinh gọn quy trình làm việc

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và thống nhất để mọi người phối hợp hiệu quả và cùng hướng đến mục tiêu chung. Thường xuyên rà soát, loại bỏ bước thừa và chồng chéo giúp tiết kiệm thời gian, giảm lãng phí nguồn lực.

Áp dụng 5S là gì giúp giữ môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn và năng suất hơn. Song song đó, duy trì tinh thần Kaizen – cải tiến liên tục để doanh nghiệp vận hành linh hoạt và không ngừng hoàn thiện mỗi ngày.

Cải thiện môi trường làm việc 

Tạo không gian làm việc thoải mái và tiện nghi bằng cách đảm bảo ánh sáng đầy đủ, không khí thông thoáng, nhiệt độ dễ chịu và bàn ghế phù hợp để nhân viên làm việc lâu mà không mệt mỏi. 

Việc bố trí cây xanh, khu pantry thư giãn và sử dụng các biện pháp giảm tiếng ồn như tấm cách âm hoặc tai nghe chống ồn cũng giúp giảm stress và tăng khả năng tập trung. Tham khảo thêm: các biện pháp giảm tiếng ồn.

Trang bị thiết bị hiện đại như máy tính, internet ổn định và phần mềm hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả. Với doanh nghiệp nhỏ, giải pháp văn phòng trọn gói hoặc văn phòng chia sẻ của Arental Vietnam là lựa chọn linh hoạt, giúp nhanh chóng có môi trường làm việc chuyên nghiệp, sẵn sàng vận hành ngay.

Ghi nhận thành quả và tạo động lực cho nhân viên

Khen thưởng minh bạch giúp nhân viên thấy rõ giá trị đóng góp của mình. Phần thưởng có thể là tiền, cơ hội thăng tiến hoặc lời khen trước tập thể, miễn sao thể hiện sự trân trọng thật lòng.

Nhà quản lý nên phản hồi thường xuyên, ghi nhận tiến bộ và khuyến khích văn hóa công nhận trong đội ngũ. Môi trường làm việc biết ghi nhận sẽ tạo động lực mạnh mẽ, giúp nhân viên gắn bó và cống hiến hơn.

Hạn chế họp hành không cần thiết

Doanh nghiệp chỉ nên họp khi thật sự cần và có mục tiêu rõ ràng. Mỗi cuộc họp nên kéo dài 15–30 phút, tập trung vào giải pháp thay vì thảo luận dàn trải.

Nên khuyến khích làm việc qua email, nhóm chat hoặc công cụ nội bộ để tiết kiệm thời gian. Giảm bớt họp hành giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào công việc chính.

Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý

Công nghệ giúp quản lý hiệu quả và giảm tải công việc lặp lại. Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm như 1Office, Asana, Jira, Microsoft Teams để giao việc, theo dõi tiến độ và nhắc deadline.

Tự động hóa quy trình, chấm công, báo cáo hay tính lương giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Ngoài ra, các ứng dụng hỗ trợ tập trung như Freedom hoặc công cụ brainstorming chung giúp tăng sáng tạo và hiệu suất toàn đội.

Như vậy, để tăng năng suất làm việc, điều quan trọng là bắt đầu từ những thay đổi nhỏ và nhất quán. Hãy thử áp dụng một vài mẹo trong bài viết, bạn sẽ sớm nhận thấy hiệu quả rõ rệt trong cách làm việc và tư duy của mình. Theo thời gian, những cải tiến nhỏ ấy sẽ cộng hưởng, tạo nên bước tiến lớn trong sự nghiệp.

Nếu bạn cảm thấy môi trường hiện tại chưa thật sự lý tưởng như: quá ồn, thiếu ánh sáng hay tiện nghi, … thì đã đến lúc tìm một không gian làm việc tốt hơn.

Arental Vietnam sẵn sàng đồng hành cùng bạn và doanh nghiệp, cung cấp văn phòng cho thuê chuyên nghiệp tại TP.HCM với không gian yên tĩnh, hiện đại và đầy đủ tiện ích.

Một môi trường lý tưởng, kết hợp với phương pháp làm việc đúng đắn, chính là chìa khóa giúp bạn bứt phá năng suất và phát triển bền vững.